El documento está cosido y sellado. Cómo encuadernar correctamente los documentos. Errores en la numeración

El papeleo y la gestión documental son procesos bastante complicados en muchos aspectos. Esto también se aplica a los documentos de firmware. De hecho, muy a menudo los documentos que deben archivarse y archivarse se devuelven debido a que no están cosidos correctamente. ¿Cómo grapar documentos? La respuesta a esta pregunta está dada por las Recomendaciones metodológicas sobre el trabajo de oficina, que fueron aprobadas por orden del Archivo Federal del 23 de diciembre de 2009.

reglas de la ley

No todas las personas saben para qué flashear documentos. Pero resulta que hay muchos lugares donde solo puede entregar papeles correctamente cosidos. Por ejemplo, al archivo o al presentar documentos para una licitación, y el procedimiento de registro estatal individuos como comerciante individual o entidades legales requiere la presentación de documentos debidamente encuadernados.

Debo decir que hoy en día no hay una instrucción única para flashear documentos. Pero al mismo tiempo, hay una serie de normas que regulan el procedimiento para el mantenimiento de documentación diversa, incluida la costura de casos.

Tales regulaciones incluyen no solo las Recomendaciones Metodológicas de los Archivos Federales, sino también la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia No. 536 de 2005, que aprueba la instrucción estándar para el trabajo de oficina, la Instrucción del Banco Central de Rusia, que define las principales disposiciones para la realización de trabajos de oficina en el Banco Central, así como las explicaciones Metodológicas sobre el procedimiento para el llenado de formularios individuales de documentos que se encuentran aprobados por la Orden del Ministerio de Impuestos y Derechos de fecha 18 de abril de 2003, y por supuesto , GOST R 51141.

Vale la pena señalar que debe actualizar todos los documentos cuyo volumen es más de una hoja.

Esto también se aplica a las copias de los documentos legales de las personas jurídicas (la diferencia entre los originales cosidos y las copias es que las copias no están selladas). Además, al archivar documentos, todas las páginas están numeradas. Esto se hace en números arábigos, que se colocan en la esquina superior derecha de cada hoja. Para coser, se utilizan hilos especiales (o cordeles), una aguja de coser y un punzón. Y en el reverso de la última página se debe pegar una pegatina de confirmación indicando el número de páginas cosidas, el sello de la organización y la firma del responsable (o persona autorizada).

cubiertas

A la hora de archivar documentos conviene cuidar la funda de cartón correcta para cada caso. Las cubiertas pueden ser:

• estándar
• no estándar
• almacenamiento a largo plazo

Las cubiertas estándar suelen tener un tamaño de 229x324 mm y se utilizan para grapar documentos que se ejecutan en hojas estándar. En cuanto a las cubiertas no estándar, son necesarias si necesita doblar hojas más grandes que el tamaño estándar. Luego se hace la tapa de acuerdo al tamaño de las hojas a doblar.

Las cubiertas de tablero duro se utilizan en los casos en que necesita coser documentos destinados al almacenamiento a largo plazo (a partir de veinticinco años). Y para la entrega de documentos a los archivos estatales, se utilizan cubiertas hechas de cartón sin ácido.

Descripción - la cabeza de todo

Cada conjunto de documentos cosidos por separado debe ir acompañado de un inventario, que debe contener cierta información, a saber:

• Título del documento;
• fecha de compilación del inventario;
• título y anotación (explica para qué fines se necesita este conjunto de documentación);
• enumeración de todos los documentos en la presentación (para cada uno, se indica el número de hojas);
• apellido, cargo y firma de la persona responsable - el compilador del inventario.

El inventario no está sujeto a numeración y puede verse así:

Sociedad Anónima Cerrada

"Este"

San Petersburgo 00.00.0000

Lista de documentos

Total _____________________________________________ de documentos.

(en números y palabras)

Empleado ____________________ Petrova A.I.

¿Cómo numerar las hojas?

