Otevřít dveře 

Jak napsat záznam do sešitu. Jaké záznamy se zapisují do sešitu. Kdy mohu použít písmeno "yo" při psaní celého jména

— dokument, i když malý, ale důležitý. A správnost jeho jednání je zárukou pobírání důchodu ve správný čas a ve správné výši. Existují zcela standardní záznamy, které se nacházejí v každém porodu a více než jednou. Existují také nestandardní situace, které vyžadují zobrazení v porodu. Tento článek se zabývá otázkami souvisejícími s tímto tématem: vstup do pracovní sešit vzorek.

Nejprve zvažte standardní záznamy, které se nacházejí u každého, kdo kdy pracoval.

Zápis do pracovní knihy

Úplně první čára v téměř každém porodu je. Zápis musí začínat uvedením organizace, do které byl zaměstnanec přijat - tyto údaje se zapisují do sekce "Informace o práci". V případě práce pro jednotlivého podnikatele je uvedeno jeho příjmení, jméno a patronymie. U právnických osob se uvádí celý i zkrácený název organizace. Pro tento záznam není žádné číslo.

Na dalším řádku je již uvedeno číslo záznamu, datum přijetí, kde a na jakou pozici byl zaměstnanec přijat, na základě čeho byl zaměstnanec přijat - dokument s číslem a datem (obvykle se jedná o objednávku)).

Ukázkový zápis do sešitu pro zaměstnání

Záznam v práci propouštění vlastní vůle

Dopis o rezignaci dle libosti je také velmi častým záznamem v sešitu. Na rozdíl od přijímání do zaměstnání je u každého propuštění (i kdy) nutné uvést článek zákoníku práce, podle kterého se zápis provádí. Formát v tomto případě bude vypadat takto:

Pracovní smlouva byla ukončena z podnětu zaměstnance, odst. 3 první části 77 zákoníku práce Ruská Federace.

Pro tento záznam je uvedeno číslo, je uvedeno datum a důvod propuštění (v tomto případě se nejedná o prohlášení zaměstnance, ale o příkaz).

Ukázka zápisu do sešitu o propuštění z vlastní vůle

Nyní zvažte další méně obvyklé možnosti záznamů v sešitu.

Zápis do sešitu o ukončení pracovní smlouvy dohodou stran

Používá se v případě, kdy se zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou na výpovědi. Nejčastěji má o takovou výpověď zájem zaměstnavatel a zaměstnanec s navrženými podmínkami souhlasí. Záznam o ukončení pracovní smlouvy dohodou stran obdoba zápisu o propuštění z vlastní vůle, jen s tím rozdílem, že se v tomto případě odkazuje na jiný článek zákona. Pracovní list vypadá takto:

Pracovní smlouva byla ukončena dohodou stran, odst. 1 první části článku 77 zákoníku práce Ruské federace

Tradičně se do práce vkládá vstupní číslo, datum sestavení a důvod propuštění.

Vzorový zápis do sešitu o propuštění po dohodě stran

Zápis do sešitu o částečném úvazku

Pracovníci na částečný úvazek mohou být na svou žádost požádáni o zapsání informací o do sešitu. Jak víte, existují dva typy částečných úvazků: ​​interní (v jedné společnosti) a externí (ve dvou společnostech). V závislosti na typu práce na částečný úvazek se do sešitu zapisují různé záznamy.

Při vnitřní práci

Aby se záznam o interní práci na zkrácený úvazek objevil v práci, musí zaměstnanec napsat volnou žádost o zadání informací o práci na částečný úvazek do sešitu. Zaměstnanec odpovědný za vedení sešitů provede záznam do sešitu se zněním, že zaměstnanec byl přijat na brigádu.

Ukázka zápisu do sešitu o interních zkrácených úvazcích.

Při práci venku

Zařazení do práce s externím zkráceným úvazkem se provádí na hlavním pracovišti na základě potvrzení o zkráceném úvazku. Můžete použít i alternativní doklady, např. nebo výpis či kopii příkazu k přijetí do zaměstnání

Ukázka zápisu do sešitu o externí práci na částečný úvazek

Záznam o převedení brigádníka na hlavní pracovní poměr

Pokud má zaměstnanec evidenci zkrácených úvazků, pak je nutné v pracovních změnách promítnout, že zkrácený úvazek se stává hlavním. Takové změny musí být provedeny v sešitu, to znamená, že je nutné provést příslušné záznam o převedení brigádníka na hlavní zaměstnání. Tuto situaci lze řešit dvěma způsoby.

První způsob: proveďte dva zápisy do sešitu. První je o propouštění z brigády, druhý o přijímání.

Druhý způsob: provést jeden záznam v práci na základě dodatečná dohoda na pracovní smlouvu. V tomto případě je uvedeno znění, že práce na uvedené pozici se od určitého data stává hlavní.

Vzor zápisu do sešitu o převedení zaměstnance z zkráceného úvazku do hlavního zaměstnání

Zápis do sešitu o vojenské službě

Pokud je zaměstnanec povolán do služby, musí být v sešitu proveden odpovídající záznam. Zápis musí být proveden na hlavním pracovišti na základě dokladů: vojenského průkazu nebo podpůrného dokladu vojenského registračního a nástupního úřadu. V tomto případě by formulace měla obsahovat informaci, že od takového a takového do takového a takového data byl zaměstnanec v řadách ruské armády.

Ukázka zápisu do sešitu o vojenské službě

Zaznamenejte si do sešitu průběh školení

Sloupec 3 obsahuje informace o ukončení školení s uvedením období a místa školení.

Vzorový zápis do sešitu o absolvování školení

Zápis do ukázky sešitu

Níže uvedená tabulka ukazuje různé možnosti ukázky záznamů v sešitu v závislosti na základně

Důvod nahrávání Ukázka zápisu do sešitu
Nábor"Adoptováno v<название отдела>oddělení pro pozici<название должности>»
Výpověď dohodou„Pracovní smlouva byla ukončena dohodou stran, odst. 1 první části článku 77 zákoníku práce Ruské federace“
Výpověď z důvodu skončení pracovní smlouvy"Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu uplynutí doby její platnosti, odst. 2 první části článku 77 zákoníku práce Ruské federace"
Propuštění z podnětu zaměstnance z důvodu přeložení manžela/manželky do práce v jiném městě„Pracovní smlouva byla ukončena z podnětu zaměstnance v souvislosti s přeložením manžela do práce v jiné lokalitě, odst. 3 první části článku 77 zákoníku práce Ruské federace“
Převedení k jinému zaměstnavateli na žádost zaměstnance"Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu převedení zaměstnance na jeho žádost k jinému zaměstnavateli, odst. 5 první části článku 77 zákoníku práce Ruské federace" >
Snížení počtu zaměstnanců organizace„Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu snížení počtu zaměstnanců organizace, odst. 2 první části článku 81 zákoníku práce Ruské federace“
Likvidace společnosti„Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu likvidace podniku, čl. 81 odst. 1 zákoníku práce Ruské federace“
Ukončení činnosti IP„Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu ukončení činnosti individuálním podnikatelem, odst. 1 první části článku 81 zákoníku práce Ruské federace“
Odmítnutí zaměstnance přeložit ze zdravotních důvodů„Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu odmítnutí zaměstnance převést na jinou práci, kterou potřebuje v souladu s lékařskou zprávou, odst. 8 první části článku 77 zákoníku práce Ruské federace“
Odběr dělníka do ozbrojených sil„Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu odvodu zaměstnance do vojenské služby, odst. 1 první části článku 83 zákoníku práce Ruské federace“
Neabsolvování zkušební doby"Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu neuspokojivého výsledku testu pro zaměstnání, článek 71 zákoníku práce Ruské federace"
Pracovní absence„Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu jediného hrubého porušení pracovních povinností – nepřítomnosti, pododstavec „a“ odstavce 6 první části článku 81 zákoníku práce Ruské federace“
Zaměstnanec je uznán plně invalidním v souladu s lékařským posudkem

„Pracovní smlouva byla ukončena z důvodu uznání zaměstnance za zcela práce neschopného v souladu s lékařskou zprávou, odst. 5 první části článku 83 zákoníku práce Ruské federace“

Záznam v práci v případě chyby

Někdy se při porodu dělají chyby, určitě je třeba je napravit. Pokud dojde k chybě v záznamu o práci (je uvedena špatná pozice, špatné datum, překlep atd.), po chybném zadání se provede další, který říká, že výše uvedený záznam je neplatný, což označuje správné vstup.

