عينة من أجل توقيع المستندات. من يمكنه توقيع الأوامر؟ تسجيل الحق في التوقيع على أمر

لا يتم التصديق على المستندات من قبل المدير فحسب، بل من قبل الموظفين الآخرين أيضًا - في حدود وظائفهم. وبالتالي، يصادق المحاسبون على الميزانيات العمومية والحسابات وتقارير التسوية، والاقتصاديون - الخطط والتقارير والحسابات، والمحامون - العقود والمواصفات والمطالبات، وضباط شؤون الموظفين - أوامر الموظفين، ودفاتر العمل والمذكرات. يتم تضمين من وما هو المخول بالمصادقة عليه بالضبط في نموذج الأمر الذي يمنح حق التوقيع أو التوكيل.

ويميز حق التوقيع الأول والثاني. الأول ينتمي إلى القائد. لمنح مثل هذا الحق، يتم استخدام أمر عينة على حق التوقيع الأول. يتم تقديم الثاني إلى ممثل معتمد - موظف في مؤسسة الميزانية. تنعكس هذه المعلومات في:

• طلب؛
• المسمى الوظيفي؛
• موضع؛
• التوكيلات.

الثلاثة الأولى تتعلق بالوثائق الداخلية. ومن غير المقبول تسجيلهم باسم شخص ليس له علاقة عمل مع المنظمة. ولكن يمكن إصدار التوكيل لشخص عادي ولطرف ثالث.

الحق في التوقيع على المستندات الأولية: أمر أو توكيل

أي خيار مناسب، ولكن من الضروري تحديد المستندات التي يمكن للموظف اعتمادها. يحدث أن يصدر قسم المحاسبة توكيلًا للتوقيع على مذكرة التسليم لمرة واحدة - لاستلام مجموعة معينة من البضائع أو المنتجات. عادة ما نتحدث عن منح الصلاحيات لشخص يقوم بمثل هذه المهام من حين لآخر.

يجب أن يوافق المدير على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع على المستندات الأولية بأمر.

تقع مسؤولية تنفيذ المعاملة التجارية ودقة البيانات على عاتق الشخص الذي صادق على المستند الأساسي، وليس على الشخص الذي يحتفظ بالسجلات المحاسبية.

تختلف شروط المنصب أيضًا. وبالتالي فإن التوكيل يقتصر على الفترة المحددة فيه. تظل القوانين المحلية سارية حتى يتم إنهاء علاقة العمل مع الموظف أو حتى يتم إلغاؤها أو اعتماد نسخة جديدة. يمكنك تحديد مدة الصلاحيات في الوثيقة نفسها، على سبيل المثال تحديد فترة سنة واحدة. في كثير من الأحيان يتم تعيين الصلاحيات لفترة غياب الموظف، ويتم تحديد الفترة في هذه الحالة من خلال فترة الاستبدال.

ماذا أكتب بالترتيب

التركيبة تخضع لتقدير الإدارة. عادةً ما يحتوي نموذج الطلب الخاص بالحق في التوقيع على المستندات على عبارات عامة، ويوضح التوكيل تفاصيل الحقوق. إذا كنا نتحدث عن تأييد العقود، وتمثيل مصالح منظمة الميزانية في مؤسسات الطرف الثالث، والهيئات الحكومية، فمن المستحسن إصدار توكيل. تصر الأطراف المقابلة دائمًا على تأكيد سلطة الممثل، مما يتطلب توكيلًا رسميًا.

أمر عينة على الحق في التوقيع على الوثائق الأولية

الاتفاقية والفاتورة ومذكرة التسليم والفاتورة هي المستندات الرسمية الأكثر شيوعًا للمحاسبة الأولية. القائمة مفتوحة: ويمكن للإدارة توسيعها من خلال إنشاء نماذج أخرى في السياسة المحاسبية.

تؤكد الوثيقة الأساسية في المقام الأول حقيقة المعاملة التجارية. كما أنه بمثابة الأساس لتسجيل المعاملات في الحسابات. تصدر عند إتمام الواقعة أو بعد إتمام المعاملة.

نموذج من أجل حق التوقيع على المستندات المالية

تظهر الأوراق المالية الملاءة والربحية. وبهذا المعنى، فإن الميزان غني بالمعلومات. يعكس الوضع المالي في نهاية الفترة. ومن خلال النظر إلى الميزانية العمومية، يستطيع المتخصص بسهولة تحديد ما إذا كان الطرف المقابل لديه مصادر أموال أو ممتلكات أو ديون والتزامات فقط. الأوراق المالية الأخرى: قائمة الدخل الموحدة، قائمة الأموال واستخدامها.

يمكن أيضًا تصنيف القروض واتفاقيات الائتمان على أنها أوراق مالية.

أمر عينة على الحق في التوقيع على الفواتير

عينة من أجل الحق في التوقيع على كبير المحاسبين

في السابق، كانت المستندات النقدية والتسوية غير الموقعة من قبل كبير المحاسبين تعتبر غير صالحة ولم يتم قبولها للتنفيذ. ومع اعتماد القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" رقم 402 تغير الوضع. وفقا للفن. 73، يجب أن يعهد الرئيس بالمحاسبة إلى كبير المحاسبين. تشمل الخيارات البديلة موظفًا آخر ومحاسبًا خارجيًا. يُسمح للمدير بإجراء المحاسبة شخصيًا، إلا إذا كنا نتحدث عن مؤسسة ائتمانية.