Al numerar hojas, hay algunas reglas para recordar:

• las hojas están numeradas, no las páginas;
• el inventario de numeración no está sujeto;
• si hay cartas en el paquete de documentos, primero se numera el sobre mismo y luego todas las hojas adjuntas por turno;
• los números deben colocarse en la esquina superior derecha de cada hoja, sin tocar el texto de los documentos;
• la numeración se realiza en orden ascendente por números arábigos;
• si el expediente consta de varios tomos, entonces la numeración se realiza por separado para cada tomo, y los anexos a los casos, que se publican en forma de tomos independientes, también se numeran por separado;
• si se archivan documentos de varias hojas en el caso, que tienen su propia numeración (incluidas las publicaciones impresas), aún deben numerarse en el orden general;

• las hojas de formato grande (A2, A3) deben desplegarse y numerarse en la esquina superior derecha y luego doblarse en un borde;
• una hoja con fragmentos bien pegados (cheques, facturas, recortes de periódicos, extractos, fotografías) se numera como una sola hoja, pero en su reverso o en la parte inferior (si hay espacio) es necesario hacer un inventario de los documentos pegados por mano, mientras que en el inventario general del caso en la columna "Nota" o en la inscripción de certificación, es necesario indicar que tales o cuales documentos o fotografías en la cantidad de 00 piezas se encuentran pegadas en la hoja No. 00 de acuerdo con el inventario en el reverso de la hoja;
• si las fotografías, cheques, certificados se pegan a la hoja solo desde un borde, se numeran como documentos separados en el orden de numeración del caso;
• si el expediente contiene esquemas, dibujos o fotografías, así como otros anexos específicos que sean hoja independiente, luego deben estar numerados en la esquina superior izquierda en la parte posterior;
• los mapas o diagramas pegados de varias hojas se numeran como una sola hoja, y en el inventario general en la columna "Nota" y en la parte posterior del mapa, se debe indicar el número de hojas encoladas.

Errores en la numeración

Si se cometen errores menores en la numeración del caso (hojas faltantes), entonces, de acuerdo con el personal de archivo, se permite el uso de numeración de letras. Esto significa que todas las hojas numeradas permanecen con los mismos números, y el número de la hoja al frente con la adición de una letra (letra) se coloca en las hojas que faltan. Por ejemplo, 5, 6, 6a, 7…

Pero si en la numeración de los casos más de errores graves, por ejemplo, los documentos pequeños pegados por un lado no están numerados, entonces habrá que volver a hacer la numeración. Esto significa que los números antiguos deberán tacharse cuidadosamente con una barra y el número correcto al lado. Si la numeración se hizo nuevamente, también se debe hacer una nueva inscripción de certificación. Al mismo tiempo, la inscripción anterior no se elimina del archivo, sino que simplemente se tacha.

¿Cómo coser documentos?

Solo los empleados autorizados deben coser documentos con hilos especiales (cordel de banco, hilos LSh-210) y agujas. Para coser los documentos (esto debe hacerse para que pueda leer el caso si es necesario), en el margen izquierdo (a unos 1,5 centímetros del texto) se hacen tres agujeros con un punzón, uno encima del otro: el central debe estar estrictamente en el medio, y la distancia entre los pinchazos central y superior (inferior) debe ser de tres centímetros. Si el caso tiene varias páginas, entonces es más conveniente hacer perforaciones con un punzón, y para casos más delicados, puede usar un perforador. Para evitar daños mecánicos en la primera y la última hoja del estuche, es mejor pegar tiras delgadas de cartón en el punto de costura a través del cual pasará el hilo. Para coser documentos, necesita un hilo, de unos setenta centímetros de largo.

Para facilitar la explicación, enumeramos condicionalmente los pinchazos: No. 1 - superior, No. 2 - central, No. 3 - inferior. Debe comenzar enhebrando la aguja en el orificio n. ° 2, dejando un extremo del hilo en la parte posterior del firmware. Después de eso, omita la aguja con lado delantero en el hoyo #1. Tan pronto como el extremo del hilo y la aguja estén en la parte posterior de la caja, debe llevar la aguja hacia la parte frontal a través del orificio n. ° 3 y luego nuevamente hacia la parte posterior a través del orificio n. ° 2. El estuche está cosido a través de los tres pinchazos, y ahora puedes hacer un nudo en la parte posterior. El nudo se ata muy fuerte, lo más cerca posible de la última hoja y se fija con pegamento y una pegatina de confirmación. En este caso, los extremos del hilo deben estar libres y visibles.

