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• Tabla de contenido
• Introducción
• Capítulo 1.El papel y la importancia de d abeto s reuniones el
• 1.1 Rol de las reuniones de negocios
• 1.2 Clasificación de las reuniones de negocios
• 1.3 Ventajas y desventajas de la reunión
• Capítulo 2. Organización de reuniones de negocios
• 2.1 Reglas básicas para llevar a cabo una reunión de negocios
• 2.2 Consejos prácticos y recomendaciones
• Capítulo 3
• Conclusión
• Lista literatura

Introducción

Además de las conversaciones de negocios y las negociaciones comerciales, las reuniones de negocios están muy extendidas en la práctica empresarial, que son una forma de discusión colectiva abierta sobre ciertos temas. Las formas de tal discusión son muy diversas. Estos son congresos, conferencias, simposios, reuniones, sesiones, seminarios. Las decisiones que se toman en estos eventos suelen ser más efectivas que las que toma un círculo reducido de gerentes. La esencia de una reunión de negocios es asegurar la discusión libre y desarrollar decisión común basado en una variedad de opiniones.

La mayoría de las veces, se llevan a cabo reuniones de negocios: si es necesario tomar una decisión colectiva sobre la base del derecho igualitario de todos a expresar y justificar su opinión, si la solución del problema afecta los intereses de varias divisiones estructurales de la organización o firme al mismo tiempo, si se necesitan las opiniones de varios grupos de empleados para resolver un problema importante. Una reunión de negocios es una de las actividades más importantes de un líder y un factor importante que influye en la organización del régimen de trabajo de todo el equipo. La necesidad de reuniones es clara. Son necesarios para acelerar el proceso de toma de decisiones y aumentar su validez, para un intercambio efectivo de opiniones y experiencias, para una entrega más rápida de tareas específicas al contratista, pero lo más importante, para un impacto emocional en los participantes de la reunión y, como resultado resultado, en todo el equipo. Por lo tanto, este tema ha sido bastante relevante durante varios siglos, mientras que la mejora de la tecnología para llevar a cabo una reunión de negocios, una conversación no tendrá límites durante mucho tiempo. Las reuniones insuficientemente preparadas y mal conducidas, convocadas en cada ocasión, causan grandes perjuicios, ya que “devoran” un tiempo valioso, arrancando a las personas de su trabajo principal.

Por otro lado, la capacidad de convencer a tus subordinados o refutar sus malas acciones también es un factor muy importante.

El propósito de este trabajo de curso es estudiar los aspectos teóricos de los métodos de preparación y conducción de una reunión de negocios.

Probaremos la importancia de esta teoría de una reunión de negocios a través de la solución de los siguientes problemas:

1) definir el papel de las reuniones de negocios;

2) estudiar la clasificación de las reuniones de negocios;

3) identificar todas las ventajas y desventajas de la reunión;

4) estudiar las reglas básicas para conducir una reunión de negocios;

5) analizar Consejo practico y recomendaciones;

6) explore el ejemplo clásico de organizar una reunión de negocios (en el ejemplo de una organización comercial Alliance LLC).

El tema de la investigación son las formas y métodos de organizar una reunión de negocios en una empresa.

El objeto del estudio es un ejemplo clásico de organización de una reunión de negocios en la organización LLC "Alliance".

Capítulo 1

1.1 Rol de las reuniones de negocios

Las reuniones de negocios (sesiones) son la discusión conjunta más importante sobre temas de producción, comerciales, gerenciales y otros, intercambio de información, análisis de situación, así como una forma de desarrollar y tomar decisiones gerenciales. Desempeñan un papel muy importante en el proceso de las actividades de gestión, se distinguen por una variedad significativa de objetivos y formas.

Las reuniones y encuentros son una forma de intercambio colectivo de información, finalizando con la adopción de decisiones específicas. Ellos difieren:

1) el círculo de participantes (en las reuniones hay especialistas, responsables o personas interesadas, y en las reuniones, todo el personal);

2) la naturaleza de los problemas discutidos (en las reuniones se tratan temas específicos de actualidad y en las reuniones más generales que se han acumulado durante un cierto período de tiempo);

3) propósito (las reuniones son de naturaleza operativa y están diseñadas para hacer ajustes para mejorar las actividades actuales; en las reuniones, en primer lugar, se resumen los resultados y se determinan los planes para el futuro).

Como muestra la experiencia, las reuniones de negocios no siempre producen el efecto deseado debido a que muchos gerentes no imaginan claramente la tecnología de su organización y conducta.

Una reunión de negocios es una forma de involucrar la mente colectiva en el desarrollo de soluciones óptimas para los problemas más apremiantes y complejos que surgen en la empresa. El proceso de gestión en este sentido se reduce a tres grandes etapas:

1) recopilación y procesamiento de información;

2) coordinación de actividades de todos los departamentos de la empresa y todos los empleados;

3) toma de decisiones.

Además de su propósito directo, cada reunión organizada racionalmente también resuelve un importante problema educativo. En la reunión, los empleados aprenden a trabajar en equipo, adoptan un enfoque integral para resolver problemas comunes, alcanzan compromisos, adquieren una cultura de comunicación, etc.

Para algunos empleados, estar en una reunión de negocios es la única oportunidad de ver y escuchar a los líderes de los más altos niveles de gestión. Además, en una reunión de negocios, el gerente tiene la oportunidad de mostrar su talento gerencial.

1.2 Clasificación de reuniones de negocios.

Las reuniones de negocios son un tipo especial de organización laboral que opera en un tiempo muy corto y tiene un enfoque determinado.

Las reuniones se clasifican según las siguientes características principales.

1. Con cita previa:

Introductorio (tareas de emisión, formación avanzada);

Informacional (generalización de información, estudio de puntos de vista);

Explicativo (convencer a los empleados de algo);

Problemática (búsqueda colectiva de una solución al problema);

Instructivo (llevando a la atención de la información necesaria y explicando el curso de acción);

Coordinando (asegurando la interacción de las unidades).

Tomar y tomar decisiones;

Resumir y dar una valoración a las decisiones tomadas anteriormente;

Operacional (obtención de información actual sobre el estado de cosas y

identificación de cuellos de botella).

2. Según la frecuencia (frecuencia) de la conducción:

Una vez;

Regular;

Periódico.

3. Por el número de participantes:

Personal estrecho (hasta cinco personas);

Extendido (hasta veinte personas);

Representante (más de veinte personas).

4. Según el grado de estabilidad de la composición de los participantes de la reunión:

Con una composición fija;

Con invitados de acuerdo a la lista elaborada para cada reunión;

Conjunto.

5. Por accesorios:

Partido (y otras organizaciones públicas);

Administrativo;

Científico y científico y técnico;

Unido .

Una reunión informativa o informativa sirve para transmitir servicio de información. Es recomendable usarlos en ausencia de tiempo para órdenes escritas o si el líder quiere influir emocionalmente en los subordinados. Si el tiempo lo permite, es mejor proporcionar la información por escrito, ya que lleva menos tiempo dominarla. Además, la información leída se absorbe mejor que la percibida por el oído. El propósito de las reuniones operativas es obtener información gerencial sobre el estado actual de las cosas, tomar decisiones operativas y controlar su uso. Las reuniones de problemas son reuniones destinadas a encontrar soluciones óptimas, plantear problemas económicos para su discusión, considerar temas de desarrollo prometedores y discutir proyectos innovadores.

1.3 Ventajas y deficiencias de la reunión

La reunión como forma de toma de decisiones colectiva tiene ventajas y desventajas.

Ventajas de las reuniones de empresa frente a otro tipo de actividades de gestión:

1) durante la discusión, se proponen y consideran varios enfoques para resolver el problema;

2) se manifiesta y fortalece la responsabilidad y el entendimiento mutuo entre los participantes de la reunión;

3) en el proceso de desarrollo de una decisión, se utiliza una cantidad significativa de información y conocimiento de los participantes de la reunión;

4) se eliminan las decisiones individuales y muchos tienen la sensación de que se ha tomado una decisión justa;

5) la adopción de una decisión colectiva reduce significativamente el riesgo de formular una decisión incorrecta o errónea;

6) una decisión colectiva es una decisión pública, lo que significa que está orientada hacia las normas jurídicas aceptadas y las instrucciones existentes;

7) una decisión colectiva, por regla general, es una decisión racional y razonada.

Desventajas de la reunión:

1) desenfoque de responsabilidad por las decisiones tomadas;

2) la influencia de personalidades fuertes: los gerentes son grandes y no favorecen la calidad de las decisiones tomadas;

3) con una decisión colectiva, se gasta más tiempo del que requiere la adopción de una decisión individual "desde arriba";

4) si un gran número de personas está presente en la reunión, la decisión puede no tomarse en absoluto;

5) en la reunión existe un peligro real de "hablar" la decisión;

7) una decisión colectiva puede ser innecesariamente comprometida;

8) la decisión tomada en la reunión a menudo se enfoca en mantener el funcionamiento de la empresa y rara vez tiene como objetivo cambiar fundamentalmente sus actividades y desarrollo.

La eficacia de las reuniones de negocios se ve directamente afectada por acciones estrechamente interconectadas: planificar una reunión; configuración de la agenda; determinación de la composición de los participantes; preparación del líder y participantes para la reunión; preparación del local; reunión directa. La dirección más importante para aumentar la eficiencia de las reuniones de negocios es reducir el costo de su preparación y celebración. Para ello, se recomienda:

1) reducir la duración de las reuniones, la frecuencia de su celebración;

2) reducir el número de participantes en las reuniones;

3) utilizar, si es posible, actividades alternativas a la reunión (reunión informal, intercom, Internet).

La Figura 1 muestra condicionalmente las zonas de reuniones de negocios efectivas, ineficientes e ineficientes.

Arroz. 1. Eficiencia de las reuniones de negocios

El costo de preparar y celebrar una reunión de negocios se puede determinar mediante la siguiente fórmula:

donde Z es el salario promedio por hora de los empleados que participan en la preparación de reuniones, rublos;

З 1 - salario promedio por hora de los participantes de la reunión, rub.;

T es el tiempo dedicado a la preparación de la reunión, horas;

T 1 - el tiempo requerido para participar en la reunión, incluyendo el tiempo de las reuniones y el tiempo de viaje al lugar de la reunión y de regreso, horas;

I \u003d 1, 2 ... H - la cantidad de empleados involucrados en la preparación de la reunión;

j = 1, 2…M - el número de participantes en la reunión;

K - gastos de viaje por participante, rub.;

O - gastos generales, frotar.

La eficiencia económica de las reuniones celebradas se puede expresar mediante la siguiente fórmula:

E \u003d P - R, (2)

donde P es el costo de preparación y celebración de la reunión, frotar;

P - un resultado positivo o ingresos recibidos como resultado de la reunión, frotar.

Con una diferencia positiva, es decir si los resultados superan los costos, la reunión puede considerarse efectiva. Sin embargo, su pequeño valor absoluto indica la baja eficiencia de la reunión.

Por lo tanto, las acciones de gestión del gerente se complementan con reuniones de negocios, en las que la mente colectiva participa en el desarrollo de decisiones óptimas sobre los problemas más apremiantes y complejos que surgen en la empresa. Pero, las reuniones de negocios no siempre traen el efecto deseado. La reunión será más eficaz si su líder y los participantes se preparan con suficiente antelación para la reunión, a saber: planificar la reunión; configuración de la agenda; determinación de la composición de los participantes; preparación del local, etc.

Capítulo 2. Organización de reuniones de negocios

2.1 Reglas básicas para llevar a cabo una reunión de negocios

Si analizamos las actividades de gestión en su conjunto, podemos identificar una serie de áreas que contribuyen a mejorar su eficiencia. Uno de ellos es la correcta celebración de reuniones, negociaciones, conversaciones de negocios. Es en este trabajo que el gerente pasa hasta el 50% de su tiempo de trabajo.

En primer lugar, antes de la reunión, cada líder debe determinar los objetivos principales que va a lograr con este método de trabajo. Se pueden realizar reuniones para resolver problemas de producción, capacitar y educar a los subordinados, la aparición de trabajo intensivo

(que puede ser evidenciado por reuniones frecuentes), manifestaciones de las propias cualidades del líder (organización, sociabilidad, propósito, etc.). Un establecimiento claro de objetivos es la mitad de la garantía de éxito en el cumplimiento.

1. En primer lugar, se determinan objetivos claros y tareas importantes de la reunión.

2. Designación de los responsables de la preparación de la reunión y distribución de responsabilidades entre ellos.

3. Elaborar un presupuesto de gastos para la preparación y celebración de la reunión.

4. Determinación de la fecha y hora de la reunión.

5. Elegir una habitación adecuada, reservarla.

6. Elaboración y aprobación de una agenda específica para la reunión, indicando el tiempo requerido para la consideración de cada tema. Ordenar las preguntas por orden de importancia y dificultad.

7. Elaborar una lista de participantes en la reunión.

9. Elaboración de un proyecto de decisión de la reunión y envío a los participantes.

10. Preparación fondos necesarios información visual, medios técnicos y auxiliares.

11. Elaboración de anuncios e índices.

12. Preparación para los participantes de la reunión de materiales de trabajo, cuadernos, bolígrafos, etc.

13. Reserva de plazas en hoteles para participantes de otras ciudades.

14. Ordenar el transporte para atender a los participantes de la reunión.

15. Orden de servicio en un establecimiento público de restauración.

16. Elaboración de registro de participantes.

17. Elaboración de un programa cultural para los participantes del encuentro.

Los psicólogos han notado que las reuniones realizadas estrictamente de acuerdo con un cronograma con una fecha y hora predeterminadas son más productivas, en este sentido, sugieren tener en cuenta la "teoría de la viabilidad" al preparar la reunión. La capacidad de trabajo de las personas es diferente en diferentes periodos de tiempo. Algunas personas son más productivas por la mañana, otras por la tarde y otras por la noche. Pero al mismo tiempo, no se puede decir que unos funcionen mejor y otros peor. Es solo que estas personas tienen un rendimiento máximo en diferentes momentos del día. Los picos y valles absolutos de la productividad varían de persona a persona, pero lo que es igual para todas las personas son las fluctuaciones rítmicas relativas. Las fluctuaciones estadísticas promedio en la capacidad de trabajo durante el día se pueden describir usando la curva que se muestra en la Fig. 2.

Arroz. 2. Fluctuaciones promedio en la capacidad de trabajo

Se puede ver en la figura que:

1) pausas de dos horas se unen a las fases de mayor actividad, durante las cuales el cuerpo humano trabaja en un modo de "ahorro";

2) el pico de desempeño ocurre en la primera mitad del día y, por lo tanto, las tareas de categoría A deben realizarse al comienzo del día;

3) después del almuerzo, cuando hay una disminución conocida en la productividad, debe usar este período para contactos sociales y actividades de rutina (tareas de categoría C), después de lo cual debe continuar con las tareas de categoría B.

Se recomienda programar reuniones para la primera mitad del día. Se recomienda que las reuniones no programadas se celebren con la menor frecuencia posible. Apartan a los empleados de su trabajo principal, reducen drásticamente la cultura de las relaciones de servicio y, a menudo, conducen a la violación de los plazos planificados.

Independientemente de la naturaleza planificada de la reunión, el líder debe seguir la regla básica para preparar eventos de este tipo: familiarizar de antemano a todos los participantes con las metas, los objetivos, la lista de temas a considerar y la lista de oradores. El incumplimiento de esta regla conduce a una disminución de la eficacia de la reunión, interrupción de las relaciones en el equipo.

La corrección de la presentación del material también es de gran importancia. Alfabetización, lógica, colorido emocional: todo esto es obligatorio

condición de cualquier contacto oficial.

Incluso el tono de la conversación juega un papel en una reunión de negocios. La investigación psicológica muestra que las personas a menudo no se enfocan en el contenido de la declaración, sino en el tono del hablante.

Cuanto más alta es la posición del gerente, más tiempo pasa en las reuniones. Incluso en empresas con eficiente estructura organizativa, el precioso tiempo de los líderes más inteligentes a menudo se desperdicia porque nadie ha aprendido a dirigir bien las reuniones.