Ukázkový zápis do sešitu v případě chyby

zápis do sešitu v případě chyby

Razítko pracovní knihy při propuštění

V případě propuštění zaměstnance musí být pod záznamem v sešitu umístěna kulatá (hlavní) pečeť společnosti.

Pokud byla omylem umístěna jiná pečeť, například u dokumentů, pak musí být kulatá pečeť umístěna vedle sebe.

Pamatujte, že při propuštění by měl mít zaměstnanec přesně hlavní pečeť organizace.

Zákonodárci už několik let vyhrožují, že nás zbaví pracovních sešitů. Ale kdy jindy, než prozatím, je udržování těchto dokumentů pro každého zaměstnance „hlavou“ správy personálních záznamů. Faktem je, že chyby dělají záznamy v sešitu neplatné a vyžadují opravu přepsáním a někdy vytvořením duplikátu. Kromě toho vyhláška kabinetu ministrů č. 225 „O sešitech“ a vyhláška č. 69 podepsaná ministrem práce, která schvaluje příslušné pokyny upravující postup při vydávání sešitů, obsahují některé rozpory, které personál úředníci musí řešit odkazem na text zákoníku práce.

Většina podnikatelů řídí personál sama, ne vždy rozumí nuancím pracovní legislativy a netuší, jak správně vyplnit sešit.

Pravidla pro vydávání pracovních sešitů

Pracovní knihy na personálním oddělení organizace jsou vedeny pro všechny zaměstnance následujících kategorií:

  • přihlášen k trvalému zaměstnání;
  • přijat do státu na základě smlouvy o dočasném zaměstnání;
  • sezónní pracovníci, pokud je tato práce jejich hlavní;
  • nezaměstnaní zaměstnanci podléhající sociálnímu pojištění;
  • pro externí brigádníky se nevydávají.

Zaměstnanci, kteří již mají seniority s úředním zaměstnáním, při ucházení se o zaměstnání musí mít v ruce knihu a poskytnout ji personálnímu oddělení. Personalista vyhodnotí doklad z hlediska pravosti a platnosti: zkontroluje údaje v pasu majitele, zkontroluje, zda je správně vyplněna první strana, zda jsou k dispozici potřebné údaje, podpisy a pečetě a záznam o propuštění z předchozího zaměstnání. Nemá-li nový zaměstnanec pracovní knihu, vytvoří mu zaměstnavatel novou.

Pro evidenci dokumentu existuje speciální typografický formulář související s formami striktního hlášení. Pracovní sešit s unikátním číslem je pro člověka jedna na celý život a na jeho konci se vyplňuje vložka.

Formulář se skládá ze 3 částí:


Pokyny krok za krokem pro vyplnění práce

Pokračujme přímo k provedení dokumentu a prostudujte si pokyny pro vyplňování sešitů po etapách.

1. Titulní strana

Tak tady kompletní seznam nezbytné informace:

  • příjmení, jméno, patronymie majitele sešitu v plném rozsahu;
  • den, měsíc, rok narození v číslech;
  • stupeň vzdělání (střední, střední odborné, vyšší);
  • profese / odbornost dle diplomu (účetní, inženýr);
  • Datum dokončení;
  • Podpis zaměstnance;
  • podpis personalisty, který sešit vydal;
  • úřední razítko zaměstnavatele.

2. Evidence práce

Vyplnění oddílu pracovní činnosti u každého nového zaměstnavatele začíná úplným a zkráceným právním názvem organizace, který je zapsán ručně nebo orazítkován.

Poté se provede první záznam, kterým se stanoví skutečnost zaměstnání (nejpozději pátý pracovní den ode dne přijetí):

  • sloupec 1 "číslo záznamu" - v novém sešitu to bude záznam č. 1 a každý další zaměstnavatel bude nadále číslovat v pořadí;
  • sloupec 2 "datum" - den, měsíc a rok jsou uvedeny každý ve svém sloupci a odpovídají datu vzniku zaměstnání uvedenému v pracovní smlouvě;
  • do sloupce 3 se zapisuje obsah zápisu, v tomto případě zaměstnání s uvedením funkce a jednotky;
  • sloupec 4 - doklad, na jehož základě se provádí zápis (nejprve jméno, poté datum a číslo objednávky - pouze v tomto pořadí).

Obdobně se promítají skutečnosti převedení zaměstnance na jinou pozici, do jiného oddělení.

Poslední záznam označuje propuštění zaměstnance. V informaci o propuštění musí být uveden jeho důvod (z vlastní vůle, převodem, z podnětu zaměstnavatele s odkazem na příslušný článek zákoníku práce Ruské federace). Personalista opatří svou funkci a podpis přepisem, úřední pečetí.

3. Oddíl s odměnami

Tato část je ve většině sešitů ponechána prázdná. Informace, které se do něj zapisují, nezahrnují peněžní prémie zahrnuté v systému odměňování a ústní poděkování vedení. Za ocenění se považují tituly, vyznamenání, diplomy a certifikáty, odznaky, které stanoví kolektivní smlouva a další vnitřní předpisy organizace, jakož i legislativa Ruské federace.

Pořadí plnění je podobné:

  • číslo záznamu v pořadí;
  • datum povýšení;
  • druh povzbuzení (poděkování, diplom, čestný titul), kým a za co bylo vydáno;
  • údaje o dokladu o vydání tohoto ocenění (rozkaz, usnesení).

Zde je třeba poznamenat, že mnoho zaměstnavatelů praktikuje vydávání všech druhů osvědčení, diplomů a poděkování, aniž by je doprovázeli odpovídající objednávkou. V tomto případě je tato vděčnost pouhým „kusem papíru“, který se nijak neodráží ani v osobním spisu zaměstnance, ani v jeho pracovní knize. Je v zájmu zaměstnance všechny takové pobídky oficiálně evidovat, má tedy právo trvat na zařazení obdržené pobídky do svých dokladů. Problém je vyřešen vytvořením potřebného administrativního dokumentu, na základě kterého personalisté vystaví zápis do práce.

4. Další informace

Na žádost zaměstnance se do sešitu zapisují i ​​údaje o zkráceném úvazku. Obecně platí, že tyto informace nejsou povinné, ale pokud zaměstnanec přinesl na personální oddělení dokumenty potvrzující kombinaci v jiné organizaci, lze na jejich základě provést odpovídající záznam.

Pracovní kniha se nevydává zaměstnanci na zkrácený úvazek, vede ji a vede pouze hlavní zaměstnavatel. Jak v tomto případě vyplnit sešit? V sekci práce je vše napsáno stejně: číslo zápisu, datum přihlášení brigádníkem (z objednávky), do jaké organizace byl přijat s uvedením oddělení a pozice, podrobnosti řádu. Propuštění se řeší stejným způsobem.