كيفية إلغاء حقوق التوقيع

يُلغى الفعل الصادر سابقًا بإصدار قانون جديد - قانون مُلغى. يجب أن تشير إلى:

• ما هو القانون الذي سيتم إلغاؤه؟
• من أي تاريخ؛
• عمود كمرجع.

إبلاغ الشخص المخول بالإلغاء إلزامي. يمكن لمثل هذا الشخص التوقيع على الأمر نفسه وعلى ورقة تعريف منفصلة.

يتم إلغاء التوكيل الرسمي الذي يتم تنفيذه على ترويسة المنظمة بموجب وثيقة إدارية من الرئيس. موثق - من قبل كاتب عدل. تقديم المعلومات إلزامي، كما في حالة الإلغاء.

في المنظمات ذات الصناعات المختلفة بمقاييس مختلفة من النشاط الاقتصادي والتكوين الكمي للفرق، كقاعدة عامة، هناك العديد من الأشخاص الذين لديهم سلطة التوقيع على وثائق مختلفة، بما في ذلك تلك الصادرة نيابة عن المنظمة.

نظرًا لعدم الرغبة في الحد من صلاحيات الموقعين، غالبًا ما يواجه مديرو المؤسسات مشكلة تحديد صلاحيات هؤلاء الأشخاص خلال فترات التواجد المتبادل لهؤلاء الأشخاص في أماكن عملهم. يصبح هذا ضروريًا، أولاً وقبل كل شيء، بالنسبة لموظفي المؤسسة الذين يقومون بإعداد هذه الوثيقة أو تلك للتوقيع: من الذي يجب أن يذهبوا للتوقيع عليه إذا كان الأشخاص الذين لديهم حق التوقيع متساوين في صلاحياتهم للتوقيع؟

أسهل طريقة لتبسيط صلاحيات الموقعين هي في تلك المنظمات حيث يكون لشخص واحد فقط حق التوقيع الأول، ويحق لشخص واحد فقط يقوم بجميع الوظائف المحاسبية في المؤسسة التوقيع على المستندات المالية. يكون الأمر أكثر صعوبة بالنسبة لتلك المؤسسات التي يوجد بها العديد من المديرين الذين يشرفون على مجالات مختلفة من أنشطة المؤسسة، ولكن لديهم حقوق متساوية في التوقيع الأول. بل إن الوضع أكثر إرباكاً في الفروع، حيث يتم تعيين العديد من المديرين المكافئين الذين يتمتعون بسلطات غامضة للغاية من قبل المكتب المركزي. ليس الأمر سهلاً بالنسبة لأولئك الذين لديهم العديد من النواب الأولين للمديرين، ورئيس الخدمات المالية، وكبير المحاسبين، ومدير الاقتصاد وغيرهم من المسؤولين الذين لا يمكن تحديد صلاحياتهم بسهولة.

السؤال الأول الذي يواجهه صاحب العمل عند حل مشكلة تحديد صلاحيات التوقيع على المستندات بين المسؤولين المتساويين (المصرح لهم بنفس القدر) هو: في أي وثيقة يجب إثبات هذا التمييز؟

ويمكن إثبات ذلك في التوصيف الوظيفي للمسؤولين أنفسهم - الموقعين. ومع ذلك، يجب أن تكون سلطة التوقيع على مستندات محددة معروفة لجميع موظفي المؤسسة أو على الأقل لتلك الأقسام الهيكلية (الإدارات) التي تشارك، كجزء من واجباتها، في إعداد وثيقة معينة وتهتم بتوقيعها من قبل المدير المعتمد . وبالنظر إلى أن الموظف الذي يشغل هذا المنصب هو وحده الذي يجب أن يكون على دراية به، فقد لا يعرف الآخرون أبدًا النطاق الكامل لصلاحياته. وبالتالي، قد يتم تسجيل سلطة التوقيع على وثائق معينة في الوصف الوظيفي للمسؤول، ولكن هذا ليس ذا طبيعة معلوماتية عامة لجميع الأطراف المعنية في المؤسسة. ومع ذلك، وكمثال لبيان تقسيم السلطات في الوصف الوظيفي للموظف المسؤول الذي له حق التوقيع الأول، يمكنك استخدام النموذج رقم 1.