Algunos consejos que ayudan a los gerentes a ahorrar tiempo.

En primer lugar, debe comenzar con la solución de la pregunta principal: ¿realmente vale la pena considerar este tema en la reunión? En la mayoría de los casos, la principal ventaja de las reuniones, la posibilidad de diálogo entre sus participantes, no se puede realizar, ya que el jefe solo quiere transmitir información y ni siquiera proporciona respuestas a las preguntas de la audiencia. Si el problema no requiere una solución inmediata, es mejor prescindir de una reunión. Lo que queda es llevar la información importante a la atención de los empleados, ya sea por carta circular oa través de un sistema informático dentro de la empresa. Esta, aparentemente, es una de las paradojas de trabajar en una empresa.

1) si es necesario tomar una decisión colectiva sobre el tema, la información necesaria para esto se envía a varios departamentos;

2) siempre que la solución del problema sea importante para varios departamentos al mismo tiempo;

3) siempre que para resolver el problema sea necesario utilizar las diferentes opiniones de los grupos individuales.

1) antes del inicio de la reunión, registrar a los presentes;

2) es recomendable comenzar la reunión exactamente a la hora señalada, independientemente de cuántas personas aún no hayan llegado;

3) informar sobre el costo por minuto de la reunión y su intención

conducirlo racionalmente, expresar confianza en el buen desarrollo de la reunión;

4) acordar con los participantes las reglas para el trabajo conjunto: el tiempo de los discursos, los recesos, el final de la reunión, el procedimiento para la toma de decisiones;

5) encomendar al secretario la redacción de actas;

6) durante la reunión, es deseable tomar notas y utilizarlas de manera efectiva;

7) reconocer y bloquear puntos críticos en la discusión como conversaciones sobre un tema abstracto, conclusiones apresuradas y decisiones equivocadas.

Un gerente que dirige una reunión de negocios marca la pauta, permitiendo que los presentes perciban la situación correctamente. Las reuniones largas e ineficaces son el resultado de una preparación deficiente y un bajo nivel de implementación.

Se ha establecido que la duración óptima de la operación es de 20-40 minutos (es recomendable realizarla 2-3 veces por semana); reunión problemática con una agenda apretada - 1.5 - 2 horas, y discusión de un tema complejo dentro de su marco - 40 - 45 minutos. La dependencia del estado de los participantes de la reunión en su duración se puede describir utilizando la curva que se muestra en la Fig.3. Después de 30 - 45 minutos de trabajo, los participantes de la reunión comienzan a perder la atención; después de 70 - 75 minutos aparece fatiga física; después de 90 a 120 minutos, se desarrolla una "actividad negativa": comienzan conversaciones y actividades extrañas; después de 2 horas de trabajo continuo, la gente está lista para hacer cualquier cosa para dispersarse rápidamente. Al mismo tiempo, después de 30-40 minutos de distracción, la atención se vuelve a activar automáticamente.

Fig. 3. La dependencia del estado de los participantes de la reunión en su duración.

En la práctica, es mejor resolver más problemas en una reunión, ya que en total llevará menos tiempo, se garantiza un ritmo de trabajo claro y las personas se distraen menos del tema.

El deber del líder es la descarga psicológica de los participantes, incluyéndolos en el trabajo activo. Esto se logra creando un ambiente amigable, estableciendo relaciones informales, que permitan un libre intercambio de información, aprovechando al máximo la experiencia, conocimiento y competencia de las personas. Un ambiente cómodo está garantizado en gran medida por el hecho de que aquellos que lo deseen tienen la oportunidad de expresar libremente sus opiniones, comentar varios puntos de vista e ideas, pensar con calma sobre la situación, preparar discursos y respuestas a las preguntas planteadas, cambiar sus punto de vista con el advenimiento de información fundamentalmente nueva. Para ello, el líder escucha a los oradores, los observa, apaga los conflictos, reprime las críticas, el monopolio del derecho a la verdad, los debates vacíos y lucha contra la unanimidad. Aquí, la tarea principal del presidente es mantener un estado de ánimo y equilibrio de trabajo, resumir los discursos y adoptar una posición neutral.

Los expertos identifican los siguientes tipos más comunes de participantes en reuniones y reuniones, a los que el líder debe prestar atención.

Absurdo. Es impaciente, desenfrenado, exige con entusiasmo el reconocimiento de su posición, por lo tanto, debe detenerlo todo el tiempo y exigirle compostura y justificación de los puntos controvertidos, si se conocen antes del comienzo de la conversación. Es más seguro convertir a esas personas en sus aliados, por lo que debe hablar cara a cara durante un descanso para descubrir la verdadera razón de la posición negativa y ofrecerse a participar en el desarrollo de una solución. Para refutarlos con la ayuda de otros, y en casos extremos, es necesario interrumpir temporalmente la reunión o invitar a dicho orador a sentarse en la esquina de la habitación o en un sillón profundo, lo que es psicológicamente relajante.

Positivista. Tiene buen carácter, participa activamente en la discusión y en la síntesis conjunta de sus resultados, brinda apoyo en temas difíciles y controvertidos. En la reunión, se le puede poner en cualquier asiento libre.

saberlo todo. Se cree mejor que los demás consciente de todo, por eso interviene en la discusión de cualquier problema. Es preferible sentarlo al lado del presidente y recordar todo el tiempo el deseo de otros de hablar (que puede rebatirlo), pero darle la oportunidad de formular conclusiones intermedias.

Parlanchín. Habla mucho innecesariamente, sin prestar atención a la hora. También se recomienda colocarse al lado del presidente o de una persona con autoridad para que pueda ser detenido con tacto y exigirle especificidad a la hora de “dejar de lado”.

Cobarde. No está seguro de sí mismo, es silencioso, tiene miedo de cometer un error, por lo que necesita hacer preguntas ligeras con delicadeza, alentarlo, ayudarlo a formular pensamientos, agradecerle.

Desinteresado. Siempre es inaccesible, debe averiguar las razones de tal comportamiento de cualquier manera, hacer preguntas informativas, interesarse en el trabajo y estimular la actividad.

Ave importante. Se le debe obligar a estar en pie de igualdad con todos, utilizando el método del “sí, pero…”, que consiste en el reconocimiento formal ya la vez la refutación real de sus palabras.

Por qué. Debe pedirle que exprese su propia opinión sobre todas las preguntas que hace o enviarlas a la audiencia.

El núcleo de la reunión o conferencia es el discurso principal (informe). Debe ser útil para los oyentes, interesarlos, llamar la atención, corresponder a los intereses de la audiencia. La gestión de este último es el negocio más difícil. Al preparar un discurso, debe hacerse las siguientes preguntas: cuáles son los motivos del discurso, sus objetivos, cuál es el círculo de oyentes y cómo formular sus pensamientos, porque siempre debe tener en cuenta el nivel de la público y su disposición a percibir el material.

Durante el discurso, uno no debe limitarse a la lógica abstracta y las preguntas generales; es necesario familiarizar a la audiencia con todos los "pros" y "contras", los datos científicos disponibles, los hechos, la experiencia, las opiniones de las autoridades, dar un pronóstico de la situación, exagerarlo para centrar la atención en el tema del discurso. , pero no imponer el propio pensamiento, no ser categórico, no demostrar su superioridad; Finalmente, se debe proponer una solución. El rendimiento debe ser inherente al brillo y la visibilidad; claridad y claridad de redacción; centrarse en lo principal; ritmo y repetición constante en diversas formas de las disposiciones principales; la presencia de un elemento de sorpresa (información desconocida, redacción original); diferente saturación de las partes individuales. Para asimilar mejor el material, debe hablar en un idioma familiar para la audiencia, hacer comparaciones con cosas familiares, presentar la información no en un flujo continuo, sino en bloques semánticos, ya que la percepción es limitada. Por lo tanto, el discurso debe consistir en frases cortas y no debe contener más de 10 pensamientos serios, acompañados de 3-4 argumentos cada uno. Al mismo tiempo, debe tenerse en cuenta que la primera y la última declaración se recuerdan mejor, el habla demasiado rápida o demasiado lenta es agotadora y distraída, y las pausas monótonas. Durante el discurso, debe demostrar convicción, mirar a la audiencia, evitar mirar a un punto, hablar después de que se haya establecido el silencio, observar la reacción de la audiencia, desarrollar un tema que les guste con el apoyo de la audiencia, no entre en una discusión durante el discurso, no preste atención a los gritos provocativos, agradezca a los presentes por su atención. Para una actuación exitosa, es necesario mantener una pausa psicológica para enfocar la atención de la audiencia en algún pensamiento, provocar a los oyentes, provocando desacuerdo con la información por un corto tiempo; hacer preguntas a la audiencia sin responder; hablar de temas emocionantes con entusiasmo, emocionalmente, con detalles y elementos de dramatización; compartir su propia experiencia y experiencias; no reproches nada a nadie, pero tampoco halagues ni amenaces; combinar la palabra con los gestos, porque llevan hasta un 40% de información; cambiar el ritmo del discurso según el contenido; menor uso de las palabras “debería” y “debe”; tener historias divertidas en stock; no hables de lo mismo por más de 15 minutos; cuidado con los numeros Los errores de los oradores son la verbosidad al comienzo de un discurso, la falta de lógica interna de presentación, un retraso en la parte final o un final repentino. En el proceso de celebración de una reunión, con el fin de crear una atmósfera de discusión profesional e interesada de los problemas que han surgido, el gerente no debe:

1) realizar conversaciones telefónicas;

2) ver o firmar cualquier documento;

3) comentar y evaluar el discurso de los participantes de la reunión;

4) expresar su punto de vista sobre el problema en discusión;

5) usar lenguaje negativo, por ejemplo: nunca hemos hecho esto; sí, todavía no funcionará; no podemos perder el tiempo; ya hemos intentado hacerlo; hasta que estemos preparados para ello, etc.

Los resultados de una reunión o un encuentro se evalúan por la cantidad y calidad de las decisiones de gestión seleccionadas y tomadas en ellas, en las que los “preparados caseros” realizados antes de su inicio se convierten en: referencias, esquemas, gráficos, etc. Si no se toman decisiones, el evento se considera inútil y una pérdida de tiempo.

1) repetir las decisiones tomadas y las medidas acordadas;

2) resumir y explicar: qué, por quién y cuándo se debe hacer;

3) preparar y distribuir a los participantes un protocolo que contenga las decisiones tomadas, ejecutores responsables y plazos para la implementación de las decisiones tomadas. Terminar la reunión debe ser exactamente a la hora señalada, que para asegurar una reputación como un hábil organizador.

Así, además de planificar la reunión, establecer la agenda, preparar el líder y los participantes para la reunión, preparar las premisas, la efectividad de las reuniones de negocios se ve afectada por la celebración directa de la reunión. La dirección más importante para aumentar la eficiencia de las reuniones de negocios es reducir el costo de su preparación y celebración. Los psicólogos sugieren seguir varias reglas al preparar y realizar una reunión:

- las reuniones deben celebrarse estrictamente de acuerdo con el cronograma con una fecha y hora preestablecidas, teniendo en cuenta la "teoría de la viabilidad";

- tener en cuenta la duración de la reunión (las reuniones largas no son efectivas);

- establecimiento de objetivos claros;

Tenga en cuenta la individualidad de los tipos de reuniones de participantes en reuniones y reuniones;

Familiarizar a todos los participantes de antemano con las metas, objetivos, lista de temas bajo consideración, lista de oradores;

- Terminar la reunión exactamente a la hora señalada.

El incumplimiento de estas reglas conduce a una disminución en la eficacia de la reunión.

Capítulo 3

La organización de una reunión de negocios se puede considerar en el ejemplo de la celebración de tales reuniones en Alliance LLC. Es una empresa de comercio al por mayor que inició su actividad en el año 2000. Desde la fundación de esta empresa, las funciones del jefe han sido desempeñadas por el Director General de Alliance LLC V.A. Starostin. La empresa se está desarrollando con éxito y hoy ocupa una gran cuota de mercado. Para cualquier organización, el éxito depende en gran medida de la calidad de la gestión. VIRGINIA. Starostin es un gerente talentoso. Sabe cómo organizar el trabajo de las personas de tal manera que casi siempre todo se hace no solo a tiempo, sino de manera eficiente y competente. Es costumbre celebrar reuniones en Alliance LLC dos veces por semana, en las que se dan instrucciones, se explican los objetivos y también se resumen los resultados. De interés para su consideración es el método de V.A. Starostina realizando reuniones de negocios. Una de las tareas principales de V.A. Starostin: involucrar tantos hechos como sea posible para evaluar más completamente la complejidad del problema en discusión, así como involucrar a los presentes en el proceso de resolución del problema. Por supuesto, V. A. Starostin debe tener su propio punto de vista sobre la situación actual, pero también es necesario conocer el punto de vista de los demás para comprender si tienen razón o no en su comprensión del problema. Si el punto de vista de otra persona es correcto, el líder de la reunión puede cambiar su visión de la situación. Si los colegas se equivocan o se pierden algo significativo, V.A. Starostin puede proporcionar los datos que faltan. Hacer las preguntas correctas es una gran herramienta para dirigir una reunión en la dirección correcta.

En el proceso de celebración de una reunión de negocios, es muy importante controlar su progreso. Para ello, V. A. Starostin sigue las reglas:

1. Manténgase neutral. Esto tiene un efecto positivo en el estado emocional de los presentes.

2. Mantén la conversación constantemente.

3. Tomar medidas inmediatas en caso de estrés emocional.

4. Escuche las opiniones de todos los oponentes.

5. Sea intolerante con las excursiones al pasado y las desviaciones del tema.

6. Si es necesario, aclare los mensajes de los participantes individuales: “¿Qué quiere decir exactamente?”.

7. Resumir los resultados intermedios con más frecuencia para demostrar a los participantes que ya están cerca de la meta.

Si alguno de los participantes en la reunión siente un deseo irresistible de discutir, el líder, manteniendo la ecuanimidad, permitirá que el grupo refute las declaraciones del argumentador. Disputadores innecesariamente habladores V.A. Starostin interrumpe con tacto sin escuchar sus discursos hasta el final; por regla general, hay pocos beneficios de tales discursos. Si tiene que tratar con un negativista (es decir, una persona a la que le gusta contradecir), debe reconocer y apreciar su conocimiento y experiencia. Los participantes tímidos hacen preguntas sencillas para generar confianza. Si el disputante continuamente hace preguntas en lugar de hacer sugerencias, sus preguntas se dirigen al grupo.

En primer lugar, debemos esforzarnos por llevar a cabo una discusión de grupo de manera civilizada. Esto implica la presencia de delicadeza en las relaciones de los disputantes y, por lo tanto, excluye el uso de medios para argumentar el punto de vista de uno como el ridículo, la interrupción de los oponentes, los ataques agudos contra ellos. VIRGINIA. Starostin tiene especial cuidado en asegurar que la disputa comercial entre los participantes sea definitiva y tenga límites de tiempo, así como en evitar enfrentamientos personales. La terminología de la disputa debe ser clara para todos los presentes.

En preparación para la discusión, se elabora un plan general para la lucha por la verdad y se seleccionan los argumentos más importantes. Particularmente impresionantes son las cifras precisas que no pueden ser refutadas.

La toma de decisiones consta de cinco pasos:

1) establecimiento de contactos;

2) definición del problema;

3) definición de metas;

4) presentación de pensamientos;

5) disposición para la acción.

El propósito de las reuniones operativas para V.A. Starostin es obtener información sobre el estado actual de las cosas, tomar decisiones operativas y controlar su uso. Reuniones de problemas para V.A. Starostin son reuniones destinadas a encontrar soluciones óptimas, discutir problemas económicos, considerar temas de desarrollo prometedores y discutir proyectos innovadores.