Mezi další údaje patří získání druhé profese zaměstnancem, přiřazení kategorie, hodnosti atp. Tyto skutečnosti se zapisují do sekce s informacemi o práci obecně.

Zvláštní situací je přejmenování organizace. Nejedná-li se o reorganizaci, při níž dojde k propuštění se současným přijetím personálu do personálu nově vytvořeného právnická osoba, pak se nový název zaměstnavatele zapíše do sešitu každého zaměstnance s vazbou na základní doklad. V tomto případě bude podle záznamů v práci jasné, proč pečeť organizace připevněná při propuštění neodpovídá názvu společnosti v době zaměstnání.

Stejně tak by se mělo postupovat v případě, že došlo ke změnám v personální tabulce, které nejsou formalizovány přesunem zaměstnanců z jedné pozice na druhou, ale souvisí s přejmenováním pozic.

Co dělat, když porod skončil?

Jsou chvíle, kdy zaměstnanec již nemá volné místo v jedné ze sekcí sešitu. K vyřešení tohoto problému existuje příloha, která je vedena ve stejném pořadí jako hlavní kniha. V návodu na údržbu sešitů není uvedeno, kde je všitá příloha, ale logicky se tak děje až po poslední stránce.

Příloha má sérii a číslo, které musí být uvedeno na titulní straně nebo obálce hlavní knihy na razítku „Inzerce vydána“. Takto evidovaná příloha je nedílnou součástí práce, vyplňuje se úplně stejně (včetně titulní strany), pokračuje číslování záznamů.

Pokud dojde k poškození vkládacího formuláře při prvotním vyplňování, je zničen podle pravidel pro likvidaci přísných formulářů odpovědnosti: za přítomnosti pověření provedením příslušného úkonu. Totéž se děje s poškozenými a zastaralými formuláři sešitů.

Hlavní chyby v sešitech a jejich opravy

Chyby při vyplňování sešitů jsou zcela nepřijatelné. Co dělat, pokud se stále vyskytují?

Přeškrtávání nesprávných údajů není povoleno! Oprava chyb v sešitu, provedených v informacích o práci a pobídkách, se provádí výhradně uznáním celého záznamu za neplatný. Dělá se to takto:

  • sloupec č. 1 - číslo záznamu v pořadí;
  • sloupec č. 2 - datum opravy;
  • sloupec č. 3 - zadá se fráze: "Číslo zápisu ... (uveďte číslo chybného zápisu) je neplatné", poté uveďte správná možnost;
  • sloupec č. 4 - údaje podkladového dokumentu.

Chyba na některém z předchozích pracovišť by tam měla být opravena. Pokud to není možné, může to současný zaměstnavatel udělat sám, pokud má vlastník sešitu zdůvodnění nebo jiný úřední dokument s odkazem na tento příkaz (certifikát, výpis z knihy evidence zakázek atd.)

Poměrně často je potřeba změnit údaje o zaměstnanci na titulní straně (většinou se jedná o změnu příjmení při sňatku nebo rozvodu). Oprava údajů se provádí pouze na základě dokladu poskytnutého zaměstnancem personálnímu oddělení.

  1. Staré příjmení je přeškrtnuto jedním řádkem.
  2. Ten nový se na to hodí.
  3. Na obálce jsou na levé straně titulního listu uvedeny údaje o dokladu potvrzujícím změnu příjmení.
  4. Tento nápis je ověřen podpisem a pečetí organizace.

Na co si ještě dát pozor při práci s pracovními sešity? Existuje celý seznam obyčejné chyby, které personální služby při pořizování záznamů nejčastěji umožňují:

  • přítomnost zkratek;
  • pravopisné chyby;
  • nesprávný formát data (měsíc nelze zadat slovy);
  • údaje nejsou zcela vyplněny nebo jsou na titulní straně ponechány prázdné řádky (například informace o vzdělání, povolání);
  • datum vydání knihy bylo zmeškano;
  • chybí podpis majitele a odpovědného pracovníka;
  • titulní list nerazítkován;
  • údaje o práci se zapisují do sekce odměn a naopak;
  • záznam o propuštění je potvrzen razítkem personálního oddělení, nikoli razítkem;
  • nebylo dodrženo pořadí upřesňování detailů zakázek.

Aby se předešlo nedorozuměním, musí být všechny záznamy zapsány včas a duplikovány v osobní kartě zaměstnance. Náš návod a ukázka vyplnění sešitu vám pomohou správně sestavit tento důležitý dokument.

Zákoník práce - podle zákona je to (článek 66 zákoníku práce Ruské federace) osobní dokument odrážející kvalitu práce a informace o práci osoby a její odborné zkušenosti. Kniha je vytvořena prvním oficiálním zaměstnavatelem. Za správné vedení sešitu odpovídá zaměstnavatel. Vedení pracovních dokladů pro společnost nebo soukromého podnikatele je povinné, bez pracovní knížky mohou být přijati pouze mladí odborníci bez pracovní zkušenosti a lidé pracující na částečný úvazek.

Proč potřebujeme sešit, jeho pořízení a evidenci

V oběhu jsou typy dokumentů z roku 2004, 2003, 1973, 1938. Všechny tyto vzorky jsou platné a není třeba je vyměňovat.

Funkce prováděné sešitem jsou následující:

  • Z ní se můžete dozvědět o důvodech propuštění zaměstnance z předchozích zaměstnání, o oceněních, o zkušenostech
  • K výpočtu důchodu je potřeba pracovní kniha

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci pracovní sešit, pokud je přijat poprvé po absolvování vysoké školy nebo jiné vzdělávací instituce. Zaměstnanec se musí obrátit na personální oddělení se žádostí, aby mu sešit sešit dostal písemně. Při registraci sešitu musí být osobně přítomen mladý odborník, který jej musí vydat v prvních pěti dnech práce zaměstnance. Poplatek za vytvoření nákupního centra je účtován od zaměstnance (bod 47 registračních pravidel), ale ne vždy:

  • TK byla vydána chybně;
  • TK prohrál;
  • Ztratil hodně TK kvůli nouzi;

Ve všech těchto případech nese náklady na tiskopis sešitu zaměstnavatel.

Někdy nastane situace, že najatý zaměstnanec má pracovní zkušenosti, ale sešit je ztracen nebo chybí z nějakého jiného důvodu. Personální oddělení podniku vypracuje pro zaměstnance nový TC, který zahrnuje:

  • Ověřené pracovní zkušenosti;
  • Povzbuzení a poděkování ze starého nákupního centra;

Pořízení čistých sešitů je výhradním úkolem zaměstnavatele, nakupují se v závislosti na počtu zaměstnanců, kteří jsou zaměstnáni ve firmě s chybějící knihou. Formuláře TK může prodávat pouze oficiální prodejce („GOZNAK“), nákup pracovních sil od jiných osob zákoník práce nestanoví a jedná se o jeho porušení, za což ponese odpovědnost zaměstnavatel (5.27 zákoníku práce správní delikty).

Účtování pracovních dokladů

Povinnosti správného uchování pracovních dokladů leží zcela na bedrech zaměstnavatele - to je upraveno zákonem (oddíl VI pravidel vlády Ruské federace z roku 2003). V moderní praxi existují dva dokumenty určené ke kontrole sešitů:

  • Věstník účetnictví pracovních sešitů. Na starosti má personální oddělení společnosti, eviduje se v něm datum přijetí zaměstnance, osobní údaje, pozice, číslo objednávky, detaily nákupního centra.
  • Kniha příjmů. Vede účetnictví společnosti. Tato kniha odráží všechny operace pro nákup formulářů sešitů a příloh v nich, zadávají se podrobnosti.