العينة رقم 1

جزء من الوصف الوظيفي لمدير الاقتصاد

4. المسؤوليات

يلتزم المدير الاقتصادي، نيابة عن المؤسسة، بالتوقيع بتوقيعه الأول على الوثائق التالية، التي تم تنفيذها بشكل صحيح واعتمادها بالطريقة المنصوص عليها من قبل مسؤولي الأقسام الهيكلية ذات الصلة في المؤسسة:

• اتفاقيات الحساب المصرفي مع مؤسسات الائتمان؛
• اتفاقيات شطب الأموال من حساب الشركة لصالح طرف ثالث بقبول مسبق؛
• اتفاقيات مع مؤسسات الائتمان (البنوك) بشأن الخدمة من خلال نظام "البنك - العميل"؛
• اتفاقيات التحصيل وإعادة الحساب وإيداع الأموال النقدية في حساب الشركة؛
• اتفاقيات القروض مع مؤسسات الائتمان بمبلغ لا يتجاوز 1،000،000 (مليون) روبل. أو بأي مبلغ يخضع لقرار مجلس الإدارة.
• اتفاقيات إضافية لجميع هذه العقود والاتفاقيات، بما في ذلك إنهاءها، وكذلك أعمال القبول والتحويل وغيرها من المستندات المتعلقة بتنفيذ وتنفيذ وتسجيل هذه العقود والاتفاقيات؛

إن تعريف الصلاحيات في التوكيلات الرسمية للمسؤولين المعتمدين له نفس أوجه القصور. وبالتالي، يمكن أن تكون التوكيلات بصلاحيات متطابقة تقريبًا - في حالة قابلية التبادل. بالإضافة إلى ذلك، لا يتم التصديق على صلاحيات جميع الموظفين بموجب توكيل رسمي. وبالتالي، فإن مدير المؤسسة، وهو الهيئة التنفيذية الوحيدة، وفقًا للقانون، يتصرف عمومًا بدون توكيل رسمي. وبالتالي، على الرغم من سهولة تحديد سلطة التوقيع على مستندات المؤسسة في التوكيل الصادر لمسؤول، فإن طريقة تحديد السلطة هذه ليست مناسبة لجميع الحالات. ومع ذلك، إذا تقرر تنظيم تقسيم صلاحيات الموقعين في الوكالات الصادرة، فيمكن أخذ النموذج رقم 2 كمثال على الصياغة المطلوبة.

العينة رقم 2

جزء من التوكيل الرسمي

يأذن هذا التوكيل... لمدير الأنشطة الإدارية والاقتصادية للمؤسسة، إيفان إيفانوفيتش إيفانوف... نيابة عن المؤسسة، بإبرام وتنفيذ العقود والاتفاقيات بعملة الاتحاد الروسي والعملة الأجنبية، إجراء المعاملات بعملة الاتحاد الروسي والعملة الأجنبية، وهي:

• عقود تخزين البضائع؛
• اتفاقيات تخزين الممتلكات؛
• عقود التأمين على ممتلكات المؤسسة؛
• عقود تقديم خدمات تقييم الممتلكات؛
• الاتفاقيات الإضافية لجميع العقود والاتفاقيات المحددة، بما في ذلك فسخها، وكذلك أعمال القبول والتحويل وغيرها من المستندات المتعلقة بتنفيذ وتنفيذ وتسجيل هذه العقود والاتفاقيات؛

سيكون الحل الأمثل لهذه المشكلة هو إصلاح تقسيم السلطات في القانون التنظيمي المحلي للمؤسسة. على سبيل المثال، في تعليمات العمل المكتبي. سيتعين على صاحب العمل فقط تعريف كل موظف في المؤسسة بهذا القانون المحلي. ومع ذلك، فإن مثل هذه الوثيقة، كما تبين الممارسة، لا تشكل في جميع المؤسسات والمنظمات والمؤسسات. لذلك، خيار الحل هذا غير مناسب للجميع.
أحد الخيارات لحل المشكلة قيد النظر هو إصدار أمر مناسب بشأن تقسيم صلاحيات مسؤولين محددين. اعتمادا على أغراض تحديد الصلاحيات وعدد المسؤولين الذين يتم تحديد صلاحياتهم، يمكن استخدام العينات 3 أو 4 كمثال.وعيب هذا الحل للمسألة هو الحاجة إلى مراقبة مستمرة لترتيب التوظيف في المؤسسة الأشخاص المخولين المسؤولين وإجراء تغييرات على الأمر المحدد (أو نشر جديد مع الاعتراف المتزامن بالأمر السابق على أنه غير صالح) من حيث استبدال الإشارة بمسؤول معتمد - موقع (في حالة فصل واحد وقبول جديد واحد إلى نفس الموقف).

ملحوظة! ويسمي الأمر موظفي الفرع المخولين بالتوقيع على مستندات المنشأة بموجب وكالة صادرة لهم من رئيس المنشأة. تنشأ الحاجة إلى تحديد السلطات في حالة إصدار توكيلات رسمية متساوية لأشخاص محددين لفترة تواجد كلا المسؤولين في أماكن عملهم. وفي حالة غياب أحدهم، يحق للمسؤول المتبقي، بموجب الصلاحيات الممنوحة له بموجب التوكيل، التوقيع على جميع المستندات الصادرة من الفرع.