Starostin, en el proceso de preparación de la reunión, planifica cuidadosamente su discurso, haciendo esquemas del mensaje. Al mismo tiempo, tiene en cuenta que a un ritmo de habla normal, en dos minutos no se puede volver a contar más de una página de texto mecanografiado. Aborda el uso de la información digital con mucho cuidado, guiado por el hecho de que no más de 20 cifras son bien percibidas y analizadas en 40 minutos de discurso. Es mejor presentar la información digital por escrito: en tablas y gráficos. Como regla general, establece la esencia del asunto de memoria y no lee. En este caso, la asimilación con presentación libre llega al 95%, y con lectura solo al 35%.

Starostin posee la "teoría de las pausas" y la aplica hábilmente en la práctica. Las pausas en el habla ocupan el 10-20%. Hay pausas según su propósito. diferentes tipos y duración. Entonces, hay pausas emocionales que el hablante necesita cuando está muy emocionado para calmarse, llenas de agujeros, si no sabe qué decir, contragolpe, para exhalar e inhalar, dramático, para enfatizar la tragedia de la situación. con silencio, gramaticales - se realizan sobre signos de puntuación, movilización - dan peso al mensaje, pedagógicas - para una mejor asimilación del material.

Se concede gran importancia a la corrección de la presentación del material. Alfabetización, lógica, colorido emocional: todo esto es un requisito previo para cualquier contacto oficial, según V.A. Starostina. Necesito mantener un ojo en uso correcto palabras, su pronunciación, acento (contrato, perito, disposición, al mismo tiempo, llamemos, bruto, mayorista, etc.). No se recomienda utilizar frases que contengan palabras adicionales: "absolutamente nuevo" en lugar de "nuevo", "planificación previa" en lugar de "planificación", "cooperar juntos" en lugar de "cooperar", "cada uno" en lugar de "cada ".

La reunión bajo el liderazgo del director finaliza con una nota positiva, se expresan algunas palabras de agradecimiento a los disertantes, todos los participantes y quienes prepararon la reunión. La reunión termina exactamente a la hora acordada, y esto le da al director una reputación de hábil organizador. La investigación psicológica muestra que las personas a menudo no se enfocan en el contenido de la declaración, sino en el tono del hablante. La emoción emocional del hablante se transmite a los oyentes. El psicólogo P. Vatslavek determinó que en el proceso de resolución de cualquier problema, las relaciones interpersonales juegan un papel preponderante. Si las relaciones entre las personas se rompen, incluso los mejores argumentos no conducen a un resultado positivo. Este fenómeno se denomina "modelo iceberg". Si todos los parámetros que influyen en la solución del problema se toman como un "gran témpano de hielo" - 100%, entonces "sobre el agua" (10-20%) - ocupa el área temática y "en el agua" (80 -90%) - el área de las relaciones. Para evitar este fenómeno, y también para reducirlo, una de las reglas en los materiales educativos del Instituto Educativo Volkswagen es enfocarse en el objetivo de la negociación, la conversación, el encuentro, y no en el problema, en reconocer y desarrollar cosas comunes. intereses, paciencia y sinceridad.

Conclusión

La reunión es una forma obligatoria de organizar el trabajo de los directivos. La tarea principal de una reunión de negocios es buscar y encontrar decisiones de gestión positivas, acelerar el proceso de toma de decisiones y aumentar su validez, intercambiar opiniones y experiencias de manera efectiva.

A Papel a plazo se realizó el análisis de la importancia y necesidad de realizar reuniones de negocios, se identificaron todas las ventajas y desventajas de la reunión, se estudiaron las reglas básicas para la realización de una reunión de negocios, consejos prácticos y recomendaciones dadas por psicólogos en la preparación y realización de Se analizaron reuniones de negocios.

La reunión será más eficaz si su líder y los participantes se preparan con suficiente antelación para la reunión, a saber: planificar la reunión; configuración de la agenda; determinación de la composición de los participantes; preparación del local y celebración directa de la reunión. Una reunión de negocios es un proceso complejo y, para llevar a cabo correctamente una reunión o una reunión, debe prepararse cuidadosamente.

El éxito de las reuniones de negocios se ve facilitado por la observancia de reglas simples:

Determinación de la lista de asuntos sobre los cuales se convoque a reuniones, y el círculo de personas facultadas para hacerlo;

Desarrollo y comunicación a todas las partes interesadas del calendario de reuniones periódicas;

Elaborar listas de empleados que deben asistir a ciertas reuniones;

Notificar a los participantes con anticipación la hora, el lugar y la agenda;

Designación de los responsables de la preparación de la reunión, elaboración de cronogramas, listas, preparación de locales, envío de invitaciones, coordinación del proceso de preparación;

Conocer de antemano los principales puntos de vista sobre los temas en discusión;

Preparación preliminar de la agenda y su estricta observancia;

Advertencia previa a los participantes de la reunión sobre su contenido y la necesidad de adherirse a él;

Designación de la hora de inicio y finalización de la reunión;

Si se esperan discursos durante la reunión, debe seguir su orden.

El incumplimiento de estas reglas conduce a una disminución en la eficacia de la reunión. Lo más importante es que dicha reunión sea productiva. Es deber del líder de la reunión pensar en la agenda para que la gente no pierda el tiempo. Si el beneficio de la reunión es inferior a lo que se gastó en ella, entonces el precio de dicha reunión no está justificado y puede considerarse ineficaz. En este documento, consideramos, como ejemplo práctico, el método de celebración de reuniones en la empresa LLC "Alliance". CEO VIRGINIA. Starostina. La exitosa actividad de la firma bajo el liderazgo de este director da motivos para creer que este método de realizar una reunión de negocios puede ser recomendado para su uso por otras firmas.

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• ¿Por qué obligar a los que llegan tarde a escribir un plan de taller a partir de las palabras de sus colegas?
• ¿Por qué un director necesita ir a las reuniones del departamento?
• ¿Por qué en un taller hay plastilina, constructor de Lego, teléfonos móviles, tarjetas de visita y dinero?

Los líderes conducen una reunión de trabajo de diferentes maneras. Por ejemplo, a Steve Jobs le gustaba organizar reuniones sobre la marcha. Tal y como han demostrado científicos de la Universidad de Stanford, la actividad cerebral es un 60% mayor al andar: la creatividad y la capacidad de generar nuevas ideas mejoran.

Richard Branson rara vez analiza un tema durante más de 10 minutos. Realizar una reunión de trabajo de pie ayuda a tomar decisiones rápidamente. El director de una empresa de TI de Nizhny Novgorod utiliza un temporizador de cocina en las reuniones para evitar que las discusiones se prolonguen. Y el dueño de una fábrica de ropa ha aprendido por experiencia que el mejor día para las reuniones es el miércoles.

En el artículo, cuatro colegas más comparten las reglas y preferencias personales que rigen la realización de los talleres.

Después del inicio de la reunión de trabajo, cierro la puerta con una llave.

Alexey Bogatkin, Director General de Uniteller, Moscú

Tres formas de hacer que su taller sea más productivo.

1. El plan del taller - desde tarde. La gestión estricta del tiempo es la clave para un taller eficaz. Designo al último empleado que vino a la reunión tomar acta de la reunión y los que llegan tarde no están permitidos. Tras el inicio de la reunión de trabajo, cierro con llave la puerta de la sala de reuniones. Tal medida es necesaria para no perder tiempo en tarifas largas. Si dejo entrar a los que llegan tarde, tendré que volver a contarles todo lo que se perdieron. Sacará a los demás del ritmo. Sin embargo, la ausencia del taller no le da derecho al empleado a no saber lo que se discutió. Por lo tanto, el que llega tarde está obligado a enviarme el plan de la reunión el mismo día, compilado a partir de las palabras de los colegas. El informe recibido es un indicador de la asimilación de la información. Muestra las conclusiones a las que llegaron los participantes de la reunión y lo que aprendió el que llegó tarde.

2. Declaraciones alternativas. Establezco un tema sobre el que necesito recopilar la máxima opinión (por ejemplo: "¿Cómo atraer a una gran empresa para que colabore en un contacto en frío?"), Y dedico cinco minutos para pensar la respuesta. Luego, cada participante en la reunión, a su vez, propone una solución, expresa una opinión o un comentario. Es importante no interrumpir al orador y no entrar en una discusión. El valor de la recepción está en la organización de la polifonía de opiniones. Todos los participantes están involucrados en la discusión y nadie se sienta en silencio. Cuando se necesita una discusión para discutir un tema, hago una lluvia de ideas. La regla principal es no criticar la opinión de los interlocutores, sino discutir constructivamente. Por ejemplo, durante el período previo a las vacaciones, hicimos una lluvia de ideas para regalos para los socios.

3. Preguntas sobre el taller pasado. Para una nueva reunión, los empleados preparan preguntas que no entendieron en la última reunión. Así es como sé que lo que he explicado no está claro o está incompleto. Respondo preguntas al comienzo de una nueva reunión.

• Cómo realizar reuniones para que sean cien por cien útiles

Para que los talleres sean útiles, hágalos memorables

Ariadna Denisova, Presidenta de la Asociación de Profesionales en el Campo de la Motivación del Personal y el Desarrollo Organizacional, Moscú

Te hablaré de las técnicas que utilizo para que los empleados no perciban las reuniones de trabajo como un trabajo pesado y una pérdida de tiempo.

4. Soluciones de plastilina. Lego ha desarrollado un juego para adultos para resolver problemas complejos (Lego Serious Play). Lo uso en reuniones porque trabajar con mis manos activa mi cerebro. Para hacer esto, divido a los participantes en grupos y propongo representar el problema discutido durante la reunión en forma de construcción de un diseño a partir de elementos de Lego.

Por ejemplo, discutimos la idea de crear una escuela en línea y los colegas la presentaron en forma de un cohete que debería educar a los participantes de manera rápida y efectiva, ahorrándoles un viaje a Moscú. El cohete estaba rodeado de obstáculos en forma de meteoritos y basura espacial. Esto nos permitió considerar el problema desde diferentes puntos de vista y obtener varias soluciones. A veces propongo mostrar las ideas y conclusiones de la reunión en forma de imagen o moldearlas con plastilina. Fotografío dibujos y figuritas y los envío por correo a los empleados.

5. Talleres en pista. Discutimos asuntos urgentes mientras estamos de pie. Así que no perdamos el tiempo en discusiones vacías. También realizo reuniones de campo en el parque, en bicicleta, en un café, en un picnic, en una pista de patinaje. Lo principal es no retrasar tal reunión.

6. Malos consejos. Esta es mi técnica favorita para recolectar ideas interesantes. Organizo un concurso: le pregunto al equipo qué hacer para “llenar” el proyecto. En un esfuerzo por ganar la competencia, los empleados presentan situaciones extraordinarias y ofrecen las opciones más inesperadas. El ganador recibe un pastel o una fruta como recompensa. Por ejemplo, discutimos eventos para la participación en la exposición. Entre las propuestas sobre cómo "rellenar" la participación, también estaba esta: "venir en forma inapropiada". Después de discutir esta opción, llegamos a la conclusión de que usando un cierto estilo de ropa que llame la atención, puedes destacar entre los expositores.

7. El traje de otra persona. Utilizo esta técnica para discutir una idea desde diferentes puntos de vista. Mezclo tarjetas de visita u objetos pertenecientes a los participantes del taller en una caja. Luego, todos dibujan una cosa y hablan sobre el tema de la reunión desde la posición y los intereses de su propietario.

8. Llama a un amigo. Cuando una discusión llegue a un punto muerto, pídales a los empleados que llamen a amigos y familiares y pídales su opinión sobre el tema. O te propongo salir de la sala de reuniones y hacerle una pregunta a la primera persona que te encuentres. Un día no sabíamos cómo sorprender a los participantes de la conferencia. Uno de los colegas llamó a casa y le hizo una pregunta a la familia. Entre las ideas que se les ocurrieron estaba un programa de entrevistas, lo cual hicimos.

9. Ni un minuto después. Programe una reunión de trabajo a una hora inusual, como las 9:33 o las 16:41. Entonces nadie llega tarde.

10. Pago por palabras. Si el participante se distrae del tema, sugiero ganar tiempo para conversaciones superfluas. Por ejemplo, 10 minutos por 500 rublos.

• Actas de reuniones: justo lo que necesita saber al respecto

El director debe ayudar a los empleados a ver el problema con sus propios ojos.

Andrey Tretyakov, Director Ejecutivo de Troika-D Bank, Moscú

11. Participación del director en reuniones de departamentos. El taller da resultados si en él participa la primera persona de la empresa. Los empleados, conscientes de la presencia del jefe, se esfuerzan por demostrar todas sus habilidades, ya sea una presentación o una discusión de un problema. La conclusión es que el director amplía el alcance de la búsqueda de soluciones, ayudando a los participantes a evaluar el problema de manera integral. En sentido figurado, el director ve un elefante. Los subordinados, como el ciego de la conocida parábola, palpan individualmente la pata, el tronco o el costado del animal.

La participación del gerente inspira a los empleados a buscar soluciones extraordinarias. Por ejemplo, organizo una reunión minorista semanal. Lo organicé para discutir los resultados del trabajo de los departamentos durante la última semana y esbozar un plan para el futuro. Además, solucionamos problemas en la interacción de departamentos que no podían resolver en el modo actual. Dado que tengo una comprensión más amplia de la situación en el banco, me resulta más fácil guiar a los subordinados a la decisión correcta para la empresa.

12. Breve folleto. Detrás de un hermoso folleto se esconde una falta de hechos. Los folletos deben ser breves, sin palabras innecesarias y sin repetir el texto del informe oral. Un buen folleto es comprensible incluso sin un orador. Es como un resumen, cuyo propósito es refrescar la información en la memoria. Un ejemplo de un folleto de este tipo en un banco es un informe regular y un comentario al respecto. El documento incluye cifras de la semana, así como un resumen de los principales cambios y sus motivos. La ayuda se publica en el portal corporativo en un momento determinado en forma de noticias, el informe está disponible en el enlace. En este formato, es conveniente que en un taller se discutan conclusiones, temas y acciones propuestas. Un folleto regular estructurado de esta manera reduce el tiempo para comprender la información.

• Eficiencia en las reuniones: 5 formas de reducirla a cero

presidente ejecutivo hablando

Alexander Raginya, Director Ejecutivo del Grupo KSK, Moscú

Antes del inicio del taller, declaro su propósito y expongo mis requisitos para cada participante. Al hacerlo, me adhiero a tres reglas.

13. No diga lo que piensa mientras los empleados están hablando. Los gerentes cometen el error de apresurarse a apoyar a un empleado tras otro. El director debe escuchar todos los puntos de vista sin apoyar a ninguna de las partes, e invitar a los empleados que critican la opinión de los compañeros a presentar una solución alternativa.

14. Utilizar psicotipos de empleados. En una reunión de grupo de trabajo, todos juegan un papel: creador, administrador, escéptico, inspirador. Determine qué empleado es qué tipo. Aproveche este conocimiento al organizar el orden de los discursos. Por ejemplo, dé la palabra al autor intelectual al comienzo de la reunión del grupo de trabajo. Entonces déle la palabra al creador - él ofrecerá soluciones creativas. Además, al administrador, que introducirá el racionalismo. Al final de la discusión, consulta con el escéptico: su ojo crítico te ayudará a ver los riesgos en las propuestas que haga.

15. Habiendo propuesto una solución, deje que los empleados la discutan. Cuando los empleados hayan compartido ideas, resuma cómo ve la solución al problema. Luego dé a los participantes de la reunión 10 minutos para comentar y discutir su propuesta. Tenga en cuenta que esta es la última oportunidad para críticas y opiniones. Cuando todos hayan hablado, tome una decisión.

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IV Topchieva, Ph.D., Asoc. RSUH

• Las reuniones como tipo de actividad de gestión, su historia y clasificación
• Documentación de preparación diferentes tipos reuniones: operativa, final, cuerpo colegiado
• Documentos resultantes de la preparación de reuniones

El proceso de gestión en todos los niveles es cada vez más complejo y complejo. Sus tareas no pueden resolverse sin la participación de muchos especialistas. Son reuniones que nos permiten considerar tareas que requieren el intercambio de puntos de vista e información sobre temas emergentes con la participación de gerentes y ejecutantes.
Una reunión es un tipo de actividad de gestión cuando un cierto número de participantes se reúnen en un momento predeterminado en un lugar predeterminado para discutir y decidir sobre temas previamente planteados.