Stránky ve výše uvedených dokumentech mají pořadové číslo, jsou šněrované, mají pečeť, pečeť a podpis vedoucího organizace. Podrobnosti o uchovávání těchto dokumentů lze nalézt v odstavci 41 pravidel vlády Ruské federace z roku 2003 č. 225.

Vedení a ukládání pracovních knih zaměstnanců

Za účelem jmenování osoby, která bude odpovědná za provádění a údržbu pracovních knih, osobních karet zaměstnanců, vedoucí společnosti napíše objednávku ve volné formě - to je legalizováno v paragrafu 45 pravidel vlády ČR. Ruská federace z roku 2003 č. 225. Ve velkém podniku obvykle vypracovává práci v personálním oddělení, ale pokud ve společnosti není žádné personální oddělení, mohou být pracovní knihy a další dokumenty v odpovědnosti účetního oddělení, oddělení kancelářské práce, sekretariátu.

Chcete-li změnit podřízeného odpovědného za vedení sešitů, musíte uzavřít dohodu o přijetí. Smlouva obsahuje osobní údaje vlastníků knih, počet převedených dokumentů. Bez podpisu osoby, která věc podala a převzala, je úkon považován za neplatný.

Je důležité uchovávat pracovní knihy na místě nepřístupném třetím osobám. Nejčastěji se pracovní doklady ukládají do uzamykatelné skříně nebo trezoru při porušení pravidel uložení, tzn. dokumenty mohou být v místě uložení poškozeny, podniku mohou být uloženy sankce. Trvanlivost pracovních sešitů je do propuštění zaměstnance. Dobu uložení pracovních dokladů upravuje seznam standardních dokladů (čl. 664, 686 a 695 Seznamu):

  • Kniha příjmů a výdajů pro účetní formuláře TC - 5 let;
  • Účetní kniha pro pohyb TK - 75 let;
  • Nevyzvednuté pracovní knihy - 75 let;

Pokyny pro vedení pracovních knih

Vyplnění nového (prázdného) sešitu:

  1. Přihlášky provádějte pouze černým modrofialovým kuličkovým perem.
  2. Veškeré zápisy se provádějí na základě objednávky, její číslo se zapisuje do sešitu.
  3. Všechny záznamy se provádějí bez zkratek a mají své vlastní číslo v rámci sekce.
  4. Použití římských číslic je nepřijatelné, všechna data jsou psána arabskými číslicemi.

Vyplnění titulní strany sešitu (kontrola správnosti vyplněného)

  • Celé jméno podle pasu (nezmenšovat)
  • Datum narození. Měsíc slovy, den a rok čísly: 5. prosince 1975
  • Vzdělání („vyšší odborné“, „střední odborné“)
  • V nominativním případě specialita ("právník", "učitel")
  • Termín dokončení (do 5 dnů od zapůjčení)
  • Podpis a jeho přepis, stejně jako podpis (dešifrování) majitele obchodního centra
  • Razítko společnosti

Informace o zaměstnání (zkontrolujte správnost vyplněných údajů)

Pozornost! Před záznamem je důležité vložit pečeť podniku a zkopírovat jeho podrobnosti slovy.

  • Pořadové číslo záznamu
  • Datum nástupu zaměstnance
  • "Přijat (a) v (název oddělení) na pozici (jméno)"
  • Objednávka, její číslo

Při propouštění je na druhém řádku uvedeno datum (poslední pracovní den zaměstnance), třetí - důvod ukončení pracovního poměru a odkaz na odpovídající článek zákoníku práce.

Práce na částečný úvazek a pracovní kniha

Informace o zkráceném úvazku lze zadat do zákoníku práce na personálním oddělení společnosti hlavního zaměstnavatele. Záznam o zaměstnání na částečný úvazek zákon nevyžaduje a provádí se pouze z osobní iniciativy majitele dokumentu (§ 66 zákoníku práce). Občan musí podat písemnou žádost s přáním provést zápis do zákoníku práce na personálním oddělení hlavního zaměstnavatele a přiložit ověřenou kopii pracovní smlouvy podepsanou ředitelem společnosti, kde působí. brigáda.

Pokud se změnily údaje majitele nákupního centra

Osobní údaje v zákoníku práce podléhají úpravě, pokud došlo ke změně osobních údajů zaměstnance. Jak probíhá změna příjmení v sešitu? Údaje, které se změnily, se zapisují do OP po potvrzení příslušnými dokumenty. Pokud si zaměstnankyně změnila příjmení z důvodu sňatku, musí být oddací list podpůrným dokladem. Oprava informací se provádí přeškrtnutím starých informací a zadáním nových informací. Na vnitřní straně obálky je vyraženo a podepsáno vedoucí personálního oddělení.

Jak certifikovat pracovní sešit?

Personální oddělení společnosti může potvrdit kopii pracovního dokladu. Chcete-li to provést, musíte vytvořit kopie všech stránek obsahujících záznamy. Na místě výkonu práce na nich bude razítko, aktuální datum a nápis: "Kopie je správná." Odpovědná osoba organizace také podepíše na kopii svůj podpis a označí, že aktuálně ve společnosti pracujete. Takto ověřenou kopii přijímá jakákoli organizace jako potvrzení trvalého pracoviště.

Práce bez sešitu, chybné záznamy

Pokud zaměstnanec pracuje bez pracovní knihy a není s ním uzavřena pracovní smlouva, pak není oficiálně sjednán. Velký počet zaměstnavatelé jednají, nerespektují zákon a vydávají mzdy „v obálce“, to jim umožňuje výrazně ušetřit na daňových odpočtech. Za takové „úspory“ může být zaměstnavatel zatčen Federální daňovou službou za účelem provedení auditu a uložení sankcí, včetně trestního postihu.

Odmítnutí organizace vést sešity nebo jejich nesprávná údržba je porušením pracovněprávních předpisů, za což je pokuta 1 000 až 5 000 rublů pro úředníky a asi 50 000 pro právnické osoby (usnesení Federální antimonopolní služby Moskevské oblasti ze dne 26.10.). Kontroloři mohou také zastavit činnost společnosti až na 90 dní.

Pokud zaměstnavatel včas neopraví nesprávné údaje v záznamu o zaměstnání, je povinen nahradit zaměstnanci škodu rovnající se době, po kterou nemohl zaměstnanec pracovat.

Ukázka vyplnění a provedení sešitu

Ukázka titulní strany

Podrobnosti o práci


Propuštění


Informace o oceněních


Shrneme-li, dodáváme, že sešit je samozřejmě důležitý dokument, který podléhá přísné odpovědnosti, ale v posledním desetiletí se kolem něj tvrdošíjně šíří zvěsti o navrhovaném zrušení. Za jakým účelem? I pro přední právní vědce je obtížné na tuto otázku odpovědět. Zastánci zrušení věří, že pracovní kniha je pozůstatkem sovětské minulosti, atavismem. Jenže místo TK nemohou nic nabídnout. Proto na tuto fázi rozvoje pracovněprávních vztahů mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem je tento dokument nezbytný.

Odpovědi na často kladené otázky vám pomohou pochopit složitost zpracování sešitů. Zjistěte, jaké typy záznamů by měly být provedeny, co napsat na titulní stránku, zda potřebujete záznamy o práci na částečný úvazek nebo rotační práci.

V článku:

Stáhněte si výběr pro každou pracovní situaci:

Jaká pravidla pro vyplňování sešitu musí personalista dodržovat?

