إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

• جدول المحتويات
• مقدمة
• الفصل 1.دور وأهمية د شجرة التنوب س الاجتماعات ذ
• 1.1 دور اجتماعات العمل
• 1.2 تصنيف اجتماعات العمل
• 1.3 مزايا وعيوب الاجتماع
• الفصل 2. تنظيم اجتماعات العمل
• 2.1 القواعد الأساسية لعقد اجتماع عمل
• 2.2 نصائح عملية وتوصيات
• الفصل 3
• خاتمة
• قائمة المؤلفات

مقدمة

بالإضافة إلى المحادثات التجارية والمفاوضات التجارية ، فإن اجتماعات العمل منتشرة على نطاق واسع في ممارسة الأعمال ، والتي تعد وسيلة للمناقشة الجماعية المفتوحة لبعض القضايا. أشكال مثل هذه المناقشة متنوعة للغاية. هذه هي المؤتمرات والمؤتمرات والندوات والاجتماعات والجلسات والندوات. عادة ما تكون القرارات المتخذة في هذه الأحداث أكثر فعالية من تلك التي تتخذها دائرة ضيقة من المديرين. جوهر اجتماع العمل هو ضمان حرية المناقشة والتطوير قرار مشتركبناء على مجموعة متنوعة من الآراء.

في أغلب الأحيان ، تُعقد اجتماعات العمل: إذا كان من الضروري اتخاذ قرار جماعي على أساس الحق المتساوي للجميع في التعبير عن آرائهم وتبريرها ، إذا كان حل المشكلة يؤثر على مصالح العديد من الأقسام الهيكلية للمنظمة أو شركة في نفس الوقت ، إذا كانت هناك حاجة إلى آراء مجموعات مختلفة من الموظفين لحل مشكلة مهمة. يعد اجتماع العمل أحد أهم الأنشطة التي يقوم بها القائد وعامل مهم يؤثر على تنظيم نظام عمل الفريق بأكمله. الحاجة إلى اجتماعات واضحة. إنها ضرورية لتسريع عملية صنع القرار وزيادة صلاحيتها ، من أجل التبادل الفعال للآراء والخبرات ، لتسليم مهام محددة بشكل أسرع إلى المقاول ، ولكن الأهم من ذلك ، للتأثير العاطفي على المشاركين في الاجتماع ، ونتيجة لذلك ، على الفريق بأكمله. لذلك ، كان هذا الموضوع مناسبًا تمامًا لعدة قرون ، بينما لن يكون هناك حد لتحسين تكنولوجيا إجراء اجتماع عمل ، محادثة لفترة طويلة. إن الاجتماعات غير المحضرة بشكل جيد وسوء الإدارة ، التي تُعقد في كل مناسبة ، تسبب ضررًا كبيرًا ، لأنها "تلتهم" وقتًا ثمينًا ، وتمزق الناس من عملهم الرئيسي.

من ناحية أخرى ، فإن القدرة على إقناع مرؤوسيك أو دحض أفعالهم الخاطئة هي أيضًا عامل مهم جدًا.

الغرض من عمل هذا المقرر الدراسي هو دراسة الجوانب النظرية لطرق التحضير لاجتماع عمل وعقده.

سنثبت أهمية هذه النظرية لاجتماع عمل من خلال حل المشكلات التالية:

1) تحديد دور اجتماعات العمل ؛

2) دراسة تصنيف اجتماعات العمل.

3) تحديد جميع مزايا وعيوب الاجتماع ؛

4) دراسة القواعد الأساسية لعقد اجتماع عمل ؛

5) التحليل نصيحة عمليةوالتوصيات ؛

6) استكشف المثال الكلاسيكي لتنظيم اجتماع عمل (على سبيل المثال منظمة تجارية Alliance LLC).

موضوع البحث هو طرق وأساليب تنظيم اجتماع عمل في مؤسسة.

الهدف من الدراسة هو مثال كلاسيكي على تنظيم اجتماع عمل في منظمة "Alliance" ذات المسؤولية المحدودة.

الفصل 1

1.1 دور اجتماعات العمل

اجتماعات العمل (الجلسات) هي أهم مناقشة مشتركة لقضايا الإنتاج ، والتجارية ، والإدارية وغيرها ، وتبادل المعلومات ، وتحليل الوضع ، وكذلك وسيلة لتطوير واتخاذ القرارات الإدارية. يلعبون دورًا مهمًا للغاية في عملية الأنشطة الإدارية ، ويتميزون بتنوع كبير في الأهداف والأشكال.

الاجتماعات والاجتماعات هي وسيلة للتبادل الجماعي للمعلومات ، وتنتهي باعتماد قرارات محددة. وهي تختلف:

1) دائرة المشاركين (في الاجتماعات هناك متخصصون ، مسؤولون أو أشخاص مهتمون ، وفي الاجتماعات - جميع الموظفين) ؛

2) طبيعة المشاكل التي تمت مناقشتها (في الاجتماعات ، يتم النظر في القضايا المحددة الحالية ، وفي الاجتماعات ، القضايا الأكثر عمومية التي تراكمت خلال فترة زمنية معينة) ؛

3) الغرض (الاجتماعات ذات طبيعة تشغيلية ومصممة لإجراء تعديلات لتحسين الأنشطة الحالية ؛ في الاجتماعات ، أولاً وقبل كل شيء ، يتم تلخيص النتائج وتحديد الخطط للمستقبل).

كما تظهر التجربة ، لا تحقق اجتماعات العمل دائمًا التأثير المطلوب نظرًا لحقيقة أن العديد من المديرين لا يتخيلون بوضوح تكنولوجيا تنظيمهم وسلوكهم.

اجتماع العمل هو وسيلة لإشراك العقل الجماعي في تطوير الحلول المثلى لأكثر القضايا إلحاحًا وتعقيدًا التي تنشأ في المؤسسة. يتم تقليل عملية الإدارة في هذا الصدد إلى ثلاث مراحل رئيسية:

1) جمع ومعالجة المعلومات ؛

2) تنسيق أنشطة جميع إدارات الشركة وجميع الموظفين ؛

3) اتخاذ القرار.

بالإضافة إلى غرضه المباشر ، فإن كل اجتماع منظم بشكل عقلاني يحل أيضًا مشكلة تعليمية مهمة. في الاجتماع ، يتعلم الموظفون العمل في فريق ، واتخاذ نهج شامل لحل المشكلات المشتركة ، والتوصل إلى حلول وسط ، واكتساب ثقافة التواصل ، وما إلى ذلك.

بالنسبة لبعض الموظفين ، فإن التواجد في اجتماع عمل هو الفرصة الوحيدة لرؤية وسماع قادة أعلى مستويات الإدارة. بالإضافة إلى ذلك ، في اجتماع عمل ، يُمنح المدير الفرصة لإظهار موهبته الإدارية.

1.2 تصنيف اجتماعات العمل

اجتماعات العمل هي نوع خاص من المنظمات العمالية التي تعمل في وقت قصير للغاية ولها تركيز معين.

يتم تصنيف الاجتماعات حسب السمات الرئيسية التالية.

1. عن طريق التعيين:

تمهيدي (إصدار المهام ، التدريب المتقدم) ؛

إعلامي (تعميم المعلومات ، دراسة وجهات النظر) ؛

توضيحي (إقناع الموظفين بشيء ما) ؛

إشكالية (البحث الجماعي عن حل للقضية) ؛

إرشادي (لفت انتباه المعلومات الضرورية وشرح مسار العمل) ؛

التنسيق (ضمان تفاعل الوحدات).

صنع واتخاذ القرارات ؛

تلخيص وتقييم القرارات التي تم اتخاذها سابقًا ؛

تشغيلية (الحصول على المعلومات الحالية حول حالة الشؤون و

تحديد الاختناقات).

2. حسب تردد (تردد) التوصيل:

مره واحده؛

عادي؛

دوري.

3 - بعدد المشاركين:

عدد قليل من الموظفين (حتى خمسة أشخاص) ؛

ممتد (حتى عشرين شخصًا) ؛

ممثل (أكثر من عشرين شخصًا).

4. حسب درجة ثبات تكوين المشاركين في الاجتماع:

بتركيبة ثابتة

مع المدعوين وفقًا للقائمة التي تم تجميعها لكل اجتماع ؛

مجموع.

5. عن طريق الملحقات:

الحزب (والمنظمات العامة الأخرى) ؛

إداري؛

العلمية والعلمية والتقنية ؛

متحد .

يعمل اجتماع إعلامي أو إعلامي على نقل معلومات الخدمة. يُنصح باستخدامها في حالة عدم وجود وقت لأوامر مكتوبة أو إذا كان القائد يريد التأثير عاطفيًا على المرؤوسين. إذا سمح الوقت ، فمن الأفضل تقديم المعلومات كتابيًا ، حيث يستغرق إتقانها وقتًا أقل. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استيعاب المعلومات المقروءة بشكل أفضل من التي تتصورها الأذن. الغرض من الاجتماعات التنفيذية هو الحصول على معلومات إدارية حول الوضع الحالي للأمور ، واتخاذ القرارات التشغيلية والتحكم في استخدامها. اجتماعات المشاكل هي اجتماعات تهدف إلى إيجاد الحلول المثلى ، وطرح المشاكل الاقتصادية للمناقشة ، ودراسة قضايا التنمية الواعدة ، ومناقشة المشاريع المبتكرة.

1.3 مزايا وأوجه القصور في الاجتماع

الاجتماع كشكل من أشكال صنع القرار الجماعي له مزاياه وعيوبه.

مزايا اجتماعات العمل على الأنواع الأخرى من الأنشطة الإدارية:

1) أثناء المناقشة ، تم اقتراح ودراسة مناهج مختلفة لحل المشكلة ؛

2) إظهار وتعزيز المسؤولية والتفاهم المتبادل بين المشاركين في الاجتماع ؛

3) في عملية تطوير القرار ، يتم استخدام قدر كبير من المعلومات والمعرفة للمشاركين في الاجتماع ؛

4) يتم استبعاد القرارات الفردية ، ويشعر الكثيرون بأنه تم اتخاذ قرار عادل ؛

5) اعتماد قرار جماعي يقلل بشكل كبير من مخاطر صياغة قرار غير صحيح أو خاطئ ؛

6) القرار الجماعي هو قرار عام ، مما يعني أنه موجه نحو القواعد القانونية المقبولة والتعليمات القائمة ؛

7) القرار الجماعي ، كقاعدة عامة ، قرار منطقي ومنطقي.

مساوئ الاجتماع:

1) عدم وضوح المسؤولية عن القرارات المتخذة ؛

2) تأثير الشخصيات القوية - المديرون رائعون وليسوا في صالح جودة القرارات المتخذة ؛

3) مع القرار الجماعي ، يتم إنفاق وقت أكثر مما هو مطلوب من خلال اتخاذ قرار فردي "من أعلى" ؛

4) في حالة وجود عدد كبير من الأشخاص في الاجتماع ، قد لا يتم اتخاذ القرار على الإطلاق ؛

5) في الاجتماع هناك خطر حقيقي من "التحدث" عن القرار.

7) قد يكون القرار الجماعي بمثابة تسوية غير ضرورية ؛

8) غالبًا ما يركز القرار المتخذ في الاجتماع على الحفاظ على سير عمل الشركة ونادرًا ما يهدف إلى تغيير أنشطتها وتطويرها بشكل جذري.

تتأثر فعالية اجتماعات العمل بشكل مباشر بالإجراءات المترابطة بشكل وثيق: التخطيط للاجتماع ؛ وضع جدول الأعمال؛ تحديد تكوين المشاركين ؛ إعداد القائد والمشاركين للاجتماع ؛ تحضير المبنى لقاء مباشر. يتمثل الاتجاه الأكثر أهمية لزيادة كفاءة اجتماعات العمل في تقليل تكلفة إعدادها وعقدها. ولهذه الغاية يوصى بما يلي:

1) تقليل مدة الاجتماعات وتواتر عقدها ؛

2) تقليل عدد المشاركين في الاجتماعات ؛

3) استخدام ، إن أمكن ، أنشطة بديلة للاجتماع (اجتماع غير رسمي ، اتصال داخلي ، إنترنت).

يوضح الشكل 1 بشكل مشروط مناطق اجتماعات العمل الفعالة وغير الفعالة وغير الفعالة.

أرز. 1. كفاءة اجتماعات العمل

يمكن تحديد تكلفة التحضير لاجتماع عمل وعقده بالصيغة التالية:

حيث Z هو متوسط ​​الأجر بالساعة للموظفين المشاركين في التحضير للاجتماعات ، روبل ؛

З 1 - متوسط ​​الأجر بالساعة للمشاركين في الاجتماع ، فرك ؛

T هو الوقت الذي يقضيه في التحضير للاجتماع ، ساعات ؛

T 1 - الوقت اللازم للمشاركة في الاجتماع ، بما في ذلك وقت الاجتماعات ووقت السفر إلى مكان الاجتماع والعودة ، ساعات ؛

أنا \ u003d 1 ، 2 ... H - عدد الموظفين المشاركين في التحضير للاجتماع ؛

ي = 1 ، 2 ... م - عدد المشاركين في الاجتماع ؛

ك - نفقات السفر لكل مشارك ، فرك ؛

س - التكاليف العامة ، فرك.

يمكن التعبير عن الكفاءة الاقتصادية للاجتماعات المنعقدة بالصيغة التالية:

E \ u003d P - R ، (2)

حيث P هي تكلفة التحضير للاجتماع وعقده ، فرك ؛

ف- نتيجة إيجابية أو دخل محصل نتيجة الاجتماع فرك.

بفارق إيجابي ، أي. إذا تجاوزت النتائج التكاليف ، يمكن اعتبار الاجتماع فعالاً. ومع ذلك ، فإن قيمتها المطلقة الصغيرة تشير إلى انخفاض كفاءة الاجتماع.

وبالتالي ، تُستكمل إجراءات الإدارة للمدير باجتماعات العمل ، حيث يشارك العقل الجماعي في تطوير القرارات المثلى بشأن القضايا الأكثر إلحاحًا والأكثر تعقيدًا التي تنشأ في المؤسسة. لكن اجتماعات العمل لا تحقق دائمًا التأثير المطلوب. سيكون الاجتماع أكثر فاعلية إذا استعد قائده والمشاركون جيدًا مسبقًا للاجتماع ، أي: التخطيط للاجتماع ؛ وضع جدول الأعمال؛ تحديد تكوين المشاركين ؛ تجهيز المبنى ، إلخ.

الفصل 2. تنظيم اجتماعات العمل

2.1 القواعد الأساسية لعقد اجتماع عمل

إذا قمنا بتحليل أنشطة الإدارة ككل ، فيمكننا تحديد عدد من المجالات التي تساهم في تحسين كفاءتها. واحد منهم هو عقد الاجتماعات والمفاوضات والمحادثات التجارية بشكل صحيح. يقضي المدير في هذا العمل ما يصل إلى 50 ٪ من وقت عمله.

بادئ ذي بدء ، قبل الاجتماع ، يجب على كل قائد تحديد الأهداف الرئيسية التي سيحققها باستخدام طريقة العمل هذه. يمكن عقد اجتماعات لحل مشاكل الإنتاج ، وتدريب وتثقيف المرؤوسين ، وظهور العمل المكثف

(والتي يمكن إثباتها من خلال الاجتماعات المتكررة) ، مظاهر صفات القائد الخاصة (التنظيم ، والتواصل الاجتماعي ، والهدف ، وما إلى ذلك). تحديد الهدف الواضح هو نصف ضمان نجاح الاجتماع.

1. بادئ ذي بدء ، يتم تحديد أهداف واضحة ومهام مهمة للاجتماع.

2. تعيين المسؤولين عن التحضير للاجتماع وتوزيع المسؤوليات بينهم.

3. إعداد تقديرات التكلفة للتحضير للاجتماع وعقده.

4. تحديد موعد ووقت الاجتماع.

5. اختيار الغرفة المناسبة وحجزها.

6. إعداد واعتماد جدول أعمال محدد للاجتماع ، مع توضيح الوقت اللازم للنظر في كل قضية. رتب الأسئلة حسب الأهمية والصعوبة.

7. إعداد قائمة بالمشاركين في الاجتماع.

9. إعداد مشروع مقرر الاجتماع وإرساله إلى المشاركين.

10. التحضير الأموال اللازمةالمعلومات المرئية والوسائل التقنية والمساعدة.

11. إعداد الإعلانات والفهارس.

12. التحضير للمشاركين في الاجتماع لمواد العمل ، والدفاتر ، والأقلام ، وما إلى ذلك.

13. حجز أماكن في الفنادق للمشاركين من المدن الأخرى.

14. طلب ​​النقل لخدمة المشاركين في الاجتماع.

15. أمر خدمة في مؤسسة تموين عامة.

16. إعداد تسجيل المشاركين.

17. إعداد برنامج ثقافي للمشاركين في اللقاء.

لاحظ علماء النفس أن الاجتماعات التي تعقد بدقة وفقًا لجدول زمني محدد مسبقًا مع تاريخ ووقت محددين مسبقًا تكون أكثر إنتاجية ، وفي هذا الصدد ، يقترحون مراعاة "نظرية قابلية العمل" عند التحضير للاجتماع. تختلف قدرة الناس على العمل في فترات زمنية مختلفة. يكون بعض الناس أكثر إنتاجية في الصباح ، وبعضهم في فترة ما بعد الظهر ، والبعض الآخر في المساء. لكن في الوقت نفسه ، لا يمكن للمرء أن يقول إن بعضها يعمل بشكل أفضل والبعض الآخر يعمل بشكل أسوأ. كل ما في الأمر أن هؤلاء الأشخاص يتمتعون بأعلى أداء في أوقات مختلفة من اليوم. تختلف القمم والانخفاضات المطلقة للإنتاجية من شخص لآخر ، ولكن الشيء نفسه بالنسبة لجميع الناس هو التقلبات النسبية والإيقاعية. يمكن وصف متوسط ​​التقلبات الإحصائية في القدرة على العمل خلال اليوم باستخدام المنحنى الموضح في الشكل. 2.

أرز. 2. تقلبات متوسط ​​في القدرة على العمل

يتضح من الشكل أن:

1) توقف لمدة ساعتين بجوار مراحل النشاط الأعلى ، والتي يعمل خلالها جسم الإنسان في وضع "تجنيب" ؛

2) تحدث ذروة الأداء في النصف الأول من اليوم ، وبالتالي يجب تنفيذ مهام الفئة أ في بداية اليوم ؛

3) بعد الغداء ، عندما يكون هناك انخفاض معروف في الإنتاجية ، تحتاج إلى استخدام هذه الفترة للاتصالات الاجتماعية والأنشطة الروتينية (مهام من الفئة C) ، وبعد ذلك يجب أن تنتقل إلى مهام الفئة B.

يوصى بجدولة الاجتماعات في النصف الأول من اليوم. يوصى بعقد الاجتماعات غير المجدولة بشكل غير منتظم قدر الإمكان. إنهم يمزقون الموظفين بعيدًا عن عملهم الرئيسي ، ويقللون بشكل حاد من ثقافة علاقات الخدمة ، وغالبًا ما يؤديون إلى انتهاك المواعيد النهائية المخطط لها.

بغض النظر عن الطبيعة المخطط لها للاجتماع ، يجب على القائد اتباع القاعدة الأساسية لإعداد أحداث من هذا النوع: تعريف جميع المشاركين مسبقًا بالأهداف والغايات وقائمة القضايا قيد النظر وقائمة المتحدثين. يؤدي عدم الامتثال لهذه القاعدة إلى انخفاض في فعالية الاجتماع ، وتعطيل العلاقات في الفريق.

تعد صحة عرض المواد ذات أهمية كبيرة أيضًا. معرفة القراءة والكتابة والمنطق والتلوين العاطفي - كل هذا إلزامي

حالة أي اتصال رسمي.

حتى لهجة المحادثة تلعب دورًا في اجتماع العمل. يظهر البحث النفسي أن الناس غالبًا لا يركزون على محتوى البيان ، ولكن على نغمة المتحدث.

كلما ارتفع منصب المدير ، زاد الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات. حتى في الشركات ذات الكفاءة الهيكل التنظيمي، غالبًا ما يضيع الوقت الثمين لأذكى القادة لأنه لم يتعلم أحد كيفية إدارة الاجتماعات بشكل جيد.

بعض النصائح التي تساعد المديرين على توفير وقتهم.

بادئ ذي بدء ، يجب أن تبدأ بإجابة السؤال الرئيسي: هل يستحق حقًا التفكير في هذا الموضوع في الاجتماع. في معظم الحالات ، لا يمكن تحقيق الميزة الرئيسية للاجتماعات - إمكانية الحوار بين المشاركين - لأن المدير يريد فقط نقل المعلومات ولا يقدم حتى إجابات لأسئلة الجمهور. إذا كانت المشكلة لا تتطلب حلاً فوريًا ، فمن الأفضل الاستغناء عن الاجتماع. ما تبقى هو لفت انتباه الموظفين إلى المعلومات المهمة ، إما عن طريق رسالة دائرية أو من خلال نظام كمبيوتر داخل المؤسسة. هذه ، على ما يبدو ، هي واحدة من مفارقات العمل في مؤسسة.