Cabe señalar que el término "reunión" se ha utilizado durante más de un siglo. Entonces, según el Diccionario explicativo de la gran lengua rusa viva de Vladimir Dahl, “consulte con alguien sobre algo: consulte, discuta y decida, acuerde, acuerde, escuche la opinión de otro, acuerde juntos, negocie.

En asuntos importantes, los gobernantes consultan con personas de confianza, así como con los elegidos. Reunión - acción sobre el verbo consultar.- reunión, reunión, congreso, reunión condicional para consejos o negociaciones sobre algo. Consejero-bonito.- participante en la reunión, en el consejo.

Un asiento deliberativo, una presencia donde cada miembro tiene un voto deliberativo y los asuntos se deciden por mayoría de votos. Se sabe que a principios del siglo XX. en Imperio ruso Se prestó mucha atención a las reuniones, como un tipo de actividad de gestión, y se depositaron en ellas grandes esperanzas.

Entonces, durante 1905, en relación con el empeoramiento de la situación política interna en el estado, el gobierno creó varios proyectos de Reglamento sobre las elecciones a la Duma del Estado. Emperador Nicolás II 18 de febrero de 1905 emitió un rescripto dirigido al Ministro del Interior A.G. Bulygin, en el que se le instruyó crear una Reunión Especial para desarrollar las bases del sistema electoral "Duma". Una reunión especial completó sus trabajos en mayo del mismo año y formó, de acuerdo con la tarea, las bases conceptuales de las reglas y procedimientos electorales. El principal resultado de los trabajos de la reunión fue la conclusión de que es necesario crear un órgano representativo electo en el que se sentarán los diputados elegidos por la población.

El proyecto de ley propuesto por la Reunión Extraordinaria fue discutido en el Consejo de Ministros, luego de lo cual fue presentado al Consejo de Estado. Sin embargo, la discusión final del sistema electoral se sometió a una reunión de la Conferencia Especial presidida por el emperador Nicolás II. La reunión se celebró del 19 al 26 de julio de 1905. en Peterhof, por tanto, se denominó Conferencia de Peterhof, en la que se aprobaron actos jurídicos que determinaron el estatuto jurídico de la Duma del Estado, sus poderes y el sistema electoral.

Más tarde, en el otoño del mismo año, se estableció una Junta especial encabezada por D. M. Selsky, cuya creación el 28 de octubre de 1905. aprobado por el emperador Nicolás II.
La tarea principal de la Conferencia fue desarrollar una reforma del Consejo de Estado. El resultado del trabajo de la Junta Rural fue el “Proyecto de cambios y terminaciones en el Establecimiento del Consejo de Estado”.

Con la participación del emperador Nicolás II del 14 al 16 de febrero de 1906. En Tsarskoye Selo, se reunió una reunión especial para desarrollar la versión final del proyecto desarrollado, pero la reunión de Tsarskoye Selo no realizó cambios significativos en el proyecto presentado. En la reunión, se decidió que el Presidente del Consejo de Estado tendría derecho a decidir de forma independiente sobre la admisión del público a las reuniones del Consejo.

La reforma del Consejo de Estado se debió, en gran medida, a la creación de un nuevo organismo - Duma estatal por lo que las preguntas principales fueron:

• Derechos del Consejo de Estado y de la Duma del Estado
• Cambios en la composición del Consejo
• Orden de las actuaciones en el Consejo de Estado.

Así, las Juntas especiales de 1905-1906. resolvió los problemas más importantes de la administración pública. Fueron convocados por iniciativa del gobierno con la participación del Emperador de Rusia y expresaron, ante todo, los intereses de las clases dominantes.

Sin embargo, tal forma de resolver los problemas más complejos como las reuniones a principios del siglo XX fue utilizada por sus oponentes en la lucha de clases, es decir. bolcheviques.
Así que del 30 de julio al 1 de agosto (12-14 de agosto) de 1904. Cerca de Ginebra se celebró una reunión de 22 bolcheviques. Fue esta reunión la que marcó el comienzo de la unificación de los comités y organizaciones del partido que se encontraban en la plataforma leninista.

Del 8 al 17 de junio (21-30) de 1909, se celebró en París una reunión de la junta editorial ampliada de Proletary, cuyos participantes fueron 9 miembros del Centro Bolchevique, 3 representantes de organizaciones rusas y del partido, N. K. Krupskaya , miembro de la tercera Duma estatal N.G. . Poletaev y otros.

En el mismo lugar, en París, del 14 al 17 (27-30) de diciembre de 1911. Se llevó a cabo una reunión de grupos bolcheviques extranjeros con el objetivo de reunir las fuerzas de los bolcheviques en el extranjero, así como brindar apoyo a la Comisión Organizadora Rusa (ROC), que convocó la VI Conferencia de todos los partidos. (Ibíd., pág. 210).

La lista de reuniones del Partido Bolchevique en París, Ginebra y otras ciudades podría continuar.

Los seguidores y sucesores de los bolcheviques, los comunistas, utilizaron la práctica de celebrar reuniones del partido al más alto nivel.

Así, en Moscú, se celebraron reuniones de representantes de los partidos comunista y obrero en 1957, 1960, 1969. Estas conferencias fueron una forma de lazos organizativos entre los partidos comunistas que se generalizaron después de la disolución de la Internacional Comunista a fines de la década de 1950.

Además de Moscú, las personas de ideas afines de clase se reunían principalmente en Bruselas.

Del 1 al 3 de junio de 1965 Se celebró en Bruselas una reunión de 19 partidos comunistas y obreros de los países capitalistas de Europa
Algo antes, 1-2 de abril de 1959. Bruselas acogió la Reunión de Representantes de los Partidos Comunistas de los Países Miembros de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero (CECA) (p. 216).

Una de las reuniones más significativas del siglo XX. consideró la Conferencia sobre Seguridad y Cooperación en Europa, que se llevó a cabo en varias etapas.

Etapa 2 - 18 de septiembre de 1973-21 de julio de 1975 en Ginebra El trabajo se realizó en rondas de 3 a 6 meses a nivel de delegados y expertos designados por los Estados participantes.

Etapa 3 - 30 de julio-1 de agosto de 1975 en Helsinki a nivel de los principales líderes políticos y estatales de los países participantes de la Conferencia, al frente de las delegaciones nacionales.

El acto final de la Conferencia sobre Seguridad y Cooperación en Europa consistió en acuerdos concertados sobre todos los puntos del orden del día.
Esta es una breve historia de las reuniones como una forma de toma de decisiones colegiada.

Este formulario ha encontrado una amplia aplicación en la práctica de gestión empresarial de la Rusia postsoviética.

Las reuniones son uno de los tipos de actividades de gestión más caros, porque en ellas participan muchos empleados, especialistas, expertos, consultores, etc.

Es por eso que los problemas más complejos, importantes y que requieren un estudio cuidadoso, discusión, análisis, son sometidos a las reuniones:

• Resolver los problemas de servicio más importantes;
• Tomar decisiones responsables, principalmente en el ámbito organizativo, jurídico y material y financiero de las actividades.

Clasificación de reuniones

Las reuniones difieren entre sí y se dividen en varios grupos. En las actividades de gestión modernas, la siguiente clasificación de reuniones es la más utilizada:

• Dependiendo de los temas tratados:
• Administrativo;
• Financiero;
• Gestión de personal;
• Según el propósito de la reunión:
• Negocio;
• Producción (operativa, despacho);
• Instructivo;
• Informativo;
• Consultante;
• Reuniones de grupos de trabajo, comisiones, comités;
• Final;

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de los anteriores.

Negocio Se convocan reuniones para tomar decisiones. Tienen una agenda, los participantes comparten información, discuten los puntos de la agenda, evalúan el estado de los asuntos, toman decisiones sobre ellos y distribuyen responsabilidades.

Producción Las reuniones (operativas, de despacho) se convocan para obtener información sobre la situación actual, aclarar problemas surgidos, escuchar informes sobre el trabajo realizado, con base en los resultados del seguimiento de la ejecución de documentos, y resolver situaciones de manejo de conflictos.

Informativo Las reuniones se convocan para transmitir información a los niveles inferiores de la organización. Por ejemplo, en una reunión preliminar dedicada a la certificación o la próxima licencia institución educativa, se proporciona información sobre los objetivos, los métodos de preparación del evento, así como las formas de comunicación dentro de la propia organización y los empleados con los miembros de la comisión de licencias.

Instructivo se realizan reuniones para instruir al personal sobre el trabajo a realizar, la distribución de autoridad y responsabilidad. Como regla general, tales reuniones se organizan en el caso en que es necesario llevar a los ejecutores las decisiones de órganos superiores, instancias (Ministerios, Departamentos, la Gerencia de la Explotación, la autoridad Federal, etc.), que ya han tomado una decisión.

En la reunión informativa, los empleados de la organización solo necesitan saber qué se requiere de los empleados, qué se espera de ellos y explicarles su papel en la resolución de la tarea formulada por las máximas autoridades, la tarea.

La decisión de estos órganos, por regla general, no está sujeta a discusión, sino que es una guía para la acción, sin embargo, los fundamentos y las consecuencias de las decisiones deben señalarse a la atención del personal y explicarse.

Consultante Las reuniones se ocupan principalmente de identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Por ejemplo, se realizan con proveedores, empleados de la organización, consumidores de productos o servicios con el fin de “hablar” con las personas y obtener de ellas la información necesaria.

Reuniones de comisiones, comités, grupos de trabajo se convocan para planificar acciones conjuntas en detalle. Los grupos de trabajo reúnen a representantes de servicios y departamentos de varios niveles de gestión de una organización. En este tipo de reuniones hay participantes iguales que expresan sus ideas, propuestas, opiniones, por ejemplo, sobre la preparación y celebración de un gran evento.

Final las reuniones, según su nombre, resumen los logros de la organización en su conjunto, su (s) unidad (es) estructural (es) o empleados individuales.

• Según la frecuencia de las reuniones:
• Reuniones únicas: mesa redonda, conferencia;
• Reuniones sistemáticas - reuniones de órganos colegiados;
• Reuniones finales - al final del período de actividad;
• Reuniones semanales, diarias: reuniones de planificación sobre cuestiones operativas.
• Según la composición de los participantes:
• Internacional;
• todo ruso;
• regionales, regionales;
• intrainstitucional.
• Según la duración de la reunión:
• Múltiples días;
• Un día;
• Pocas horas;
• No más de media hora.

Las reuniones también se pueden programar y no programar.
La reunión es uno de los elementos más importantes cultura organizacional que, se cree, es importante que todo líder domine. El asistente (secretario) del jefe brinda una gran asistencia en la preparación y conducción de las reuniones.
Teniendo en cuenta que el proceso de preparación de reuniones de varios tipos tiene sus propias características, consideraremos 3 tipos principales de reuniones:

• Operacional
• Informes (Finales)
• cuerpo colegiado.

Independientemente del tipo (tipo) de la reunión, en el proceso de su preparación se forman documentos, a los que prestaremos especial atención.
Preparación de varios tipos (tipos) de reuniones.
reuniones operativas

Las reuniones operativas se llaman en la práctica reuniones de planificación, reuniones de vuelo, reuniones de cinco minutos.
Los principales temas tratados en estas reuniones son:

• Discusión y toma de decisiones sobre temas de actualidad, teniendo en cuenta las opiniones de los participantes;
• Intercambio de puntos de vista y establecimiento de objetivos para las actividades actuales, coordinación del trabajo;
• Verificación de asignaciones de reuniones anteriores;
• Información de noticias.

La base para la celebración de reuniones operativas es la decisión o instrucción del jefe.
El lugar suele ser la oficina del gerente.
La duración y frecuencia de dichas reuniones es de 1 a 1,5 horas una vez por semana y/o de 10 a 15 minutos diarios.
Entonces, en las instituciones médicas (especialmente el tipo estacionario) se realizan diariamente 5 minutos en el médico jefe.
En las industrias asociadas con el lanzamiento de productos responsables, también pasan 5 minutos con el ingeniero jefe o el tecnólogo jefe.
En los institutos de investigación de la Academia Rusa de Ciencias y las academias "pequeñas", por ejemplo, la Academia Rusa de Educación, tales reuniones se llevan a cabo una vez por semana en la oficina del director o adjunto. director científico.
No se requiere notificación adicional a los empleados de este tipo de reunión, ya que las normas son estándar.
Reglamento- reglas que rigen el orden de cualquier actividad (Reglas de Procedimiento).
En este caso, el reglamento establece:
- día de la semana
- tiempo,
- duración de la reunión
- círculo de participantes.
Los participantes de este tipo de reuniones son los jefes de las divisiones estructurales o sus adjuntos, por lo tanto, todas las divisiones estructurales tienen sus representantes en la reunión.
Es muy importante no posponer o cancelar este tipo de reuniones, ya que esto aumenta la importancia de estos eventos. Los empleados deben saber que la reunión seguramente se llevará a cabo en el día y la hora señalados.
La preparación directa para la reunión incluye los siguientes pasos, que están documentados:

• Desarrollo del plan;
• Tomar notas en el cuaderno de reuniones;
• Recopilación y análisis de formularios de control de pedidos;
• Comprobación de la disponibilidad de las instalaciones.

desarrollo de planes consiste en que el secretario, junto con el titular, elabora un plan en el que se fijan los principales temas a tratar.

Cuaderno de reuniones, según su nombre, existe para anotar temas que necesitan ser tratados en la reunión a lo largo de la semana. Así, se simplifica la preparación de la reunión.

Recopilación y análisis de formularios de control de pedidos radica en el hecho de que media hora o una hora antes de la reunión, el jefe, junto con el secretario, mira a través registros de anteriores reuniones, sus registros por semana, ajusta el plan de la reunión.

Los participantes de la reunión se preparan para la reunión completando formas necesarias y informes. Uno o dos días antes de la reunión, el secretario verifica si se han completado todas las instrucciones, transfiere los resultados de la verificación al jefe o a sí mismo. analiza el trabajo por escrito.

Reporte de reuniones (finales).

Las principales tareas a resolver en dichas reuniones:

• Finalización del proyecto (incluyendo resultados financieros actividades), resumiendo el trabajo de la organización durante un período determinado (trimestre, año);
• Escuchar los informes de los gerentes sobre el trabajo realizado;
• Fijación de metas para el nuevo período y aprobación de los planes de trabajo.

Para la celebración de este tipo de reuniones, la base obligatoria es un documento administrativo - ordenar jefe de actividades básicas en la organización de una reunión y la formación de un aparato temporal (grupo de trabajo) de varios empleados bajo el liderazgo de una persona responsable de entre los asistentes del jefe.

El lugar para las reuniones anuales es una sala de conferencias o sala de reuniones.

La duración y frecuencia de las reuniones de informes es de 1,5 a 2,5 horas al comienzo de cada período de informe (una vez al mes o trimestre). A menudo se llevan a cabo dos reuniones: una es para informar, la otra es según los planes.

La notificación a los participantes sobre la fecha, hora, duración y agenda de la reunión la realiza el secretario una semana antes de la reunión.
La notificación se puede realizar de dos formas:

• carta con paquete invitaciones (avisos);
• Oralmente por teléfono.

Si todos los participantes en la reunión son empleados de la misma organización, basta con informarles por teléfono a la secretaria.
Una forma común de invitar a una reunión es mensajes telefónicos. Se utilizan, por regla general, para invitar a empleados de organizaciones subordinadas. El texto del mensaje telefónico se redacta en una copia y se acuerda con el jefe.
Si se invita a empleados de otras organizaciones a asistir a la reunión, se redacta una carta de invitación.
Esta carta dice:

• Quién dirige la reunión;
• Temas para la discusión;
• Hora (fecha y hora);
• Ubicación.

Todo esto es obligatorio. Además, puede especificar:

• Provisión de un hotel, su costo;
• La necesidad de confirmar la participación.