العينة رقم 4

أمر بشأن تقسيم صلاحيات مختلف الموقعين،
له حق التوقيع الأول والثاني
وحق الرؤية

جمعية ذات مسؤولية محدودة "بريجانتينا"

طلب

سان بطرسبورج

حول ترتيب التوقيع
الوثائق الصادرة والداخلية
جمعية ذات مسؤولية محدودة "بريجانتينا"

فيما يتعلق بزيادة تدفق المستندات والحاجة إلى تنظيم تقسيم السلطات لتوقيع المستندات الخارجية والداخلية الصادرة لشركة Brigantina LLC (المشار إليها فيما يلي باسم المؤسسة)، وكذلك لغرض التنفيذ الصارم لتعليمات المكتب تمت الموافقة على العمل في شركة Brigantina LLC. بموجب الأمر رقم 78 تاريخ 05/06/2010 (المشار إليها فيما بعد بتعليمات العمل المكتبي)،

انا اطلب:

1. وفقًا للفقرة 2.2.8 من تعليمات العمل المكتبي، يجب أن يتم التوقيع الأول بشكل صارم من قبل المدير التنفيذي فاليري جيناديفيتش شيانوف:

• الوثائق الإدارية للمؤسسة؛
• الوثائق الصادرة بموجب القرارات والمراسيم والأوامر الصادرة عن أعلى الهيئات في سلطة الدولة وإدارتها؛
• الوثائق الموجهة إلى أعلى هيئات سلطة الدولة وإدارتها؛
• حسابات؛
• أوامر الدفع الخاصة بالمؤسسة مقابل الدفع مقابل العمل والخدمات والأصول المادية المكتسبة للمؤسسة؛
• أوامر الدفع لإصدار القروض للمقترضين - موظفي المؤسسة بموجب اتفاقيات القروض المبرمة مع المؤسسة؛
• مستندات الدفع الأخرى التي لا تقع ضمن اختصاص المدير التجاري للتوقيع؛
• اتفاقيات القروض مع الأفراد - موظفي المؤسسة؛
• تأييد المذكرات للموافقة عليها بشأن ميزانية المؤسسة؛
• اتفاقيات الحساب المصرفي، واتفاقيات الودائع المصرفية، والاتفاقيات الأخرى للعمليات المصرفية مع المؤسسات المالية والائتمانية؛
• وثائق الدفع الخاصة بالمؤسسة في قاعدة البيانات الإلكترونية (DB) مع التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS)؛
• عقود الإيجار؛
• عقود الأنشطة الاقتصادية، بما في ذلك تقديم الخدمات والأعمال التعاقدية؛
• شهادات العمل المنجز بموجب العقود المذكورة أعلاه؛
• الشيكات النقدية؛
• المستندات الأخرى التي يعتبر توقيع المدير التنفيذي عليها ضرورة عمل.

2. تفويض المدير التجاري فيكتور أندريفيتش نوموف بصلاحية التوقيع بالتوقيع الأول في الوضع الحالي فقط على المستندات التالية:

• عقود الأنشطة الرئيسية للمؤسسة لتوريد المنتجات المصنعة من قبل المؤسسة؛
• عقود خدمات النقل الخاصة بتسليم الشركة، بما في ذلك مع شركة السكك الحديدية الروسية JSC.

3. التأكد من إمكانية تبادل الأشخاص المحددين في الفقرات من 1 إلى 2 من هذا الأمر خلال فترة الغياب الرسمي.

4. يجب أن تتم الموافقة على المستندات والعقود التي تنص على استلام المؤسسة أو التزامها بالدفع مقابل العمل والخدمات من قبل كبيرة المحاسبين ناتاليا سيرجيفنا كورنييفا.

5. وفقاً للأنظمة المعتمدة الخاصة بالوحدات ذات العلاقة والتوصيف الوظيفي، السماح لرؤساء الوحدات الهيكلية بالتوقيع حصراً على وثائق الاستخدام الداخلي الصادرة عن الوحدة.

6. بموجب البند 2.2.6 من تعليمات العمل المكتبي، عند إعداد المستندات قبل توقيعها من قبل المدير التنفيذي أو المدير التجاري، يجب اعتمادها لدى المقاول والوحدات الهيكلية المعنية. يجب لصق التأشيرات على نسخ المستندات المتبقية في مستندات الشركة على الجانب الأمامي أسفل التوقيع الأول.

7. كاتب السكرتير إي إس تكاتشيفا مراقبة صارمة وجود التأشيرات على الوثائق المقدمة للتوقيع.

8. كاتب السكرتير إي إس تكاتشيفا تعريف رؤساء الأقسام (الوحدات الهيكلية) بالمؤسسة بهذا الأمر وفق القائمة المرفقة (ورقة التعريف بهذا الأمر). يجب على رؤساء الوحدات الهيكلية لفت انتباه الموظفين المرؤوسين إلى هذا الأمر.

9. أحتفظ بالسيطرة على تنفيذ هذا الأمر.