1) إذا كان من الضروري اتخاذ قرار جماعي بشأن هذه المسألة ، يتم إرسال المعلومات اللازمة لذلك إلى عدة إدارات ؛

2) شريطة أن يكون حل المشكلة مهمًا للعديد من الإدارات في نفس الوقت ؛

3) شريطة أنه من أجل حل المشكلة ، من الضروري استخدام الآراء المختلفة للمجموعات الفردية.

1) قبل بدء الاجتماع ، قم بتسجيل الحاضرين ؛

2) يُنصح ببدء الاجتماع في الوقت المحدد تمامًا ، بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين لم يصلوا بعد ؛

3) الإبلاغ عن تكلفة الدقيقة للاجتماع ونيتك

إجراء ذلك بطريقة عقلانية ، والتعبير عن ثقتك في المسار الناجح للاجتماع ؛

4) الاتفاق مع المشاركين على قواعد العمل المشترك: وقت إلقاء الكلمات ، فترات الراحة ، نهاية الاجتماع ، إجراءات اتخاذ القرارات ؛

5) تكليف أمين السر بمسك المحاضر ؛

6) خلال الاجتماع ، من المستحسن تدوين الملاحظات واستخدامها بشكل فعال ؛

7) التعرف على مثل هذه النقاط الحرجة في المناقشة وحظرها مثل المحادثات حول موضوع مجرد واستنتاجات متسرعة وقرارات خاطئة.

يحدد المدير الذي يقود اجتماع عمل النغمة ، مما يسمح للحاضرين بإدراك الموقف بشكل صحيح. الاجتماعات غير الفعالة والمطولة هي نتيجة لسوء الإعداد وتدني مستوى تنفيذها.

ثبت أن المدة المثلى للعملية هي 20-40 دقيقة (يُنصح بإجراء العملية 2-3 مرات في الأسبوع) ؛ اجتماع إشكالي مع جدول أعمال حافل - 1.5 - 2 ساعة ، ومناقشة قضية معقدة في إطاره - 40 - 45 دقيقة. يمكن وصف اعتماد حالة المشاركين في الاجتماع على مدته باستخدام المنحنى الموضح في الشكل 3. بعد 30-45 دقيقة من العمل ، يبدأ المشاركون في الاجتماع في فقدان الانتباه ؛ بعد 70 - 75 دقيقة يظهر التعب البدني ؛ بعد 90 - 120 دقيقة ، يتطور "النشاط السلبي" - تبدأ المحادثات والأنشطة الخارجية ؛ بعد ساعتين من العمل المتواصل ، يكون الناس على استعداد لفعل أي شيء لتفريقهم بسرعة. في نفس الوقت ، بعد 30-40 دقيقة من الإلهاء ، يتم تشغيل الانتباه تلقائيًا مرة أخرى.

تين. 3. اعتماد حالة المشاركين في الاجتماع على مدته

من الناحية العملية ، من الأفضل حل المزيد من القضايا في اجتماع واحد ، لأنه في المجموع سيستغرق وقتًا أقل ، ويتم ضمان إيقاع واضح للعمل ، ويكون الناس أقل تشتتًا عن الموضوع.

واجب القائد هو التفريغ النفسي للمشاركين ، بما فيهم في العمل النشط. يتم تحقيق ذلك من خلال خلق بيئة ودية ، وإقامة علاقات غير رسمية ، مما يسمح بالتبادل الحر للمعلومات ، والاستفادة القصوى من الخبرة والمعرفة والكفاءة لدى الناس. يتم ضمان البيئة المريحة إلى حد كبير من خلال حقيقة أن أولئك الذين يرغبون في الحصول على فرصة للتعبير عن آرائهم بحرية ، والتعليق على وجهات النظر والأفكار المختلفة ، والتفكير بهدوء في الموقف ، والاستعداد للخطب والإجابات على الأسئلة المطروحة ، وتغييرها. وجهة نظر مع ظهور معلومات جديدة بشكل أساسي. للقيام بذلك ، يستمع القائد إلى المتحدثين ، ويراقبهم ، ويطفئ النزاعات ، ويقمع النقد ، واحتكار الحق في الحقيقة ، والمناقشات الفارغة ، ويحارب الإجماع. هنا تتمثل المهمة الرئيسية للرئيس في الحفاظ على مزاج العمل والتوازن ، وتلخيص الخطب ، واتخاذ موقف محايد.

يحدد الخبراء الأنواع التالية الأكثر شيوعًا من المشاركين في الاجتماعات والاجتماعات ، والتي يجب على القائد الانتباه إليها.

غير منطقي. إنه غير صبور وغير مقيّد ويطالب بحماسة بالاعتراف بمنصبه ، لذلك يجب إيقافه طوال الوقت ويطالب برباطة جأش وإثبات للنقاط الخلافية ، إذا كانت معروفة قبل بدء المحادثة. من الأكثر أمانًا أن تجعل هؤلاء الأشخاص حلفاء لك ، ويجب أن تتحدث معهم وجهاً لوجه أثناء الاستراحة من أجل معرفة السبب الحقيقي للموقف السلبي وعرض المشاركة في تطوير حل. لدحضهم بمساعدة الآخرين ، وفي الحالات القصوى ، من الضروري مقاطعة الاجتماع مؤقتًا أو دعوة مثل هذا المتحدث للجلوس في زاوية الغرفة أو على كرسي عميق بذراعين ، وهو أمر مريح نفسيًا.

الوضعي. إنه حسن الطباع ، ويشارك بنشاط في المناقشة وفي التلخيص المشترك لنتائجها ، ويقدم الدعم في القضايا الصعبة والمثيرة للجدل. في الاجتماع ، يمكن وضعه في أي مقعد حر.

تعرف كل شيء. يظن أنه أفضل من الآخرين الواعين بكل شيء ، لذلك يتدخل في مناقشة أي مشكلة. يفضل أن يجلس بجانب الرئيس وفي كل وقت لتذكير الآخرين برغبة الآخرين في الجهر (من يستطيع دحضها) ، ولكن لإعطاء الفرصة لصياغة استنتاجات وسيطة.

الثرث بوكس. يتحدث كثيرا دون داع ، ولا يلتفت إلى الوقت. يوصى أيضًا بوضعه بجانب الرئيس أو الشخص المسؤول حتى يمكن إيقافه بلباقة والمطالبة بالخصوصية عند "التنحي جانبًا".

جبان. إنه غير متأكد من نفسه ، صامت ، خائف من ارتكاب خطأ ، لذلك يحتاج إلى طرح أسئلة خفيفة بدقة ، والتشجيع ، والمساعدة في صياغة الأفكار ، وشكره.

نزيه. إنه أمر لا يمكن الوصول إليه دائمًا ، فأنت بحاجة إلى معرفة أسباب مثل هذا السلوك بأي شكل من الأشكال ، وطرح أسئلة إعلامية ، والاهتمام بالعمل ، وتحفيز النشاط.

طائر مهم. يجب إجباره على أن يكون على قدم المساواة مع الجميع ، باستخدام طريقة "نعم ، لكن ..." ، والتي تتكون من الاعتراف الرسمي وفي نفس الوقت التفنيد الفعلي لكلماته.

لماذا. عليك أن تطلب منه التعبير عن رأيه في جميع الأسئلة التي يطرحها أو إرسالها إلى الجمهور.

جوهر الاجتماع أو المؤتمر هو الخطاب الرئيسي (تقرير). يجب أن تكون مفيدة للمستمعين ، وتثير اهتمامهم ، وتجذب الانتباه ، وتتوافق مع اهتمامات الجمهور. إدارة هذا الأخير هو العمل الأكثر صعوبة. عند التحضير لخطاب ما عليك أن تسأل نفسك الأسئلة التالية: ما هي أسباب الخطاب ، وأهدافه ، وما هي دائرة المستمعين وكيفية صياغة أفكارك ، لأنك تحتاج دائمًا إلى مراعاة مستوى الخطاب. الجمهور واستعداده لفهم المادة.

أثناء الخطاب ، لا ينبغي أن يقتصر المرء على المنطق المجرد والأسئلة العامة ؛ من الضروري تعريف الجمهور بكل "الإيجابيات" و "السلبيات" ، والبيانات العلمية المتاحة ، والحقائق ، والخبرة ، وآراء السلطات ، وإعطاء تنبؤ للوضع ، وإفراطه في التركيز على موضوع الخطاب ، ولكن لا يفرض المرء أفكاره الخاصة ، ولا يكون قاطعًا ، ولا يُظهر تفوقه ؛ أخيرًا ، يجب اقتراح حل. يجب أن يكون الأداء متأصلاً في السطوع والرؤية ؛ الوضوح والوضوح في الصياغة ؛ التركيز على الشيء الرئيسي. الإيقاع والتكرار المستمر في أشكال مختلفة من الأحكام الرئيسية ؛ وجود عنصر المفاجأة (معلومات غير معروفة ، صياغة أصلية) ؛ تشبع مختلف للأجزاء الفردية. من أجل استيعاب المادة بشكل أفضل ، تحتاج إلى التحدث بلغة مألوفة للجمهور ، وإجراء مقارنات مع الأشياء المألوفة ، وتقديم المعلومات ليس في دفق مستمر ، ولكن في كتل دلالية ، لأن الإدراك محدود. لذلك يجب أن يتكون الخطاب من جمل قصيرة ، ولا ينبغي أن يحتوي الخطاب على أكثر من 10 أفكار جادة ، مصحوبة بـ 3-4 حجج لكل منها. في الوقت نفسه ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن العبارات الأولى والأخيرة يتم تذكرها بشكل أفضل ، فالكلام السريع جدًا أو البطيء جدًا متعب ومشتت ، وهدوء رتيب. أثناء الخطاب ، تحتاج إلى إظهار الاقتناع ، والنظر إلى الجمهور ، وتجنب النظر إلى نقطة واحدة ، والتحدث بعد إقامة الصمت ، ومراقبة رد فعل الجمهور ، وتطوير موضوع يحبه بدعم من الجمهور ، ولا تفعل ذلك. ادخل في مناقشة أثناء الخطاب ، ولا تلتفت إلى الصيحات الاستفزازية ، واشكر الحاضرين على اهتمامهم. من أجل أداء ناجح ، من الضروري الحفاظ على وقفة نفسية من أجل تركيز انتباه الجمهور على بعض الأفكار ، لإثارة المستمعين ، وإحداث خلاف مع المعلومات لفترة قصيرة ؛ طرح أسئلة على الجمهور دون إجابة ؛ التحدث عن مواضيع مثيرة بحماس وعاطفي مع تفاصيل وعناصر الدراما ؛ تبادل الخبرات والتجارب الخاصة بهم ؛ لا توبخ أي شخص على أي شيء ، ولكن لا تملق أو تهدد ؛ الجمع بين الكلمة والإيماءات ، لأنها تحمل ما يصل إلى 40٪ من المعلومات ؛ تغيير وتيرة الكلام حسب المحتوى ؛ استخدام أقل لكلمات "ينبغي" و "يجب" ؛ لديك قصص مضحكة في المخزون ؛ لا تتحدث عن نفس الشيء لأكثر من 15 دقيقة ؛ كن حذرا مع الأرقام. أخطاء المتحدثين هي الإسهاب في بداية الحديث ، وعدم وجود منطق داخلي في العرض ، وتأخر في الجزء الأخير أو نهاية مفاجئة. في عملية عقد اجتماع ، من أجل خلق جو من المناقشة العملية والمهتمة للمشاكل التي نشأت ، يجب على المدير ألا:

1) إجراء محادثات هاتفية ؛

2) عرض أو التوقيع على أي وثائق ؛

3) التعليق وتقييم خطاب المشاركين في الاجتماع.

4) التعبير عن وجهة نظرهم بشأن المشكلة قيد المناقشة ؛

5) استخدم لغة سلبية ، على سبيل المثال: لم نفعل ذلك من قبل ؛ نعم ، ما زالت لا تعمل ؛ لا يمكننا أن نضيع وقتنا. لقد حاولنا بالفعل القيام بذلك ؛ حتى نكون مستعدين لها ، إلخ.

يتم تقييم نتائج الاجتماع أو الاجتماع من خلال كمية ونوعية قرارات الإدارة المختارة والتي يتم اتخاذها فيها ، والتي يتم فيها "الاستعدادات محلية الصنع" التي تم إجراؤها قبل بدايتها: المراجع ، الرسوم البيانية ، الرسوم البيانية ، إلخ. إذا لم يتم اتخاذ قرارات ، يعتبر الحدث عديم الفائدة ومضيعة للوقت.

1) تكرار القرارات المتخذة والإجراءات المتفق عليها ؛

2) تلخيص وشرح: ماذا ، من قبل من ومتى ينبغي القيام به ؛

3) إعداد وتوزيع بروتوكول يتضمن القرارات المتخذة والمنفذين المسؤولين والمواعيد النهائية لتنفيذ القرارات المتخذة على المشاركين. يجب أن يكون إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط ، بدلاً من تأمين سمعة كمنظم ماهر.

وبالتالي ، بالإضافة إلى التخطيط للاجتماع ، ووضع جدول الأعمال ، وإعداد القائد والمشاركين للاجتماع ، وإعداد المبنى ، فإن فعالية اجتماعات العمل تتأثر بالانعقاد المباشر للاجتماع. يتمثل الاتجاه الأكثر أهمية لزيادة كفاءة اجتماعات العمل في تقليل تكلفة إعدادها وعقدها. يقترح علماء النفس اتباع عدة قواعد عند التحضير للاجتماع وعقده:

- ينبغي عقد الاجتماعات بدقة وفقًا للجدول الزمني مع تحديد تاريخ ووقت محددين مسبقًا ، مع مراعاة "نظرية قابلية التطبيق" ؛

- مراعاة مدة الاجتماع (الاجتماعات الطويلة غير فعالة) ؛

- تحديد هدف واضح

تأخذ في الاعتبار خصوصية أنواع الاجتماعات من المشاركين في الاجتماعات والاجتماعات ؛

لتعريف جميع المشاركين مسبقًا بالأهداف والغايات وقائمة القضايا قيد النظر وقائمة المتحدثين ؛

- إنهاء الاجتماع بالضبط في الوقت المحدد.

يؤدي عدم الامتثال لهذه القواعد إلى انخفاض في فعالية الاجتماع.

الفصل 3

يمكن النظر في تنظيم اجتماع عمل على سبيل المثال لعقد مثل هذه الاجتماعات في Alliance LLC. هي شركة تجارة جملة بدأت نشاطها في عام 2000. منذ تأسيس هذه المؤسسة ، تم تنفيذ واجبات الرئيس من قبل المدير العام لشركة Alliance LLC V.A. ستاروستين. تتطور الشركة بنجاح وتحتل اليوم حصة كبيرة في السوق. بالنسبة لأي منظمة ، يعتمد النجاح إلى حد كبير على جودة الإدارة. V.A. Starostin هو مدير موهوب. إنه يعرف كيفية تنظيم عمل الأشخاص بطريقة تجعل كل شيء يتم دائمًا تقريبًا ليس فقط في الوقت المحدد ، ولكن بكفاءة وكفاءة. من المعتاد عقد اجتماعات في Alliance LLC مرتين في الأسبوع ، حيث يتم تقديم التعليمات ، وتوضيح الأهداف ، كما يتم تلخيص النتائج. محل الاهتمام هو طريقة V.A. Starostina تجري اجتماعات عمل. إحدى المهام الرئيسية لـ V.A. Starostin - لإشراك أكبر عدد ممكن من الحقائق من أجل تقييم مدى تعقيد المشكلة قيد المناقشة بشكل كامل ، وكذلك لإشراك الحاضرين في عملية حل المشكلة. بالطبع ، V.A. يجب أن يكون لستاروستين وجهة نظره الخاصة حول الوضع الحالي ، ولكن من الضروري أيضًا معرفة وجهة نظر الآخرين لفهم ما إذا كانوا على حق أم لا في فهمهم للمشكلة. إذا كانت وجهة نظر شخص آخر صحيحة ، يمكن لقائد الاجتماع تغيير رأيه في الموقف. إذا كان الزملاء مخطئين أو فاتهم شيء مهم ، فإن V.A. يمكن لـ Starostin تقديم الحقائق المفقودة. يعد طرح الأسئلة الصحيحة أداة رائعة لتوجيه الاجتماع في الاتجاه الصحيح.

في عملية عقد اجتماع عمل ، من المهم للغاية التحكم في تقدمه. لهذا ، V.A. Starostin يتبع القواعد:

1. كن محايدا. هذا له تأثير إيجابي على الحالة العاطفية للحاضرين.

2. استمر باستمرار المحادثة.

3. اتخاذ إجراءات فورية في حالة الإجهاد العاطفي.

4. الاستماع إلى آراء جميع المعارضين.

5. لا تتسامح مع الرحلات إلى الماضي والانحرافات عن الموضوع.

6. إذا لزم الأمر ، وضح رسائل المشاركين الأفراد: "ماذا تقصد بالضبط؟".

7. تلخيص النتائج الوسيطة في كثير من الأحيان لكي تثبت للمشاركين أنهم قريبون بالفعل من الهدف.

إذا شعر أي من المشاركين في الاجتماع برغبة لا تقاوم في مناقشة ، فإن القائد ، مع الحفاظ على رباطة جأشه ، سيسمح للمجموعة بدحض أقوال المجادل. المتنازعون الثرثارون بلا داع V.A. يقاطع Starostin بلباقة دون الاستماع إلى خطاباتهم حتى النهاية - كقاعدة عامة ، لا فائدة تذكر من مثل هذه الخطابات. إذا كان عليك التعامل مع شخص سلبي (أي شخص يحب التناقض) ، فأنت بحاجة إلى التعرف على معرفته وخبرته وتقديرها. يطرح المشاركون الخجولون أسئلة بسيطة لبناء الثقة. إذا كان المتنازع يطرح أسئلة باستمرار بدلاً من تقديم اقتراحات ، يتم توجيه أسئلته إلى المجموعة.

بادئ ذي بدء ، يجب أن نجتهد لإجراء مناقشة جماعية بطريقة حضارية. وهذا يعني وجود حساسية في العلاقات بين المتنازعين ، وبالتالي ، يستبعد استخدام مثل هذه الوسائل في مناقشة وجهة نظر المرء مثل السخرية ، ومقاطعة المعارضين ، والهجمات الحادة ضدهم. V.A. تحرص Starostin بشكل خاص على التأكد من أن الخلاف التجاري بين المشاركين محدد وله حدود زمنية ، وكذلك لتجنب الصدامات الشخصية. يجب أن تكون مصطلحات النزاع واضحة لجميع الحاضرين.

استعدادًا للمناقشة ، يتم وضع خطة عامة للنضال من أجل الحقيقة واختيار الحجج الأكثر ثقلًا. ومما يثير الإعجاب بشكل خاص الأرقام الدقيقة التي لا يمكن دحضها.

يتكون صنع القرار من خمس خطوات:

1) إقامة اتصالات ؛

2) تعريف المشكلة ؛

3) تحديد الأهداف.

4) عرض الأفكار.

5) الاستعداد للعمل.

الغرض من الاجتماعات التشغيلية لـ V.A. Starostin هو الحصول على معلومات حول الوضع الحالي ، واتخاذ القرارات التشغيلية والتحكم في استخدامها. اجتماعات المشاكل ل V.A. Starostin هي اجتماعات تهدف إلى إيجاد الحلول المثلى ، وطرح المشاكل الاقتصادية للمناقشة ، والنظر في قضايا التنمية الواعدة ، ومناقشة المشاريع المبتكرة.

Starostin ، في عملية التحضير للاجتماع ، يخطط بعناية لخطابه ، ويضع الخطوط العريضة للرسالة. في الوقت نفسه ، يأخذ في الاعتبار أنه بوتيرة طبيعية للكلام ، لا يمكنك إعادة سرد أكثر من صفحة واحدة من النص المكتوب في دقيقتين. إنه يتعامل مع استخدام المعلومات الرقمية بحذر شديد ، مسترشدًا بحقيقة أنه لا يتم فهم وتحليل أكثر من 20 رقمًا جيدًا في 40 دقيقة من الكلام. من الأفضل تقديم المعلومات الرقمية كتابة: في جداول ورسوم بيانية. كقاعدة عامة ، يذكر جوهر الأمر من الذاكرة ، ولا يقرأ. في هذه الحالة يصل الاستيعاب مع العرض المجاني إلى 95٪ والقراءة فقط 35٪.

تمتلك Starostin "نظرية التوقف المؤقت" وتطبقها بمهارة في الممارسة العملية. يشغل التوقف في الكلام 10-20٪. هناك فترات توقف حسب الغرض منها أنواع مختلفةوالمدة. لذلك ، هناك فترات توقف عاطفية يحتاجها المتحدث عندما يكون متحمسًا جدًا ليهدأ ، مليئًا بالثغرات - إذا لم يكن يعرف ماذا يقول ، رد فعل عنيف - للزفير والاستنشاق ، درامي - للتأكيد على مأساة الموقف مع الصمت ، القواعد النحوية - يتم إجراؤها على علامات الترقيم ، والتعبئة - إعطاء وزن للرسالة ، والتربوية - لاستيعاب المادة بشكل أفضل.