Zaměřte se na požadavky zákoníku práce Ruské federace a dalších dvou regulačních dokumentů, které podrobně upravují práci s sešity. Jedná se o Pokyny pro vyplňování sešitů (Příloha č. 1 vyhlášky Ministerstva práce Ruska č. 69 ze dne 10.10.2003) a Pravidla pro vedení a ukládání sešitů, schválená nařízením vlády č. Ruská federace č. 225 ze dne 16.4.2003. Podrobně popisují, jak se sešit vyplňuje. Stáhněte si vzorový formulářv článku .

Do sešitu zapisujte pouze typy záznamů stanovené pravidly:

  • o přijímání a propouštění;
  • o trvalém převedení na jinou pozici;
  • o získání druhého a dalšího povolání nebo specializace;
  • o pokročilém výcviku;
  • o změně názvu pozice obsazené zaměstnancem;
  • o odměňování za profesní úspěchy a úspěchy v práci.

Pokud se během doby práce zaměstnance pro organizaci změnil její název, promítněte změny do sešitu (bod 3.2 pokynu č. 69). Případné další zápisy a doplňky, jako jsou ohlášené výtky a připomínky, dočasné přesuny a přesuny, popř. zaměstnanecký test, bude nadbytečný.

Pozornost! Zásadní význam má nejen obsah, ale i design každého příspěvku. Používejte pouze pera s tmavým inkoustem – černým, fialovým, modrým, vyhýbejte se zkratkám a zkratkám. Rukopis musí být čitelný a jasný. Odborník na systém Sistema Kadra vám řekne, který znění na formuláři bude považováno za nepřijatelné .

Jak vyplnit sešit pro začínajícího zaměstnance

Pokud je zaměstnanec zaměstnán poprvé, SNILS a pracovní kniha mu sestaví zaměstnavatel. Toto musí být provedeno do týdne ode dne nástupu do zaměstnání a v přítomnosti zaměstnance. Kromě toho může nový zaměstnanec požádat o sešit, který nahradí poškozenou nebo ztracenou, pokud si to nepřeje udělat duplikát na předchozím pracovišti (část 5 článku 65 zákoníku práce Ruské federace).

Vyplnění prvního pracovního sešitu začíná návrhem titulní stránky. Používejte pouze standardní formulář stanovený nařízením Ministerstva financí Ruska č. 117n ze dne 22. prosince 2003 a zaznamenaný v knize příjmů a výdajů. Nepřijímejte ani nepoužívejte prázdné formuláře zakoupené zaměstnancem!

Pozornost! Je to o o přísných podkladech pro hlášení, proto nezapomeňte uvést sérii a číslo použitého formuláře, údaje jeho majitele, datum vyplnění a další povinné údaje do kniha účtování pohybu pracovních knih a příloh v nich .

Na titulní straně uveďte:

  1. Příjmení, jméno a patronymie zaměstnance. Zkopírujte údaje z pasu bez použití iniciál a zkratek.
  2. Datum narození. Doporučujeme používat arabské číslice ve formátu "dd.mm.rrrr". Pokud ale měsíc napíšete slovy, nebude to mít chybu.
  3. Získané vzdělání, profese, specializace. Posuzujte pouze ukončené stupně vzdělání, jehož získání je potvrzeno příslušnými diplomy. Neuvádějte podrobnosti o diplomu!

Studentům, kteří absolvují vysokou školu po roce 2014, jsou vydávány nové diplomy s uvedením přidělené kvalifikace. Proto v sešitu takového zaměstnance ve sloupci " Vzdělání"nemělo by být jen napsáno" vyšší“, a také uveďte kvalifikační úroveň (bakalář, specialista, magister). Nejvyšší možný stupeň vzdělání je přidělen vysoce kvalifikovaným pracovníkům, kteří absolvovali postgraduální studium, stáž, asistentskou praxi. Další informace o nuancích vyplňování názvu a tricích, které pomáhají, se dozvíte od odborníka na elektronický časopis „Personální podnikání“.

  1. Datum dokončení dokumentu. Aktuální datum lze uvést kombinovaným způsobem: den a rok - arabskými číslicemi, měsíc - slovy.

Veškeré údaje jsou zadávány na základě pasu, osvědčení, diplomu a dalších dokumentů předložených zaměstnancem a ověřené jeho podpisem. Níže je pečeť organizace (pokud existuje) a podpis personalisty, který vyplnil titul.

Šablona návrhu titulní stránky: první najatý zaměstnanec

Dalším krokem je vyplnění evidence zaměstnání. Nejprve ve sloupci 3 uveďte celý a zkrácený název organizace. Do řádku níže ve sloupci 1 uveďte pořadové číslo zápisu, do sloupce 2 datum, do sloupce 4 údaje k objednávce zaměstnání. Do sloupce 3 napište, na jakou pozici a do kterého oddělení byl zaměstnanec přijat. Pracovní pozice se musí shodovat s tabulkou obsazení. Pokud má práce vykonávaná zaměstnancem nárok na benefity a kompenzace, např. předčasný odchod do důchodu, ujistěte se, že pozice je uvedena v souladu s profesním standardem nebo tarifním a kvalifikačním adresářem.

Online služba ověřování práce

Jak správně vyplnit sešit při převodu zaměstnance na jinou pozici nebo do jiné společnosti

Jak vyplnit sešit při převodu do jiné společnosti? V tomto případě potřebujete dva po sobě jdoucí záznamy. Za prvé, personalista organizace, ze které je zaměstnanec převeden, provede záznam o propuštění v pořadí převodu s odkazem na odstavec 5 části 1 článku 77 zákoníku práce Ruské federace. Upřesněte, jak přesně se převod provádí - na žádost zaměstnance nebo s jeho souhlasem. Potvrďte záznam o propuštění podpisem a pečetí, protože celá doba práce v organizaci je uzavřena.

Záznam o zaměstnání v pořadí převodu je již proveden na novém pracovišti, proto nejprve uveďte název společnosti, do které byl zaměstnanec přijat, a ve sloupci 4 - podrobnosti o objednávce zaměstnání. Toto musí být provedeno do týdne od data převodu.

Příklad evidence záznamů o převodu do jiné společnosti se souhlasem zaměstnance

Stáhnout ukázku

Odrážet v sešitu pouze trvalé převody. Neprovádět záznamy o dočasných převodech, protože je to v rozporu s požadavky článku 66 zákoníku práce Ruské federace a odstavcem 4 pravidla č. 225. Podobný názor sdílejí i specialisté Rostrud (viz zpráva s návodem k plnění povinných požadavků za čtvrté čtvrtletí 2018).

Jak vyplnit sešit při najímání brigády

Chcete-li začít, zjistěte, zda zaměstnanec chce, aby se práce na částečný úvazek promítla do jeho sešitu. Pokud ne, nezadávejte. A pokud se se souhlasem zaměstnance rozhodnete provést záznam, zvažte, jaký typ zkráceného úvazku je vypracován. Sešit externího brigádníka se ukládá a vyplňuje pouze v místě jeho hlavního zaměstnání. Vystavit ověřené potvrzení o zaměstnání na částečný úvazek pro jiného zaměstnavatele, aby na jeho základě mohl provést zápis.

Co dělat, když nepozorné vyplňování sešitu vedlo k chybám

Záleží na tom, v jaké fázi vyplňování došlo k chybě. Pokud personalista při prvotní evidenci sešitu nesprávně vyplnil titulní stranu, bude muset být zneplatněna a zničena a zaměstnanci bude vystaven nový, správně vyplněný formulář. Nezadržujte zaměstnanci znovu náklady na formulář, protože chyba nebyla jeho vinou.