Si no se supone que envíe reinvitación después de la confirmación de la participación, la primera carta de invitación da la dirección completa del lugar de la reunión con Descripción detallada cómo conducir y pasar. A menudo se realiza un esquema gráfico, lo que simplifica enormemente la búsqueda.
Si se espera enviar una nueva invitación a las personas que han confirmado su participación, la información anterior sobre la dirección completa se indicará en la nueva invitación.
La recogida y envío de documentos para estudio de los participantes de la reunión la realiza el secretario. En este caso, los documentos para estudio deben llegar a los participantes a más tardar 1 día antes de la reunión.
La preparación directa para la reunión incluye los siguientes pasos:

• Redacción plan y agenda;
• Recopilación materiales de divisiones estructurales;
• Funciones técnicas y de servicio.

Reunión del cuerpo colegiado.

Las principales cuestiones que se plantean en este tipo de reuniones:

• Discusión de temas relacionados con la planificación de actividades;
• Conocimiento de los resultados de las actividades de la organización;
• Cuestiones relacionadas con el contenido de la Carta u otros documentos.

La base para la celebración de una reunión del cuerpo colegiado es regulaciones Carta.
Se formaliza la decisión del titular de celebrar una reunión del cuerpo colegiado por orden con referencia al documento organizativo (Carta, Reglamento).
El lugar de celebración del evento es la sala de reuniones de la organización.
La duración y frecuencia de las reuniones de este tipo es de 1-2 veces al año o de acuerdo con Documentos constituyentes. La duración es de varias horas.
generación agenda realizado por el líder.
El círculo de participantes está determinado por una lista precompilada de la última reunión.
Asi que, primer documento, que se compila - agenda de la reunión.
Lista de participantes- esto es segundo documento Estar preparado. Invitar a cualquier tipo de reunión deben ser solo aquellos de los que no se puede prescindir:

• Empleados que se ven directamente afectados por los problemas en consideración;
• Tomadores de decisiones;
• Empleados con conocimientos especializados o experiencia en la solución de problemas similares.

Para una organización clara del trabajo, es necesario elaborar listas en una forma particular, conteniendo toda la información necesaria posteriormente para controlar el progreso no sólo de la preparación, sino también de la celebración de la reunión:

• Nombre completo;
• Qué organización representa y posición en ella;
• Fecha y forma de envío de la invitación;
• Confirmación de recepción de la invitación (fecha);
• Consentimiento para participar en la obra (Sí/No);
• ¿Tiene la intención de hablar (tema del habla);
• ¿Necesita un hotel;
• ¿Necesita boletos para el viaje de regreso (avión, tren, fecha, número de vuelo);
• Llegó a la reunión.

Si necesario la lista se puede complementar con otras preguntas. Dicha lista, reproducida en el número requerido de copias, puede utilizarse en los siguientes casos:

• En el momento de la inscripción;
• Puede colocarse sobre la mesa del presidium de la reunión, lo que permitirá a los ponentes navegar por la organización directa de los trabajos del órgano deliberante;
• Utilizado para el trabajo de las estructuras económicas al servicio de los participantes de la reunión.

La notificación de los participantes la realiza el secretario: se envía una agenda con 1-2 meses de anticipación, indicando el lugar y la hora de la reunión. A indicación del titular, el secretario podrá también hacer un anuncio en los medios de comunicación.
Para la pronta distribución de invitaciones, los métodos modernos de transmisión de información se utilizan con mayor frecuencia: fax, correo electrónico.
La recogida de materiales en la preparación de la reunión la lleva a cabo el secretario: recoge informes o resúmenes de informes todos los altavoces.
cabeza compone proyecto de decisión sobre el tema en discusión o borrador de documentos finales.
La presencia de proyectos le permite profundizar en los documentos, modificarlos y discutirlos con prontitud.
Además, el secretario debe exigir proyectos de decisión a aquellos empleados que preparan el asunto y organizan su ejecución.
Todos los documentos propuestos para la reunión deben recogerse con al menos 48 horas de anticipación y copiarse y distribuirse 24 horas antes de la reunión.
Recientemente, los informes grandes (mensajes) prácticamente no se leen. Los participantes de la reunión tienen su texto (o tesis) y, por lo tanto, el orador, en un marco de tiempo limitado, enfatiza solo las disposiciones más básicas de su discurso.

Así, el proceso de preparación de diversos tipos de reuniones, independientemente de su grado de importancia, escala, frecuencia y duración, requiere la documentación obligatoria de las principales etapas de preparación.

En la preparación de reuniones operativas se generan los siguientes documentos:

• plan;
• notas en el cuaderno de reuniones;
• Formas de control de pedidos.

En la preparación de reuniones de recapitulación:

• ordenar el jefe de la actividad principal sobre la celebración de una reunión y la creación de un grupo de trabajo;
• carta- invitación (aviso);
• mensaje de teléfono;
• repetido carta– invitación (si es necesario);
• plan y agenda;
• materiales de divisiones estructurales en forma informes y borradores de planes.

En la preparación de reuniones de cuerpos colegiados:

• regulaciones celebración de dichas reuniones de acuerdo con Carta;
• ordenar el jefe de la actividad principal con un enlace al documento organizativo ( Carta, Posición);
• agenda;
• lista de participantes en cierta forma prescrita;
• informes o resúmenes todos los oradores;
• proyectos de decisión sobre los temas en discusión o borrador de documentos finales.

Celebración (servicio) de reuniones

Una condición obligatoria para la reunión es el registro de sus participantes.
Si se invita a invitados a la reunión, la señalización del lugar debe colocarse en el vestíbulo. En algunos casos, se organiza una reunión de invitados, especialmente los honrados, en la entrada.
El registro de participantes por lo general comienza 30 minutos y finaliza 5 minutos antes del inicio del evento.
Formulario de inscripción podría ser como a continuación:

El formulario de registro se desarrolla teniendo en cuenta la naturaleza de la reunión. En caso de que se requiera quórum, se deberán proporcionar las siguientes columnas en el formulario de registro: “firma personal” y “descifrado de firma”.
El formulario de registro se completa parcialmente por adelantado para marcar la llegada durante el proceso de registro.
La reunión debe comenzar justo a tiempo. Es recomendable acordar de inmediato con los participantes las reglas del trabajo conjunto, es decir, determinar las reglas.
Reglamento- el orden de la reunión, al que se adhieren estrictamente sus participantes después de haberlo aceptado como base organizativa de la reunión.
Los elementos más importantes del reglamento:

• indicadores de tiempo de la reunión y sus elementos individuales;
• principales procedimientos de la reunión;
• reunión de funcionarios.

Para establecer una regulación, es necesario decidir sobre:

• la secuencia de discusión de los temas sometidos a la reunión;
• duración del discurso principal;
• duración de los discursos durante los debates;
• duración de la reunión;
• duración de los descansos;
• el procedimiento para tomar decisiones al votar;
• hora de finalización de la reunión.

Los oficiales de la reunión son designados por adelantado o determinados directamente en la reunión en el curso de la votación o por decisión del organizador de la reunión.
El resultado más importante de la reunión es su resultado documentado:

• protocolo;
• transcripción;
• resolución;
• solución.

Documentación de la reunión– registro del proceso de discusión de los temas puestos en agenda.
Registrar el progreso de la reunión es:

• taquigrafía;
• fonograma;
• grabación de vídeo;
• Inicio sesión.

El documento más común utilizado para documentar una reunión es el acta.
Protocolo- un documento organizativo y administrativo que contiene un registro consistente de la discusión de temas y la toma de decisiones en reuniones, reuniones, conferencias, reuniones de órganos colegiados o consultivos.
Los protocolos documentan las actividades de los órganos colegiados permanentes, tales como los colegios de los órganos federales, ministerios, comités, gobiernos municipales, así como los consejos científico, técnico y metodológico.
Las reuniones de accionistas, las reuniones de los consejos de administración están sujetas a registro obligatorio.
Al registrar los bancos comerciales, las cámaras de comercio e industria y otros protocolos se presentan a las autoridades estatales para su registro.
Se redactan y redactan protocolos para documentar las actividades de los órganos colegiados:

• reuniones;
• conferencias;
• Ensambles.

Los protocolos pueden elaborarse sobre la base de:

• transcripciones reuniones;
• grabaciones de sonido reuniones;
• borrador de notas manuscritas quién dirige durante la reunión;
• materiales preparados para la reunión (textos de informes, agenda, lista de participantes, discursos, referencias, proyectos de decisiones, etc.).

Transcripción - grabación textual de informes, discursos y otros discursos en reuniones, conferencias y reuniones de órganos colegiados, realizada utilizando el método taquigráfico. Después de la reunión, la transcripción se transcribe, se coteja con la grabación de sonido y se redacta. Las transcripciones o grabaciones de sonido de una reunión se realizan en partes durante la reunión misma o inmediatamente después de la reunión. El tiempo asignado para la preparación de la transcripción y el acta de la reunión no debe exceder de 3 a 5 días a partir del día en que se llevó a cabo la reunión.
Si se realizó una grabación de sonido (en una grabadora o en un dictáfono), la grabación se descifra, se elabora y ejecuta un protocolo. El casete de audio se almacena, por regla general, durante 2 semanas en la subdivisión que proporciona la grabación de audio de la reunión y luego se desmagnetiza. Esta vez es necesario aclarar el texto del protocolo. Por decisión del titular del órgano colegiado, la grabación sonora de la reunión podrá ser expedida para archivo a largo plazo.
La importancia del protocolo para las actividades de manejo radica en que contiene:

• decisiones tomadas;
• artistas intérpretes o ejecutantes;
• plazos para la ejecución de órdenes y tareas.

El protocolo se redacta en forma de formulario general. Su forma incluye:

• nombre de la institución - autor;
• indicación del tipo de documento - protocolo;
• fecha de la reunión;
• habitación;
• el lugar de la reunión;
• sello de aprobación (en caso de que el protocolo esté sujeto a aprobación);
• título;
• texto;
• firmas

La fecha del acta es la fecha de la reunión, y no su celebración o firma. Las actas suelen redactarse unos días después de la reunión. Si duró varios días, la fecha del protocolo incluye las fechas de inicio y finalización, por ejemplo: 11-14.05.2012 o 11-14 de mayo de 2012. El número (índice de registro) del protocolo es el número de serie de la reunión. Los protocolos se numeran dentro del año natural o del mandato del órgano colegiado.
El título del texto, por regla general, refleja el tipo de reunión o actividad colegiada y es consistente con el nombre del tipo de documento en caso genitivo: Acta (¿de qué?) de la reunión del Consejo Académico; reuniones del colectivo laboral; reuniones de jefes de divisiones estructurales. El encabezado está impreso con una letra mayúscula y separado por intervalos de 2-3 líneas del requisito "lugar de compilación del documento". El encabezado siempre se coloca a la izquierda sobre el texto del documento (como en todos los demás documentos).
Se debe prestar especial atención al texto del protocolo, que se divide en dos partes: introductoria y principal.
En la parte de agua se indican:

• apellido e iniciales del presidente;
• apellido e iniciales del secretario;
• apellido e iniciales de los presentes;
• agenda.

La palabra "presidente" comienza el acta, se imprime a dos espacios después del encabezado, directamente de los campos con una letra mayúscula; después del guión indicar el nombre del presidente, iniciales. También se redacta la palabra "secretario". (Por ejemplo - Presidente - Gusarov N.N. Secretaria - Kasatkina L.S.). Durante las reuniones operativas, se omite esta parte del protocolo. Los asistentes se enumeran a continuación. El orden de inscripción es el siguiente. En el acta de la reunión del cuerpo colegiado permanente, los miembros permanentes presentes se indican en orden alfabético sin cargos. Después de ellos, se registran los nombres de los invitados con una indicación de su cargo.
En reuniones ampliadas y reuniones en las que está presente un gran número de invitados, su composición se indica cuantitativamente y la lista familiar se adjunta al protocolo, sobre la cual se hace una entrada correspondiente en el propio protocolo. (Por ejemplo: Asistencia: 55 personas (lista adjunta)).
En las reuniones, conferencias y convenciones, donde una decisión requiere cierto quórum, la sección "Asistencia" indica cuántas personas deben estar presentes y cuántas asistieron a la reunión.
Le sigue el orden del día, en el que se enumeran los asuntos sometidos a la consideración del órgano colegiado. Cada pregunta está numerada y comienza con la preposición "O" ("Acerca de"). En algunos casos, por ejemplo, al levantar actas de reuniones de colegios de ministerios, comités, la agenda puede adjuntarse a las actas. Entonces no se incluye en el texto del protocolo, sino que solo se hace una entrada de referencia: “Se adjunta el orden del día de la reunión”.
La segunda parte, la principal, que fija el curso de la reunión, es el texto principal del documento, que se construye en secciones correspondientes a los puntos de la agenda. Para cada elemento puede haber tales partes: ESCUCHADO / HABLADO / DECIDIDO (DECIDIDO). Estas palabras están escritas en letras mayúsculas, cada una en una nueva línea, seguidas de dos puntos, por lo que dividen visualmente el texto.
La palabra ESCUCHADO comienza la sección de cada punto de la agenda. Está escrito en una línea después de los números que indican el número de serie de la pregunta.
El apellido y las iniciales del orador y los oradores en el debate se indican en una nueva línea del párrafo. El contenido de los discursos se expresa en tercera persona del singular. Si hay textos (o resúmenes) de informes y discursos, no se registran en el protocolo, y se indica un guión después del nombre del orador o disertante: "Se adjunta el texto del informe (discursos, mensajes)". Después de cada presentación, si las hay, las preguntas y respuestas se registran en el orden en que se reciben.
La parte final de la sección para cada punto de la agenda es un registro de la decisión tomada sobre el tema en discusión. La decisión se toma colectivamente, lo que a menudo implica el voto de los participantes. Sin embargo, en la práctica de gestión, los resultados de la votación no suelen reflejarse en los protocolos. Si surge tal necesidad o se redacta un protocolo en el que los resultados de la votación son obligatorios (por ejemplo, el acta de una reunión de una comisión de certificación (calificación) o una junta general de accionistas), se indican por separado para cada elemento de la decisión Por ejemplo, "Por unanimidad" o "A favor - 44, en contra - 1, abstenciones - 10". Los textos de los protocolos de las comisiones de atestación registran las decisiones tomadas sobre la candidatura de cada empleado.
Una decisión que contiene varias preguntas se divide en párrafos y subpárrafos, que están numerados en números arábigos.
La parte resolutiva de las decisiones, al igual que los documentos administrativos, debe ser específica y contener componentes: a quién, qué hacer y en qué fecha. Uno o más funcionarios o una subdivisión estructural pueden ser designados como albacea. La fecha de vencimiento se puede especificar como una fecha de calendario o como un período para la finalización del trabajo.
Las firmas del presidente y del secretario de la reunión completan el protocolo. Se firma una copia del protocolo. A la izquierda está la firma del presidente, a la derecha, el secretario.
Protocolo Breve- fija los temas discutidos en la reunión, los nombres de los oradores y las decisiones tomadas. Se permite omitir los nombres del presidente, secretario, los presentes. Dicho protocolo se mantendrá únicamente en los casos en que la reunión se registre taquigráficamente y se presenten informes y textos de discursos al secretario, o en los casos en que la reunión tenga carácter operativo.
Protocolo completo- fija los temas discutidos, las decisiones tomadas y los nombres de los oradores. Contiene registros bastante detallados que transmiten el contenido de los informes y discursos de los participantes en la reunión, todas las opiniones expresadas, preguntas y comentarios, comentarios, posiciones.
El acta es redactada por el secretario de la asamblea, reimprimiendo el texto, editándolo y acordando con el presidente de la asamblea o el responsable de la unidad estructural. El protocolo adquiere fuerza legal solo si hay dos firmas: el presidente y el secretario. Las firmas se colocan, separadas del texto por intervalos de 2-3 líneas, desde el borde del margen izquierdo.
Decisiones de los órganos colegiados traído a los albaceas en forma de documentos independientes - decretos y decisiones. En otros casos, se hace un extracto del protocolo.
Extracto del protocolo- una copia exacta de una parte del texto del protocolo original relativo al punto del orden del día sobre el que se prepara el extracto. Se reproduce:

• todos los detalles del formulario;
• parte introductoria del texto;
• el punto del orden del día sobre el que se está preparando el extracto;
• texto que refleje la discusión del tema;
• decisión.