المدير التنفيذي
جمعية ذات مسؤولية محدودة "بريجانتينا" شيانوف ف. شيانوف
متفق:
رئيس القسم القانوني ماشكوفا ن. ماشكوفا
(يجب وضع التأشيرة على الظهر أو على ورقة منفصلة)

تم التعرف على الأمر التالي لتبسيط توقيع المستندات الصادرة والداخلية لشركة Brigantina LLC:

مسمى وظيفي	الاسم الكامل.	إمضاء	تاريخ
المدير التنفيذي	شيانوف فاليري جيناديفيتش	شيانوف	15.01.2015
مخرج تجاري	نوموف فيكتور أندريفيتش	نوموف	15.01.2015
رئيس الحسابات	كورنييفا ناتاليا سيرجيفنا	كورنييفا	15.01.2015
سكرتير كاتب	تكاتشيفا إيلينا سيرجيفنا	تكاتشيف	15.01.2015

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الموقف الرسمي للأشخاص المذكورين في الأمر يفترض، بموجب متطلبات القانون وميثاق المؤسسة، الاستلام الأولي للتصرف الإداري المناسب من الهيئة المعتمدة للمؤسسة تنفيذ إجراءات معينة (على سبيل المثال، لإبرام اتفاقية قرض). ولا يغطي الأمر هذه الجوانب بسبب تنظيمها من خلال قوانين أخرى.

من بين جميع الخيارات المقدمة لتحديد تقسيم صلاحيات المفوضين بالتوقيع بالتساوي وبشكل مختلف، يحق لكل مؤسسة اختيار أي طريقة مناسبة لها أو تطوير طريقة خاصة بها غير مدرجة ضمن الطرق المعروضة.

يتم كتابة أمر بشأن الحق في التوقيع على المستندات الأولية في الحالات التي يحتاج فيها رئيس المؤسسة إلى تفويض أحد مرؤوسيه لتصديق الوثائق المختلفة.
كقاعدة عامة، هذه الممارسة شائعة في المنظمات الكبيرة والمتوسطة الحجم، حيث لا تتاح للمدير فعليًا فرصة التعرف على جميع الأوراق الحالية والموافقة عليها.

الملفات

ما هي الوثائق الأولية

تتضمن الوثائق الأولية أي مستندات محاسبية ومحاسبة ضريبية:

• أعمال,
• مقتطفات,
• الشهادات,
• فواتير الشحن، الخ.

بالنسبة للجزء الأكبر، يجب تنفيذ هذه الوثائق دون خطأ واحدوفي نفس الوقت يتم التصديق عليها بتوقيعات الموظفين المسؤولين و/أو مدير الشركة.

من له الحق في التوقيع على الوثائق الأولية

في الأساس، يُمنح حق التوقيع لأولئك الموظفين الذين، بسبب واجباتهم، يواجهون باستمرار "الأساسي":

• متخصصون من أقسام المحاسبة والاقتصاد ،
• مدراء ورؤساء أقسام المبيعات،
• سائقي التوصيل،
• اللوجستيون,
• الموظفين ومديري الفروع البعيدة والأقسام المنفصلة.

الذي يرسم النظام

يمكن كتابة الأمر من قبل أي موظف في المؤسسة تشمل واجباته أداء هذه المهمة، والذي يتمتع بالكفاءة والمعرفة والمهارات اللازمة في إعداد المستندات الإدارية.
غالبًا ما يكون هذا مستشارًا قانونيًا أو ضابط شؤون موظفين أو سكرتيرًا.

ولكن يجب على من له علاقة مباشرة بكتابة الأمر أن يقدمه إلى مدير الشركة لمراجعته والموافقة عليه، حيث أنه بدون توقيعه لن تعتبر هذه الوثيقة صالحة.

إجراءات منح حقوق التوقيع

بادئ ذي بدء، تحدد إدارة المؤسسة الموظفين الذين، بسبب خط عملهم، يواجهون باستمرار أنواعًا مختلفة من المستندات. ومن ثم يتم تحديد كيفية منحهم حق التوقيع. ويمكن أن يتم ذلك بطريقتين:

• إعداد توكيل خاص،
• كتابة أمر.

تفويضيكون مناسبًا في الحالات التي يتم فيها توقيع المستندات ليس فقط على أراضي المؤسسة، ولكن أيضًا في أماكن أخرى: على سبيل المثال، عندما يتلقى سائق وكيل الشحن البضائع من مستودع منظمة شريكة أو عندما يتلقى المحاسب كشف حساب مصرفي، وما إلى ذلك . ميزة أخرى مميزة للتوكيل هي أنه يمكن إصداره ليس فقط لموظف بدوام كامل في المؤسسة، ولكن أيضًا لشخص خارجي.
طلبالأمر نفسه ينطبق فقط على الموظفين المسجلين في الشركة ويتمتعون بالحق في التوقيع على وثائق الشركة الداخلية بشكل صارم.

بعد إعداد الأمر، يجب على رئيس المؤسسة التحقق من توقيعات المرؤوسين المذكورين فيه بتوقيعه.
يتم تحديد مدة الأمر بشكل فردي: يمكن أن تكون ذات طبيعة غير محددة، أو يمكن وضعها لمدة ربع، ستة أشهر، سنة، وما إلى ذلك. حسب الوضع داخل الشركة .

أساس النظام

وفقًا للمعايير المقبولة عمومًا لإصدار الأوامر، يجب أن يكون لأي مستند من هذا القبيل أساس ما. في هذه الحالة، هذا هو القانون الاتحادي بشأن المحاسبة بتاريخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402 (المادتان 7 و 9). في الوقت نفسه، يمكن أن يشير الأمر إما إلى رابط مباشر إليه أو ببساطة يكتب "من أجل ضمان الامتثال لقواعد التشريعات الحالية" - لن تعتبر هذه الصياغة أيضًا انتهاكًا.