يتم إيلاء أهمية كبيرة لصحة عرض المواد. محو الأمية والمنطق والتلوين العاطفي - كل هذا شرط أساسي لأي اتصال رسمي ، وفقًا لـ V.A. ستاروستينا. تحتاج إلى مراقبة الاستخدام الصحيحالكلمات ، النطق ، الضغط (عقد ، خبير ، توفير ، في نفس الوقت ، دعنا نسمي ، إجمالي ، جملة ، إلخ). لا يوصى باستخدام عبارات تحتوي على كلمات إضافية: "جديد تمامًا" بدلاً من "جديد" ، "التخطيط المسبق" بدلاً من "التخطيط" ، "التعاون معًا" بدلاً من "التعاون" ، "كل واحد" بدلاً من "كل واحد" ".

اختتم الاجتماع بقيادة المدير بملاحظة إيجابية ، حيث تم الإعراب عن بضع كلمات من الامتنان للمتحدثين وجميع المشاركين وأولئك الذين أعدوا الاجتماع. ينتهي الاجتماع بالضبط في الوقت المحدد ، وهذا يمنح المدير سمعة كمنظم ماهر. يظهر البحث النفسي أن الناس غالبًا لا يركزون على محتوى البيان ، ولكن على نغمة المتحدث. تنتقل الإثارة العاطفية للمتحدث إلى المستمعين. قرر عالم النفس P. Vatslavek أنه في عملية حل أي مشكلة ، تلعب العلاقات الشخصية دورًا مهيمنًا. إذا انقطعت العلاقات بين الناس ، فعندئذٍ حتى أفضل الحجج لا تؤدي إلى نتيجة إيجابية. هذه الظاهرة تسمى "نموذج فيض". إذا تم أخذ جميع المعلمات التي تؤثر على حل المشكلة على أنها "طوف جليدي كبير" - 100٪ ، ثم "جزء فوق الماء" (10-20٪) - يحتل مجال الموضوع ، و "في الماء" (80-90) ٪) - مجال العلاقات. من أجل تجنب هذه الظاهرة ، وكذلك للحد منها فقط ، فإن أحد القواعد في المواد التدريبية لمعهد فولكس فاجن التعليمي هو التركيز على هدف المفاوضات والمحادثات والاجتماعات ، وليس على المشكلة ، على التعرف عليها وتطويرها. المصالح المشتركة والصبر والاخلاص.

خاتمة

الاجتماع هو شكل إلزامي لتنظيم عمل المديرين. تتمثل المهمة الرئيسية لاجتماع العمل في البحث عن قرارات إدارية إيجابية وإيجادها ، لتسريع عملية صنع القرار وزيادة صحتها ، لتبادل الآراء والخبرات بشكل فعال.

في ورقة مصطلحتم إجراء تحليل لأهمية وضرورة عقد اجتماعات العمل ، وتم تحديد جميع مزايا وعيوب الاجتماع ، ودراسة القواعد الأساسية لعقد اجتماع العمل ، والنصائح العملية والتوصيات التي قدمها علماء النفس في إعداد وإجراء الاجتماع. تم تحليل اجتماعات العمل.

سيكون الاجتماع أكثر فاعلية إذا استعد قائده والمشاركون جيدًا مسبقًا للاجتماع ، أي: التخطيط للاجتماع ؛ وضع جدول الأعمال؛ تحديد تكوين المشاركين ؛ التحضير للمباني وعقد الاجتماع مباشرة. يعد اجتماع العمل عملية معقدة ، ومن أجل إجراء اجتماع أو اجتماع بشكل صحيح ، تحتاج إلى التحضير بعناية.

يتم تسهيل نجاح اجتماعات العمل من خلال مراعاة القواعد البسيطة:

تحديد قائمة القضايا التي عقدت بشأنها اجتماعات ودائرة الأشخاص المخولين القيام بذلك ؛

تطوير وإبلاغ جميع أصحاب المصلحة بجدول الاجتماعات المنتظمة ؛

إعداد قوائم الموظفين المطلوبين لحضور اجتماعات معينة ؛

إخطار المشاركين مسبقًا بالزمان والمكان وجدول الأعمال ؛

تعيين الأشخاص المسؤولين عن التحضير للاجتماع ، ووضع الجداول الزمنية ، والقوائم ، وإعداد المباني ، وإرسال الدعوات ، وتنسيق عملية الإعداد ؛

التعرف مقدما على وجهات النظر الرئيسية بشأن القضايا قيد المناقشة ؛

الإعداد الأولي لجدول الأعمال والتقيد الصارم به ؛

تحذير مسبق للمشاركين في الاجتماع بمحتواه وضرورة الالتزام به ؛

تعيين موعد بدء الاجتماع وانتهائه ؛

إذا كانت الكلمات متوقعة خلال الاجتماع ، فعليك اتباع ترتيبها.

يؤدي عدم الامتثال لهذه القواعد إلى انخفاض في فعالية الاجتماع. الشيء الأكثر أهمية هو أن مثل هذا الاجتماع يجب أن يكون مثمرًا. تقع على عاتق قائد الاجتماع مسؤولية التفكير في جدول الأعمال حتى لا يضيع الناس الوقت. إذا كانت الفائدة من الاجتماع أقل مما تم إنفاقه عليه ، فإن سعر هذا الاجتماع غير مبرر ويمكن اعتباره غير فعال. في هذه الورقة ، اعتبرنا ، كمثال عملي ، طريقة عقد الاجتماعات في شركة LLC "Alliance". المدير التنفيذي V.A. ستاروستينا. يعطي النشاط الناجح للشركة تحت قيادة هذا المدير سببًا للاعتقاد بأن هذه الطريقة في عقد اجتماع عمل يمكن التوصية بها للاستخدام من قبل الشركات الأخرى.

فهرس

Vikhansky O.S، Naumov A.I. الإدارة: كتاب مدرسي. - الطبعة الثالثة. - م: جارداريكي ، 2002. - 420 ثانية.

لادانوف آي. "إدارة عملية". سبع مذكرات إدارية // مجلة الخبراء. - 2001. - رقم 1. - ص7-15.

إدارة للجميع. حرره Z.P. بورشنيف وما. مرة واحدة. - م: ID FBK-M، 2001. - 273 ص.

الإدارة: كتاب مدرسي للجامعات / إد. يو في. كوزنتسوفا ، ف. Podlesnykh. - سانت بطرسبرغ: دار النشر "Business Press" ، 2001. - 432 صفحة.

Nissinen I. Voutilainen E. وقت المدير: كفاءة الاستخدام / مترجم من الفنلندي / A.I. الحيتان. - م: Infra-M، 2001. - 150 ثانية.

الإدارة الشخصية: كتاب مدرسي / S.D. Reznik وآخرون - الطبعة الثانية. مراجعة وإضافية م: INFRA-M، 2002. - 263 ص.

بوبوف إس جي. أساسيات الإدارة: كتاب مدرسي. - م: Os-89 ، 2006. - 556s.

علم النفس وأخلاقيات الاتصال التجاري: كتاب مدرسي للجامعات / إد. في. Lavrinenko.-3rd ed. ، عبر. وإضافية. - م: UNITI-DANA، 2001. - 319 ص.

روجوزين إس. آداب العمل // قواعد السلوك وقواعده. - م: OOO

"From Astrel" ، 2001. - 212 ص.

Reznik S.D.، Kukharev K.M. إدارة شؤون الموظفين (ورشة عمل): ألعاب الأعمال ، الاختبارات ، حالات محددة. - 2002. - رقم 4. - س 78-83.

ساتاروف ر. أساسيات الإدارة للمديرين والمتخصصين في المؤسسات. - إيجيفسك ، 2003 - 315 ثانية.

سيمينوف إيه كيه ، نابوكوف ف. أساسيات الإدارة: كتاب مدرسي. - الطبعة الخامسة ، المنقحة. وإضافي - م: إد. شركة "Dashkov and K" ، 2007. - 556 ثانية.

شكاتولا ف. كتاب مكتبيمدير شؤون الموظفين. م: INFRA-M ، 2001. - 90 ثانية.

وثائق مماثلة

التحضير لاجتماع عمل. الأساليب الدبلوماسية أو الاستبدادية في سلوكها. تنظيم المناقشات والأنواع النفسية للمشاركين في مناقشات الأعمال. مراحل اتخاذ القرار. الانتهاء من اجتماع العمل وإعداد محضره.

الملخص ، تمت الإضافة 06/06/2010


مفهوم اجتماع العمل ، تصنيف الاجتماعات حسب الأهداف وطرق إجرائها. قواعد التحضير لاجتماع عمل. تنظيم وإجراء المناقشة. الأنواع النفسية للمشاركين في المناقشة. قواعد تجميع محضر الاجتماع.

الملخص ، تمت الإضافة في 12/19/2009


دراسة المهام الرئيسية لتنظيم اجتماع عمل. تحليل شروط التواصل التجاري المثمر. دراسة مراحل اتخاذ القرار. قواعد اجتماع العمل. نظرة عامة على التوصيات للمتحدث. ملامح أسلوب القيادة الأوتوقراطية.

عرض تقديمي تمت الإضافة بتاريخ 11/12/2013


الاجتماعات كأداة ضرورية لإدارة الأنظمة التنظيمية. الأهداف الرئيسية للاجتماع كطريقة للتواصل الرسمي. سمات عقد المؤتمرات والاجتماعات والاجتماعات والندوات ، إلخ. إجراءات التحضير للاجتماع وعقده.

الملخص ، تمت الإضافة في 09/30/2010


مفهوم اجتماع العمل. ملامح التحضير لاجتماع الخدمة. عملية عقد الاجتماع. أسلوب العلاقات التجارية. مناقشة القضايا الاستراتيجية والتشغيلية. التسوية في اجتماعات لقضايا العلاقات المؤسسية.

الملخص ، تمت الإضافة 07/27/2015


مزايا القرارات التي تتخذها المجموعات الصغيرة: الجودة والاتفاق والتنفيذ والمكانة. تصنيف اجتماعات العمل. مسؤوليات رئيس الاجتماع: تحديد الموضوع وجدول الأعمال ؛ تعيين الحدث والمشاركين ؛ تحضير الغرفة.

ورقة مصطلح ، تمت إضافة 2014/02/23


طرق الاتصال التجاري داخل الفريق. الأشكال التنظيمية للاتصالات الإدارية. عقد الاجتماعات والمؤتمرات. محادثات تجارية. المحادثات الهاتفية. وظائف تجاوز استقبال الزوار. تنظيم اجتماع عمل في LLC "Alliance".

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 03/07/2008


الخصائص والمهام والمراحل والتقنيات الأساسية لإجراء محادثة تجارية ومفاوضات واجتماعات. اختيار وسائل تنظيم الاتصالات التجارية. تكتيكات الحيل النفسيةوطرق الجدل. الأنماط الوطنية للمفاوضات التجارية.

عرض تقديمي ، تمت الإضافة في 08/23/2016


دور وأهمية الاتصالات التجارية وتنوعها وسماتها المميزة ومراحلها ومراحلها عوامل زيادة الكفاءة. الخصائص العامة لـ OJSC "فندق" موسكو ، هيكلها ، تقييم اجتماع العمل ، محادثة هاتفية ومحادثة فيه.

ورقة المصطلح ، تمت إضافة 01/25/2011


مفهوم اجتماع العمل ومبادئ تنظيمه وتصنيفه وأنواعه ، الميزات الوظيفيةوالنظام وتفاصيل السلوك. تحليل عملية عقد اجتماع عمل في شركة OOO "Antipozh" ، أنماط سلوك القائد فيها.

• لماذا تجبر المتأخرين على كتابة خطة ورشة عمل من كلمات الزملاء
• لماذا يحتاج المدير للذهاب إلى اجتماعات القسم؟
• لماذا يوجد في ورشة العمل البلاستيسين ، ومُنشئ Lego ، والهواتف المحمولة ، وبطاقات العمل ، والمال

يعقد القادة اجتماع عمل بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، أحب ستيف جوبز ترتيب الاجتماعات أثناء التنقل. كما أثبت علماء من جامعة ستانفورد ، فإن نشاط المخ يكون أعلى بنسبة 60٪ عند المشي: يتحسن الإبداع والقدرة على توليد أفكار جديدة.

نادرًا ما يناقش ريتشارد برانسون موضوعًا واحدًا لأكثر من 10 دقائق. يساعد عقد اجتماع عمل أثناء الوقوف على اتخاذ القرارات بسرعة. يستخدم مدير إحدى شركات تكنولوجيا المعلومات في نيجني نوفغورود مؤقت المطبخ في الاجتماعات لمنع المناقشات من الاستمرار. وعلم صاحب مصنع ألبسة بالتجربة أن أفضل يوم للاجتماعات هو الأربعاء.

في المقال ، يشارك أربعة آخرين من زملائك القواعد والتفضيلات الشخصية التي تحكم سير ورش العمل.

بعد بدء اجتماع العمل ، أغلق الباب بمفتاح

أليكسي بوجاتكين ، المدير العام لشركة يونيتيلر ، موسكو

ثلاث طرق لجعل ورشة العمل الخاصة بك أكثر إنتاجية.

1. خطة الورشة - من وقت متأخر. الإدارة الصارمة للوقت هي مفتاح ورشة العمل الفعالة. أعين آخر موظف جاء إلى الاجتماع خذ محضر الاجتماعوالمتأخرون غير مسموح بهم. بعد بدء اجتماع العمل ، أقفل باب غرفة الاجتماعات بمفتاح. مثل هذا الإجراء ضروري حتى لا يضيع الوقت في الرسوم الطويلة. إذا سمحت للمتقدمين المتأخرين بالدخول ، فسأضطر إلى إعادة سرد كل ما فاتهم. سوف يرمي الآخرين بعيدًا عن الإيقاع. ومع ذلك ، فإن الغياب عن ورشة العمل لا يمنح الموظف الحق في عدم معرفة ما تمت مناقشته. لذلك ، يجب على المتأخر أن يرسل لي خطة الاجتماع في نفس اليوم ، والتي تم تجميعها من كلمات الزملاء. التقرير الوارد هو مؤشر على استيعاب المعلومات. إنه يوضح الاستنتاجات التي توصل إليها المشاركون في الاجتماع وما تعلمه المتأخر.

2. بيانات بديلة. لقد حددت موضوعًا أحتاج إلى جمع أقصى قدر من الآراء بشأنه (على سبيل المثال: "كيف تجذب شركة كبيرة للتعاون في جهة اتصال باردة؟") ، وخصص خمس دقائق للتفكير في الإجابة. ثم يقترح كل مشارك في الاجتماع بدوره حلاً ، ويعبر عن رأي أو ملاحظة. من المهم عدم مقاطعة المتحدث وعدم الدخول في مناقشة. تكمن قيمة الاستقبال في تنظيم تعدد الأصوات. يشارك جميع المشاركين في المناقشة ، ولا يجلس أحد في صمت. عندما تكون هناك حاجة إلى مناقشة لمناقشة قضية ما ، فإنني أقوم بعصف ذهني. القاعدة الرئيسية هي عدم انتقاد رأي المحاورين ، ولكن المناقشة البناءة. على سبيل المثال ، خلال فترة ما قبل العطلة ، قمنا بعصف ذهني لأفكار لتقديم هدايا للشركاء.

3. أسئلة عن ورشة العمل الماضية. بالنسبة لاجتماع جديد ، يقوم الموظفون بإعداد أسئلة لم يفهموها في الاجتماع الأخير. هذه هي الطريقة التي أعرف بها أن ما شرحته غير واضح أو غير كامل. أجيب على الأسئلة في بداية اجتماع جديد.

• كيفية عقد الاجتماعات بحيث تكون مفيدة بنسبة مائة بالمائة

لجعل ورش العمل مفيدة ، اجعلها لا تنسى

أريادنا دينيسوفا ، رئيس رابطة المهنيين في مجال تحفيز الموظفين والتطوير التنظيمي ، موسكو

سأخبرك عن الأساليب التي أستخدمها حتى لا يرى الموظفون اجتماعات العمل على أنها واجب ثقيل ومضيعة للوقت.

4. حلول البلاستيسين. طور Lego لعبة للبالغين لحل المشكلات المعقدة (Lego Serious Play). أستخدمه في الاجتماعات لأن العمل بيدي ينشط عقلي. للقيام بذلك ، أقوم بتقسيم المشاركين إلى مجموعات واقترح تصوير المشكلة التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع في شكل بناء تخطيط من عناصر Lego.

على سبيل المثال ، ناقشنا فكرة إنشاء مدرسة عبر الإنترنت ، وقدمها الزملاء في شكل صاروخ يجب أن يثقف المشاركين بسرعة وفعالية ، وينقذهم من رحلة إلى موسكو. كان الصاروخ محاطًا بعوائق على شكل نيازك وحطام فضائي. سمح لنا ذلك بالنظر في القضية من وجهات نظر مختلفة والحصول على عدة حلول. أقترح أحيانًا عرض أفكار واستنتاجات الاجتماع في شكل صورة أو قولبها من البلاستيسين. أصور الرسومات والتماثيل وأرسلها بالبريد إلى الموظفين.

5. ورش عمل في الحلبة. نناقش القضايا العاجلة أثناء الوقوف. لذلك دعونا لا نضيع الوقت في مناقشات فارغة. أقوم أيضًا بعقد اجتماعات ميدانية في الحديقة ، على الدراجات ، في المقهى ، في نزهة ، في حلبة تزلج. الشيء الرئيسي هو عدم تأخير مثل هذا الاجتماع.

6. نصيحة سيئة. هذه هي تقنيتي المفضلة لجمع الأفكار الشيقة. أرتب لمسابقة: أسأل الفريق عما يجب فعله "لملء" المشروع. في محاولة للفوز بالمنافسة ، يأتي الموظفون بمواقف غير عادية ويقدمون أكثر الخيارات غير المتوقعة. يحصل الفائز على كعكة أو فاكهة كمكافأة. على سبيل المثال ، ناقشنا الأحداث للمشاركة في المعرض. من بين المقترحات حول كيفية "ملء" المشاركة ، كان هناك أيضًا ما يلي: "تأتي بشكل غير مناسب". بعد مناقشة هذا الخيار ، توصلنا إلى استنتاج مفاده أن استخدام نمط معين من الملابس يجذب الانتباه ، يمكنك من التميز بين العارضين.

7. دعوى شخص آخر. أستخدم هذه التقنية لمناقشة فكرة من وجهات نظر مختلفة. أقوم بخلط بطاقات العمل أو العناصر الخاصة بالمشاركين في ورشة العمل في صندوق. ثم يرسم الجميع شيئًا ويتحدثون عن موضوع الاجتماع من موقع ومصالح صاحبها.

8. اتصل بصديق. عندما تصل المناقشة إلى طريق مسدود ، اطلب من الموظفين الاتصال بالأصدقاء والعائلة واطلب رأيهم في الموضوع. أو أقترح مغادرة غرفة الاجتماعات وطرح سؤال على أول شخص تقابله. ذات يوم لم نتمكن من معرفة كيفية مفاجأة المشاركين في المؤتمر. اتصل أحد الزملاء بالمنزل وسأل الأسرة سؤالاً. من بين الأفكار التي توصلوا إليها كان برنامج حواري ، وهو ما فعلناه.

9. ليس بعد دقيقة. حدد موعدًا لاجتماع عمل في وقت غير معتاد ، مثل 9:33 أو 16:41. ثم لم يتأخر أحد.

10. الدفع مقابل الكلمات. إذا كان المشارك مشتتًا عن الموضوع ، أقترح شراء وقت للمحادثات الدخيلة. على سبيل المثال ، 10 دقائق مقابل 500 روبل.

• محاضر الاجتماع: فقط ما تحتاج لمعرفته حول هذا الموضوع

يجب أن يساعد المدير الموظفين على رؤية المشكلة بأعينهم

أندري تريتياكوف ، المدير التنفيذي لبنك Troika-D ، موسكو

11. مشاركة المدير في اجتماعات الدوائر. تؤدي ورشة العمل إلى نتائج إذا شارك فيها أول شخص من الشركة. الموظفون ، الذين يدركون وجود رئيسهم ، يسعون جاهدين لإظهار كل قدراتهم ، سواء كان ذلك عرضًا تقديميًا أو مناقشة مشكلة. خلاصة القول هي أن المدير يوسع نطاق البحث عن حلول ، مما يساعد المشاركين على تقييم المشكلة بشكل شامل. من الناحية المجازية ، يرى المخرج فيلًا. يشعر المرؤوسون ، مثل الأعمى في المثل المعروف ، بشكل فردي بساق الحيوان أو جذعه أو جانبه.

تُلهم مشاركة المدير الموظفين للبحث عن حلول غير عادية. على سبيل المثال ، أستضيف اجتماعًا أسبوعيًا للبيع بالتجزئة. لقد قمت بتنظيمه لمناقشة نتائج عمل الأقسام خلال الأسبوع الماضي ووضع الخطوط العريضة لخطة للمستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، نقوم بحل المشاكل في تفاعل الإدارات التي لم يتمكنوا من حلها في الوضع الحالي. نظرًا لأن لدي فهمًا أوسع للوضع في البنك ، فمن الأسهل بالنسبة لي أن أقود المرؤوسين إلى القرار الصحيح للشركة.