Un extracto del protocolo está firmado solo por el secretario, también redacta un certificado. Consta de la palabra "Verdadero", indicación del cargo de la persona que certifica la copia (extracto), firma personal, apellido, iniciales y fecha. Si se entrega un extracto para enviarlo a otra organización, se certifica con un sello.
El resultado de la actividad colegiada pueden ser documentos administrativos: resoluciones y decisiones.
Decreto- 1) un acto legal adoptado por los órganos superiores y algunos centrales de dirección colegiada para resolver las tareas más importantes y fundamentales que enfrentan estos órganos y establecer normas y reglas de conducta estables. La resolución, por regla general, tiene un período de validez prolongado y se aplica a una amplia gama de organizaciones, funcionarios, independientemente de su subordinación. ; 2) un acto del órgano de gobierno de una organización pública
Las resoluciones son emitidas por los máximos órganos del poder estatal, comités, comisiones formadas dependientes de las autoridades.
Hay 2 tipos de pedidos:
- resoluciones que resuelven cuestiones de organización de las actividades de la comisión, comités (temas relacionados con la creación de un órgano, la distribución de responsabilidades entre los miembros, aprobación del plan);
- resoluciones dirigidas a la ejecución por otros órganos, empresas, funcionarios.

Las comisiones que tienen facultades de autoridad (administrativa, de control, de menores) adoptan decisiones con carácter vinculante.

Las comisiones que no tienen facultades de poder adoptan resoluciones que tienen carácter consultivo (“Proponer”, “Recomendar”).

Las resoluciones revelan cuestiones económicas, políticas y organizativas. Resoluciones aprueban diferentes documentos normativos.

El texto de la resolución consta de un pliego y de una parte administrativa, firmados por el presidente del órgano colegiado y el secretario. El proyecto está avalado por un asesor legal. La resolución está impresa en papel con membrete A4.
Forma- una resolución de muestra consta de detalles:

• escudo de armas;
• nombre del tipo de documento - RESOLUCIÓN;
• fecha, número;
• lugar de publicacion;
• título del texto;
• texto;
• firma;
• visas - aprobaciones.

Solución- un documento administrativo del órgano colegiado de gobierno. Publicado por ministerios, agencias departamentales, federales, consejos científicos.
Soluciones- 1) Actos conjuntos emitidos por varios órganos heterogéneos (colegiados y actuando sobre la base de la unidad de mando, órganos estatales y organismos públicos, etc.);

2) resoluciones de asambleas, asambleas, etc.

El texto de la decisión consta de partes indagatorias y administrativas.

La parte determinativa indica las razones para emitir la decisión, los objetivos que se logran cuando se implementa. Si la decisión se dicta sobre la base de un documento administrativo, el número, la fecha y el título de este documento administrativo se indican en la parte determinativa.

En la parte administrativa indicar el nombre del órgano decisorio, luego la palabra DECIDIDO en mayúsculas en un renglón separado.

La parte administrativa se puede dividir en párrafos donde se indica el ejecutante (organización, unidad estructural, funcionario) - acción - fecha límite.

La decisión adquiere fuerza legal después de su firma por el presidente y el secretario del cuerpo colegiado, asignándole un número (es decir, registro) y poniéndole la fecha. La fecha de la decisión es la de la reunión del órgano colegiado en que fue adoptada.

La decisión se redacta en formularios A4.

Forma- la solución de muestra consta de detalles:

• nombre de la organización - el autor del documento;
• nombre del tipo de documento - DECISIÓN;
• fecha, número;
• lugar de publicacion;
• título del texto;
• texto;
• firma (del presidente, secretario);
• visas de aprobación (redactor, jefe de la subdivisión que presenta el proyecto de decisión, ejecutores, asesor legal, funcionarios responsables de la ejecución de la decisión); Breve diccionario de tipos y variedades de documentos. M., 1974, págs. 31-32.

  Breve diccionario de tipos y variedades de documentos. M., 1974, p.37.

experto en negocios de sistemas

"La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes y al tiempo empleado".

Ley de Old y Kahn

a quien: propietarios, altos directivos, mandos intermedios

Escenarios para usar el artículo: para quién es útil y por qué

Propietarios- introducir una norma única para la celebración de reuniones en la empresa utilizando la normativa propuesta; obtener transparencia en las actividades de los gerentes que se reúnen regularmente; organizar la conducta eficiente y eficaz del consejo de administración.

Altos directivos y mandos intermedios- Resuelva de manera efectiva problemas y tareas complejos con la ayuda de reuniones, use estándar único para el entendimiento mutuo entre todos los participantes.

Especialistas-Ayude a su gerente a realizar reuniones de manera más eficaz y eficiente.

Esta terrible palabra "Reunión"

Inofensivo, a primera vista, el tema de las reuniones deja indiferente a pocas personas. ¡Vale la pena tocarlo y se proporciona una reacción violenta! Como muestra mi práctica, la situación con las reuniones en las empresas tiende a uno de los extremos:

• El gerente cree que las reuniones son una pérdida de tiempo, porque se puede hacer mucho trabajo en el tiempo ahorrado. Por lo tanto, no se realizan reuniones en la empresa, aun cuando sea absolutamente necesario. Como resultado, los artistas se enfrentan a información distorsionada y muchos problemas de naturaleza estratégica, en la unión de departamentos o que no caen en el área de responsabilidad de alguien, simplemente no se resuelven.
• La situación inversa es cuando el gerente convoca reuniones sobre cada pequeño problema, la composición de los participantes es siempre máxima y redundante, cada reunión se convierte en una discusión de todo y dura 3-4 horas. En este caso, los empleados concienzudos que simplemente no tienen tiempo para completar tareas profesionales "hacen sonar la alarma": tienen diez reuniones todos los días. El gerente está contento: parece que todo está bajo control.

El resultado es paradójico. A menudo, las reuniones como herramienta de gestión no se utilizan en absoluto o se utilizan con cero resultados tanto por parte de los gerentes como de los subordinados conscientes.

Algunas personas piensan que una reunión es cuando hay muchos participantes, el tema es al menos de alcance global y dura varias horas.

En el marco del artículo, considero la reunión en un sentido más amplio. El llamado operativo o volante, en el que pueden participar 2 personas y con una duración de 15 minutos, también es una opción de encuentro. La discusión regular de los estados de los proyectos internos lanzados también es una reunión.

La reunión puede ser ad hoc (objetivo: discusión de un problema, oportunidad, idea, estrategia) o planificada previamente con una composición específica de participantes. Junta Directiva- Esta es una variante de una reunión regular, en gran parte con una agenda típica y composición de participantes.

León Tolstoi nos dio una frase maravillosa: “Todas las familias felices son iguales; cada familia infeliz es infeliz a su manera”. Para las reuniones, se aplica la regla opuesta: “Todas las reuniones ineficientes son iguales”: los participantes se quedan dormidos bajo el monólogo del orador, las preguntas no se resuelven, no se hace nada como resultado.

Traigo a su atención los problemas típicos de las reuniones. Estoy seguro de que los encontrará tanto en las juntas directivas celebradas, como en los operativos de la mañana, y en las conferencias reunidas para resolver un problema concreto.

1. Los participantes de la reunión están ocupados resolviendo pequeños problemas, no queda tiempo para los estratégicos (bajo nivel de organización).
2. Dan vueltas en círculos: discuten los mismos problemas / tareas, pero no se hace nada en función de los resultados de la reunión (la situación "hablamos y nos separamos").
3. Nadie sabe a qué agarrarse, generan nuevas tareas en la reunión cuando las anteriores aún no se han completado (con este enfoque, ni una ni otra se completarán).
4. Los participantes de la reunión intercambian responsabilidades entre sí y no piensan en los beneficios del caso, sino en cómo desviar la atención del jefe de su unidad e "inundar" a los colegas de los departamentos relacionados.
5. La reunión se lleva a cabo en el formato de un "monólogo de gerentes": qué tipo de discusión de ideas y propuestas hay, en este caso el resto de los participantes se vuelven superfluos.
6. Se invita a un número excesivo de participantes a la reunión, por lo que esta última se convierte en una farsa o un reino somnoliento.
7. Falta de transparencia: ¡Dios sabe sobre qué debaten los mandos intermedios y sus subordinados y qué tan productivo es! Parece que todos los problemas anteriores están presentes en estas reuniones :-)

Consecuencia: la bajísima eficacia de las reuniones, que pasan de ser una herramienta de gestión a ser una carga y un desmotivador para los empleados concienzudos.

Algoritmo paso a paso para la preparación y realización de talleres y la junta directiva

¿Cómo hacer de las reuniones y de la junta directiva una herramienta de gestión eficaz para la resolución de problemas y tareas complejas? Propongo utilizar un algoritmo paso a paso, desarrollado teniendo en cuenta tanto mis propios errores en la realización de reuniones como la experiencia de mis clientes, a quienes asesoro en la gestión habitual. Le recomiendo que lo finalice/mejore en base a su experiencia personal y las especificaciones de su negocio y que no lo haga en base al estándar de regulación corporativa.

Por supuesto, no pude transmitir en el algoritmo todos los detalles de tipos específicos de reuniones: operativas, juntas directivas reunidas para resolver problemas específicos, reuniones de grupos de proyecto, comités, etc. Para cada uno de ellos, puede escribir un reglamento y un algoritmo por separado: cuál es su agenda típica, qué materiales deben prepararse, en qué formato debe ser la presentación, cuáles son los requisitos para el contenido y la estructura de los informes.

Profeso el principio “de lo simple a lo complejo”, por lo que en el algoritmo me concentré en los puntos generales más simples que se aplican a todas las reuniones celebradas, incluida la junta directiva. Agregar detalles después de dominarlos será una cuestión de técnica.

1. Determinar quién y qué roles clave desempeñarán en la preparación y realización de la reunión.

Una persona puede desempeñar un solo papel, o varios en una sola persona. Vamos a enumerarlos:

Cliente- la persona más interesada en lograr los objetivos de la reunión. Por ejemplo, el director ejecutivo decide convocar una reunión para buscar formas de reducir los defectos de fabricación. En este caso, será el cliente.

Responsable de la organización y realización de la reunión.- el que organiza la preparación y fijación de la agenda de la reunión, la reunión de todos los participantes en un momento y lugar determinados, familiarizando a los participantes con los materiales antes del evento, estableciendo tareas en función de los resultados.

moderador- organiza el proceso de reunión en términos de gestión de grupos.

Secretario- se dedica a fijar opiniones, hechos y decisiones. Lleva actas de la reunión.

Ponentes, ponentes, juzgadores, etc.- participantes de la reunión que deben ofrecer soluciones sobre un tema específico o dar una opinión experta.

El papel clave, cuya ausencia está garantizada para garantizar la inutilidad del evento: responsable de organizar y conducir la reunión(abreviado como OOPS). Por una trágica coincidencia, se olvidan de ella y, francamente, la "echan a la basura". El líder ruso promedio no está interesado en organizarse y prepararse: dele acciones activas y "¡levántese al ataque!" Es por eso que es necesario hablar sobre este papel con más detalle.

Primero, la palabra "organización" no siempre implica trabajo con las propias manos. El organizador puede realizarlo él mismo o delegar la tarea a otros empleados (les recuerdo el principio básico: una tarea puede ser delegada, la responsabilidad de su implementación no puede serlo) y controlar la implementación.

Para asegurarse de que la reunión sea inútil, no asigne a nadie responsable de organizarla y llevarla a cabo.

Les recuerdo que una misma persona puede desempeñar varios roles. Si el "Cliente" desempeña simultáneamente el papel de "Responsable de organizar y celebrar la reunión", lo más importante es ser consciente de esto y ... intrigar ... ¡realmente jugarlo! Si no hace esto en la práctica, designe a otra persona explícitamente (el principio "Debe adivinar" es extremadamente malo para la gestión del sistema), o no pregunte "¿Por qué no se reunieron todos a tiempo?" ¡No los coleccionaste!

¿Tiene una persona a cargo de la organización? ¡Felicidades! Esta es una de las razones por las que la mayoría de las reuniones transcurren sin problemas, y cuando comienzas a comprender las razones, resulta que nadie tiene la culpa. Y lo peor es que la próxima vez todo será igual.

2. Formular objetivos, elaborar una agenda (plan) para la reunión

El cliente del taller define los objetivos. En base a ellos elabora la agenda por su cuenta, o la delega a otro empleado e informa su nombre al responsable de organizar y conducir la reunión (OOPS).

Para cada tema de discusión en la reunión, se puede esperar que se logren varios objetivos a la vez. En este caso, deben enumerarse todos.

Opciones típicas para cumplir objetivos:

• Formular metas, problemas, oportunidades, etc. (Ejemplo: necesitamos lograr ingresos de 2 millones de rublos al mes del trabajo de las tiendas).
• Demostrar la existencia de una solución (intercambio de opiniones sobre el problema, especificación de las condiciones del problema; análisis de datos).
• Encuentre opciones para resolver un problema / problema (tormenta de ideas), haga una lista de las opciones más prometedoras (deben participar expertos en la materia).
• Elija una de las opciones más prometedoras para resolver el problema.
• Desarrolle un esquema (modelo, concepto) para resolver el problema (los expertos en la materia deben estar involucrados).
• Discuta el esquema de una variante específica para resolver el problema (una especie de prueba de choque: búsqueda de debilidades y oportunidades).
• Presentar el modelo desarrollado (esquema) de la solución, recopilar comentarios, involucrar a quienes implementarán o utilizarán la solución
• Discutir tareas, estados, problemas menores como parte de la implementación de la solución (generalmente relevante para un grupo que se reúne regularmente: junta directiva, comité de proyecto, etc.).
• Capacitar a los empleados (realizar una clase magistral).

De hecho, las metas son el núcleo de la agenda. A veces no necesitan ser complementados con nada. Después de formular el objetivo, es importante pensar: tal vez pueda resolver el problema / tarea sin una reunión, o solo necesita una persona para esto.

Por ejemplo,la empresa tiene un problema de baja velocidad de procesamiento de las solicitudes de los clientes. El Director General, el Cliente, fija los objetivos "Hacer una lluvia de ideas y esbozar las opciones más prometedoras para resolver el problema" y "Discutir la solución propuesta por Ivanov P". A continuación, el Cliente asigna la tarea de preparar la agenda para la reunión al jefe del departamento del cliente.

El responsable de la organización y conducción controla el cumplimiento de la agenda con la normativa interna. Por ejemplo, comprobar la ejecución de la regla “No incluir cuestiones menores que puedan ser resueltas entre dos participantes en la reunión o a nivel de jefe-subordinado, es decir, sin la participación de todos los participantes”. Este enfoque le permitirá concentrarse en cuestiones estratégicas y minimizar la “quema” de tiempo.

Asegúrese de incluir en la agenda los materiales que los participantes deben estudiar antes del inicio de la reunión.

Ejemplo de agenda:

1. Presentar un nuevo modelo para trabajar con proyectos de clientes. Responder preguntas (responsable: Alexey Smirnov).

Para estudiar los materiales antes de la conferencia por parte de todos los participantes (se adjuntan enlaces a cada documento):

• Descripción del concepto.
• Ejemplo de nuevo formato de plan para 1 mes.
• Ejemplo de plan estratégico a 6 meses.

2. Desarrollar una versión preliminar de un plan estratégico para atraer clientes de Internet durante 6 meses para el cliente "Ivanov and Partners" (responsable: Alexey Smirnov).

3. Probar en la práctica un nuevo esquema para reunir al equipo del proyecto para discutir y elaborar planes mensuales. Recopilar comentarios sobre los resultados (responsable: Petr Ivin).