Inscripción de certificación

Después de coser y numerar el estuche, es necesario hacer una inscripción de certificación. Se realiza en hoja aparte y se encuentra en el reverso de la última hoja del estuche. Esta inscripción deberá indicar el número de hojas cosidas y numeradas del expediente (en números y en letras), así como, en su caso, las características de los documentos disponibles y su estado (fotografías, dibujos, dibujos, presencia de borrones, hojas rotas o dañadas). El jefe o compilador autorizado firma la inscripción de la certificación, que también indica su cargo y la decodificación de la firma. La inscripción de la certificación se realiza en una pegatina de 5 por 6 centímetros. Debe estar pegado con un adhesivo de calidad que resista un almacenamiento prolongado, fijar el nudo y partes del hilo (dejando los extremos libres) con el que se cose y sella el estuche. En este caso, el sello debe colocarse de modo que la impresión quede en parte en la etiqueta adhesiva y en parte en la hoja de la caja.

A menudo, los papeles que necesitan ser archivados o oficina de impuestos, se devuelven porque no están cosidos correctamente. El artículo explica cómo flashear correctamente los documentos y ofrece una muestra de la etiqueta de certificación "Cosida y numerada".

Del artículo aprenderás:

No existe una instrucción estándar única para engrapar documentos comerciales por ley. Sin embargo, hay pautas sobre papeleo, aprobado por orden del Archivo Federal del 23 de diciembre de 2009 y GOST 51141, que regula las reglas documentos.

Principios básicos de los documentos básicos

Cubrir

Para cada carpeta en la que archivará documentos, seleccione una cubierta de cartón. Hay tres tipos de cubiertas:

1. Estándar. Tamaño: 22,9x32,4 cm Las hojas de tamaño A4 estándar se almacenan en carpetas con dichas cubiertas.
2. no estándar. El tamaño y las proporciones de las cubiertas no estándar dependen del formato de los documentos comerciales presentados.
3. Cubiertas para el almacenamiento a largo plazo de papeles. La característica principal de tales cubiertas es el material del que están hechas. Es un tablero duro diseñado para durar más de 25 años. El tamaño y las proporciones de las cubiertas de almacenamiento a largo plazo dependen del tamaño del papel que se encuaderna.

Escribe la siguiente información en la portada:

• Nombre de empresa.
• El nombre de la unidad estructural. Por ejemplo, "Departamento de Finanzas".
• Índice de casos.
• Título del caso.
• Duracion.
• Número de volumen (si hay varios volúmenes).
• Número de hojas de casos.
• La fecha en que se creó el caso.

Cómo hacer una cubierta de la caja, se describe en el artículo " Diseño de la cubierta de la caja: cada detalle importa».

inventario

Se adjunta una descripción de cada caso. Incluya la siguiente información en el mismo:

• Título del caso.
• La fecha de compilación del aglutinante.
• Duracion.
• Anotación. Este es Breve descripción documentos del caso y la razón por la cual fue depositado.

¡En una nota!Las hojas de inventario no están incluidas en la numeración.

Hay tres opciones para almacenar el inventario en el caso:

• archivo en una carpeta compartida;
• adhiérase a la parte posterior de la cubierta de la caja;
• almacenar por separado.

Cómo escribir una descripción de caso, se describe en el artículo " Inventario de casos».

Numeración de hojas

Numere las hojas del caso con números arábigos. Como regla general, la numeración no es difícil, pero considere una serie de matices:

• Hojas de números, no páginas. En las páginas, deje la numeración que fue. Puede diferir del que usted crea.
• Números de hojas puestos en la esquina superior derecha. Asegúrese de que el número no toque el texto principal.
• Numere los adjuntos a los documentos en el orden general, es decir, inmediatamente después del documento al que se adjuntan.
• Si el caso incluye cartas, entonces numerar primero el sobre y luego todas las hojas incluido en él.
• Numere cada volumen por separado., si hay varios volúmenes en el caso.
• Hoja de gran formato numerada en la esquina superior derecha, luego doble y haga un dobladillo debajo de un borde.
• Escribe una descripción del contenido., si otros documentos (cheques, recibos, boletos, etc.) están pegados a la hoja, y numere la hoja en el orden general, es decir, como una sola hoja.
• Numere el encolado como una sola hoja, si hay encolados de varias hojas en el estuche, y en el inventario, indicar cuantas hojas contiene el encolado.