12. نشرة موجزة. وراء صدقة جميلة يخفون نقصًا في الحقائق. يجب أن تكون النشرات قصيرة ، بدون كلمات غير ضرورية ، وألا تكون مكررة لنص التقرير الشفوي. النشرة الجيدة مفهومة حتى بدون مكبر صوت. إنه مثل الملخص ، والغرض منه هو تحديث المعلومات في الذاكرة. مثال على مثل هذه النشرة في البنك هو التقرير المنتظم والتعليق عليه. وتتضمن الوثيقة أرقامًا خاصة بالأسبوع ، بالإضافة إلى ملخص لأهم التغييرات وأسبابها. يتم نشر المساعدة على بوابة الشركة في وقت معين في شكل أخبار ، والتقرير متاح على الرابط. في هذا الشكل ، من المناسب لورشة العمل مناقشة الاستنتاجات والقضايا والإجراءات المقترحة. النشرة المنتظمة التي يتم تنظيمها بهذه الطريقة تقلل من الوقت لفهم المعلومات.

• كفاءة الاجتماع: 5 طرق لتقليلها إلى الصفر

الرئيس التنفيذي يتحدث

الكسندر راجينيا ، المدير التنفيذي لمجموعة KSK ، موسكو

قبل بدء ورشة العمل ، أذكر الغرض منها وأوضحت متطلباتي لكل مشارك. في القيام بذلك ، ألتزم بثلاث قواعد.

13. لا تتحدث عما يدور في ذهنك أثناء حديث الموظفين. يرتكب المدراء خطأ التسرع في دعم موظف تلو الآخر. يجب على المدير الاستماع إلى جميع وجهات النظر دون دعم أي من الأطراف ، ودعوة الموظفين الذين ينتقدون رأي الزملاء لتقديم حل بديل.

14. استخدام الأنماط النفسية للموظفين. في اجتماع مجموعة العمل ، يلعب الجميع دورًا: مبدعًا ، إداريًا ، متشككًا ، ملهمًا. تحديد أي موظف هو أي نوع. استفد من هذه المعرفة عند ترتيب ترتيب التحدث. على سبيل المثال ، امنح العقل المدبر الكلمة في بداية اجتماع مجموعة العمل. ثم أعط الكلمة للمبدع - سوف يعرض حلول مبتكرة. التالي - للمسؤول الذي سيقدم العقلانية. في نهاية المناقشة ، استشر المتشكك: عينه الناقدة ستساعدك على رؤية المخاطر في المقترحات المقدمة.

15. بعد اقتراح حل ، دع الموظفين يناقشونه. عندما يتبادل الموظفون الأفكار ، لخص كيف ترى حل المشكلة. ثم امنح المشاركين في الاجتماع 10 دقائق للتعليق ومناقشة اقتراحك. لاحظ أن هذه هي الفرصة الأخيرة للنقد والآراء. عندما يتحدث الجميع ، اتخذ قرارًا.

يُسمح بنسخ المواد دون موافقة إذا كان هناك رابط dofollow لهذه الصفحة

إ. Topchieva ، دكتوراه ، مساعد. RSUH

• الاجتماعات كنوع من نشاط الإدارة وتاريخها وتصنيفها
• توثيق التحضير أنواع مختلفةالاجتماعات: الهيئة التنفيذية والنهائية والجماعية
• الوثائق الناتجة عن التحضير للاجتماعات

أصبحت عملية الإدارة على جميع المستويات معقدة ومعقدة بشكل متزايد. لا يمكن حل مهامها دون إشراك العديد من المتخصصين. إنها الاجتماعات التي تسمح لنا بالنظر في المهام التي تتطلب تبادل الآراء والمعلومات حول القضايا الناشئة بمشاركة المديرين وفناني الأداء.
الاجتماع هو نوع من نشاط الإدارة عندما يجتمع عدد معين من المشاركين في وقت محدد مسبقًا في مكان محدد مسبقًا لمناقشة القضايا المطروحة مسبقًا واتخاذ قرار بشأنها.

وتجدر الإشارة إلى أن مصطلح "لقاء" استخدم منذ أكثر من قرن. لذلك ، وفقًا للقاموس التوضيحي للغة الروسية العظيمة الحية من تأليف فلاديمير دال ، "تشاور مع شخص ما حول شيء ما - تشاور وناقش وقرر ، وافق ، وافق ، استمع إلى رأي شخص آخر ، اتفق معًا ، تفاوض.

في الأمور المهمة ، يتشاور الحكام مع الأشخاص الموثوق بهم ، وكذلك المنتخبين. الاجتماع - العمل على فعل التشاور - الاجتماع ، والتجمع ، والكونغرس ، والاجتماع الشرطي للحصول على المشورة أو المفاوضات حول شيء ما. المستشار- لطيف. - مشارك في اللقاء بالمجلس.

مقعد تداول ، حضور يكون فيه لكل عضو تصويت تداول ويتم البت في الأمور بأغلبية الأصوات. ومن المعروف أنه في أوائل القرن العشرين. في الإمبراطورية الروسيةلقد حظيت الاجتماعات ، كنوع من الأنشطة الإدارية ، باهتمام كبير ، وعلقت عليها آمال كبيرة.

لذلك ، خلال عام 1905 ، فيما يتعلق بتفاقم الوضع السياسي الداخلي في الدولة ، وضعت الحكومة عدة مشاريع لوائح بشأن انتخابات مجلس الدوما. الإمبراطور نيكولاس الثاني 18 فبراير 1905 إصدار نص موجه إلى وزير الشؤون الداخلية أ.ج. وانتهى اجتماع خاص من أعماله في مايو من العام نفسه وشكل ، وفقًا للمهمة ، الأسس المفاهيمية للقواعد والإجراءات الانتخابية. كانت النتيجة الرئيسية لأعمال الاجتماع هي الاستنتاج بأنه من الضروري إنشاء هيئة تمثيلية منتخبة يجلس فيها نواب منتخبون من قبل السكان.

تمت مناقشة مشروع القانون الذي اقترحه الاجتماع الخاص في مجلس الوزراء ، وبعد ذلك تم رفعه إلى مجلس الدولة. ومع ذلك ، تم تقديم المناقشة النهائية للنظام الانتخابي إلى اجتماع المؤتمر الخاص برئاسة الإمبراطور نيكولاس الثاني. عُقد الاجتماع في الفترة من 19 إلى 26 يوليو 1905. في بيترهوف ، سمي بمؤتمر بيترهوف ، حيث تمت الموافقة على الإجراءات القانونية التي تحدد الوضع القانوني لمجلس الدوما وسلطاته ونظامه الانتخابي.

في وقت لاحق ، في خريف نفس العام ، تم إنشاء اجتماع خاص برئاسة DM Selsky ، والذي تم إنشاؤه في 28 أكتوبر 1905. وافق عليه الإمبراطور نيكولاس الثاني.
كانت المهمة الرئيسية للمؤتمر تطوير إصلاح مجلس الدولة. وكانت نتيجة عمل الاجتماع الريفي "مشروع التغييرات والاكتمال في تأسيس مجلس الدولة".

بمشاركة الإمبراطور نيكولاس الثاني من 14 فبراير إلى 16 فبراير 1906. في Tsarskoye Selo ، اجتمع اجتماع خاص لتطوير النسخة النهائية من المشروع المطور ، لكن اجتماع Tsarskoye Selo لم يُجر تغييرات كبيرة على المشروع المقدم. في الاجتماع ، تقرر أن يكون لرئيس مجلس الدولة الحق في اتخاذ قرار مستقل بشأن قبول الجمهور لاجتماعات المجلس.

يرجع إصلاح مجلس الدولة إلى حد كبير إلى إنشاء هيئة جديدة - دوما الدولةلذلك كانت الأسئلة الرئيسية:

• حقوق مجلس الدولة ومجلس الدوما
• التغييرات في تكوين المجلس
• ترتيب الإجراءات في مجلس الدولة.

وهكذا ، الاجتماعات الخاصة لعام 1905-1906. حل أهم قضايا الإدارة العامة. لقد اجتمعت بمبادرة من الحكومة بمشاركة إمبراطور روسيا وعبرت أولاً وقبل كل شيء عن مصالح الطبقات الحاكمة.

ومع ذلك ، استخدم خصومهم في الصراع الطبقي مثل هذا الشكل من حل المشكلات الأكثر تعقيدًا مثل الاجتماعات في بداية القرن العشرين. البلاشفة.
لذلك من 30 يوليو إلى 1 أغسطس (12-14 أغسطس) ، 1904. عُقد اجتماع لـ 22 بلشفيًا بالقرب من جنيف. كان هذا الاجتماع هو الذي شكل بداية توحيد اللجان والمنظمات الحزبية التي وقفت على البرنامج اللينيني.

في الفترة من 8 إلى 17 يونيو (21-30) من عام 1909 ، انعقد اجتماع لهيئة التحرير الموسعة للبروليتاري في باريس ، شارك فيه 9 أعضاء من المركز البلشفي ، و 3 ممثلين عن المنظمات الروسية والحزبية ، ن.ك.كروبسكايا ، عضو مجلس الدوما الثالث N.G.. بوليتيف وآخرون.

في نفس المكان ، في باريس ، 14-17 ديسمبر (27-30) ، 1911. عُقد اجتماع للجماعات البلشفية الأجنبية بهدف حشد قوات البلاشفة في الخارج ، فضلاً عن تقديم الدعم للجنة المنظمة الروسية (ROC) ، التي عقدت المؤتمر السادس لجميع الأحزاب. (المرجع نفسه ، ص 210).

يمكن متابعة قائمة اجتماعات الحزب البلشفي في باريس وجنيف ومدن أخرى.

تم استخدام ممارسة عقد اجتماعات الحزب على أعلى مستوى من قبل أتباع وخلفاء البلاشفة - الشيوعيين.

وهكذا ، عُقدت اجتماعات لممثلي الأحزاب الشيوعية والعمالية في موسكو في أعوام 1957 و 1960 و 1969. كانت هذه المؤتمرات شكلاً من أشكال الروابط التنظيمية بين الأحزاب الشيوعية التي انتشرت على نطاق واسع بعد تفكك الأممية الشيوعية في أواخر الخمسينيات.

بالإضافة إلى موسكو ، التقى الأشخاص ذوو التفكير المتشابه بشكل رئيسي في بروكسل.

من 1 إلى 3 يونيو 1965 انعقد اجتماع 19 حزبا شيوعيًا وعماليًا في البلدان الرأسمالية الأوروبية في بروكسل
قبل ذلك بقليل ، 1-2 أبريل 1959. استضافت بروكسل اجتماع ممثلي الأحزاب الشيوعية للبلدان الأعضاء في الجماعة الأوروبية للفحم والصلب (ECSC) (ص 216).

من أهم اجتماعات القرن العشرين. ونظر في مؤتمر الأمن والتعاون في أوروبا الذي انعقد على عدة مراحل.

المرحلة الثانية - 18 سبتمبر 1973-21 يوليو 1975 في جنيف. تم تنفيذ العمل في جولات من 3 إلى 6 أشهر على مستوى المندوبين والخبراء المعينين من قبل الدول المشاركة.

المرحلة الثالثة - 30 يوليو - 1 أغسطس 1975 في هلسنكي على مستوى كبار القادة السياسيين وقادة الدول في الدول المشاركة في المؤتمر ، على رأس الوفود الوطنية.

تألف العمل الأخير لمؤتمر الأمن والتعاون في أوروبا من الاتفاقات المتفق عليها بشأن جميع البنود المدرجة في جدول الأعمال.
هذا هو تاريخ موجز للاجتماعات كشكل من أشكال صنع القرار الجماعي.

وجد هذا النموذج تطبيقًا واسعًا في ممارسة إدارة الأعمال في روسيا ما بعد الاتحاد السوفيتي.

الاجتماعات هي واحدة من أغلى أنواع الأنشطة الإدارية ، لأن يشارك فيها العديد من الموظفين والمتخصصين والخبراء والاستشاريين ، وما إلى ذلك.

هذا هو السبب في تقديم المشاكل الأكثر تعقيدًا وأهمية والتي تتطلب دراسة ومناقشة وتحليلاً دقيقًا إلى الاجتماعات:

• حل أهم مشكلات الخدمة ؛
• اتخاذ قرارات مسؤولة خاصة في مجال الأنشطة التنظيمية والقانونية والمادية والمالية.

تصنيف الاجتماع

تختلف الاجتماعات عن بعضها البعض وتنقسم إلى عدة مجموعات. في أنشطة الإدارة الحديثة ، يتم استخدام التصنيف التالي للاجتماعات على نطاق واسع:

• اعتمادًا على الموضوعات التي تمت مناقشتها:
• إداري؛
• مالي؛
• إدارة شؤون الموظفين؛
• حسب الغرض من الاجتماع:
• عمل؛
• الإنتاج (التشغيل ، إيفاد) ؛
• تعليمي؛
• معلوماتية؛
• مستشار؛
• اجتماعات الأفرقة العاملة واللجان واللجان ؛
• نهائي؛

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل مما سبق.

عمليتم عقد الاجتماعات لاتخاذ القرارات. لديهم جدول أعمال ، ويتبادل المشاركون المعلومات ، ويناقشون بنود جدول الأعمال ، ويقيمون الوضع ، ويتخذون قرارات بشأنها ، ويوزعون المسؤوليات.

إنتاجيتم عقد اجتماعات (عملياتية ، إيفادية) للحصول على معلومات حول الوضع الحالي ، لتوضيح المشكلات التي نشأت ، والاستماع إلى تقارير حول العمل المنجز ، بناءً على نتائج مراقبة تنفيذ المستندات ، ولحل حالات إدارة النزاعات.

معلوماتيةيتم استدعاء الاجتماعات لنقل المعلومات إلى المستويات الأدنى من المنظمة. على سبيل المثال ، في اجتماع تمهيدي مخصص لإصدار الشهادات أو الترخيص التالي مؤسسة تعليمية، يتم توفير معلومات عن الأهداف وطرق التحضير للحدث ، وكذلك أشكال الاتصال داخل المنظمة نفسها والموظفين مع أعضاء لجنة الترخيص.

تعليميتُعقد اجتماعات من أجل إرشاد الموظفين بشأن العمل المقبل ، وتوزيع السلطة والمسؤولية. كقاعدة عامة ، يتم تنظيم مثل هذه الاجتماعات في الحالة التي يكون فيها من الضروري إحضار قرارات الهيئات العليا ، والإدارات (الوزارات ، والإدارات ، وإدارة الشركة القابضة ، والسلطة الاتحادية ، وما إلى ذلك) ، التي اتخذت بالفعل قرار.

في الاجتماع الإعلامي ، يحتاج موظفو المنظمة فقط إلى إخبارهم بما هو مطلوب من الموظفين ، وما هو متوقع منهم وشرح لهم دورهم في حل المهمة التي صاغتها أعلى السلطات ، المهمة.

إن قرار هذه الهيئات ، كقاعدة عامة ، لا يخضع للمناقشة ، ولكنه دليل للعمل ، ومع ذلك ، يجب عرض أسباب ونتائج القرارات على الموظفين وتوضيحها لهم.

مستشارتهتم الاجتماعات في المقام الأول بتحديد احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة. على سبيل المثال ، يتم إجراؤها مع الموردين وموظفي المؤسسة ومستهلكي المنتجات أو الخدمات من أجل "التحدث" مع الأشخاص والحصول على المعلومات اللازمة منهم.

اجتماعات اللجان واللجان ومجموعات العملمن أجل التخطيط للأعمال المشتركة بالتفصيل. تجمع مجموعات العمل بين ممثلي الخدمات والإدارات من مختلف المستويات الإدارية لمنظمة واحدة. في مثل هذه الاجتماعات ، هناك مشاركون متساوون يعبرون عن أفكارهم ومقترحاتهم وآرائهم ، على سبيل المثال ، حول التحضير لحدث كبير وعقده.

نهائيالاجتماعات ، وفقًا لاسمها ، تلخص إنجازات المنظمة ككل ، أو وحدتها (وحداتها) الهيكلية أو الموظفين الفرديين.

• حسب وتيرة الاجتماعات:
• اجتماعات لمرة واحدة - مائدة مستديرة ، مؤتمر ؛
• اجتماعات منهجية - اجتماعات الهيئات الجماعية ؛
• الاجتماعات النهائية - في نهاية فترة النشاط ؛
• اجتماعات أسبوعية يومية - اجتماعات التخطيط بشأن القضايا التشغيلية.
• اعتمادًا على تكوين المشاركين:
• دولي؛
• جميع الروسية.
• الإقليمية والإقليمية ؛
• داخل المؤسسات.
• حسب طول الاجتماع:
• عدة أيام
• يوم واحد؛
• عدة ساعات؛
• لا تزيد عن نصف ساعة.

يمكن أيضًا تحديد الاجتماعات وغير المجدولة.
الاجتماع هو أحد أهم العناصر الثقافة التنظيميةوهو أمر يعتقد أنه من المهم أن يتقنه كل قائد. يقدم مساعد (سكرتير) الرئيس مساعدة كبيرة في التحضير للاجتماعات وإدارتها.
بالنظر إلى أن عملية التحضير للاجتماعات بمختلف أنواعها لها خصائصها الخاصة ، فسننظر في ثلاثة أنواع رئيسية من الاجتماعات:

• التشغيل
• الإبلاغ (نهائي)
• هيئة جماعية.

بغض النظر عن نوع (نوع) الاجتماع ، في عملية إعدادها ، يتم تشكيل الوثائق ، والتي سنوليها اهتمامًا خاصًا.
تحضير مختلف أنواع (أنواع) الاجتماعات
الاجتماعات التشغيلية

تسمى الاجتماعات التشغيلية في الممارسة التخطيطية والاجتماعات والاجتماعات الطائرة والاجتماعات التي تستغرق خمس دقائق.
القضايا الرئيسية التي تم تناولها في هذه الاجتماعات هي:

• المناقشة واتخاذ القرار بشأن قضايا الأنشطة الجارية ، مع مراعاة آراء المشاركين ؛
• تبادل الآراء وتحديد الأهداف للأنشطة الحالية وتنسيق العمل ؛
• التحقق من المهام من الاجتماعات السابقة ؛
• معلومات الأخبار.

أساس عقد الاجتماعات التنفيذية هو قرار أو تعليمات الرئيس.
عادة ما يكون المكان هو مكتب المدير.
مدة وتواتر هذه الاجتماعات هي 1-1.5 ساعة مرة واحدة في الأسبوع و / أو 10-15 دقيقة يوميًا.
لذلك ، في المؤسسات الطبية (خاصة النوع الثابت) يتم عقد 5 دقائق يوميًا عند رئيس الطبيب.
في الصناعات المرتبطة بإصدار منتجات مسؤولة ، يقضون أيضًا 5 دقائق مع كبير المهندسين أو كبير التقنيين.
في المعاهد البحثية التابعة لأكاديمية العلوم الروسية والأكاديميات "الصغيرة" ، على سبيل المثال ، أكاديمية التعليم الروسية ، تُعقد مثل هذه الاجتماعات مرة واحدة في الأسبوع في مكتب المدير أو نائبه. المدير العلمي.
لا يلزم إخطار إضافي للموظفين من هذا النوع من الاجتماعات ، لأن اللوائح قياسية.
أنظمة- القواعد التي تحكم ترتيب أي نشاط (القواعد الإجرائية).
في هذه الحالة ، تنص اللائحة على ما يلي:
- يوم من أيام الأسبوع
- الوقت،
- مدة الاجتماع
- دائرة المشاركين.
المشاركون في هذا النوع من الاجتماعات هم رؤساء الأقسام الهيكلية أو نوابهم ، وبالتالي ، فإن جميع الأقسام الهيكلية لها ممثلوها في الاجتماع.
من الأهمية بمكان عدم تأجيل أو إلغاء مثل هذه الاجتماعات ، لأن هذا يزيد من أهمية هذه الأحداث. يجب أن يعلم الموظفون أن الاجتماع سيعقد بالتأكيد في اليوم والوقت المحددين.
يشمل التحضير المباشر للاجتماع الخطوات التالية الموثقة:

• تطوير الخطة ؛
• تدوين الملاحظات في دفتر الاجتماع ؛
• جمع وتحليل نماذج مراقبة الطلبات ؛
• التحقق من جاهزية المبنى.

تطوير الخطةيتكون من حقيقة أن السكرتير ، مع الرئيس ، يرسمان خطة يتم فيها إصلاح القضايا الرئيسية التي ستتم مناقشتها.

دفتر الاجتماع، حسب اسمه ، موجود من أجل تدوين القضايا التي تحتاج إلى مناقشتها في الاجتماع على مدار الأسبوع. وبالتالي ، يتم تبسيط التحضير للاجتماع.

جمع وتحليل نماذج مراقبة الطلباتيكمن في حقيقة أنه قبل نصف ساعة أو ساعة من الاجتماع ، ينظر الرئيس مع السكرتير سجلات السابقة الاجتماعات، هُم سجلات في الأسبوع، يضبط خطة الاجتماع.