3. Determinar la composición de los participantes

Con base en las metas y la agenda, es necesario determinar qué tipo de personas se necesitarán para la discusión.

Si no se requiere que un empleado participe activamente en la discusión del tema, pero se planea su participación activa en la implementación, tiene sentido invitarlo a la reunión para:

1. Obtenga comentarios de los implementadores (le permite evitar construir castillos en el aire que no se pueden implementar).
2. Transmitir a los implementadores los objetivos y principios para minimizar las distorsiones en la solución del problema en la práctica.

Formar el número de participantes sólo a partir de los necesarios ya la vez suficientes para alcanzar los objetivos de la reunión es una tarea que requiere cierto arte. Cuantos más empleados escuchen el problema / tarea de primera mano, menos distorsión habrá, pero más aumenta la posibilidad de la presencia de personas adicionales, quemando su tiempo de trabajo y energía.

Basado en mi experiencia personal, presenté un truco de vida: observe a los participantes en reuniones anteriores sobre un tema/asunto similar. Si no hubo un beneficio significativo de una persona en la reunión y su participación no tuvo ningún efecto positivo en su trabajo posterior, este es el primer candidato para ser excluido de la lista de participantes en futuras reuniones. Aquí es importante distinguir entre los que hablan mucho y los que hablan de la materia.

Para cada participante es necesario determinar y transmitir el grado necesario (si se pretende que sea diferente) de su estudio del temario y materiales adjuntos. Un error típico: cuando el líder piensa que "lo adivinan ellos mismos", pero la práctica es cruel: aquellos que no necesitan estudiar la agenda en detalle definitivamente dedicarán 2 horas a esto, mientras que el participante clave resulta durante el encuentro, "sólo miró con un ojo".

El grado de estudio puede ser:

• Detallado: la participación activa de una persona es necesaria cuando se discute/busca una solución a un problema o durante la implementación posterior.
• Medio: estudiar sin sumergirse en pequeños detalles, pero con suficiente detalle para participar activamente en la discusión.
• Superficial (skimming) - para captar la idea general, pensamientos clave, estrategia. De tal persona, se requiere una reacción a la información dicha por los participantes, ya en el proceso de discusión.

Un ejemplo de mi práctica:

En una empresa comercial, se llevó a cabo una reunión para realizar una promoción. El CEO incluyó a contadores, abogados y especialistas en recursos humanos entre los participantes. ¿Para qué? Para escuchar su opinión independiente.

Sin embargo, un mes después resultó que la pancarta y la acción aún no agradaban al CEO. Intentamos averiguar quién es el responsable del resultado y quién hizo ciertos cambios en el concepto. Resultó, por supuesto, de acuerdo con el principio "La victoria tiene mil padres, y la derrota siempre es huérfana", nadie estaba dispuesto a asumir la responsabilidad.

¿Qué es lo correcto en tal caso? El Director General debe crear un grupo de proyecto para la acción y nombrar a su líder (debe tener la última palabra y ser responsable del resultado final). Incluya en el equipo del proyecto solo a los especialistas que deben participar activamente en el desarrollo de la acción, en función de sus competencias profesionales: líder del equipo, comercializador, diseñador, jefe del departamento de publicidad. Si lo desea, el director ejecutivo puede participar en la primera reunión del equipo del proyecto para transmitir sus principios y puntos de vista a los participantes sin distorsiones.

4. Organizar el papeleo para la reunión

Recomiendo usar documentos en línea (Google Docs, Microsoft365, etc.). Tienen una ventaja innegable: todos los participantes ven los cambios en el documento en tiempo real, todos tienen siempre una versión actualizada de los resultados (esto también le permitirá corregir de inmediato los enlaces a las tareas asignadas por los responsables de su implementación). en el plan de acción posterior a la reunión).

Si necesita recopilar las firmas de los participantes en función de los resultados, siempre puede imprimir un documento en línea y familiarizarse con él contra la firma.

Hay dos opciones para almacenar planes y resultados de la reunión en documentos en línea (documentos LOG):

1. Use un documento separado para la reunión. Le permite restringir el acceso solo a los miembros. Contras: acciones redundantes para crear archivos, es difícil analizar la dinámica.
2. Cree un documento para un tema específico, es decir, use un archivo repetidamente, complementándolo con información sobre nuevas reuniones. Esto es muy útil para el análisis de tendencias, una vista rápida de todas las reuniones de un mes, etc. Se supone que los participantes clave y permanentes tienen acceso a todo el documento.

Para grupos permanentes (dichos grupos se pueden formar en áreas clave del negocio a partir de los altos directivos), recomiendo crear un documento LOG común de conferencias. Por ejemplo, El grupo de RR.HH. incluye: jefe de RR.HH., directores ejecutivos y generales. De acuerdo, es mucho más fácil analizar los resultados de las últimas diez conferencias en un documento LOG que abrir y hacer clic en 10 archivos diferentes.

Si la composición de los participantes cambia constantemente (por ejemplo, se conectan nuevos), puede administrar los derechos de acceso al documento LOG a nivel de grupo. Esto es especialmente valioso cuando las reuniones brindan acceso a otros documentos. Es decir, en el servicio de documentos en línea, debe crear un grupo y agregarle miembros.

Otorgue acceso al documento LOG y los archivos que lo acompañan a un grupo, no a los usuarios. Ahora solo necesita agregar y eliminar usuarios del grupo. Automáticamente adquirirán o perderán el acceso.

¿Qué pasa si hay personas adicionales en la reunión de circunscripción a las que no les gustaría tener acceso a los resultados de las reuniones anteriores y posteriores? Copie la agenda y los resultados del documento LOG a la tarea para ellos (más sobre esto a continuación) o, en casos extremos, imprímalo en papel.

5. Crea una estructura de tareas para la reunión

Este elemento es adecuado para aquellos que utilizan sistemas de configuración de tareas formalizados (Bitrix24, Megaplan, Trello, etc.). ¿Aún no estás haciendo esto? Mi curso en línea "" te ayudará a tomar la única decisión correcta.

Por lo tanto, cada participante de la reunión debe establecer una tarea separada, en la que indicar un enlace a la agenda (o adjuntar un archivo a la tarea).

Mientras se prepara para la conferencia y estudia la agenda y los materiales adjuntos, el participante registra en el comentario a la tarea el resultado obtenido y el tiempo dedicado a la preparación, así como sus sugerencias/comentarios.

Por ejemplo, en Bitrix24 necesitas hacer esto:

1. Cree una tarea e indique el primer ejecutor responsable de organizar y realizar la conferencia (OOPS), así como los coejecutores, todos los demás participantes. Las tareas para ellos se convertirán automáticamente en subtareas de la tarea OOPS. Esto será conveniente tanto para el organizador (él podrá administrar dicho paquete) como para el Cliente (es fácil ver el panorama general).
2. Requisito del título de la tarea (el título en el documento LOG será idéntico): Conferencia de DD.MM.AA: El tema principal y el propósito de la conferencia. Ejemplo:Conferencia del 20/08/18: discuta las opciones para resolver el problema "Respuesta lenta a las solicitudes de los clientes", elija una persona responsable de la implementación (o, tal vez, un análisis más detallado del problema, elaboración de un plan).

La palabra "Conferencia" en el título permitirá que el gerente superior muestre en el informe de tareas todas las conferencias realizadas en un mes, durante 3 meses, y evalúe su efectividad.

Haga un enlace en el LOG a la tarea general (creada para el primer ejecutante), de modo que al estudiar los LOG, pueda averiguar fácilmente el tiempo dedicado a las tareas por todos los participantes en la reunión: preparación y estudio de materiales, la reunión en sí. , estableciendo tareas en función de los resultados.

6. Haga que los participantes estudien la agenda de la reunión y los materiales adjuntos

El grado de efectividad de la reunión es directamente proporcional al grado de preparación de sus participantes. Para estudiar la agenda y los materiales de la reunión, puede crear tareas separadas o puede usar las creadas para la reunión (es importante mostrar los resultados de cada una de ellas mediante comentarios y registrar el tiempo dedicado por separado).

Todos los que hayan estudiado el plan de la reunión y los materiales adjuntos deben formular sus propuestas, comentarios, preguntas preliminares y otros comentarios. Las propuestas se escriben utilizando la funcionalidad de "comentarios sobre la tarea", o se pueden registrar en una sección especialmente creada en la agenda (documento LOG) que indica quién la presentó y cuándo. Dejo la elección del método a su discreción.

OOPS analiza los comentarios recibidos, si es necesario, los discute con el Cliente. Si las adiciones se reconocen como significativas, se presentan a todos los participantes en la reunión. A veces tiene sentido reprogramar una reunión o cambiar la lista de preguntas y participantes.

¿Por qué estudiar la agenda y los materiales?

• Para que los participantes estén listos para la reunión y usted no pierda la mayor parte del tiempo en la palabra introductoria.
• Para que las personas puedan sumergirse en el contexto de antemano (incluyendo la preparación de los datos e información necesarios, el análisis de su experiencia), en este caso, su productividad y eficiencia en la reunión será mucho mayor.
• Para que los participantes puedan pensar en ideas, soluciones, etc. con antelación. (el cerebro humano tiene la capacidad de pensar en el fondo, no sin razón existe una sabiduría popular "La mañana es más sabia que la tarde").

7. Haz una reunión

El rol clave que determina el éxito o el fracaso de una reunión es el moderador. Puede ser jugado por el Cliente responsable de organizar y ejecutar la reunión, u otro participante seleccionado.

Ni el Cliente, ni el Moderador (en concreto me centro en los roles que pueden desempeñar los altos directivos), ni los ponentes deben llegar tarde al inicio de la reunión. Recuerda que cualquier retraso afecta negativamente la disciplina laboral y quema el tiempo de los participantes (ellos también están sentados esperándote).

Moderación y participación de los participantes

Encontrar un buen moderador no es fácil. Para desempeñar cualitativamente este papel, deben estar bien desarrolladas las siguientes competencias directivas: “toma de decisiones”, “gestión de equipos” y “comunicación”. De lo contrario, incluso una reunión bien planificada puede convertirse fácilmente en una farsa, una reunión inútil y una fuente de resentimiento mutuo.

Las principales tareas del moderador:

1. Involucrar a los participantes en el trabajo activo de la reunión: formular preguntas; expresar opiniones y sugerencias; participar en el desarrollo de las decisiones (actividad alentadora, debe recurrir a los que están en silencio. Para que ninguno de los participantes pueda hacer cosas paralelas). Un buen truco es mostrar cómo un tema específico en la agenda afectará o se relacionará con el trabajo de los participantes (¡aquí es donde definitivamente todos escucharán con atención!).
2. Regrese a la agenda de la reunión (en caso de revelar temas importantes, colóquelos en una tarea separada).
3. Detenga cualquier conflicto, tradúzcalo en un canal constructivo.
4. Si es necesario, cambie a los participantes de las opiniones a los hechos (traduciendo la crítica en crítica constructiva: los hechos se expresan sin recurrir a las personalidades).
5. Concentrar a los participantes en la búsqueda de soluciones a los problemas surgidos, y no a los culpables.
6. Cree una atmósfera de respeto mutuo y apertura (ausencia de temas tabú, voluntad de discutir los puntos "dolorosos").
7. Control del tiempo: la duración de la reunión y la resolución de cuestiones específicas; tiempo para comentarios y presentaciones de los participantes.
8. Resumen de la reunión: anote los temas clave y las decisiones tomadas; evaluar la eficacia de la reunión; anote los puntos positivos y negativos, delinee los puntos de crecimiento; dar retroalimentación sobre el trabajo y la participación de los participantes.

Como puede ver, la lista de tareas del moderador está lejos de ser trivial. ¿Estás listo para convertirte en moderador?

Será mucho más fácil para el moderador si se crea un estándar corporativo y se pone en conocimiento de todos los empleados de su empresa. “Reglas para la discusión constructiva de situaciones de trabajo” que incluye elementos como:

• Discuta las acciones, no la personalidad del empleado ("La falta de inmersión en los detalles del problema conduce a clientes insatisfechos" en lugar de "No sabe cómo trabajar con los clientes").
• Opere con hechos, no con opiniones (“Nuestras ventas cayeron un 20 %” en lugar de “Nuestras ventas fracasaron”);
• Al expresar una opinión, enfatice que es una opinión ("En mi opinión, debe resolver el problema de una entrega prolongada de bienes al comprador" en lugar de "No está haciendo un buen trabajo").
• Déjate guiar por los intereses del negocio, y no por los tuyos personales.
• No critiques, pero toma nota de los hechos y ofrece soluciones (Preguntas: ¿Qué ves exactamente como un error? ¿Qué soluciones ofreces en esta situación?).
• Cada persona cree que el mundo gira a su alrededor, así que sé respetuoso con los puntos de vista expresados ​​por los demás, aunque te parezcan inapropiados.
• Admita sus errores, piense en cómo utilizarlos y los errores de otras personas para desarrollar la empresa y mejorar los procesos.
• Y mucho más.

Fijación de acuerdos y resultados

Durante la reunión, el secretario también entra en juego. Su tarea es registrar para cada pregunta:

1. Todas las propuestas sonadas y los problemas sonados sobre la resolución de problemas y sus autores.
2. Temas presentados para estudio separado fuera de la reunión
3. Decisiones finales y plan de acción con los responsables de la realización de las tareas.

El papel del secretario es fundamental para el seguimiento de la reunión. El secretario debe ser capaz de distinguir detalles importantes en lo que escucha y escribir rápidamente. Donde no hay secretaria, incluso las reuniones bien dirigidas pueden ser nada. Hablamos, discutimos, pero nadie sabe qué hacer como resultado.

¿Cómo procesar los resultados de la conferencia? Puede crear una tarea separada en Bitrix24 (vinculada a la tarea general de la conferencia), o puede tenerla en cuenta en la misma tarea que se creó para la conferencia. La segunda opción es conveniente si el procesamiento de los resultados (establecimiento de las tareas planificadas) requiere poco tiempo. No olvide registrar en el comentario de la tarea cuánto tiempo se dedicó.

8. Considerar acciones para implementar las decisiones tomadas en la vida

Hemos llegado al tema más doloroso y “oscuro”. En muchos algoritmos, se omite diplomáticamente. Creo que el gran problema no está tanto en organizar adecuadamente la reunión, sino en implementar las decisiones que se han tomado. La implementación recibe la menor atención, por lo que muchas reuniones siguen siendo conversaciones e intercambios inútiles.

Para algunos gerentes, perezosos o inexpertos, la necesidad de introducir algo en las actividades diarias de la empresa genera un temor genuino. Intentan esquivar cualquier tarea siguiendo los resultados de las reuniones o profanar la idea. Para identificar a los líderes desafortunados, recomiendo una lista de verificación” Día del Juicio Final” del artículo “ ”.

Por supuesto, en el marco de unos pocos párrafos, es casi imposible cubrir el tema de la ejecución de tareas programadas, tirando de volúmenes gruesos. Por lo tanto, me centraré en ello en el contexto de las reuniones.

Un breve algoritmo de acciones para implementar la solución en la práctica:

1. Encuentra una solución.
2. Desarrollar una tecnología para realizar/resolver un problema.
3. Implementar una solución.
4. Realizar control intermedio y final.

¿Por qué la mayoría de las soluciones no se implementan en la práctica? Porque siguiendo los resultados de la reunión, por regla general, solo se completaron los puntos "encontrar una solución" y "control intermedio". Encontrar una solución a un problema o problema es solo un 10% de éxito, mucho más difícil de implementar en la práctica. .

Para tareas simples que deben completarse al final del taller, bastará con poner un enlace a la tarea correspondiente en su sistema de configuración de tareas al lado (Bitrix24, Trello, Megaplan, etc.). En el futuro, cuando sea retrospectivo, será conveniente hacer clic en ellos para ver con qué estados se completaron (¡si es que, por supuesto, lo fueron!).

Desafortunadamente, desarrollar una tecnología e implementar una solución no siempre es una tarea trivial de un solo paso. Más bien, es una tarea compleja, para la cual es necesario involucrar a diferentes especialistas y un líder separado para organizar el proceso.