Chyby, které se vloudily do sekce " Podrobnosti o práci"nebo" Informace o ocenění“, nevyžadují úplné opětovné vystavení dokladu, ale je třeba je opravit. Pokyn pro vedení sešitů zakazuje používání opravných kapalin, jakož i přeškrtávání nebo malování chybně napsaných slov a čísel. Proto jsou chybné záznamy jednoduše zrušeny.

Chcete-li to provést, ve sloupci 1 uveďte další sériové číslo, ve sloupci 2 - aktuální datum, ve sloupci 3 napište "Číslo záznamu ___ je neplatné" a zadejte jeho správnou verzi. Toto by mělo být provedeno vždy, když najdete položku, která je nesprávná v obsahu nebo formě, nesprávně uvedené datum nebo číslo objednávky.

Příklad opravy chyby v žádosti o zaměstnání

Zda je nutné v zaměstnání promítnout charakter, způsob a další znaky práce

Obecně platí, že informace upřesňující způsob nebo povahu práce nejsou součástí evidence zaměstnání. Stačí uvést oddělení a obsazenou pozici zaměstnancem dle personální tabulky. Výjimka - směnní pracovníci pracující mimo své místo trvalý pobyt nebo sídlo zaměstnavatele. Vztahuje se na ně zvláštní pravidlo schválené vyhláškou Státního výboru práce SSSR, Ministerstva zdravotnictví SSSR a Sekretariátu Všesvazové ústřední rady odborů č. 794 / 33-82 ze dne 31.12.1987 .

zaměstnávání teenagera je formalizováno, je určeno typem smlouvy. Pokud je smlouva studentská, nevznikají na jejím základě pracovněprávní vztahy, proto není třeba sepisovat sešit. Pokud se ale ze studenta časem stane zaměstnanec na plný úvazek a organizace s ním uzavře pracovní smlouvu, udělejte si záznam o zaměstnání do sešitu, pokud ho teenager má. Pokud ještě nedochází k porodu, spusťte jej.

Vezměte prosím na vědomí, že sešit zaměstnance, kterému ještě nebylo 14 let, vyplňuje pouze za přítomnosti rodiče, opatrovníka nebo poručníka, který za dítě uzavřel dohodu (část 4 § 63 zákoníku práce Ruské federace).

V předchozím vydání cyklu, který jsme avizovali, jste se dozvěděli, jak založit pracovní sešit a jaké záznamy je třeba provést, když je sepsán na titulní straně. V článku, na který jsme vás upozornili, jsme se rozhodli upozornit na základní pravidla pro zápisy do sešitu při vyplňování sekcí „Informace o práci“ a „Informace o ocenění“.

Obecná pravidla pro vytváření záznamů

Než přistoupíme k charakteristice konkrétních záznamů v sešitu, poznamenáme si nejvíce hlavní pravidla, které jsou stanoveny dvěma již Vámi známými regulačními právními akty - Pravidly pro vedení a uchovávání sešitů, přípravu formulářů sešitů a jejich poskytování zaměstnavatelům, schválená nařízením vlády Ruské federace ze dne 16.4.2003 č. 225 (dále jen „Pravidla“) a Pokyny pro vyplňování sešitů, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruské federace ze dne 10. října 2003 č. 69 (dále jen „Pokyn“ ):

  1. Veškeré údaje se zadávají na základě příslušného příkazu (pokynu) zaměstnavatele nejpozději do týdne. Výjimkou je zápis o výpovědi – ten se pořizuje v den výpovědi.
  2. Všechny záznamy provedené v sešitu musí přesně odpovídat textu objednávek (objednávek).
  3. Data jsou ve všech oddílech sešitu zaznamenána arabskými číslicemi (den a měsíc - dvoumístné, rok - čtyřmístné).
  4. Při zadávání informací nemůžete dělat žádné zkratky (například nemůžete uvést „objednávka č. 017-ls ze dne 9. února 2010“ místo „objednávka č. 017-ls ze dne 9. února 2010“ nebo „doložka 1, část 1 , článek 77 zákoníku práce RF“ namísto „ustanovení 1 části první článku 77 zákoníku práce Ruské federace“.
  5. Všechny zápisy jsou prováděny ve státním jazyce Ruské federace - ruštině. Na základě článku 6 Pravidel však může být sešit veden také ve dvou jazycích – druhým v tomto případě bude jazyk republiky v rámci Ruské federace, která si zřídila vlastní úřední jazyk kde sídlí zaměstnavatel. Upozorňujeme však, že ve formě nového vzorového sešitu chybí informace o tom, jak vést záznamy v druhém jazyce. V pravidlech takový údaj není. Zdá se, že zápisy ve druhém jazyce – republikách – se provádějí po zápisech v ruštině v podobném formátu.
  6. S každým provedeným zápisem1 do sešitu je zaměstnavatel povinen seznámit zaměstnance s podpisem na jeho osobní kartě (jednotný formulář č. T-2), kde je tento zápis duplikován. Samotná podoba osobní karty byla schválena vyhláškou Státního statistického výboru Ruska ze dne 05.01.2004 č. 1 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro účtování práce a její platby“.

Pravidla pro zadávání informací o práci do sešitu

Podrobnosti o práci pro organizaci začínají údaji o náboru. Zvažte základní pravidla pro zadávání těchto informací.

Jaké informace obsahuje žádost o zaměstnání?

Při nástupu zaměstnance na hlavní místo výkonu práce na dobu delší než 5 dnů je zaměstnavatel povinen pořídit záznam o zaměstnání do sešitu (předloží ho zaměstnanec nebo jej sepíše stejný zaměstnavatel při přijímání zaměstnance, pro kterého hlavní místo výkonu práce je první).

Když se ucházíte o zaměstnání, musíte dodržovat následující pořadí:

1. Nejprve se ve 3. sloupci části „Informace o díle“ ve formě nadpisu (bez uvedení pořadového čísla a data zápisu) uvede úplná jméno společnosti, jakož i zkrácený název organizace (pokud existuje) v souladu s jejími ustavujícími dokumenty (zakládací listina, zakladatelská smlouva, pozice).

Ve velkých společnostech se často používá následující přístup, aby se usnadnila práce s vícenásobným zadáním zakázky. Objednává se speciální razítko se sázecím textem obsahujícím název – plný a zkrácený – organizace. Otisk takového razítka v sešitě nahrazuje zápis provedený rukou. Je také vhodné to udělat v případech, kdy ruční uvedení dvou možností názvu organizace (úplný a zkrácený) v sešitu zabírá mnoho řádků.

2. Pod výše uvedeným záhlavím v 1. sloupci je uvedeno ručně (dále jsou všechny zápisy prováděny pouze ručně) pořadové číslo prováděného záznamu. Pokud například poslední (předchozí) číslo záznamu o propouštění bylo „31“, pak při následném náboru bude přiděleno další pořadové číslo – „32“.

4. Poté se ve 3. sloupci provede záznam o přijetí nebo jmenování do strukturální jednotky organizace s uvedením jejího konkrétního názvu 2 , název pozice (zaměstnání), odbornost, profese, uvedení kvalifikace.