المشاركون في الاجتماع يستعدون للاجتماع من خلال الانتهاء النماذج الضرورية و التقارير. قبل يوم أو يومين من الاجتماع ، يتحقق السكرتير مما إذا كانت جميع التعليمات قد اكتملت ، وينقل نتائج الشيك إلى الرئيس أو إلى نفسه يحلل العمل كتابة.

تقارير الاجتماعات (النهائية).

المهام الرئيسية التي يتعين حلها في مثل هذه الاجتماعات:

• الانتهاء من المشروع (بما في ذلك النتائج الماليةالأنشطة) ، تلخيص عمل المنظمة لفترة معينة (ربع سنة ، سنة) ؛
• الاستماع إلى تقارير المديرين عن العمل المنجز ؛
• تحديد أهداف الفترة الجديدة واعتماد خطط العمل.

لعقد هذا النوع من الاجتماعات ، الأساس الإلزامي هو وثيقة إدارية - طلبرئيس الأنشطة الأساسية لتنظيم اجتماع وتشكيل جهاز مؤقت (مجموعة عمل) من عدة موظفين تحت قيادة شخص مسؤول من بين مساعدي الرئيس.

مكان الاجتماعات السنوية هو قاعة مؤتمرات أو غرفة اجتماعات.

مدة وتواتر اجتماعات التقارير 1.5-2.5 ساعة في بداية كل فترة تقرير (مرة واحدة في الشهر أو ربع). غالبًا ما يتم عقد اجتماعين: أحدهما يقدم تقريرًا والآخر وفقًا للخطط.

يتم إخطار المشاركين بتاريخ الاجتماع ووقته ومدته وجدول أعماله من قبل السكرتير قبل أسبوع من الاجتماع.
يمكن أن يتم الإعلام بطريقتين:

• رسالة مع طرد الدعوات (الإخطارات) ؛
• شفويا عبر الهاتف.

إذا كان جميع المشاركين في الاجتماع موظفين في نفس المنظمة ، فيكفي إبلاغهم من قبل السكرتير عن طريق الهاتف.
طريقة شائعة لدعوة اجتماع هي رسائل هاتفية. يتم استخدامها ، كقاعدة عامة ، لدعوة موظفي المنظمات التابعة. نص الرسالة الهاتفية مكتوب في نسخة واحدة ومتفق عليه مع الرئيس.
إذا تمت دعوة موظفي المنظمات الأخرى لحضور الاجتماع ، يتم إعداد خطاب دعوة.
تنص هذه الرسالة على ما يلي:

• من يدير الاجتماع ؛
• قضايا للمناقشة ؛
• الوقت (التاريخ والساعة) ؛
• موقع.

كل هذا إلزامي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تحديد:

• - توفير فندق تكلفته.
• الحاجة لتأكيد المشاركة.

إذا لم يكن من المفترض أن ترسل إعادة الدعوةبعد تأكيد المشاركة ، يعطي خطاب الدعوة الأول العنوان الكامل لمكان الاجتماع مع وصف مفصلكيفية القيادة والمرور. غالبًا ما يتم عمل مخطط رسومي ، مما يبسط البحث بشكل كبير.
إذا كان من المتوقع إرسال دعوة إعادة إلى الأشخاص الذين أكدوا مشاركتهم ، فسيتم الإشارة إلى المعلومات المذكورة أعلاه حول العنوان الكامل في إعادة الدعوة.
يتم جمع وإرسال الوثائق للدراسة من قبل المشاركين في الاجتماع من قبل السكرتير. في هذه الحالة ، يجب أن تصل وثائق الدراسة إلى المشاركين في موعد لا يتجاوز يوم واحد قبل الاجتماع.
يشمل التحضير المباشر للاجتماع الخطوات التالية:

• الصياغة الخطة وجدول الأعمال;
• مجموعة المواد من الانقسامات الهيكلية;
• الوظائف الفنية والخدمية.

اجتماع هيئة الجامعة.

الأسئلة الرئيسية التي تُطرح في هذا النوع من الاجتماعات:

• مناقشة القضايا المتعلقة بأنشطة التخطيط ؛
• التعرف على نتائج أنشطة المنظمة ؛
• القضايا المتعلقة بمحتوى الميثاق أو الوثائق الأخرى.

أساس عقد اجتماع هيئة الزمالة هو أنظمة الميثاق.
يتخذ قرار الرئيس بعقد اجتماع هيئة الزمالة صفة رسمية بأمر بالإشارة إلى الوثيقة التنظيمية (ميثاق ، لائحة).
مكان الحدث هو غرفة اجتماعات المنظمة.
مدة وتواتر الاجتماعات من هذا النوع هي 1-2 مرات في السنة أو وفقًا الوثائق التأسيسية. المدة عدة ساعات.
توليد جدول أعمالنفذها الزعيم.
يتم تحديد دائرة المشاركين من خلال قائمة مجمعة مسبقًا للاجتماع الأخير.
لذا، الوثيقة الأولى، والتي تم تجميعها - جدول أعمال الاجتماع.
قائمة المشاركين- هذه الوثيقة الثانيةلتكون مستعدا. يجب أن تكون الدعوة إلى أي نوع من الاجتماعات هي فقط أولئك الذين لا يمكن الاستغناء عنهم:

• الموظفون المتأثرون بشكل مباشر بالقضايا قيد النظر ؛
• صناع القرار؛
• الموظفون ذوو المعرفة أو الخبرة المتخصصة في حل المشكلات المماثلة.

لتنظيم واضح للعمل ، من الضروري وضع قوائم في شكل معين، التي تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لاحقًا للتحكم في تقدم ليس فقط التحضير للاجتماع ، ولكن أيضًا عقد الاجتماع:

• الاسم الكامل؛
• ما هي المنظمة التي تمثلها والموقع فيها ؛
• تاريخ وطريقة إرسال الدعوة ؛
• تأكيد استلام الدعوة (التاريخ) ؛
• الموافقة على المشاركة في العمل (نعم / لا) ؛
• هل ينوي الكلام (موضوع الكلام) ؛
• هل تحتاج فندق؟
• هل تحتاج إلى تذاكر رحلة العودة (طائرة ، قطار ، التاريخ ، رقم الرحلة) ؛
• وصل للاجتماع.

اذا كان ضروري يمكن استكمال القائمة بأسئلة أخرى. يمكن استخدام هذه القائمة ، المستنسخة بالعدد المطلوب من النسخ ، في الحالات التالية:

• وقت التسجيل ؛
• يمكن طرحه على طاولة هيئة رئاسة الاجتماع ، مما سيسمح للمقدمين بإبحار التنظيم المباشر لعمل الهيئة التداولية ؛
• تستخدم لعمل الهياكل الاقتصادية التي تخدم المشاركين في الاجتماع.

يتم إخطار المشاركين من قبل السكرتير: يتم إرسال جدول الأعمال قبل شهر إلى شهرين ، مع الإشارة إلى مكان ووقت الاجتماع. بناءً على توجيه من الرئيس ، يجوز للسكرتير أيضًا إصدار إعلان في وسائل الإعلام.
للتوزيع السريع للدعوات ، غالبًا ما تستخدم الأساليب الحديثة لنقل المعلومات: الفاكس والبريد الإلكتروني.
يتم جمع المواد في التحضير للاجتماع من قبل السكرتير: يجمع تقارير أو ملخصات التقاريركل المتحدثين.
يتألف الرأس مشروع قراربشأن القضية قيد المناقشة أو مسودة الوثائق النهائية.
يتيح لك وجود المشاريع التعمق في المستندات وإجراء تعديلات عليها ومناقشتها على الفور.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب على السكرتير أن يطلب مسودة قرارات من الموظفين الذين يعدون القضية وينظمون تنفيذها.
يجب جمع جميع الوثائق المقترحة للاجتماع قبل 48 ساعة على الأقل ونسخها وتوزيعها قبل 24 ساعة من الاجتماع.
في الآونة الأخيرة ، لا تتم قراءة التقارير الكبيرة (الرسائل) عمليًا. المشاركون في الاجتماع لديهم نصوصهم (أو أطروحاتهم) ، وبالتالي ، فإن المتحدث ، في إطار زمني محدود ، يؤكد فقط على البنود الأساسية في خطابه.

وبالتالي ، فإن عملية إعداد أنواع مختلفة من الاجتماعات ، بغض النظر عن درجة أهميتها وحجمها وتواترها ومدتها ، تتطلب التوثيق الإلزامي لمراحل الإعداد الرئيسية.

قيد التحضير الاجتماعات التشغيليةتم إنتاج الوثائق التالية:

• خطة؛
• ملاحظات في دفتر الاجتماعات ؛
• أشكال مراقبة النظام.

قيد التحضير اجتماعات ختامية:

• طلبرئيس النشاط الرئيسي حول عقد اجتماع وتشكيل مجموعة عمل ؛
• خطاب- دعوة (إشعار) ؛
• رسالة هاتفية;
• معاد خطاب- دعوة (إذا لزم الأمر) ؛
• الخطة وجدول الأعمال;
• المواد من الانقسامات الهيكلية في الشكل التقاريرو مشروع الخطط.

قيد التحضير اجتماعات الهيئات الجماعية:

• أنظمةعقد مثل هذه الاجتماعات وفقا ل الميثاق;
• طلبرئيس الأنشطة الأساسية مع ارتباط الوثيقة التنظيمية ( الميثاق, موقع);
• جدول أعمال;
• قائمة المشاركينفي شكل معين محدد ؛
• التقاريرأو الملخصاتجميع المتحدثين
• مشاريع القراراتبشأن القضية (القضايا) قيد المناقشة أو مسودة الوثائق النهائية.

عقد (خدمة) الاجتماعات

شرط إلزامي للاجتماع هو تسجيل المشاركين فيه.
إذا تمت دعوة الضيوف لحضور الاجتماع ، فيجب وضع لافتات تشير إلى المكان في الردهة. في بعض الحالات ، يتم تنظيم لقاء للضيوف وخاصة المكرمين عند المدخل.
يبدأ تسجيل المشاركين عادة 30 دقيقة وينتهي قبل 5 دقائق من بدء الحدث.
إستمارة تسجيليمكن أن يكون مثل أدناه:

تم تطوير استمارة التسجيل مع مراعاة طبيعة الاجتماع. في حالة الحاجة إلى النصاب القانوني ، يجب توفير الأعمدة التالية في نموذج التسجيل: "التوقيع الشخصي" و "فك تشفير التوقيع".
يتم استكمال نموذج التسجيل جزئيًا مقدمًا من أجل تحديد الوصول أثناء عملية التسجيل.
يجب أن يبدأ الاجتماع في الوقت المناسب. من المستحسن الاتفاق على الفور مع المشاركين على قواعد العمل المشترك ، أي لتحديد القواعد.
أنظمة- ترتيب الاجتماع ، الذي يلتزم به المشاركون بدقة بعد قبولهم كأساس تنظيمي للاجتماع.
أهم عناصر التنظيم:

• مؤشرات الوقت للاجتماع وعناصره الفردية ؛
• الإجراءات الرئيسية للاجتماع ؛
• اجتماع المسؤولين.

لإنشاء لائحة ، عليك أن تقرر ما يلي:

• تسلسل مناقشة القضايا المعروضة على الاجتماع؛
• مدة الخطاب الرئيسي
• مدة الخطب أثناء المناقشات ؛
• مدة الاجتماع
• مدة الفواصل
• إجراءات اتخاذ القرارات عند التصويت ؛
• وقت انتهاء الاجتماع.

يتم تعيين مسؤولي الاجتماع مسبقًا أو تحديدهم مباشرة في الاجتماع أثناء التصويت أو بقرار من منظم الاجتماع.
أهم نتيجة للاجتماع هي نتائج موثقة:

• بروتوكول؛
• نسخة طبق الأصل؛
• الدقة؛
• قرار.

وثائق الاجتماع- محضر لعملية مناقشة الموضوعات المطروحة على جدول الأعمال.
تسجيل تقدم الاجتماع هو:

• الاختزال.
• تسجيل صوتي.
• تسجيل الفيديو؛
• تسجيل.

الوثيقة الأكثر شيوعًا المستخدمة لتوثيق الاجتماع هي المحاضر.
بروتوكول- وثيقة تنظيمية وإدارية تحتوي على سجل متسق لمناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات واجتماعات الهيئات الجماعية أو الاستشارية.
توثق البروتوكولات أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة ، مثل مجموعات الهيئات الفيدرالية والوزارات واللجان والحكومات البلدية ، فضلاً عن المجالس العلمية والتقنية والمنهجية.
تخضع اجتماعات المساهمين واجتماعات مجالس الإدارة للتسجيل الإلزامي.
عند تسجيل البنوك التجارية ، يتم تقديم البروتوكولات الخاصة بغرف التجارة والصناعة وغيرها من البروتوكولات إلى سلطات الدولة للتسجيل.
يتم وضع البروتوكولات ووضعها لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية:

• اجتماعات؛
• المؤتمرات.
• التجمعات.

يمكن صياغة البروتوكولات على أساس:

• النصوصاجتماعات؛
• التسجيلات الصوتيةاجتماعات؛
• مسودة الملاحظات المكتوبة بخط اليدالذي يقود خلال الاجتماع ؛
• المواد المعدة للاجتماع (نصوص التقارير ، جدول الأعمال ، قائمة المشاركين ، الكلمات ، المراجع ، مشاريع القرارات ، إلخ).

نص -التسجيل الحرفي للتقارير والخطب والخطب الأخرى في اجتماعات ومؤتمرات واجتماعات الهيئات الجماعية ، ويتم ذلك باستخدام طريقة الاختزال. بعد الاجتماع ، يتم نسخ النص والتحقق من التسجيل الصوتي وتحريره. يتم عمل النصوص أو التسجيلات الصوتية للاجتماع على أجزاء أثناء الاجتماع نفسه أو بعد الاجتماع مباشرة. يجب ألا يتجاوز الوقت المخصص لإعداد النص ومحضر الاجتماع 3-5 أيام من يوم عقد الاجتماع.
إذا تم إجراء تسجيل صوتي (على مسجل شريط أو ديكتافون) ، يتم فك تشفير التسجيل ، ويتم وضع بروتوكول وتنفيذه. يتم تخزين الكاسيت الصوتي ، كقاعدة عامة ، لمدة أسبوعين في التقسيم الفرعي الذي يوفر تسجيلًا صوتيًا للاجتماع ، ثم يتم إزالة المغناطيسية. هذه المرة ضرورية لتوضيح نص البروتوكول. بقرار من رئيس الهيئة الجامعية ، يجوز إصدار التسجيل الصوتي للاجتماع لتخزين أرشيفية طويلة الأجل.
تكمن أهمية البروتوكول لأنشطة الإدارة في حقيقة أنه يحتوي على:

• القرارات المتخذة
• فناني الأداء.
• المواعيد النهائية لتنفيذ الأوامر والمهام.

يتم وضع البروتوكول في شكل نموذج عام. شكله يشمل:

• اسم المؤسسة - المؤلف ؛
• بيان نوع الوثيقة - البروتوكول ؛
• تاريخ الاجتماع
• مجال؛
• مكان الاجتماع
• ختم الموافقة (في حالة خضوع البروتوكول للموافقة) ؛
• العنوان؛
• نص؛
• التوقيعات.

تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع وليس تنفيذه أو توقيعه. عادة ما يتم وضع المحضر بعد أيام قليلة من الاجتماع. إذا استمر عدة أيام ، فإن تاريخ البروتوكول يتضمن تاريخي البدء والانتهاء ، على سبيل المثال: 11-14.05.2012 أو 11-14 مايو 2012. رقم (فهرس التسجيل) للبروتوكول هو الرقم التسلسلي للاجتماع. يتم ترقيم البروتوكولات خلال السنة التقويمية أو فترة ولاية الهيئة الجماعية.
يعكس عنوان النص ، كقاعدة عامة ، نوع الاجتماع أو النشاط الجماعي ويتوافق مع اسم نوع المستند في الحالة المضافة: محضر اجتماع المجلس الأكاديمي ؛ اجتماعات العمل الجماعي. اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية. تتم طباعة العنوان بحرف كبير ويفصل بينه وبين فواصل زمنية من سطر إلى ثلاثة أسطر من "مكان تجميع المستندات" المطلوب. يتم وضع العنوان دائمًا على اليسار أعلى نص المستند (كما هو الحال في جميع المستندات الأخرى).
يجب إيلاء اهتمام خاص لنص البروتوكول ، الذي ينقسم إلى جزأين: مقدمة وأجزاء رئيسية.
يشار في الجزء المائي:

• اللقب والأحرف الأولى من اسم الرئيس ؛
• اللقب والأحرف الأولى من اسم السكرتير ؛
• اللقب والأحرف الأولى من الحاضرين ؛
• جدول أعمال.

تبدأ كلمة "الرئيس" في الدقائق ، وتطبع بعد العنوان بمسافتين ، مباشرة من الحقول بحرف كبير ؛ بعد الشرطة تشير إلى اسم الرئيس بالأحرف الأولى. كلمة "سكرتير" مكتوبة أيضا. (علي سبيل المثال - رئيس - جوساروف ن. سكرتير - Kasatkina L.S.). أثناء الاجتماعات التشغيلية ، تم حذف هذا الجزء من البروتوكول. الحضور مدرجون أدناه. ترتيب التسجيل على النحو التالي. في محضر اجتماع الهيئة الجماعية الدائمة ، يُشار إلى الأعضاء الدائمين الحاضرين بترتيب أبجدي دون مناصب. بعدهم ، يتم تسجيل أسماء المدعوين مع الإشارة إلى موقفهم.
في الاجتماعات والاجتماعات الموسعة التي يحضر فيها عدد كبير من المدعوين ، يشار إلى تكوينهم كميًا ، ويتم إرفاق قائمة العائلة بالبروتوكول ، والذي يتم حوله إدخال إدخال مطابق في البروتوكول نفسه. (علي سبيل المثال: الحضور: 55 شخصاً (القائمة مرفقة)).
في الاجتماعات والمؤتمرات والمؤتمرات ، حيث يتطلب اتخاذ القرار نصابًا معينًا ، يشير قسم "الحضور" إلى عدد الأشخاص الذين يجب أن يكونوا حاضرين وعدد الذين حضروا الاجتماع.
ويتبع ذلك جدول الأعمال ، الذي يسرد القضايا المعروضة للنظر فيها من قبل الهيئة الجماعية. يتم ترقيم كل سؤال ويبدأ بحرف الجر "O" ("حول"). في بعض الحالات ، على سبيل المثال ، عند تدوين محاضر اجتماعات مجموعات الوزارات واللجان ، قد يتم إرفاق جدول الأعمال بالمحضر. ثم لا يتم تضمينه في نص البروتوكول ، ولكن يتم إدخال إدخال مرجعي فقط: "جدول أعمال الاجتماع مرفق".
الجزء الثاني - الجزء الرئيسي ، الذي يحدد مسار الاجتماع ، هو النص الرئيسي للوثيقة ، والذي تم إنشاؤه وفقًا للأقسام المقابلة لبنود جدول الأعمال. لكل عنصر يمكن أن يكون هناك أجزاء من هذا القبيل: الاستماع / المتحدث / تقرر (تقرر). تمت كتابة هذه الكلمات بأحرف كبيرة ، كل منها في سطر جديد ، متبوعة بنقطتين ، بحيث يتم تقسيم النص بصريًا.
تبدأ كلمة HEARD القسم الخاص بكل بند من بنود جدول الأعمال. هو مكتوب في سطر واحد بعد الأرقام التي تشير إلى الرقم التسلسلي للسؤال.
يُشار إلى اسم العائلة والأحرف الأولى من اسم المتحدث والمتحدثين في المناقشة في سطر جديد من الفقرة. يذكر محتوى الخطب بصيغة الضمير الغائب مفرد. إذا كانت هناك نصوص (أو ملخصات) لتقارير وخطابات ، فلن يتم تسجيلها في البروتوكول ، ويشار إلى شرطة بعد اسم المتحدث أو المتحدث: "تم إرفاق نص التقرير (الخطب ، الرسائل)." بعد كل عرض تقديمي ، إن وجد ، يتم تسجيل الأسئلة والأجوبة بالترتيب الذي تم استلامه.
الجزء الأخير من القسم الخاص بكل بند من بنود جدول الأعمال هو سجل للقرار المتخذ بشأن القضية قيد المناقشة. يتم اتخاذ القرار بشكل جماعي ، والذي يتضمن غالبًا تصويت المشاركين. ومع ذلك ، في الممارسة الإدارية ، لا تنعكس نتائج التصويت في البروتوكولات عادة. إذا نشأت مثل هذه الحاجة أو تم وضع بروتوكول تكون فيه نتائج التصويت إلزامية (على سبيل المثال ، محضر اجتماع لجنة التصديق (التأهيل) أو الاجتماع العام للمساهمين) ، ثم يشار إليها بشكل منفصل لكل عنصر من القرار. على سبيل المثال ، "بالإجماع" أو "For - 44 ، ضد - 1 ، امتنع عن التصويت - 10". تسجل نصوص محاضر لجان التصديق قرارات ترشيح كل موظف.
وينقسم القرار الذي يحتوي على عدة أسئلة إلى فقرات وفقرات فرعية مرقمة بالأرقام العربية.
يجب أن يكون الجزء العملي من القرارات ، مثل المستندات الإدارية ، محددًا ويحتوي على مكونات: لمن وماذا تفعل وبأي تاريخ. يمكن الإشارة إلى مسؤول أو أكثر أو قسم فرعي هيكلي كمنفذ. يمكن تحديد تاريخ الاستحقاق كتاريخ تقويم أو كفترة لإكمال العمل.
توقيع رئيس وسكرتير الاجتماع استكمال البروتوكول. تم التوقيع على نسخة واحدة من البروتوكول. على اليسار توقيع الرئيس ، على اليمين - السكرتير.
بروتوكول موجز- تحديد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. يجوز حذف أسماء الرئيس والسكرتير والحاضرين. يتم الاحتفاظ بهذا البروتوكول فقط في الحالات التي يتم فيها تسجيل الاجتماع باختصار ، وسيتم تقديم التقارير ونصوص الخطب إلى السكرتير ، أو في الحالات التي يكون فيها الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية.
بروتوكول كامل- يصلح الموضوعات المطروحة والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين. يحتوي على ملاحظات مفصلة إلى حد ما تنقل مضمون تقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع ، وجميع الآراء المعبر عنها ، والأسئلة والملاحظات ، والملاحظات ، والمواقف.
يحرر محضر الاجتماع أمين سر الاجتماع ويعيد طبع النص وتحريره والاتفاق مع رئيس الاجتماع أو رئيس الوحدة الهيكلية. يكتسب البروتوكول القوة القانونية فقط في حالة وجود توقيعين - الرئيس والسكرتير. يتم وضع التواقيع ، مفصولة عن النص بفواصل من 2-3 أسطر ، من حد الهامش الأيسر.
قرارات الهيئات الجماعيةجلبت إلى المنفذين في شكل وثائق مستقلة - المراسيم والقرارات. في حالات أخرى ، يتم عمل مقتطف من البروتوكول.
مقتطف من البروتوكول- نسخة طبق الأصل من جزء من نص البروتوكول الأصلي المتعلق ببند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف بشأنه. يستنسخ:

• كل تفاصيل النموذج
• جزء تمهيدي من النص.
• بند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف بشأنه ؛
• نص يعكس مناقشة القضية ؛
• قرار.