Encontrar una solución a un problema o problema es solo el 10% del éxito, es mucho más difícil de implementar en la práctica.

Es muy importante, antes de lanzar la implementación, evaluar la disponibilidad de recursos (humanos, temporales, materiales). Aquí es donde la tecnología para la gestión de proyectos internos y su cartera (todos los que están en ejecución) ayudarán. Para estudiarlo, recomiendo comenzar con el artículo “”.

Un ejemplo de mi práctica:

En una gran empresa manufacturera, se lleva a cabo regularmente una junta directiva, en la que participan los propietarios y los altos directivos. La Junta Directiva está excelentemente organizada. Hay un secretario y un moderador. En algún momento, el propietario de la clave notó que muchos problemas se discuten de reunión en reunión con una regularidad envidiable, pero en realidad no hay progreso en su solución.

Ayudó la revisión de la tecnología para la gestión de proyectos internos y sus estados; transformación de grandes tareas compuestas en proyectos; revisar las responsabilidades y la carga de trabajo de los empleados involucrados en proyectos internos; desarrollo de un programa de adaptación y formación en gestión de proyectos.

9. Realice regularmente retrospectivas de reuniones

Una retrospectiva puede ser realizada tanto por el supervisor inmediato (realizando reuniones) como por un superior. En el LOG, puede asignar un lugar separado para la retrospectiva o hacer una tabla especial con retrospectivas y enlaces a las reuniones que se están evaluando (la ventaja de la tabla es que es más fácil seguir la dinámica y navegar rápidamente a los datos necesarios) .

Los objetivos clave de la retrospectiva son evaluar y hacer org. conclusiones:

1. Ver registros de reuniones, evaluar la calidad de la organización y la conducta. Cumplimiento normativo.
2. Que alta calidad y soluciones efectivas se aceptan como resultado.
3. Cómo se implementan en la práctica las decisiones adoptadas y si se implementan. ¿Cuál es la razón de la desaceleración.
4. La composición de los participantes: quién sobra, quién falta.

Con base en los resultados, esbozar acciones para corregir la situación. Esquema digno de aliento, los empleados que trabajan más activamente.

Reuniones periódicas: características

Las reuniones periódicas son eventos que se llevan a cabo sobre el mismo tema, generalmente con los mismos participantes. Ejemplo: junta directiva, reunión de recursos humanos (comité), equipos de proyecto, comités.

Un comité es una variante de un equipo de proyecto cuando el proyecto es un programa en curso (por ejemplo, comité de finanzas). También puede denominarse "Grupo de área clave" (ejemplo: Grupo de finanzas).

Cuando la composición de los participantes es constante, se ahorra tiempo y recursos para organizar y realizar una reunión:

• Los roles están distribuidos.
• Parte de la agenda es permanente.
• El horario también es regular.

Es posible señalar preguntas recurrentes para la discusión (tareas) para un grupo específico y describirlas en las normas. Por ejemplo, el programa de la reunión entre el CEO y el responsable del departamento de RRHH puede incluir:

• Analice la lista de programas de capacitación de incorporación en ejecución para los altos directivos y su estado actual.
• Resolver los problemas que se presenten en la búsqueda de empleados que no hayan podido ser resueltos; cualquier otro problema.
• Analice los logros del departamento de recursos humanos durante el período. Hacer org. conclusiones.
• Considerar propuestas para el desarrollo de procesos de RRHH. Determine los próximos pasos para ellos.
• Discuta otras preguntas y tareas.

Reuniones remotas: características

En las reuniones a distancia, los documentos en línea adquieren un valor especial, ya que todos verán qué corrige la secretaria y qué cambios se realizan en el documento y, si es necesario, podrán complementarlo por su cuenta (si tal derecho está previsto por el formato de la reunión).

Para las reuniones remotas, es importante que se comparta la pantalla del presentador (o del presentador actual). Se recomienda apagar los micrófonos durante una reunión remota (si participan más de 2-3 personas) mientras escucha al orador, para no obstruir el aire con sonidos extraños.

También verifique el funcionamiento del equipo con anticipación: micrófonos, cámaras web (si es necesario), software de grabación de pantalla.

Cómo reponer la base de conocimientos de la empresa a través de reuniones

Las reuniones son un tesoro de información útil para la base de conocimientos de una empresa y el programa de capacitación de los empleados. Si se están discutiendo enfoques para resolver un problema específico, se está desarrollando tecnología o se está realizando una clase magistral, grabe un video (será aún más conveniente en un formato remoto, será suficiente para grabar la pantalla de una computadora) y agréguelo a la base de conocimiento y/o al programa de capacitación.

Podrá actualizar rápidamente a los nuevos empleados, mientras ahorra una cantidad significativa de tiempo y minimiza la cantidad de distorsión. Para el propietario, una reunión grabada con su líder es una de las formas efectivas de transmitir sus puntos de vista sobre el trabajo de la empresa a los especialistas de línea, evitando muchos intermediarios en forma de altos directivos y mandos intermedios.

Conclusiones: Calidad sobre cantidad

Una reunión bien organizada, si se aborda de manera minuciosa y profesional, es un proceso muy costoso para todo tipo de recursos. Cuente solo el tiempo que los empleados pasan preparándose, familiarizándose con la agenda, la reunión en sí y el posible trabajo sobre los resultados.

En algunos casos, es suficiente organizar una conferencia con una sola persona (pero según el mismo modelo).

Recuerda que en las reuniones, la calidad es más importante que la cantidad. Es mejor tener 10 reuniones bien organizadas que hagan el trabajo que 40 reuniones apresuradas sin ninguna acción de seguimiento.

Las reuniones de negocios (conferencias) son una de las formas más importantes de actividad gerencial. Durante la reunión, se intercambia información entre los subordinados y el líder, se toman decisiones de gestión.

Como muestra la experiencia, las reuniones de negocios no siempre producen el efecto deseado debido a que muchos gerentes no imaginan claramente la tecnología de su organización y conducta. En varios casos, las reuniones de negocios se convocan con demasiada frecuencia y están mal preparadas; demasiadas personas están involucradas en su implementación, y ciertamente los "primeros" líderes; la duración irrazonable de las reuniones reduce su eficacia; finalmente, las decisiones que se toman en las reuniones de negocios muchas veces son insatisfactoriamente formalizadas y mal controladas en el proceso de implementación, lo que reduce significativamente su efectividad, por lo que se hace necesaria una segunda reunión sobre los mismos temas.

reunión de negocios- una forma de involucrar la mente colectiva en el desarrollo de soluciones óptimas para los problemas más apremiantes y complejos que surgen en la empresa.

El proceso de gestión en este sentido se reduce a tres grandes etapas:

Recopilación y procesamiento de información;

Coordinación de actividades de todos los departamentos de la empresa y todos los empleados;

Toma de decisiones.

Además de su propósito directo, cada reunión organizada racionalmente también resuelve un importante problema educativo. En la reunión, los empleados aprenden a trabajar en equipo, adoptan un enfoque integral para resolver problemas comunes, alcanzan compromisos, adquieren una cultura de comunicación, etc. Para algunos empleados, estar en una reunión de negocios es la única oportunidad de ver y escuchar a los niveles gerenciales superiores. Además, en una reunión de negocios, el gerente tiene la oportunidad de mostrar su talento gerencial.

Por lo tanto, las acciones gerenciales del gerente se complementan con reuniones colectivas (reuniones) en las que se resuelven los problemas y problemas comerciales cotidianos.

En este sentido, podemos formular las principales tareas que se pueden resolver con la ayuda de reuniones de negocios:

Desarrollo y fortalecimiento de la política de la empresa y su implementación;

Integración de actividades de todos los departamentos y servicios, teniendo en cuenta los objetivos generales de la empresa;

Identificación y cálculo de resultados colectivos;

Resolución colectiva de problemas, teniendo en cuenta el efecto aprendizaje.

Para lograr los objetivos, es necesario preparar adecuadamente la reunión y llevarla a cabo. Hay varios elementos obligatorios sin los cuales no se lograrán los objetivos de la reunión (Fig. 1).

Preparación de la reunión comienza con la determinación de la factibilidad de su implementación. Al decidir sobre la necesidad de una reunión, el gerente debe pensar en las tareas que deben resolverse en ella (una forma de trabajo como una reunión es más productiva que otras). Se debe realizar una reunión cuando exista la necesidad de intercambiar información, identificar opiniones y alternativas, analizar situaciones complejas (no estándar) y tomar decisiones sobre temas complejos.

Arroz. 1. Tecnología para la organización y celebración de reuniones de empresa

Además, en la misma etapa, el gerente debe analizar todas las alternativas a esta forma: la decisión de la alta dirección; la posibilidad de resolver el problema por teléfono; conferencia; la capacidad de combinar con otras reuniones (programadas). Y si después de eso el gerente está convencido de la utilidad de la reunión, puede celebrarse. De lo contrario, debe ser abandonado.

Después de tomar una decisión sobre la necesidad de una reunión, se determina la agenda y la composición de los participantes.

Al preparar la agenda, es necesario determinar:

Las condiciones que debe reunir el resultado final de la reunión. Definen los objetivos de la reunión. Es necesario, por ejemplo, aclararse a sí mismo que no todas las reuniones pueden proporcionar soluciones prefabricadas;

quien y que trabajo de preparatoria deberias conducir. En ocasiones es recomendable crear un grupo de trabajo que prepare la agenda, realizar reuniones breves preliminares por divisiones, reuniones de dos personas, etc.

Los principales errores cometidos al establecer la agenda:

1. No hay un tema principal de la reunión, y si hay varios temas, entonces no es posible asegurar su diferenciación precisa y adecuada discusión analítica.

2. No se explicó previamente a los participantes la esencia del problema en discusión.

3. La agenda incluye temas de diferente volumen y contenido variado, como resultado de lo cual la reunión se convierte en una discusión y, a menudo, en una disputa entre sus participantes individuales o grupos, aumenta el número de participantes puestos en la posición de oyentes pasivos.

4. Incapaz de apegarse a la agenda, desviarse de ella y considerar temas secundarios espontáneos o algún problema eterno (problemas de suministro, etc.).

Al decidir sobre la composición de los participantes, es necesario abordar la formación de la lista con mucho cuidado, tanto en términos de composición cuantitativa como cualitativa. No es necesario, por ejemplo, invitar a los jefes de departamento a cada reunión. Es necesario involucrar en la reunión a los funcionarios más competentes en el problema en discusión y, como muestra la práctica, no siempre son los jefes de departamento.

Con respecto al número de participantes en las reuniones, no se debe invitar a tantas personas como sillas hay en la sala de reuniones (invitación para participación masiva). La mejor opción es la coincidencia del número de participantes en la reunión con el número de los que participan activamente en la discusión del tema. El criterio principal para la selección de los participantes es la competencia precisamente en los temas de la agenda.

Habiendo determinado la composición de los participantes, es necesario señalar un día y hora para su celebración. Como regla general, se reserva un día específico por semana para la reunión. Esto permite a sus participantes planificar adecuadamente su tiempo de trabajo y prepararse adecuadamente para ello. El mejor día para una reunión es el miércoles o el jueves, ya que la curva de salud semanal tiene un descenso notable los lunes y viernes.

Las reuniones se llevan a cabo mejor por la tarde. Se sabe por la teoría de los biorritmos que una persona tiene dos picos de mayor eficiencia durante la jornada laboral: el primero, de 0 a 12 y el segundo, entre las 16 y las 18. Lo mejor es cronometrar el encuentro con el segundo pico. Esto servirá como un incentivo adicional para los participantes de la reunión, animándolos a trabajar de manera rápida y eficiente para no quedarse despierto hasta tarde. Dado que cualquier reunión altera el ritmo normal de la actividad laboral, no es recomendable celebrarla en la primera mitad de la jornada laboral (el primer pico).

Los principales errores cometidos durante la reunión:

Su duración no está regulada;

No se respeta la duración establecida;

Las reuniones son demasiado largas;

No se toman descansos;

No hay límite de tiempo para informes y discursos;

Los participantes no saben cómo expresar sus pensamientos de manera concisa y clara.

Como regla general, una parte significativa (más del 70%) de las reuniones de negocios se lleva a cabo en la oficina del jefe de la organización. Sin embargo, es mejor convocar reuniones en salas especialmente habilitadas para este fin.

Los principales errores cometidos al determinar la ubicación de la reunión:

Se realizan demasiadas reuniones en la oficina del jefe;

Durante la reunión se realizan conversaciones telefónicas e incluso se reciben visitas;

La sala de reuniones está mal equipada y no está bien iluminada.

Preparación de los participantes de la reunión- la última etapa en el procedimiento de reuniones de negocios. La esencia de todo trabajo en esta dirección es familiarizar a todos los participantes con la agenda por adelantado y materiales necesarios. Todos deben conocer con anticipación los temas y objetivos de la reunión, que en el futuro contribuirán a la realización eficaz de la misma, ya que sus participantes estarán debidamente preparados para ello.

Celebrar una reunión. Duración óptima de la actividad mental conjunta un número grande la gente es sólo 40-45 minutos. Después de 50-60 min. los participantes de la reunión están debilitados por la atención: hay ruido, movimientos innecesarios, conversaciones abstractas. Si continúa la reunión sin interrupción, la mayoría de la gente se cansará. Después de un descanso de 30 a 40 minutos, los presentes se sienten mejor, se restablece su estado normal y se puede continuar con la discusión de los problemas.

Después de 90 min. el trabajo, la atención y el interés por los problemas tratados desaparecen. Los expertos llaman a esta etapa de la reunión el período de actividad negativa (Fig. 11.4). En este momento, una persona se vuelve incontrolable, trata todo con nerviosismo e incredulidad. Las decisiones que se toman en ese momento suelen caracterizarse por el extremismo.

Si la reunión dura 2 horas sin interrupción, más del 90% de sus participantes están de acuerdo con cualquier decisión, si esta reunión termina rápidamente. Por lo tanto, la duración óptima de la reunión no debe ser superior a 1 hora. Si las circunstancias del caso requieren un trabajo más prolongado, luego de 40 minutos. las reuniones deben anunciarse con un descanso de 10 a 15 minutos.

todos saben lo que es regulaciones pero no todos lo siguen. Si las reglas no se establecen antes del comienzo de la reunión, esto ya crea las condiciones previas para una atmósfera poco profesional en la reunión misma. El presidente de la reunión tiene un papel especial en la observancia de las normas. Sin embargo, cada participante en la reunión, independientemente de su posición, debe mostrar respeto por las normas.

Protocolo de la reunión- Este es el documento oficial principal, sobre la base del cual la gerencia tiene derecho a exigir a los empleados que realicen las tareas que se les asignan.

El secretario de la asamblea deja constancia en el acta de los puntos más importantes en nombre de la asamblea:

Lograr el propósito de la reunión;

Solución;

Ejecutores de tareas y plazos.

El modelo de registro se muestra en la fig.

Arroz. Modelo de actas de reuniones

Resumiendo y tomando una decisión.. La etapa final de la organización de reuniones es tomar una decisión y ponerla en práctica. Hay que tener en cuenta que la decisión en la reunión la toman todos juntos y cada uno por separado. La medida en que el participante de la reunión logró incluir sus ideas y consideraciones en la decisión general depende de su eficacia.

En esencia, en esta etapa es necesario explicar por quién y en qué plazo se debe realizar una determinada cantidad de trabajo y de qué forma se resumirán los resultados de la reunión (distribución del protocolo o parte del mismo, extracto del protocolo). También se toma una decisión sobre la amplitud de la información (todo el equipo o parte de él).

Las soluciones se generan de dos maneras:

Una comisión especialmente elegida para la preparación de la decisión redacta su proyecto por adelantado. El proyecto está siendo leído. Los participantes de la reunión hacen sus propios ajustes y lo adoptan con base en los resultados de la votación;

El presidente de la reunión resume la discusión y formula una decisión.

Posteriormente, se determina la persona o grupo de personas que llevan a cabo su ejecución y el control sobre la ejecución de la decisión.