Název pozice (zaměstnání), specializace, profese a kvalifikace se zpravidla provádí v souladu se seznamem zaměstnanců - dokumentem, který musí být v každé organizaci bezpodmínečně. Pokud je však v souladu s federálním zákonem poskytování výhod nebo omezení spojeno s výkonem práce na určitých pozicích, odbornostech nebo povoláních, pak názvy těchto pozic, odborností nebo povolání a kvalifikační požadavky na ně musí odpovídat názvy a požadavky stanovené příslušnými kvalifikační průvodce schválena způsobem stanoveným vládou Ruské federace. Aktuálně v provozu:

  • Kvalifikační seznam pozic manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců, schválený výnosem Ministerstva práce Ruska ze dne 21. srpna 1998 č. 37 a
  • Jednotná tarifní a kvalifikační příručka prací a povolání pracovníků, jejíž samostatná vydání byla dříve v různých časech schválena usneseními Státního výboru pro práci SSSR a sekretariátu Celosvazové ústřední rady odborů, a obecná ustanovení byly schváleny výnosem Státního výboru pro práci SSSR a sekretariátu Všesvazové ústřední rady odborů ze dne 31. ledna 1985 č. 31/3-30.

Poznámka! Při ignorování těchto pravidel může mít zaměstnanec potíže s přidělováním důchodu, a to i s ohledem na započtení doby práce na pozicích (podle profese nebo specializace) spojených se škodlivostí: zaměstnanci územního pracoviště penzijní fond může odmítnout započtení odpovídající doby jako doby odkladu zaměstnanci s odkazem na skutečnost, že seznamy pozic, specializací a profesí, podle kterých přiznávají právo na přednostní přírůstek, tuto pozici (odbornost nebo povolání) neobsahují .

V praxi je navíc důležité rozumět tomu, která jména odkazují na pozice a která na profese. Bohužel často osoby odpovědné za vedení pracovních knih nerozlišují mezi prací podle pozice a profese a uvedou například záznam: „Byl přijat zámečník“, ačkoli zámečník je povolání, nikoli pozice. Správný údaj by byl: "Převzato zámečníkem." Aby bylo možné přesně určit, které jméno je správně přiřazeno k pozici a které - k profesi, můžete použít výše uvedené adresáře, stejně jako celoruský klasifikátor profesí pracovníků, pozic zaměstnanců a tarifní kategorie(OKPDTR), schválená vyhláškou Státní normy Ruska ze dne 26. prosince 1994 č. 367. Tyto dokumenty pomohou vyhnout se chybám nejen při zápisech do sešitů, ale také při uzavírání pracovních smluv se zaměstnanci, při vydávání příkazy (pokyny) k zaměstnání.

Další běžnou chybou při zapisování do sešitů je nesprávné použití slov „přijato“ nebo „jmenováno“. Faktem je, že jmenování do funkce může nastat v přesně definovaných případech, a to pouze tehdy, pokud je to stanoveno regulačními právními akty nebo chartou (předpisem) organizace, například vedoucí poboček a zastoupení právního subjektu. entita. Ve všech ostatních případech je nezákonné uvádět jmenování do funkce. Stejně nesprávná je formulace „narukoval“.

Mimochodem, pokud sešit patří ženě, musí být odpovídající slovesa napsána v ženském rodě: "přijato", "jmenováno".

Při zápisech do evidenční knihy často chybně vysvětlují požadavek, aby se evidenční listy přesně shodovaly s příkazem (pokynem) zaměstnavatele, přičemž text příkazu (pokynu) v evidenčním listu reprodukují, např.

  • naléhavost smlouvy („Přijat na pozici asistenta tajemníka na pracovní poměr na dobu určitou“ nebo „Přijat na pozici účetní na období od 2. 1. 2010 do 31. 1. 2011“);
  • podmínky existence zkušební doby („Přijat na pozici asistent vedoucího se zkušební dobou tři měsíce“) atd.

Navzdory skutečnosti, že všechny tyto podrobnosti jsou skutečně stanoveny objednávkou (pokynem) k zaměstnání, jejich uvedení v sešitu je nepřijatelné, protože je v rozporu s pokyny a znamená porušení pravidel pro zápisy do sešitu. Analýza textu Pokynů nám umožňuje dospět k závěru, že záznam v sešitu o zaměstnání by měl obsahovat pouze údaj o tom, kde a kým byla osoba přijata, s vyloučením znaků povahy práce a jiných podmínek zaměstnání. s tímto zaměstnavatelem.

5. Nakonec je ve 4. sloupci uveden název organizačního a administrativního dokumentu, na jehož základě byl proveden zápis do sešitu o přijetí do pracovního poměru - příkaz (pokyn) nebo jiné rozhodnutí zaměstnavatele - s uvedením jeho data (první ) a číslo (za datem ).

Příklad 1

Semenová E.M. byl přijat do LLC "Nagatinskaya Zastava" jako asistent vedoucího, což se odráží v příkazu k přijetí ze dne 11. února 2010 č. 023-ls / str. Do sešitu Semenova E.M. je nutné provést následující záznam:

Co dělat se sešitem starého vzorku?

Co když k vám do práce přijde člověk a přinese sešit ve formě, která byla schválena dříve než forma, která se nyní používá? Odpověď na tuto otázku naleznete v nařízení vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 č. 225 „O sešitech“, v jehož odstavci 2 je stanoveno, že sešity nového vzoru nabývají účinnosti od 01.01.2004 a pracovní sešity, které mají zaměstnanci k dispozici dříve založené vzorky, jsou platné a nelze je vyměnit za nové.

To znamená, že pracovní sešity vydané na starých tiskopisech z roku 1973 jsou uznány za platné za předpokladu, že zaměstnanec je přijat do prvního hlavního zaměstnání v období od 1. 1. 1975 do 1. 1. 2004. Pokud byl sešit vašeho zaměstnance zapsán před 1. 1. 2004, je nutné do něj provádět zápisy a nikoli sepisovat nový sešit podle aktuálního formuláře, pokud jsou v sekci „Informace o pracovním místě“ volné řádky. Když dojde volné místo, měli byste sepsat přílohu ve stejném sešitu, ale již na formuláři 2004, do kterého se následně zapíší další informace o práci.

Zadáním zakázky je však při práci v této organizaci pouze úplný začátek vyplňování části „Podrobnosti o práci“ sešitu.

Jaké informace se zadávají během období pracovní činnosti zaměstnance v organizaci?

V období ode dne nástupu do zaměstnání do dne propuštění lze provést řadu záznamů v části „Informace o práci“ v sešitu zaměstnance. Zvažme je podrobně.

1. Zaměstnanec po dobu práce v organizaci může být přiřazena nová kategorie (třída nebo kategorie). Poté je třeba na základě příkazu (pokynu) zaměstnavatele provést příslušný záznam do jeho sešitu (bod 3.1 Pokynu).

Příklad 2

Evseeva E.P. pracuje jako laborantka pro analýzu vzorků 3. kategorie ve společnosti Semeyniy Vrach LLC. Rozkazem ze dne 18. února 2010 č. 043-a jí byla přidělena 4. kategorie, což bylo potvrzeno následujícím záznamem v části „Informace o práci“ sešitu Evseeva E.P.:

Zaznamenává se také zřízení druhého a navazujícího povolání, specializace nebo jiné kvalifikace zaměstnance s uvedením příslušných kategorií těchto profesí, specializací nebo úrovní dovedností.