كيفية كتابة الطلب: القواعد الأساسية والعينة

لا يوجد اليوم نموذج موحد واحد لأمر الحق في التوقيع على المستندات الأولية، لذا يمكن للمؤسسات والمنظمات كتابته بأي شكل أو حسب النموذج المعتمد في السياسة المحاسبية للمؤسسة.
ومع ذلك، لا يزال يتعين الالتزام ببعض المعايير. على وجه الخصوص، يجب أن يشير الأمر إلى:

• رقم الأمر،
• تاريخ التجميع،
• اسم الشركة،
• المنطقة التي تم تسجيل المؤسسة فيها.

في الجزء الرئيسي، من الضروري إدراج كل من لديه الحق في التوقيع على المستندات الأولية، مع الإشارة إلى:

• المواقف,
• اللقب والاسم العائلي،
• قائمة المستندات التي يحق لموظف معين التوقيع عليها.

تجدر الإشارة إلى أن الأمر قد يتعلق إما بموظف واحد في المنظمة أو بمجموعة كاملة من الأشخاص.

كيفية وضع النظام

يمكن أن يكون أسلوب إعداد الطلبات أيضًا أي شيء على الإطلاق: يحق للشركات استخدام أوراق بسيطة بحجم A4 أو A5 أو الورق ذي الرأسية الخاصة بها لكتابة هذه المستندات الإدارية. في هذه الحالة، يمكن كتابة الأمر يدويًا أو طباعته على جهاز كمبيوتر - وهذا لا يلعب أي دور في تحديد شرعية المستند.

لكن مع كل هذا يجب أن يكون الأمر مصدقا بتوقيع رئيس المؤسسة أو أي موظف آخر مخول بتظهير تلك الأوراق.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون كل من ورد ذكره فيه، وكذلك الموظفين المعينين مسؤولين عن تنفيذه، على دراية بالوثيقة للتوقيع.
إن وضع ختم على الطلب أم لا هو اختيار المحرر، لأنه يتعلق بتدفق المستندات الداخلية للشركة؛ علاوة على ذلك، منذ عام 2016، متطلبات الاستخدام الإلزامي للأختام والطوابع في أنشطة الكيانات القانونية تم إلغاؤها بموجب القانون.

عادة ما يتم إعداد الأمر في نسخة أصلية واحدة.

بعد كتابة الأمر

بعد كتابة الأمر وتنفيذه وإصداره بشكل صحيح، يجب الاحتفاظ به طوال فترة صلاحيته مع الأوراق الإدارية الأخرى للشركة. بعد أن تفقد أهميتها، ينبغي نقلها إلى الأرشيف، حيث يجب تخزينها للفترة التي يحددها القانون أو اللوائح المحلية (ولكن ليس أقل من ثلاث سنوات)، ومن ثم يمكن التخلص منها.

تنشأ المواقف عندما يكون المدير غائبا، وتحتاج إلى التوقيع على وثيقة مهمة الآن.
لتجنب مثل هذه المواقف، يتأكد العديد من المديرين مسبقًا من أنه في حالة غيابهم، يوجد شخص في المؤسسة يمكنه التوقيع على المستندات المهمة.

تسجيل حقوق التوقيع

إذا كان المدير غائبا عن المؤسسة (في إجازة، رحلة عمل)، فقد يتم تعيين القدرة على توقيع المستندات لشخص آخر.

للحصول على حق التوقيع للمخرج هناك طريقتان:

1. إصدار توكيل رسمي لتوقيع بعض المستندات؛
2. إصدار أمر.

عند إصدار التوكيل لتوقيع المستنداتيجب أن تعلم أنه يجب إعداده وفقًا لمتطلبات القانون المدني. من الضروري الإشارة إلى:

تبحث عن إجابة؟ طرح سؤال للمحامين!

9474 المحامون في انتظاركم الرد السريع!

طرح سؤال

1. تاريخ المسألة؛
2. المكان الذي صدرت فيه؛
3. رقمها؛
4. نص يحتوي على جميع المعلومات عن الشركة، بالإضافة إلى معلومات عن المدير والشخص الذي صدرت إليه؛
5. توقيع رئيس وختم المنظمة.

إذا كانت الوكالة صادرة عن طريق التفويض، ثم يجب أن تكون مصدقة من خلال كاتب العدل.

يمكن إصدار التوكيل لأي شخص، حتى لشخص ليس موظفًا في المنظمة.

إعداد أمر بالحق في التوقيع

لا يمكن إصدار الأمر إلا لموظف الشركة. وفي الوقت نفسه، لا يهم مدة الخدمة في هذه المنظمة. هذه هي السمة المميزة لإعداد أمر من التوكيل. يجب أن يشير الطلب إلى:

1. التاريخ والرقم؛
2. نص الأمر موضحاً فيه الموظف الذي له حق التوقيع؛
3. توقيع المدير؛
4. ختم المنظمة.

الحق في التوقيع على المستندات المصرفية

إذا كان حق التوقيع للمدير صادرًا عن المعاملات المصرفية، فحينئذٍ من الضروري إدخال نموذج التوقيع على البطاقة المصرفية للشركةحيث يتم فتح الحسابات.