يتم التوقيع على مقتطف من البروتوكول فقط من قبل السكرتير ، كما يقوم بإعداد شهادة. وهو يتألف من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على النسخة (المقتطف) ، والتوقيع الشخصي ، واللقب ، والأحرف الأولى والتاريخ. إذا تم تقديم مستخرج لتقديمه إلى منظمة أخرى ، فيتم المصادقة عليه بختم.
قد تكون نتيجة النشاط الجماعي وثائق إدارية: قرارات ومقررات.
مرسوم- 1) قانون قانوني تم تبنيه من قبل أعلى وبعض الهيئات المركزية للإدارة الجماعية من أجل حل أهم وأساسيات المهام التي تواجه هذه الهيئات ووضع قواعد وقواعد سلوك ثابتة. القرار ، كقاعدة عامة ، له فترة صلاحية طويلة وينطبق على مجموعة واسعة من المنظمات والمسؤولين ، بغض النظر عن تبعيتهم ; 2) قانون صادر عن الهيئة الإدارية لمنظمة عامة
تصدر القرارات عن الهيئات العليا في الدولة ، واللجان ، والهيئات المشكلة تحت سلطة السلطات.
هناك نوعان من الطلبات:
- القرارات التي تحل المسائل التنظيمية لأنشطة الهيئة ، واللجان (القضايا المتعلقة بإنشاء هيئة ، وتوزيع المسؤوليات بين الأعضاء ، والموافقة على الخطة) ؛
- القرارات الموجهة للتنفيذ من قبل الهيئات والمؤسسات والمسؤولين الآخرين.

الهيئات التي لها صلاحيات (إدارية ، إشرافية ، أحداث) تتخذ قرارات ملزمة.

اللجان التي ليس لديها صلاحيات السلطة تتخذ قرارات ذات طبيعة استشارية ("اقتراح" ، "التوصية").

تكشف القرارات عن قضايا اقتصادية وسياسية وتنظيمية. توافق القرارات على الوثائق المعيارية المختلفة.

يتكون نص القرار من بيان وجزء إداري موقع من قبل رئيس الهيئة الجماعية وأمين السر. تمت المصادقة على المشروع من قبل مستشار قانوني. الدقة مطبوعة على ورق A4.
استمارة- يتكون قرار العينة من التفاصيل:

• معطف الاذرع؛
• اسم نوع المستند - RESOLUTION ؛
• التاريخ والرقم
• مكان النشر؛
• عنوان النص؛
• نص؛
• التوقيع؛
• التأشيرات - الموافقات.

قرار- وثيقة إدارية من الهيئة الإدارية الجماعية. تصدرها الوزارات والمقاطعات والهيئات الاتحادية والمجالس العلمية.
حلول- 1) القوانين المشتركة الصادرة عن عدة هيئات غير متجانسة (جماعية وتعمل على أساس وحدة القيادة ، وهيئات الدولة والمنظمات العامة ، إلخ) ؛

2) قرارات الاجتماعات والاجتماعات وما إلى ذلك.

يتكون نص القرار من تأكيد وأجزاء إدارية.

ويشير الشق التأكيدي إلى أسباب إصدار القرار والأهداف التي تتحقق عند تنفيذه. إذا صدر القرار على أساس مستند إداري ، فيتم الإشارة إلى رقم وتاريخ وعنوان هذه الوثيقة الإدارية في الجزء المؤكّد.

في الجزء الإداري ، حدد اسم هيئة اتخاذ القرار ، ثم كلمة "تقرر" بأحرف كبيرة في سطر منفصل.

يمكن تقسيم الجزء الإداري إلى فقرات يُشار فيها إلى المؤدي (منظمة ، وحدة هيكلية ، مسؤول) - الإجراء - الموعد النهائي.

يكتسب القرار قوة قانونية بعد توقيعه من قبل رئيس وأمين سر الهيئة الجماعية ، ويخصص له رقمًا (أي تسجيل) ويثبت التاريخ. تاريخ القرار هو تاريخ اجتماع الهيئة الجماعية التي تم اعتماده فيها.

تم وضع القرار على نماذج A4.

استمارة- يتكون حل العينة من التفاصيل:

• اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة ؛
• اسم نوع الوثيقة - القرار ؛
• التاريخ والرقم
• مكان النشر؛
• عنوان النص؛
• نص؛
• توقيع (الرئيس ، السكرتير) ؛
• تأشيرات الموافقة (محرر ، رئيس القسم الذي يقدم مشروع القرار ، والمنفذين ، والمستشار القانوني ، والمسؤولين المسؤولين عن تنفيذ القرار) ؛ قاموس موجز لأنواع وأنواع الوثائق. م ، 1974 ، ص 31-32.

  قاموس موجز لأنواع وأنواع الوثائق. م ، 1974 ، ص 37.

خبير نظم الأعمال

"فعالية الاجتماع تتناسب عكسيا مع عدد المشاركين والوقت الذي يقضيه."

قانون قديم وكاهن

إلى من:المالكون ، كبار المديرين ، المديرين المتوسطين

سيناريوهات استخدام المقال: لمن هو مفيد ولماذا

أصحاب- إدخال معيار واحد لعقد الاجتماعات في الشركة باستخدام اللوائح المقترحة ؛ الحصول على الشفافية في أنشطة المديرين الذين يعقدون اجتماعات بانتظام ؛ تنظيم الإدارة الفعالة والفعالة لمجلس الإدارة.

كبار المديرين والمديرين المتوسطين- حل المشكلات والمهام المعقدة بشكل فعال بمساعدة الاجتماعات والاستخدام معيار واحدمن أجل التفاهم المتبادل بين جميع المشاركين.

المتخصصين- ساعد مديرك في عقد الاجتماعات بشكل أكثر فاعلية وكفاءة.

هذه الكلمة الرهيبة "لقاء"

غير ضار ، للوهلة الأولى ، موضوع الاجتماعات يترك قلة من الناس غير مبالين. يجدر لمسها ويتم توفير رد فعل عنيف! كما تظهر ممارستي ، فإن الموقف مع الاجتماعات في الشركات يميل إلى أحد التطرف:

• يعتقد المدير أن الاجتماعات مضيعة للوقت ، لأنه يمكن إنجاز الكثير من العمل في الوقت الذي يتم توفيره. لذلك ، لا يتم عقد اجتماعات في الشركة ، حتى عندما يكون ذلك ضروريًا للغاية. نتيجة لذلك ، يواجه فناني الأداء معلومات مشوهة ، والعديد من المشاكل ذات الطبيعة الإستراتيجية ، عند تقاطع الأقسام ، أو التي لا تقع في منطقة مسؤولية شخص ما ، لا يتم حلها ببساطة.
• الوضع العكسي هو عندما يدعو المدير اجتماعات بشأن كل قضية صغيرة ، يكون تكوين المشاركين دائمًا بحد أقصى وفائض عن الحاجة ، ويتحول كل اجتماع إلى مناقشة لكل شيء وكل شيء ويستمر لمدة 3-4 ساعات. في هذه الحالة ، فإن الموظفين الذين يتسمون بالضمير الحي والذين ليس لديهم الوقت لإكمال المهام المهنية "يدقون ناقوس الخطر" - لديهم عشرة اجتماعات كل يوم. يسر المدير: يبدو أن كل شيء تحت السيطرة.

والنتيجة متناقضة. في كثير من الأحيان ، لا يتم استخدام الاجتماعات كأداة إدارة على الإطلاق أو يتم استخدامها بدون نتائج من قبل كل من المديرين والمرؤوسين الضميريين.

يعتقد بعض الناس أن الاجتماع يكون عندما يكون هناك العديد من المشاركين ، يكون الموضوع عالميًا على الأقل ويستمر عدة ساعات.

في إطار المقال ، أعتبر الاجتماع بمعنى أوسع. ما يسمى المنطوق أو المنشور ، حيث يمكن لشخصين المشاركة ويستغرق 15 دقيقة ، هو أيضًا خيار الاجتماع. مناقشة منتظمة لحالات المشاريع الداخلية التي تم إطلاقها هو أيضا اجتماع.

يمكن أن يكون الاجتماع إما مخصصًا (الهدف: مناقشة مشكلة ، أو فرصة ، أو فكرة ، أو استراتيجية) أو مخططًا مسبقًا مع تركيبة محددة من المشاركين. مجموعة مخرجين- هذا هو البديل من الاجتماع العادي ، إلى حد كبير مع جدول الأعمال النموذجي وتكوين المشاركين.

أعطانا ليو تولستوي عبارة رائعة: "كل العائلات السعيدة متشابهة ؛ كل عائلة غير سعيدة تكون غير سعيدة بطريقتها الخاصة". بالنسبة للاجتماعات ، تنطبق القاعدة المعاكسة: "جميع الاجتماعات غير الفعالة هي نفسها": ينام المشاركون تحت مونولوج المتحدث ، ولا يتم حل الأسئلة ، ولا يتم فعل أي شيء نتيجة لذلك.

أوجه انتباهكم إلى المشاكل النموذجية للاجتماعات. أنا متأكد من أنك ستجدهم في كل من مجالس الإدارة المنعقدة ، وفي النشطاء الصباحية ، وفي المؤتمرات المجتمعة لحل مشكلة معينة.

1. ينشغل المشاركون في الاجتماع بحل القضايا الصغيرة ، ولا يوجد وقت متبقي للمسائل الإستراتيجية (مستوى منخفض من التنظيم).
2. إنهم يدورون في دوائر - يناقشون نفس المشاكل / المهام ، لكن لا شيء يتم القيام به بناءً على نتائج الاجتماع (الوضع "تحدثنا وافترقنا").
3. لا أحد يعرف ما الذي يجب أن يمسك به - فهم ينشئون مهام جديدة في الاجتماع عندما لا تكتمل المهام القديمة بعد (مع هذا النهج ، لن يتم إكمال أي منهما أو الآخر).
4. ينقل المشاركون في الاجتماع المسؤولية إلى بعضهم البعض ولا يفكرون في فوائد القضية ، ولكن في كيفية تحويل انتباه الرئيس عن وحدتهم و "إغراق" الزملاء من الأقسام ذات الصلة.
5. يُعقد الاجتماع في شكل "مونولوج للمدير": ما هو نوع مناقشة الأفكار والمقترحات الموجودة ، وفي هذه الحالة يصبح باقي المشاركين غير ضروريين.
6. تمت دعوة عدد كبير من المشاركين في الاجتماع ، وبسبب هذا يتحول الأخير إلى مهزلة أو مملكة نائمة.
7. الافتقار إلى الشفافية: الله وحده يعلم ما الذي يتشاور بشأنه المديرون المتوسطون ومرؤوسوهم ومدى إنتاجيته! يبدو أن جميع المشاكل المذكورة أعلاه موجودة في هذه الاجتماعات :-)

النتيجة: الفعالية المتدنية للغاية للاجتماعات ، والتي تتحول من أداة إدارية إلى عبء ومثبط لعزيمة الموظفين الواعين.

خوارزمية خطوة بخطوة لإعداد وعقد ورش العمل ومجلس الإدارة

كيف نجعل الاجتماعات ومجلس الإدارة أداة إدارية فعالة لحل المشكلات والمهام المعقدة؟ أقترح استخدام خوارزمية خطوة بخطوة ، تم تطويرها مع مراعاة أخطائي في إدارة الاجتماعات ، وتجربة عملائي ، الذين أنصحهم بشأن الإدارة المنتظمة. أوصي بوضع اللمسات الأخيرة عليه / تحسينه بناءً على تجربتك الشخصية وخصوصيات عملك وجعله لا يعتمد على معايير تنظيم الشركات.

بالطبع ، لم أستطع أن أنقل في الخوارزمية جميع تفاصيل أنواع محددة من الاجتماعات: التشغيل ، مجلس الإدارة المجتمع لحل مشاكل محددة ، اجتماعات مجموعات المشاريع ، اللجان ، إلخ. لكل منها ، يمكنك كتابة لائحة وخوارزمية منفصلة: ما هو جدول أعمالها النموذجي ، وما هي المواد التي يجب إعدادها ، وبأي شكل يجب أن يكون العرض التقديمي ، وما هي متطلبات المحتوى وهيكل التقارير.

أنا أقر بمبدأ "من البسيط إلى المعقد" ، لذلك ، في الخوارزمية ، ركزت على نقاط عامة وأبسط تنطبق على جميع الاجتماعات التي عقدت ، بما في ذلك مجلس الإدارة. ستكون إضافة التفاصيل بعد إتقانها مسألة تقنية.

1. تحديد من والأدوار الرئيسية التي ستلعب في التحضير للاجتماع وتسييره

يمكن لشخص واحد أن يلعب دورًا واحدًا أو عدة دور في شخص واحد. دعنا نذكرهم:

عميل- الشخص الأكثر اهتمامًا بتحقيق أهداف الاجتماع. على سبيل المثال ، يقرر الرئيس التنفيذي الدعوة إلى اجتماع للبحث عن طرق لتقليل عيوب التصنيع. في هذه الحالة ، سيكون هو العميل.

مسؤول عن تنظيم وعقد الاجتماع- الشخص الذي ينظم إعداد جدول أعمال الاجتماع وتثبيته ، وجمع جميع المشاركين في وقت ومكان معينين ، وتعريف المشاركين بالمواد قبل الحدث ، وتحديد المهام بناءً على النتائج.

الوسيط- ينظم عملية الاجتماع من حيث إدارة المجموعة.

سكرتير- يشارك في تحديد الآراء والحقائق والقرارات. يحتفظ بمحضر الاجتماع.

المتحدثون والمتحدثون والتحكيم وما إلى ذلك.- المشاركون في الاجتماع الذين ينبغي أن يقدموا حلولاً بشأن قضية معينة أو إبداء رأي خبير.

الدور الرئيسي الذي يضمن غيابه عدم جدوى الحدث - مسؤول عن تنظيم وتسيير الاجتماع(يُختصر بـ OOPS). بالصدفة المأساوية ، نسوا أمرها ، وبصراحة ، "طردوها" عليها. الزعيم الروسي العادي ليس مهتمًا بالتنظيم والاستعداد - أعطه إجراءات نشطة و "تصدَّ للهجوم!" لذلك من الضروري الحديث عن هذا الدور بمزيد من التفصيل.

أولاً ، لا تعني كلمة "منظمة" دائمًا العمل بأيدي المرء. يمكن للمنظم إما أن يؤديها بنفسه أو يفوض المهمة إلى موظفين آخرين (أذكرك بالمبدأ الأساسي: يمكن تفويض مهمة ، ولا يمكن أن تكون مسؤولية تنفيذها) والتحكم في التنفيذ.

لضمان عدم جدوى الاجتماع - لا تقم بتعيين أي شخص مسؤول عن تنظيمه وإدارته

أذكرك أن شخصًا واحدًا يمكنه لعب عدة أدوار. إذا كان "العميل" يلعب في نفس الوقت دور "المسؤول عن تنظيم الاجتماع وعقده" - فالشيء الأكثر أهمية هو أن تكون على دراية بهذا و ... دسيسة ... تلعبه بالفعل! إذا لم تفعل ذلك في الممارسة العملية ، فقم بتعيين شخص آخر بشكل صريح (مبدأ "يجب أن تخمن" سيء للغاية لإدارة النظام) ، أو لا تسأل "لماذا لم يجتمع الجميع في الوقت المحدد؟" أنت لم تجمعهم!

هل لديك شخص مسؤول عن المنظمة؟ تهانينا! هذا هو أحد الأسباب التي تجعل معظم الاجتماعات تنفجر دون عوائق ، وعندما تبدأ في فهم الأسباب ، يتبين أن لا أحد يتحمل اللوم. وأسوأ شيء هو أن كل شيء سيكون كما هو في المرة القادمة.

2. صياغة الأهداف ، ووضع جدول أعمال (خطة) للاجتماع

يحدد عميل ورشة العمل الأهداف. بناءً عليها ، يضع جدول الأعمال من تلقاء نفسه ، أو يفوضه إلى موظف آخر ويبلغ اسمه إلى الشخص المسؤول عن تنظيم الاجتماع وإدارته (OOPS).

لكل موضوع نقاش في الاجتماع ، يمكن توقع تحقيق العديد من الأهداف في وقت واحد. في هذه الحالة ، يجب أن يتم سردها جميعًا.

الخيارات النموذجية لتحقيق الأهداف:

• صياغة الأهداف ، والمشاكل ، والفرص ، وما إلى ذلك. (مثال: نحن بحاجة إلى تحقيق عائد 2 مليون روبل شهريًا من عمل المتاجر).
• إثبات وجود حل (تبادل الآراء حول المشكلة ، تحديد ظروف المشكلة ، تحليل البيانات).
• ابحث عن خيارات لحل مشكلة / مشكلة (العصف الذهني) ، وقم بعمل قائمة بالخيارات الواعدة (يجب إشراك خبراء الموضوع).
• اختر أحد أكثر الخيارات الواعدة لحل المشكلة.
• تطوير مخطط (نموذج ، مفهوم) لحل المشكلة (يجب إشراك خبراء الموضوع).
• ناقش مخطط متغير معين لحل المشكلة (نوع من اختبار التصادم: البحث عن نقاط الضعف والفرص).
• قدم النموذج (المخطط) المطور للحل ، واجمع التعليقات ، واشرك أولئك الذين سينفذون الحل أو يستخدمونه
• ناقش المهام والحالات والقضايا الثانوية كجزء من تنفيذ الحل (عادة ما تكون ذات صلة بمجموعة اجتماعات منتظمة: مجلس الإدارة ، لجنة المشروع ، إلخ).
• تدريب الموظفين (عقد فصل دراسي رئيسي).

في الواقع ، الأهداف هي جوهر جدول الأعمال. في بعض الأحيان لا يحتاجون إلى استكمال أي شيء. بعد صياغة الهدف ، من المهم التفكير فيما يلي: ربما يمكنك حل المشكلة / المهمة بدون اجتماع ، أو تحتاج إلى شخص واحد فقط لهذا الغرض.

علي سبيل المثال,الشركة لديها مشكلة انخفاض سرعة معالجة الطلبات من العملاء. يحدد المدير العام - العميل الأهداف "لطرح الأفكار وتحديد الخيارات الواعدة لحل المشكلة" و "مناقشة الحل الذي اقترحه إيفانوف ب.". بعد ذلك ، يحدد العميل مهمة إعداد جدول الأعمال للاجتماع لرئيس قسم العميل.

يقوم الشخص المسؤول عن التنظيم والتنفيذ بضبط مدى التزام جدول الأعمال باللوائح الداخلية. علي سبيل المثال، تحقق من تنفيذ القاعدة "لا تقم بتضمين المشكلات الثانوية التي يمكن حلها بين اثنين من المشاركين في الاجتماع أو على مستوى الرئيس المرؤوس ، أي بدون مشاركة جميع المشاركين". سيسمح لك هذا النهج بالتركيز على القضايا الإستراتيجية وتقليل "حرق" الوقت.