Maneras de flashear documentos

Los componentes de la caja se unen de varias maneras:

• Con aguja e hilo. Utilice este método para engrapar cajas más pequeñas. Cosa en dos pinchazos y, en la parte posterior, ate los extremos del hilo. Pegue una pegatina con una inscripción de confirmación y un sello en el nudo. Más adelante se describirá cómo redactar una inscripción de certificación "Cosida y numerada".
• Con un perforador e hilo. Utilice este método para grapar cajas de gran volumen. Según la tecnología, es similar al primer método, solo se usa un perforador en lugar de una aguja. En este caso, la tapa del estuche no tiene dobladillo.
• Usando un taladro (destornillador) y un cable. Este método se utiliza para la formación de cajas de un volumen muy grande. En lugar de hilo, use cuerda o cordón. Con este método de costura, la tapa se dobla a la caja.
• Con la ayuda de una encuadernadora y un autonumerador. Este método se utiliza en imprentas.

¡En una nota!Cuaderno libros de trabajo antes de flashear, selle con un sello.

esquema general Los documentos de firmware se muestran en la siguiente figura:

Arroz. 1. Esquema general del firmware del documento.

Cómo flashear documentos para archivar

Un año después de la finalización del caso, debe entregarse al archivo de la organización. Durante un cierto período, el caso se mantiene en los archivos de la empresa y luego se transfiere a los archivos municipales, regionales o estatales.

Términos de almacenamiento de archivos en el archivo de la empresa:

• 75 años documentos de personal, libros domésticos (estos son libros en los que se guardan parcelas subsidiarias personales), se almacenan registros de acciones notariales;
• 20 años los proyectos se almacenan construcción de capital, patentes, documentación tecnológica y de diseño;
• 15 años científico ;
• 5 años se almacenan los documentos de la película;
• 3 años- Documentos de vídeo y fotografía.

El registro de casos para la transferencia al archivo de la empresa lo realizan los empleados del departamento DOW. Si no existe tal departamento en la organización, entonces esto lo hace el secretario.

Al preparar documentos para archivar, no olvide incluir en Información adicional:

• fecha de compilación del inventario;
• número de volumen, si el caso consta de varios volúmenes;
• cargo, apellido e iniciales de la persona que elaboró ​​el inventario.

Hacer un archivo para el archivo incluye varios pasos sucesivos:

1. Determinación de la composición de los documentos en una carpeta.
2. Firmware.
3. Numeración de hojas.
4. Compilación de la inscripción de aseguramiento “Cosida y numerada” y asegurada con sello.
5. Elaboración de la descripción final del caso.

Más sobre como organizar casos, leer el artículo " Registro de casos».

Cómo flashear documentos para la oficina de impuestos

La preparación y firmware de la documentación para Hacienda es diferente al firmware de la documentación para archivo.

Conclusión

El registro de un caso para la transferencia a un archivo u oficina de impuestos incluye determinar la composición de los documentos en una carpeta, su firmware, numeración, compilación de un inventario y preparación de una inscripción de certificación "Cosida y numerada". La inscripción se encuentra en el reverso de la última hoja de la carpeta y contiene información sobre la cantidad de hojas en el archivo y sobre el empleado que formó y cosió el archivo.

Entre los documentos actuales y de archivo, a menudo hay documentos en el reverso de los cuales hay una inscripción "numerado, atado y sellado". ¿Cuándo y con qué fines se utiliza dicho método de diseño? Vale la pena analizar esto con más detalle.

La necesidad de documentos de firmware.

En el proceso de realizar trabajos de oficina, los especialistas a veces tienen que lidiar con documentos de varias páginas. Si se trata de correspondencia ordinaria o papel para el uso diario, se acostumbra unir las hojas con clips o una grapadora. Este método permite en cualquier momento dividir el documento en partes o en hojas intercambiables. Sin embargo, en algunos casos esto es categóricamente inaceptable. Es necesario preservar la integridad del documento:

• al transferirlo al archivo;
• certificar copias individuales;
• presentar informes a la oficina de impuestos y otros fondos;
• al enviar un paquete de documentos para el registro.

En este caso, se acostumbra coser documentos comerciales de varias páginas y, finalmente, colocar en su parte posterior una inscripción de certificación como "numerado, atado y sellado".

Se introdujo una opción de diseño similar sobre la base de GOST R 51141-98 "Trabajo de oficina y archivo", así como la Orden de los Archivos Federales No. 76 del 23 de diciembre de 2009. Esta normativa establece en detalle los requisitos para los documentos procesados, así como la metodología y recomendaciones para su firmware. Un elemento obligatorio en este caso es una hoja de certificación, que dice "numerado, atado y sellado".