رئيس الحساباتالذي بحكم واجباته هو شخص له حق التوقيع الثاني، لا يمكن إعطاء القدرة على التوقيعوثائق للمدير.

إذا لم يكن لدى المنظمة منصب كبير المحاسبين، ففي هذه الحالة يوجد شخص واحد فقط يمكنه التوقيع على المستندات، وهو المدير. في مثل هذه الحالة، يمكن لأي موظف أن يحل محله.

المسؤولية عن سلطة التوقيع

يجب على الشخص المخول بالتوقيع أن يتذكر أنه مسؤول شخصياً عن توقيع المستندات. إذا وقع على الوثائق التي سوف يشهد على أنشطة غير قانونية، فيمكن تطبيق أنواع مختلفة من العقوبات عليه، بما في ذلك العقوبات الجنائية. ينبغي فهم ذلك عند توقيع العقود بمبالغ كبيرة من المال.

لكن أيضا يتحمل رئيس المنظمة المخاطر عند إسناد الصلاحيات لشخص معين. إذا غاب لمدة شهر، وخلال هذا الوقت تم التوقيع على العديد من الوثائق. إذا نشأت صعوبات في المستقبل فيما يتعلق بالوفاء بالالتزامات المفترضة، فسيكون المدير نفسه مسؤولاً.

إذا كانت لديك أي صعوبات في إعداد أمر أو توكيل، فسوف يساعدك المتخصصون لدينا على فهم الوضع الحالي. وسوف يختارون الحل الذي يناسبك وشركتك.

نظرا للمتطلبات الحالية التي تفرضها الأحكام الحالية لتشريعات الاتحاد الروسي بشأن المحاسبة، قد يتطلب الهيكل التجاري عينة من أجل الحق في التوقيع على الوثائق الأولية.

هذا النوع من الطلب مختلف مستقبل معينفيما يتعلق بالغرض والمحتوى والتصميم الهيكلي.

وفقًا لتوصيات وزارة المالية في الاتحاد الروسي المقدمة فيما يتعلق ببعض أحكام قانون "المحاسبة"، فإن رئيس كل هيكل تجاري يعمل في الأنشطة الاقتصادية، يجب الموافقة على قائمة معينة من الأشخاصالتي لها الحق في التوقيع على الوثائق المحاسبية الأولية.

يعتمد هذا المنصب الإداري الداخلي على أحكام العمل والمواد رقم 402-FZ. يمكن تصنيفها على أنها العامل المحدداستمرارية القواعد القانونية المنصوص عليها في الفقرة 3 من الفقرة 9 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" الذي كان ساريًا سابقًا.

وقبل ذلك، في الأفعال القانونية التي تنظم العملية المحاسبية، تم تحديد متطلبات محددةبشأن ضرورة موافقة رئيس الشركة على قائمة الأشخاص الذين لهم الحق في ترك توقيع شخصي على الوثائق الأولية.

اعتبارًا من اليوم، لا تنظم القواعد التشريعية الحالية بأي شكل من الأشكال إجراءات حصول الأشخاص المعنيين على السلطة التي تسمح لهم بالتوقيع على المستندات الأولية. غالبًا ما تظهر الحقائق الحديثة للشركات الروسية أن هذه القوى موحدة وذلك بإصدار أمر خاص من رئيس المنظمة:

1. أمر من رئيس الشركة بنقل حق التوقيع على المستندات الأولية إلى شخص معين أو مجموعة من الأشخاص.
2. توكيل لنقل حق التوقيع على الأوراق المدرجة في قائمة الوثائق الأولية.

للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول كل من هذه الطرق، يجب عليك النظر فيها بشكل منفصل.

ماذا يشهد؟

وفي هذه الحالة فإن المعيار الأساسي للتمييز بين أمر المدير بنقل حق التوقيع والتوكيل عنه هو أن قد ينطبق الأمر حصريًا على موظفي المنظمةبينما يمكن نقل التوكيل إلى أي شخص آخر.

سيكون الشرط الرئيسي في مثل هذه الحالة هو أن المدير يجب أن يدرج في التوكيل قائمة بالأشخاص الذين يمكنهم استخدامه. تنظم الفروع القانونية المختلفة عملية إعداد الأوامر والتوكيلات؛ وبشكل أكثر تحديدًا، فإن قانون العمل والقانون المدني مسؤولان عن ذلك.

إذا كانت هناك حاجة للتوقيع على مستندات الشركة الداخلية فقط، فسيكون الحل الأمثل هو اختيار إعداد أمر يعمل كمصدر تنظيمي يشهد على نقل حق التوقيع على الوثائق الأساسية. ومن الجدير بالذكر أنه في هذه الحالة ليست هناك حاجة لتفويض صلاحيات إضافية لأشخاص آخرين.

في الوقت نفسه، إذا كانت هناك حاجة للتوقيع على وثائق معينة مع نقلها اللاحق خارج المنظمة، على سبيل المثال، الوثائق المصاحبة لنقل البضائع أو الفاتورة، ففي مثل هذه الحالة تكون هناك حاجة لوضع تفويض مناسب محامي.