تأكد من تضمين مواد جدول الأعمال التي يحتاج المشاركون لدراستها قبل بدء الاجتماع.

نموذج جدول الأعمال:

1. تقديم نموذج جديد للعمل مع مشاريع العميل. أجب عن الأسئلة (المسؤول: أليكسي سميرنوف).

لدراسة المواد قبل المؤتمر من قبل جميع المشاركين (مرفقة روابط لكل وثيقة):

• وصف المفهوم.
• نموذج تنسيق خطة جديدة لمدة شهر واحد.
• مثال على خطة إستراتيجية لمدة 6 أشهر.

2. وضع مسودة خطة إستراتيجية لجذب العملاء من الإنترنت لمدة 6 أشهر للعميل "إيفانوف وشركاه" (المسئول: أليكسي سميرنوف).

3. للاختبار العملي لخطة جديدة لجمع فريق المشروع لمناقشة ووضع الخطط الشهرية. اجمع التعليقات على النتائج (المسؤول: Petr Ivin).

3. تحديد تكوين المشاركين

بناءً على الأهداف وجدول الأعمال ، من الضروري تحديد نوع الأشخاص المطلوبين للمناقشة.

إذا لم يكن مطلوبًا من الموظف المشاركة بنشاط في مناقشة القضية ، ولكن تم التخطيط لمشاركته النشطة في التنفيذ ، فمن المنطقي دعوته إلى الاجتماع من أجل:

1. احصل على تعليقات من المنفذين (يسمح لك بتجنب بناء القلاع في الهواء التي لا يمكن تنفيذها).
2. إبلاغ المنفذين بالأهداف والمبادئ لتقليل التشوهات في حل المشكلة عمليًا.

إن تشكيل عدد المشاركين فقط من هؤلاء الضروريين وفي الوقت نفسه كافٍ لتحقيق أهداف الاجتماع هي مهمة تتطلب فنًا معينًا. كلما زاد عدد الموظفين الذين يسمعون المشكلة / المهمة بشكل مباشر ، سيكون هناك قدر أقل من التشويه ، ولكن تزداد احتمالية وجود المزيد من الأشخاص ، مما يحرق وقت عملهم وطاقتهم.

استنادًا إلى التجربة الشخصية ، أخرجت قرصنة واحدة: انظر إلى المشاركين في الاجتماعات السابقة حول موضوع / مشكلة مماثلة. إذا لم يكن هناك فائدة كبيرة من شخص ما في الاجتماع ، ولم يكن لمشاركته أي تأثير إيجابي على عمله اللاحق ، فهذا هو المرشح الأول للاستبعاد من قائمة المشاركين في الاجتماعات المقبلة. من المهم هنا التمييز بين من يتحدث كثيرًا ومن يتحدث في هذا الشأن.

لكل مشارك ، من الضروري تحديد ونقل الدرجة اللازمة (إذا كان من المفترض أن تكون مختلفة) من دراسته لجدول الأعمال والمواد المرفقة. خطأ نموذجي: عندما يعتقد المدير أنهم "يخمنون الأمر بأنفسهم". لكن الممارسة قاسية: أولئك الذين لا يحتاجون إلى دراسة جدول الأعمال بالتفصيل سيقضون بالتأكيد ساعتين في هذا ، بينما المشارك الرئيسي ، كما اتضح خلال الاجتماع "نظرت بعين واحدة فقط".

يمكن أن تكون درجة الدراسة:

• مفصلة - المشاركة النشطة للشخص ضرورية عند مناقشة / البحث عن حل لمشكلة ما أو أثناء التنفيذ اللاحق.
• متوسطة - الدراسة دون الخوض في التفاصيل الصغيرة ، ولكن بتفاصيل كافية للمشاركة الفعالة في المناقشة.
• سطحي (القشط) - للقبض على الفكرة العامة والأفكار الرئيسية والاستراتيجية. من هذا الشخص ، يلزم رد الفعل على المعلومات التي قالها المشاركون ، بالفعل في عملية المناقشة.

مثال من ممارستي:

في إحدى الشركات التجارية ، تم عقد اجتماع لعقد عرض ترويجي. وضم الرئيس التنفيذي محاسبين ومحامين واختصاصيين في الموارد البشرية من بين المشاركين. لم؟ لسماع رأيهم المستقل.

ومع ذلك ، بعد شهر ، اتضح أن اللافتة والإجراء لم يرضا الرئيس التنفيذي. حاولنا معرفة المسؤول عن النتيجة ومن قام ببعض التغييرات على المفهوم. اتضح ، بالطبع ، وفقًا لمبدأ "للنصر ألف أب ، والهزيمة دائمًا يتيمة" - لم يكن أحد على استعداد لتحمل المسؤولية.

ما هو الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله في مثل هذه الحالة؟ يجب على المدير العام إنشاء مجموعة مشروع للعمل وتعيين قائدها (يجب أن يكون له الكلمة الأخيرة ويكون مسؤولاً عن النتيجة النهائية). قم بتضمين فريق المشروع فقط المتخصصين الذين يجب أن يشاركوا بنشاط في تطوير الإجراء ، بناءً على كفاءاتهم المهنية: قائد الفريق ، والمسوق ، والمصمم ، ورئيس قسم الإعلان. إذا رغبت في ذلك ، يمكن للمدير التنفيذي المشاركة في التجمع الأول لفريق المشروع من أجل نقل مبادئهم وآرائهم إلى فناني الأداء دون تشويه.

4. تنظيم الأعمال الورقية للاجتماع

أوصي باستخدام المستندات عبر الإنترنت (محرر مستندات Google و Microsoft365 وما إلى ذلك). لديهم ميزة لا يمكن إنكارها: يرى جميع المشاركين التغييرات التي تم إجراؤها على المستند في الوقت الفعلي ، ولدى الجميع دائمًا نسخة محدثة من النتائج (سيسمح لك ذلك أيضًا بإصلاح الارتباطات على الفور إلى المهام المعينة من قبل المسؤولين عن تنفيذها في خطة العمل بعد الاجتماع).

إذا كنت بحاجة إلى جمع توقيعات المشاركين بناءً على النتائج ، فيمكنك دائمًا طباعة مستند عبر الإنترنت والتعرف عليه مقابل التوقيع.

هنالك خياران لتخزين الخطط ونتائج الاجتماعفي المستندات عبر الإنترنت (مستندات LOG):

1. استخدم وثيقة منفصلة للاجتماع. يسمح لك بتقييد الوصول للأعضاء فقط. السلبيات: الإجراءات الزائدة لإنشاء الملفات ، من الصعب تحليل الديناميكيات.
2. قم بإنشاء مستند لموضوع معين ، أي استخدام ملف واحد بشكل متكرر ، مع استكماله بمعلومات حول الاجتماعات الجديدة. هذا مفيد جدًا لتحليل الاتجاه ، وعرض سريع لجميع الاجتماعات لمدة شهر ، وما إلى ذلك. من المفترض أن المشاركين الرئيسيين والدائمين يمكنهم الوصول إلى الوثيقة بأكملها.

بالنسبة للمجموعات الدائمة (يمكن تشكيل مثل هذه المجموعات في مجالات الأعمال الرئيسية من كبار المديرين) ، أوصي بإنشاء مستند LOG مشترك للمؤتمرات. علي سبيل المثال, تشمل مجموعة الموارد البشرية: رئيس الموارد البشرية والمديرين التنفيذيين والعامة. موافق ، من الأسهل بكثير تحليل نتائج آخر عشرة مؤتمرات في مستند LOG واحد بدلاً من فتح 10 ملفات مختلفة والنقر عليها.

إذا كان تكوين المشاركين يتغير باستمرار (على سبيل المثال ، يتم توصيل مشاركين جدد) ، يمكنك إدارة حقوق الوصول إلى مستند LOG على مستوى المجموعة. هذا مهم بشكل خاص عندما توفر الاجتماعات الوصول إلى وثائق أخرى. بمعنى ، في خدمة المستندات عبر الإنترنت ، تحتاج إلى إنشاء مجموعة وإضافة أعضاء إليها.

امنح حق الوصول إلى مستند LOG والملفات المصاحبة لمجموعة ، وليس للمستخدمين. الآن ما عليك سوى إضافة المستخدمين إلى المجموعة وإزالتهم منها. سيحصلون تلقائيًا على حق الوصول أو يفقدونه.

ماذا لو كان هناك أشخاص إضافيون في اجتماع الدائرة الانتخابية ممن لا يرغبون في الوصول إلى نتائج الاجتماعات السابقة واللاحقة؟ انسخ جدول الأعمال والنتائج من مستند LOG إلى المهمة الخاصة بهم (المزيد حول هذا أدناه) أو ، في الحالات القصوى ، اطبعها على الورق.

5. إنشاء هيكل المهام للاجتماع

هذا العنصر مناسب لأولئك الذين يستخدمون أنظمة إعداد المهام الرسمية (Bitrix24 و Megaplan و Trello وما إلى ذلك). هل لم تفعل هذا بعد؟ ستساعدك الدورة التدريبية عبر الإنترنت "" على اتخاذ القرار الصحيح الوحيد.

لذلك ، يحتاج كل مشارك في الاجتماع إلى تعيين مهمة منفصلة ، للإشارة إلى ارتباط إلى جدول الأعمال (أو إرفاق ملف به إلى المهمة).

أثناء التحضير للمؤتمر ودراسة جدول الأعمال والمواد المرفقة ، يسجل المشارك في التعليق على المهمة النتيجة التي تم الحصول عليها والوقت الذي يقضيه في الإعداد ، بالإضافة إلى اقتراحاته / تعليقاته.

على سبيل المثال ، في Bitrix24 تحتاج إلى القيام بذلك:

1. قم بإنشاء مهمة وحدد المسؤول الأول المسؤول عن تنظيم وعقد المؤتمر (OOPS) ، وكذلك المشاركين في التنفيذ - جميع المشاركين الآخرين. ستصبح المهام بالنسبة لهم تلقائيًا مهام فرعية لمهمة OOPS. سيكون هذا مناسبًا لكل من المنظم (سيكون قادرًا على إدارة مثل هذه الحزمة) والعميل (من السهل رؤية الصورة الكبيرة).
2. متطلبات عنوان المهمة (سيكون العنوان في مستند LOG مطابقًا): مؤتمر من DD.MM.YY: الموضوع الرئيسي والغرض من المؤتمر. مثال:مؤتمر من 8/20/18: مناقشة خيارات حل المشكلة "استجابة بطيئة لطلبات العملاء" ، واختيار شخص مسؤول عن التنفيذ (أو ربما تحليل أكثر تفصيلاً للمشكلة ، ووضع خطة).

ستسمح كلمة "مؤتمر" في العنوان لكبار المديرين بعرض جميع المؤتمرات التي تعقد في شهر واحد لمدة 3 أشهر في تقرير المهام وتقييم فعاليتها.

أنشئ رابطًا في LOG للمهمة العامة (التي تم إنشاؤها للفنان الأول) ، بحيث يمكنك بسهولة عند دراسة LOGs معرفة الوقت الذي يقضيه جميع المشاركين في الاجتماع في المهام: إعداد المواد ودراستها ، والاجتماع نفسه ، وتحديد المهام على أساس النتائج.

6. اطلب من المشاركين دراسة جدول أعمال الاجتماع والمواد المرفقة

درجة فعالية الاجتماع تتناسب طرديا مع درجة تحضير المشاركين فيه. لدراسة جدول أعمال الاجتماع والمواد ، يمكنك إنشاء مهام منفصلة ، أو يمكنك استخدام تلك التي تم إنشاؤها للاجتماع (من المهم إظهار نتائج كل منها باستخدام التعليقات وتسجيل الوقت المستغرق بشكل منفصل).

يجب على كل من درس خطة الاجتماع والمواد المرفقة صياغة مقترحاته وردود الفعل والأسئلة الأولية والتعليقات الأخرى. تتم كتابة المقترحات إما باستخدام وظيفة "التعليقات على المهمة" ، أو يمكن تسجيلها في قسم تم إنشاؤه خصيصًا في جدول الأعمال (مستند LOG) للإشارة إلى من أرسلها ومتى. أترك اختيار الطريقة لتقديرك.

يحلل OOPS الملاحظات الواردة ، إذا لزم الأمر ، ويناقش مع العميل. إذا تم التعرف على الإضافات على أنها مهمة ، يتم تقديمها لجميع المشاركين في الاجتماع. أحيانًا يكون من المنطقي إعادة جدولة اجتماع أو تغيير قائمة الأسئلة والمشاركين.

لماذا دراسة جدول الأعمال والمواد؟

• حتى يكون المشاركون جاهزين للاجتماع ولا تقضي نصيب الأسد من الوقت في الكلمة الافتتاحية.
• حتى يتمكن الأشخاص من الانغماس في السياق مسبقًا (بما في ذلك إعداد البيانات والمعلومات اللازمة ، وتحليل تجربتهم) ، في هذه الحالة ، ستكون إنتاجيتهم وكفاءتهم في الاجتماع أعلى من ذلك بكثير.
• حتى يتمكن المشاركون من التفكير مسبقًا في الأفكار والحلول وما إلى ذلك. (العقل البشري لديه القدرة على التفكير في الخلفية ، وليس بدون سبب هناك حكمة شعبية "الصباح أحكم من المساء").

7. عقد اجتماع

الدور الرئيسي الذي يحدد نجاح أو فشل الاجتماع هو الوسيط. يمكن تشغيلها بواسطة العميل المسؤول عن تنظيم الاجتماع وإدارته ، أو مشارك آخر محدد.

لا العميل ولا المنسق (أركز بشكل خاص على الأدوار التي يمكن أن يؤديها كبار المديرين) ، ولا يجب أن يتأخر المتحدثون عن بداية الاجتماع. تذكر أن أي تأخير يؤثر سلبًا على انضباط المخاض ويحرق وقت المشاركين (يجلسون وينتظرونك أيضًا).

الاعتدال ومشاركة المشاركين

العثور على وسيط جيد ليس بالأمر السهل. من أجل لعب هذا الدور نوعياً ، يجب تطوير الكفاءات الإدارية التالية بشكل جيد: "اتخاذ القرار" ، "إدارة الفريق" و "الاتصال". خلاف ذلك ، حتى الاجتماع المخطط جيدًا يمكن أن يتحول بسهولة إلى مهزلة واجتماع عديم الفائدة ومصدر للاستياء المتبادل.

المهام الرئيسية للمنسق:

1. إشراك المشاركين في العمل النشط في الاجتماع: صياغة الأسئلة ؛ إبداء الآراء والاقتراحات. المشاركة في تطوير القرارات (نشاط مشجع ، تحتاج إلى اللجوء إلى الصامتين. لذلك لن يتمكن أي من المشاركين من القيام بأشياء موازية). الحيلة الجيدة هي إظهار كيف ستؤثر قضية معينة على جدول الأعمال أو ترتبط بعمل المشاركين (هذا هو المكان الذي سيستمع فيه الجميع بكل تأكيد!).
2. ارجع إلى جدول أعمال الاجتماع (في حالة الكشف عن قضايا مهمة ، ضعها في مهمة منفصلة).
3. أوقفوا أي تعارض وترجموا إلى قناة بناءة.
4. إذا لزم الأمر ، قم بتحويل المشاركين من الآراء إلى الحقائق (ترجمة النقد إلى نقد بنّاء: يتم التعبير عن الحقائق دون اللجوء إلى الشخصيات).
5. ركز المشاركين على البحث عن حلول للمشاكل التي ظهرت وليس المذنبين.
6. خلق جو من الاحترام المتبادل والانفتاح (غياب الموضوعات المحظورة والاستعداد لمناقشة نقاط "الألم").
7. وقت التحكم: مدة الاجتماع وحل قضايا محددة ؛ وقت التعليقات والعروض التقديمية من قبل المشاركين.
8. تلخيص الاجتماع: لاحظ القضايا الرئيسية والقرارات المتخذة ؛ تقييم فعالية الاجتماع ؛ لاحظ النقاط الإيجابية والسلبية ، وحدد نقاط النمو ؛ إبداء الرأي حول عمل ومشاركة المشاركين.

كما ترى ، فإن قائمة مهام الوسيط بعيدة عن أن تكون تافهة. هل أنت مستعد لتصبح وسيطا؟

سيكون من الأسهل بكثير على الوسيط أن يتم إنشاء معيار مؤسسي ولفت انتباه جميع الموظفين في شركتك "قواعد المناقشة البناءة لحالات العمل"والتي تتضمن عناصر مثل:

• ناقش الإجراءات وليس شخصية الموظف ("عدم الانغماس في تفاصيل المشكلة يؤدي إلى عدم رضا العملاء" بدلاً من "لا تعرف كيفية التعامل مع العملاء").
• التعامل مع الحقائق وليس الآراء ("انخفضت مبيعاتنا بنسبة 20٪" بدلاً من "فشلت مبيعاتنا") ؛
• عند إبداء الرأي ، أكد أنه رأي ("في رأيي ، يجب أن تحل مشكلة التسليم الطويل للبضائع إلى المشتري" بدلاً من "أنت لا تقوم بعمل جيد").
• استرشد بمصالح العمل وليس بمصالحك الشخصية.
• لا تنتقد ، بل دوِّن الحقائق واعرض الحلول (الأسئلة: ما الذي تراه بالضبط على أنه خطأ؟ ما هي الحلول التي تقدمها في هذه الحالة؟).
• كل شخص يعتقد أن العالم يدور حوله ، فاحترم وجهات النظر التي يعبر عنها الآخرون ، حتى لو بدت غير مناسبة لك.
• اعترف بأخطائك وفكر في كيفية استخدامها وأخطاء الآخرين لتطوير الشركة وتحسين العمليات.
• وأكثر بكثير.

تحديد الاتفاقات والنتائج

أثناء الاجتماع ، يلعب السكرتير أيضًا. مهمته هي أن يسجل لكل سؤال:

1. بدت جميع المقترحات والمشاكل بدت على حل المشاكل ومؤلفيها.
2. القضايا المعروضة للدراسة منفصلة خارج الاجتماع
3. القرارات النهائية وخطة العمل مع المسؤولين عن استكمال المهام.

دور السكرتير ضروري لمتابعة الاجتماع. يجب أن يكون السكرتير قادرًا على التمييز بين التفاصيل المهمة في ما يسمعه والكتابة بسرعة. في حالة عدم وجود سكرتير ، يمكن أن تكون الاجتماعات التي يتم إدارتها بشكل جيد خالية من الأخطاء. تحدثنا وناقشنا ، لكن لا أحد يعرف ماذا يفعل نتيجة لذلك.

كيف يتم معالجة نتائج المؤتمر؟ يمكنك إنشاء مهمة منفصلة في Bitrix24 (مرتبطة بالمهمة العامة للمؤتمر) ، أو يمكنك أخذها في الاعتبار في نفس المهمة التي تم إنشاؤها للمؤتمر. الخيار الثاني مناسب إذا كانت معالجة النتائج (تحديد المهام المخططة) تتطلب القليل من الوقت. لا تنس أن تسجل في التعليق على المهمة مقدار الوقت الذي قضيته.

8. النظر في الإجراءات لتنفيذ القرارات المتخذة في الحياة

لقد وصلنا إلى الموضوع الأكثر إيلامًا و "الظلام". في العديد من الخوارزميات ، تم حذفها دبلوماسياً. أعتقد أن المشكلة الكبرى لا تكمن في تنظيم الاجتماع بشكل صحيح ، ولكن في تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها. يحظى التنفيذ بأقل قدر من الاهتمام ، وهذا هو السبب في أن العديد من الاجتماعات تظل محادثات وتبادل غير مجدية.

بالنسبة لبعض المديرين ، الكسالى أو غير المهرة ، فإن الحاجة إلى إدخال شيء ما في الأنشطة اليومية للشركة تسبب خوفًا حقيقيًا. يحاولون تفادي أي مهام بعد نتائج الاجتماعات أو تدنيس الفكرة. لتحديد القادة غير المحظوظين ، أوصي بقائمة مرجعية " يوم القيامة"من المقال" ".

بالطبع ، في إطار بضع فقرات ، يكاد يكون من الممكن تغطية موضوع تنفيذ المهام المجدولة ، وسحب مجلدات كثيفة. لذلك سأركز عليه في سياق الاجتماعات.

خوارزمية موجزة من الإجراءات لتنفيذ الحل في الممارسة:

1. إيجاد حل.
2. تطوير تقنية لأداء / حل مشكلة.
3. تنفيذ حل.
4. قم بمراقبة وسيطة ونهائية.

لماذا لا يتم تنفيذ معظم الحلول في الممارسة؟ نظرًا لاتباع نتائج الاجتماع ، كقاعدة عامة ، تم إكمال النقطتين "العثور على حل" و "التحكم الوسيط" فقط. إن العثور على حل لمشكلة أو مشكلة لا يمثل سوى 10٪ من النجاح ، وهو أكثر صعوبة في التنفيذ من الناحية العملية .