Příklad 3

Autoopravář 3. kategorie PS Sergeev, který pracuje ve společnosti Autostan CJSC, má přidělenu druhou profesi - tester motorů se zařazením do 6. kategorie. V části „Informace o práci“ sešitu se to projeví takto:

2. V sešitu se provádí evidence převedení zaměstnance na jinou stálou práci u téhož zaměstnavatele. Podívejme se, jaké situace jsou myšleny takovým převodem a jak správně provádět záznamy v sešitu. Podle části 1 Čl. 72 zákoníku práce Ruské federace může k převedení zaměstnance na jiné stálé zaměstnání u stejného zaměstnavatele dojít ve třech případech:

A) při změně pracovní funkce zaměstnanec (t.j. změna pozice, profese, odbornosti, uvedení kvalifikace; přidělení jiného druhu práce). Například převedení na jinou práci u stejného zaměstnavatele bude povýšením zaměstnance;

Příklad 4

Právní poradce OJSC "Kiparis" Arkadiev V.V. byl povýšen na uvolněné místo zástupce vedoucího právního oddělení. To se odráží v sešitu takto:

b) při změně konstrukční jednotky;

Příklad 5

Účetní oddělení účetnictví a audit LLC "Ulyss" Sukhanov A.P. převedena na odbor práce mzdy na podobnou pozici.

v) při změně jak pracovní funkce, tak i strukturální jednotky.

Příklad 6

Chinareva S.S. najal v kanceláři LLC "Saratsin" jako sekretářku. Následně byla převedena do oddělení lidských zdrojů jako inspektorka.

Poznámka! Pokud je převod dočasný, zápis do sešitu zaměstnance se o takovém převodu neprovádí.

Sama o sobě změna platu zaměstnance, změna režimu jeho práce, jakož i převedení zaměstnance ve stejné organizaci do jiné pracoviště, do jiné stavební jednotky ve stejné lokalitě, zařazení do práce na jiném mechanismu, pokud se pracovní funkce zaměstnance nemění, se nepovažuje za převod a nevyžaduje změny v sešitu.

3. V případě změny názvu společnosti musí být proveden příslušný záznam do sešitu zaměstnanců. Faktem je, že pokud nebude zadána, dojde k paradoxní situaci - zaměstnanec je přijat do jedné organizace a při pořizování záznamu o propuštění se opatří otiskem pečeti organizace s jiným jménem. To umožní později při žádosti o důchod pochybovat o oprávněnosti započítání doby práce v takové organizaci do příslušné délky služby, v důsledku čehož bude zaměstnanec s největší pravděpodobností povinen předložit další podklady - potvrzení z místa výkonu práce, ze státního archivu atd. Aby takové pochybnosti nevznikaly, je důležité správně zaznamenat přejmenování organizace v sešitech všech zaměstnanců v části „Informace o pracovním místě“:

  • do 3. sloupce se zapisuje: "Organizace taková a taková byla přejmenována z takového a takového data na takové a takové." Údaje uvedené v tomto sloupci lze zadat také nalepením otisku razítka obsahujícího odpovídající text;
  • ve 4. sloupci je uveden důvod přejmenování - příkaz (pokyn) nebo jiné rozhodnutí zaměstnavatele, jeho datum a číslo.

Zdůrazňujeme, že změna názvu organizace sama o sobě není důvodem (důvodem) pro rozvázání pracovních smluv se zaměstnanci, proto v takové situaci nelze provést záznam o výpovědi!

Příklad 7

Podle rozhodnutí valná hromadaúčastníků, sepsaným protokolem č. 02 ze dne 10. února 2010, byla společnost Premier Consult s ručením omezeným dne 17. února 2010 přejmenována na společnost Premier Consulting Company s ručením omezeným. Vzhledem k tomu, že organizace zaměstnává více než 1000 zaměstnanců, HR oddělení předem bylo objednáno typové razítko, pomocí kterého byl proveden příslušný zápis do sešitů zaměstnanců (viz vzor na další straně).

Poznámka! Otisk razítka, stejně jako ručně provedený zápis, se musí zcela vejít do 3. sloupce v části „Údaje o díle“, aniž by to mělo vliv na 4. sloupec; jinak bude položka zadána nesprávně.

Při reorganizaci organizace (občanský zákoník Ruské federace stanoví 5 forem reorganizace: sloučení, přistoupení, rozdělení, oddělení, transformace), změna vlastnictví jejího majetku (například v případě převodu majetku městského podniku do vlastnictví státu) nebo změna příslušnosti / podřízenosti organizace (například ve vztahu k výzkumnému ústavu, kdy se změní útvar, kterému je ústav podřízen), se tato informace promítne i do sešitů zaměstnanci, pokud to ovlivní název organizace.

Podle části 1 Čl. 75 zákoníku práce Ruské federace, když se změní vlastník majetku organizace, nový vlastník má právo nejpozději do tří měsíců ode dne nabytí jeho vlastnického práva ukončit pracovní smlouvy pouze s vedoucím organizace, jeho zástupci a hlavním účetním (článek 4, část 1, článek 81 zákoníku práce Ruské federace). Se zbytkem zaměstnanců nemůže nový majitel z vlastní iniciativy rozvázat pracovní smlouvy.

Na základě h. 5 článku. 75 zákoníku práce Ruské federace se při reorganizaci nebo změně jurisdikce / podřízenosti organizace pracovní smlouvy se zaměstnanci neukončují.

Ve všech výše uvedených případech může dojít k ukončení pracovní smlouvy z důvodu odmítnutí zaměstnanců pokračovat v práci (ustanovení 6, část 1, článek 77 zákoníku práce Ruské federace).

U zaměstnanců, kteří zůstali v práci, jsou provedeny zápisy do sešitů analogicky se zápisem provedeným v souvislosti s přejmenováním organizace (viz příklad 7).

4. Zápis do sešitu zaměstnance o změně názvu pozice (profese) nebo strukturální jednotky zadán stejným způsobem. Podkladem pro provedení těchto zápisů bude příkaz (pokyn) nebo jiné rozhodnutí zaměstnavatele o odpovídajícím přejmenování.

5. Zápisy se také provádějí do sešitu o vojenské službě v souladu s federálním zákonem ze dne 28. března 1998 č. 53-FZ "O vojenské službě a vojenské službě", jakož i o době služby v orgánech vnitřních věcí, Státní požární služba ministerstva pro mimořádné události, instituce a orgány vězeňství, orgány daňové policie, orgány kontroly oběhu omamných a psychotropních látek a celní orgány; o době studia na kurzech a školách pro další vzdělávání, rekvalifikaci a školení personálu.

Příklad 8

Vedoucí právního oddělení Status LLC Lapina L.I. byla zaměstnavatelem vyslána na zdokonalovací školení do Státní akademie pro profesní rekvalifikaci a zdokonalování vedoucích pracovníků a investičních specialistů v rámci programu „ Efektivní práce právní služba organizace". Po absolvování školení jí bylo vydáno osvědčení o zdokonalování ze dne 15.2.2010 č. 290.

Kromě uvedených případů zápisů do sešitu zaměstnance mohou současné regulační právní akty Ruské federace stanovit další, méně typické případy. Takže podle čl. 22 Pravidel, čl. 33 Pokynu se na místě výkonu práce provede záznam, že doba práce v tomto období se nezapočítává do nepřetržité délky služby.

Příklad 9

Článek bude pokračovat v příštím čísle časopisu: vysvětlíme, jaké údaje se zapisují do sešitu při ukončení pracovní smlouvy, jak zohlednit informace o ocenění, částečný úvazek. Poté přejdeme k novému úkolu – opravě chyb vzniklých při vyplňování sešitu a provádění dalších změn v záznamech.

1. Výjimkou je záznam o výpovědi / ukončení pracovní smlouvy. Podpis o seznámení se s ním je také uveden v samotném sešitu.

2. S výjimkou případu, kdy není v pracovní smlouvě jako další podmínka uvedena vnitřní organizační jednotka. Zároveň je povinné uvedení samostatné organizační jednotky zaměstnávající organizace - pobočky, zastoupení nebo jiné samostatné organizační jednotky.

Smolyaninova M.V., zástupkyně vedoucího právního oddělení ZAO SPAR RETAIL