هناك حاجة مهمة للتفكير في الأمر وفي التوكيل المعلومات التالية:

• البيانات الشخصية للشخص الذي لديه السلطة المناسبة؛
• قائمة ببعض المستندات التي يمكن توقيعها من قبل شخص مفوض.

وبالإضافة إلى ذلك، في كل من هذه الحالات، رئيس الشركة يشهد على توقيع الشخص، مخول بالسلطة التي يشير إليها نفس الشخص في مجال خاص من التوكيل أو الأمر.

تشير مثل هذه العمليات الحاجة إلى إجراء تحديد التوقيع، والتي يجب أن تنتمي إلى الشخص الذي وضع توقيعه على النص. تعد هذه المرحلة ضرورية للغاية نظرًا لحقيقة أنه يتم الآن إجراء جميع عمليات التدقيق الضريبي تقريبًا مع تحديد الأطراف المقابلة التي ترفض عمدًا الوفاء بالتزاماتها الضريبية.

حتى لو لم يتخذ المديرون المباشرون للأطراف المقابلة أي إجراء للتخلي عن أنشطة الشركة والاعتراف بحقيقة أنهم يعملون كمديرين حقيقيين للهيكل التجاري، تبدأ دائرة الضرائب في بدء دراسة خط اليد، والتي يمكن أن تؤكد حقيقة أن التوقيعات على الوثائق ليست توقيعات الإدارة.

وفي نهاية المطاف، سيكون هذا بمثابة الأساس للضريبة ترفض رسميا الاعتراف بهذه النفقات للمؤسسةأنا.

اليوم، من المعتاد أن نفهم النفقات الموثقة على أنها جميع النفقات التي لها دليل مستندي. في هذه الحالة، يجب إعداد جميع المستندات الداعمة وفقًا للأحكام الحالية لتشريعات الاتحاد الروسي.

جميع المستندات التي تحتوي على بيانات غير موثوقة أو متناقضة، أو معلومات غير كاملة، لا يمكن أن تكون بمثابة أساس للحصول على المزايا الضريبية. نظرًا لأن المستندات الأولية تحتوي على توقيع شخص ليس لديه السلطة المناسبة، فسيتم التعرف على هذه الوثيقة على أنها تحتوي على معلومات خاطئة. ونتيجة لذلك، لا يمكنه تأكيد خصم ضريبة القيمة المضافة بأي شكل من الأشكال.

جمع العينات

حتى الآن، لا يوجد قانون تشريعي واحد يتطلب الحاجة إلى التحقق من توقيع الطرف المقابل. ولكن على الرغم من هذه الحقيقة، فإن مديري المنظمات التجارية الحكيمين بشكل متزايد يطالبون جميع نظرائهم عينات التوقيع الخاصةمملوكة للأشخاص المسؤولين بشكل مباشر عن التوقيع على المستندات الأساسية، بالإضافة إلى الفواتير.

يمكن أن تكون هذه العينات نسخة من جواز السفر، أو نسخة من البطاقات المصرفية البلاستيكية مع توقيع المالك، أو التوكيل الذي سيشير إلى توقيع الشخص المعتمد. وفي حالة أخرى، إذا لم تجرؤ الشركة على طلب مثل هذه المستندات، فقد تواجه بعض العواقب غير السارة.

نتائج

كما تظهر ممارسة معظم المنظمات التجارية، مراقبة صلاحيات الأشخاص الذين يتركون توقيعهم على الوثائق الأولية هو إجراء معقد إلى حد ما وغير موثوق به دائمًا.

وينطبق هذا بشكل خاص على العمليات التي تقوم بها الشركات الكبيرة ذات حجم كبير من السلع والنقد، والتي تتعاون مع عدد كبير من الأطراف المقابلة. بشكل عام، لزيادة كفاءة مثل هذه الشيكات، من الضروري إنشاء قسم منفصل يعمل مع قسم المحاسبة.

في الوقت نفسه، تجدر الإشارة إلى أن العواقب السلبية الحقيقية عند التوقيع على الوثائق الأولية من قبل شخص دون السلطة المناسبة لدافعي الضرائب لا يمكن أن تنشأ إلا عندما تشير قاعدة الأدلة العامة إلى أن جميع المعاملات مع هذا الطرف المقابل كانت وهمية.

قد تنشأ ظروف مماثلة إذا تبين أن الطرف المقابل هو شركة شل، فإن رئيس الشركة يرفض بشكل قاطع التوقيع، وسيؤكد الفحص حقيقة تزوير التوقيع، ولم تدفع الشركة الضرائب، وما إلى ذلك.

وبناء على ذلك، إذا كان ممثلو الشركة ما زالوا قادرين على جمع كمية كافية من الأدلة التي من شأنها تأكيد حقيقة العمليات، وأيضا إذا كان هناك مستوى مناسب من الحذر عند اختيار الشريك، فمن الممكن تماما ستكون المنظمة قادرة على إلغاء جميع المطالبات من الخدمة الضريبية. تتم عمليات مماثلة في السلطات الضريبية العليا أو في المحكمة.

يمكنك معرفة كيفية نقل هذا مباشرة من هذا الفيديو.