ل مهام بسيطةالتي يجب إكمالها في نهاية ورشة العمل ، سيكون كافيًا وضع رابط للمهمة المقابلة في نظام إعداد المهام المقابل (Bitrix24 ، Trello ، Megaplan ، إلخ). في المستقبل ، عند الرجوع إلى الماضي ، سيكون من الملائم النقر عليها لمعرفة الحالات التي تم إكمالها بها (إذا كانت كذلك بالطبع!).

لسوء الحظ ، فإن تطوير تقنية وتنفيذ حل ليس دائمًا مهمة تافهة من خطوة واحدة. بدلاً من ذلك ، إنها مهمة معقدة ، ومن الضروري إشراك متخصصين مختلفين وقائد منفصل لتنظيم العملية.

إن العثور على حل لمشكلة أو مشكلة لا يمثل سوى 10٪ من النجاح ، وهو أكثر صعوبة للتنفيذ في الممارسة العملية

من المهم للغاية ، قبل بدء التنفيذ ، تقييم مدى توفر الموارد (البشرية ، المؤقتة ، المادية). هذا هو المكان الذي ستساعد فيه تقنية إدارة المشاريع الداخلية وحافظاتها (جميعها قيد التشغيل). لدراسته ، أوصي بالبدء بالمقال "".

مثال من ممارستي:

في إحدى شركات التصنيع الكبيرة ، يتم عقد مجلس إدارة بانتظام ، يشارك فيه الملاك وكبار المديرين. مجلس الإدارة منظم بشكل ممتاز. هناك سكرتير ومشرف. لاحظ المالك الرئيسي في مرحلة ما أن العديد من القضايا تتم مناقشتها من اجتماع إلى آخر بانتظام يحسد عليه ، ولكن في الواقع لا يوجد تقدم في حلها.

ساعدت مراجعة التكنولوجيا لإدارة المشاريع الداخلية وأوضاعها ؛ تحويل المهام المركبة الكبيرة إلى مشاريع ؛ مراجعة المسؤوليات وعبء العمل للموظفين المشاركين في المشاريع الداخلية ؛ تطوير برنامج التكيف والتدريب في إدارة المشاريع.

9. عقد اجتماعات استعادية بانتظام

يمكن إجراء الاستعراض بأثر رجعي من قبل كل من المشرف المباشر (إجراء الاجتماعات) والرئيس. في LOG ، يمكنك تخصيص مكان منفصل للحدث بأثر رجعي أو إنشاء جدول خاص به استعادية وروابط للاجتماعات التي يتم تقييمها (ميزة الجدول هي أنه من الأسهل تتبع الديناميكيات والانتقال بسرعة إلى البيانات الضرورية) .

الأهداف الرئيسية للأثر بأثر رجعي هي التقييم وإنشاء المنظمة. الموجودات:

1. عرض سجلات الاجتماعات ، وتقييم جودة التنظيم والسلوك. التدقيق المطلوب.
2. كيف جودة عالية و حلول فعالةنتيجة لذلك.
3. كيف يتم تنفيذ القرارات المعتمدة في الممارسة وما إذا كان يتم تنفيذها. ما هو سبب التباطؤ.
4. تكوين المشاركين: من غير ضروري ومن مفقود.

بناءً على النتائج ، حدد الإجراءات اللازمة لتصحيح الموقف. مخطط جدير بالتشجيع ، أكثر الموظفين نشاطا.

اجتماعات منتظمة: الميزات

الاجتماعات المنتظمة هي أحداث تُعقد حول نفس الموضوع ، وعادة ما يكون مع نفس المشاركين. مثال: مجلس الإدارة ، اجتماع (لجنة) الموارد البشرية ، فرق المشروع ، اللجان.

اللجنة هي نوع من فريق المشروع عندما يكون المشروع عبارة عن برنامج مستمر (على سبيل المثال: لجنة المالية). قد يشار إليها أيضًا باسم "Key Area Group" (مثال: Finance Group).

عندما يكون تكوين المشاركين ثابتًا ، يتم توفير الوقت والموارد لتنظيم وعقد اجتماع:

• يتم توزيع الأدوار.
• جزء من جدول الأعمال دائم.
• التوقيت منتظم أيضًا.

من الممكن تحديد الأسئلة المتكررة للمناقشة (المهام) لمجموعة معينة ووصفها في اللوائح. علي سبيل المثاليمكن أن يشمل برنامج الاجتماع بين الرئيس التنفيذي ورئيس قسم الموارد البشرية ما يلي:

• ناقش قائمة البرامج التدريبية الإعدادية الجارية لكبار المديرين وحالتهم الحالية.
• حل المشكلات التي تنشأ عند البحث عن موظفين لا يمكن حلها ؛ أي مشاكل أخرى.
• ناقش إنجازات قسم الموارد البشرية خلال الفترة. اصنع org. الموجودات.
• النظر في مقترحات تطوير عمليات الموارد البشرية. حدد الخطوات التالية لهم.
• ناقش الأسئلة والمهام الأخرى.

الاجتماعات عن بعد: الميزات

في الاجتماعات البعيدة ، تكتسب المستندات عبر الإنترنت قيمة خاصة ، حيث سيرى الجميع ما يصلحه السكرتير وما هي التغييرات التي يتم إجراؤها على المستند ، وإذا لزم الأمر ، سيتمكن من استكماله بمفرده (إذا تم توفير هذا الحق من خلال تنسيق الاجتماع).

بالنسبة للاجتماعات البعيدة ، من المهم أن تتم مشاركة شاشة مقدم العرض (أو شاشة مقدم العرض حاليًا). يوصى بإيقاف تشغيل الميكروفونات أثناء الاجتماع عن بُعد (إذا كان هناك أكثر من 2-3 أشخاص يشاركون) أثناء الاستماع إلى السماعة ، حتى لا تسد الهواء بأصوات غريبة.

تحقق أيضًا من تشغيل الجهاز مسبقًا: الميكروفونات وكاميرات الويب (إذا لزم الأمر) وبرنامج تسجيل الشاشة.

كيفية تجديد القاعدة المعرفية للشركة من خلال الاجتماعات

الاجتماعات هي كنز من المعلومات المفيدة لقاعدة معارف الشركة وبرنامج تدريب الموظفين. في حالة مناقشة طرق حل مشكلة معينة ، أو تطوير التكنولوجيا ، أو عقد فصل دراسي رئيسي ، قم بتسجيل مقطع فيديو (سيكون أكثر ملاءمة في تنسيق بعيد - سيكون كافياً لتسجيل شاشة الكمبيوتر) و أضفه إلى قاعدة المعرفة و / أو برنامج التدريب.

ستكون قادرًا على تحديث الموظفين الجدد بسرعة ، مع توفير قدر كبير من الوقت ، بالإضافة إلى تقليل مقدار التشويه. بالنسبة للمالك ، يعد الاجتماع المسجل مع دوره القيادي إحدى الطرق الفعالة لنقل آرائه حول عمل الشركة إلى المتخصصين الخطيين ، وتجاوز العديد من الوسطاء في شكل كبار المديرين والمدراء المتوسطين.

الاستنتاجات: الجودة تفوق الكمية

يعد الاجتماع المنظم جيدًا ، إذا تم التعامل معه بشكل دقيق ومهني ، عملية مكلفة للغاية لجميع أنواع الموارد. احسب فقط الوقت الذي يقضيه الموظفون في التحضير ، والتعرف على جدول الأعمال ، والاجتماع نفسه والعمل المحتمل على النتائج.

في بعض الحالات يكفي تنظيم مؤتمر مع شخص واحد فقط (ولكن على نفس النموذج).

تذكر أن الجودة في الاجتماعات أهم من الكمية. من الأفضل أن يكون لديك 10 اجتماعات جيدة التنظيم لإنجاز المهمة بدلاً من 40 اجتماعًا على عجل بدون إجراء متابعة.

تعتبر اجتماعات العمل (المؤتمرات) من أهم أشكال نشاط الإدارة. خلال الاجتماع ، يتم تبادل المعلومات بين المرؤوسين والقائد ، ويتم اتخاذ قرارات الإدارة.

كما تظهر التجربة ، لا تحقق اجتماعات العمل دائمًا التأثير المطلوب نظرًا لحقيقة أن العديد من المديرين لا يتخيلون بوضوح تكنولوجيا تنظيمهم وسلوكهم. في عدد من الحالات ، يتم عقد اجتماعات العمل بشكل متكرر للغاية ويتم الإعداد لها بشكل سيئ ؛ كثير من الناس يشاركون في تنفيذها ، وبالتأكيد القادة "الأوائل" ؛ الطول غير المعقول للاجتماعات يقلل من فعاليتها ؛ أخيرًا ، غالبًا ما تكون القرارات التي تُتخذ في اجتماعات العمل رسمية بشكل غير مُرضٍ ويتم التحكم فيها بشكل سيئ في عملية التنفيذ ، مما يقلل بشكل كبير من فعاليتها ، وبالتالي هناك حاجة لعقد اجتماع ثان حول نفس القضايا.

اجتماع عمل- طريقة لإشراك العقل الجماعي في تطوير الحلول المثلى لأكثر القضايا إلحاحًا وتعقيدًا التي تنشأ في المؤسسة.

يتم تقليل عملية الإدارة في هذا الصدد إلى ثلاث مراحل رئيسية:

جمع المعلومات ومعالجتها ؛

تنسيق أنشطة جميع إدارات الشركة وجميع الموظفين ؛

اتخاذ قرار.

بالإضافة إلى غرضه المباشر ، فإن كل اجتماع منظم بشكل عقلاني يحل أيضًا مشكلة تعليمية مهمة. في الاجتماع ، يتعلم الموظفون العمل في فريق ، واتخاذ نهج شامل لحل المشكلات المشتركة ، والتوصل إلى حلول وسط ، واكتساب ثقافة التواصل ، وما إلى ذلك. بالنسبة لبعض الموظفين ، فإن المشاركة في اجتماع عمل هي الفرصة الوحيدة لرؤية وسماع مستويات الإدارة العليا. بالإضافة إلى ذلك ، في اجتماع عمل ، يُمنح المدير الفرصة لإظهار موهبته الإدارية.

وبالتالي ، يتم استكمال الإجراءات الإدارية للمدير باجتماعات جماعية (اجتماعات) يتم فيها حل مشكلات ومشاكل العمل اليومية.

في هذا الصدد ، يمكننا صياغة المهام الرئيسية التي يمكن حلها بمساعدة اجتماعات العمل:

تطوير وتعزيز سياسة الشركة وتنفيذها.

تكامل أنشطة جميع الإدارات والخدمات ، مع مراعاة الأهداف العامة للشركة ؛

تحديد وحساب النتائج الجماعية ؛

حل المشكلات الجماعي مع مراعاة تأثير التعلم.

لتحقيق الأهداف ، من الضروري التحضير للاجتماع وإدارته بشكل صحيح. هناك العديد من العناصر الإلزامية التي بدونها لن تتحقق أهداف الاجتماع (الشكل 1).

التحضير للاجتماعيبدأ بتحديد جدوى تنفيذه. عند اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى اجتماع ، يجب على المدير التفكير في المهام التي يجب حلها فيه (مثل هذا الشكل من العمل كاجتماع يكون أكثر إنتاجية من غيره). يجب عقد اجتماع عندما تكون هناك حاجة لتبادل المعلومات ، وتحديد الآراء والبدائل ، وتحليل المواقف المعقدة (غير القياسية) ، واتخاذ القرارات بشأن القضايا المعقدة.

أرز. 1. تكنولوجيا تنظيم وعقد اجتماعات العمل

بالإضافة إلى ذلك ، في نفس المرحلة ، يجب على المدير تحليل جميع البدائل لهذا النموذج: قرار الإدارة العليا ؛ إمكانية حل المشكلة عن طريق الهاتف ؛ مكالمة مؤتمرية؛ القدرة على الدمج مع اجتماعات أخرى (مجدولة). وإذا اقتنع المدير بعد ذلك بفائدة الاجتماع ، فيمكن عقده. خلاف ذلك ، يجب التخلي عنها.

بعد اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى الاجتماع ، يتم تحديد جدول الأعمال وتكوين المشاركين.

عند إعداد جدول الأعمال ، من الضروري تحديد:

الشروط التي يجب أن تفي بها النتيجة النهائية للاجتماع. يحددون أهداف الاجتماع. من الضروري ، على سبيل المثال ، أن نوضح لنفسه أنه ليس كل اجتماع يمكن أن يوفر حلولاً جاهزة ؛

من وماذا العمل التحضيريينبغي أن يؤدي. يُنصح أحيانًا بإنشاء مجموعة عمل تُعِد جدول الأعمال ، وتعقد اجتماعات أولية قصيرة في الأقسام ، واجتماعات لشخصين ، إلخ.

أهم الأخطاء التي ارتكبت عند وضع جدول الأعمال:

1. لا يوجد موضوع رئيسي للاجتماع ، وإذا كان هناك العديد من الموضوعات ، فلا يمكن ضمان التمييز الدقيق بينها والمناقشة التحليلية المناسبة.

2. لم يسبق للمشاركين شرح جوهر المشكلة قيد المناقشة.

3. يتضمن جدول الأعمال قضايا ذات أحجام مختلفة ومحتوى متنوع ، ونتيجة لذلك يتحول الاجتماع إلى مناقشة ، وفي كثير من الأحيان إلى شجار بين المشاركين أو المجموعات الفردية ، ويزداد عدد المشاركين في وضع المستمعين السلبيين.

4. عدم القدرة على الالتزام بجدول الأعمال ، والانحراف عنه ، والنظر في مواضيع جانبية عفوية أو بعض المشاكل الأبدية (قضايا التوريد ، وما إلى ذلك).

عند اتخاذ قرار بشأن تكوين المشاركين ، من الضروري التعامل مع تشكيل القائمة بعناية فائقة ، من حيث التركيب الكمي والنوعي. ليس من الضروري ، على سبيل المثال ، دعوة رؤساء الأقسام إلى كل اجتماع. من الضروري إشراك المسؤولين الأكثر كفاءة في المشكلة قيد المناقشة في الاجتماع ، وكما تبين الممارسة ، فهم ليسوا دائمًا رؤساء الأقسام.

فيما يتعلق بعدد المشاركين في الاجتماعات ، يجب ألا تدعو عددًا كبيرًا من الأشخاص مثل عدد الكراسي في غرفة الاجتماع (دعوة للمشاركة الجماعية). الخيار الأفضل هو تزامن عدد المشاركين في الاجتماع مع عدد المشاركين بنشاط في مناقشة القضية. المعيار الرئيسي لاختيار المشاركين هو الكفاءة في القضايا المدرجة على جدول الأعمال على وجه التحديد.

بعد تحديد تكوين المشاركين ، من الضروري تحديد يوم ووقت لعقده. كقاعدة عامة ، يتم تخصيص يوم محدد في الأسبوع للاجتماع. يتيح ذلك للمشاركين التخطيط بشكل صحيح لوقت عملهم والاستعداد له بشكل صحيح. أفضل يوم للاجتماع هو الأربعاء أو الخميس ، حيث يشهد منحنى الصحة الأسبوعي انخفاضًا ملحوظًا يومي الاثنين والجمعة.

من الأفضل عقد الاجتماعات في فترة ما بعد الظهر. من المعروف من نظرية الإيقاع الحيوي أن الشخص لديه قمتان من الكفاءة المتزايدة خلال يوم العمل: الأولى - من الساعة 0 إلى الساعة 12 ، والثانية - بين الساعة 16 و 18. الاجتماع إلى الذروة الثانية. سيكون هذا بمثابة حافز إضافي للمشاركين في الاجتماع ، وتشجيعهم على العمل بسرعة وكفاءة حتى لا يبقوا حتى وقت متأخر. نظرًا لأن أي اجتماع يعطل الإيقاع الطبيعي لنشاط العمل ، فلا يُنصح بعقده في النصف الأول من يوم العمل (الذروة الأولى).

أهم الأخطاء التي ارتكبت خلال الاجتماع:

مدتها غير منظمة ؛

لا يتم احترام المدة المحددة ؛

الاجتماعات طويلة جدًا ؛

لا يتم أخذ فترات راحة.

لا يوجد حد زمني للتقارير والخطب ؛

لا يعرف المشاركون كيفية التعبير عن أفكارهم بإيجاز ووضوح.

كقاعدة عامة ، يتم عقد جزء كبير (أكثر من 70 ٪) من اجتماعات العمل في مكتب رئيس المنظمة. ومع ذلك ، فمن الأفضل عقد الاجتماعات في غرف مجهزة خصيصًا لهذا الغرض.

أهم الأخطاء التي ارتكبت عند تحديد مكان الاجتماع:

تُعقد اجتماعات كثيرة جدًا في مكتب الرئيس ؛

خلال الاجتماع ، يتم إجراء محادثات هاتفية ويتم استقبال الزوار ؛

غرفة الاجتماعات سيئة التجهيز وليست مضاءة جيدًا.

تحضير المشاركين في الاجتماع- المرحلة الأخيرة في إجراءات اجتماعات العمل. جوهر كل عمل في هذا الاتجاه هو تعريف جميع المشاركين بجدول الأعمال مقدمًا و المواد اللازمة. يجب أن يعرف الجميع مسبقًا موضوعات وأهداف الاجتماع ، والتي ستسهم في المستقبل في الإدارة الفعالة للاجتماع ، حيث سيتم إعداد المشاركين فيه بشكل مناسب.

عقد اجتماع. المدة المثلى للنشاط العقلي المشترك عدد كبيرالناس 40-45 دقيقة فقط. بعد 50-60 دقيقة. يضعف المشاركون في الاجتماع بسبب الانتباه: هناك ضوضاء وحركات غير ضرورية ومحادثات مجردة. إذا واصلت متابعة الاجتماع دون انقطاع ، فسيصاب معظم الناس بالتعب. بعد استراحة 30-40 دقيقة ، يشعر الحاضرون بتحسن ، ويتم استعادة حالتهم الطبيعية ، ويمكن مواصلة مناقشة المشاكل.

بعد 90 دقيقة. العمل والانتباه والاهتمام بالمشكلات التي تمت مناقشتها تختفي. يطلق الخبراء على هذه المرحلة من الاجتماع فترة النشاط السلبي (الشكل 11.4). في هذه اللحظة ، يصبح الشخص خارج السيطرة ، ويعامل كل شيء بعصبية وبشكل لا يصدق. وعادة ما تتسم القرارات التي تتخذ في مثل هذا الوقت بالتطرف.

إذا استمر الاجتماع لمدة ساعتين دون انقطاع ، فسيوافق أكثر من 90٪ من المشاركين على أي قرار ، إذا انتهى هذا الاجتماع بسرعة. وبالتالي ، يجب ألا تزيد المدة المثلى للاجتماع عن ساعة واحدة. إذا كانت ظروف الحالة تتطلب عملاً أطول ، فبعد 40 دقيقة. يجب الإعلان عن الاجتماعات 10-15 دقيقة استراحة.

الكل يعرف ما هو أنظمةولكن لا يتبعه الجميع. إذا لم يتم وضع القواعد قبل بدء الاجتماع ، فإن هذا يخلق بالفعل الشروط المسبقة لجو غير عملي في الاجتماع نفسه. يتم إسناد دور خاص في مراعاة اللوائح إلى رئيس الاجتماع. ومع ذلك ، يجب على كل مشارك في الاجتماع ، بغض النظر عن موقعه ، إظهار الاحترام للوائح.

بروتوكول الاجتماع- هذه هي الوثيقة الرسمية الأساسية ، والتي على أساسها يحق للإدارة أن تطلب من الموظفين أداء المهام الموكلة إليهم.

يسجل أمين الاجتماع أهم النقاط في محضر الاجتماع:

تحقيق الغرض من الاجتماع ؛

قرار؛

منفذي المهام والمواعيد النهائية.

يظهر نموذج التسجيل في الشكل.

أرز. نموذج محضر الاجتماع

التلخيص واتخاذ القرار. المرحلة الأخيرة من تنظيم الاجتماعات هي اتخاذ القرار ووضعه موضع التنفيذ. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن القرار في الاجتماع يتخذ من قبل الجميع معًا وكل على حدة. يعتمد مدى تمكن المشارك في الاجتماع من تضمين أفكاره واعتباراته في القرار العام على فعاليته.

من حيث الجوهر ، في هذه المرحلة ، من الضروري أن تشرح من قبل من وفي أي إطار زمني يجب أن يتم تنفيذ قدر معين من العمل وبأي شكل سيتم تلخيص نتائج الاجتماع (توزيع البروتوكول أو جزء منه ، استخراج من البروتوكول). يتم أيضًا اتخاذ قرار بشأن اتساع نطاق المعلومات (الفريق بأكمله أو جزء منه).

يتم إنشاء الحلول بطريقتين:

تقوم لجنة منتخبة خصيصًا لإعداد القرار بإعداد مسودتها مسبقًا. المشروع قيد القراءة. يقوم المشاركون في الاجتماع بإجراء تعديلاتهم الخاصة واعتمادها بناءً على نتائج التصويت ؛

يلخص رئيس الاجتماع المناقشة ويتخذ القرار.

بعد ذلك ، يتم تحديد الشخص أو مجموعة الأشخاص الذين يقومون بتنفيذ القرار ومراقبة تنفيذه.