Reglas de firmware

Para combinar páginas individuales en un solo documento de varias hojas, necesitará:

• hilos densos;
• aguja con un ojo ancho;
• punzón;
• tijeras;
• hoja de papel blanco.

La opción de costura más simple está hecha para tres agujeros. Todo el trabajo se lleva a cabo en varias etapas:

1. Primero, en el lado izquierdo de la pila de documentos, debe hacer 3 agujeros con un punzón, ubicados a la misma distancia entre sí.
2. Enhebre la aguja y saltéela, comenzando desde atrás, en el sitio de punción medio. Al mismo tiempo, deben quedar en stock al menos 7 centímetros de hilo.
3. Desde el lado frontal, enhebre la aguja en el orificio ubicado a la izquierda. Deberías obtener una puntada.
4. Desde atrás, pase la aguja y el hilo en el orificio libre restante ubicado a la derecha.
5. Omita el hilo en el medio (al comienzo del firmware).
6. Anuda los dos hilos restantes en el reverso para que el punto quede dentro.
7. De una hoja entera de papel, corte una pieza rectangular de 2 x 8 centímetros con unas tijeras y luego péguela en el nudo y las puntas de los hilos.
8. En la hoja encolada, haga la inscripción "numerado, atado y sellado", indicando el número de hojas conectadas (en números y en palabras). Un poco más abajo está la firma y su transcripción.

Un documento cosido de esta manera se puede enviar de forma segura a su destino.

Firmware de la revista

De acuerdo con las reglas de mantenimiento de registros, muchos libros de contabilidad, en los que los empleados responsables registran los documentos entrantes, también necesitan firmware. Esto es necesario para proteger la información contenida en ellos y facilitar la búsqueda. Por supuesto, es más fácil hojear algunas páginas en el momento adecuado que revisar una pila de documentos que, por ejemplo, no deberían estar disponibles para terceros. Para tales efectos, muchas empresas inician este libro con el que se lleva un registro permanente de documentos cierto tipo(libros de trabajo, poderes emitidos, providencias, escrito introductorio sobre protección laboral y otros).

El diario de registro necesariamente debe tener una cubierta lo suficientemente dura para proteger contra el desgaste normal. Además, todas las hojas en su interior deben estar numeradas y cosidas con un hilo fuerte sin falta. Al mismo tiempo, los extremos del cordón deben permanecer en el interior de la cubierta y sellarse con una hoja de papel limpia, en la que generalmente se realiza una inscripción de certificación estándar.

Hoja de verificación

Después de flashear, los documentos deben estar certificados por la firma del jefe de la empresa y el sello de la empresa. Esta es una medida necesaria que se utiliza para evitar que algunos empleados deshonestos cometan falsificaciones y reemplacen parte de los registros de registro. Como hoja de confirmación, por regla general, se utiliza una hoja de papel en blanco. forma rectangular. Debe pegarse para cubrir los elementos del firmware tanto como sea posible (nodo de conexión y residuos de hilo). Desde arriba, el empleado responsable debe hacer una inscripción de una determinada muestra. En algunas empresas, se utiliza un formulario especial "atado, numerado y sellado" para esto.

Su texto se puede escribir en una computadora y luego imprimir muestras preparadas en la cantidad requerida. Debajo de la inscripción principal, por regla general, se indica el puesto del empleado responsable (gerente), así como su firma con una transcripción detallada. Dicha hoja de certificación finaliza con la fecha de firmware de este documento.

Volumen de documentos certificados

Antes de realizar el firmware, debe numerar todas las hojas que componen este documento. Hay ciertas reglas para esto:

1. Las páginas están numeradas, no las hojas.
2. Los números generalmente se colocan en la esquina superior derecha en orden ascendente.
3. Las entradas se realizan en números arábigos (en casos excepcionales, se permiten números romanos).
4. La hoja que contiene fragmentos separados está numerada en el orden general. Además, su inventario se compila por separado.
5. Si hay encolados, se asigna un número consecutivo a toda la hoja.
6. Si el documento contiene anexos internos, también deben numerarse por separado.
7. A veces, al archivar, hay letras en el archivo. En este caso, el sobre se numera primero, y solo entonces, lo que contiene.

El número total de hojas se indica dos veces en el texto de la inscripción de la certificación. En primer lugar, se anota el valor numérico y luego entre paréntesis, en palabras.

Desde 2013, han entrado en vigor en Rusia nuevos requisitos para la ejecución de documentos transferidos a otras organizaciones. Pero, a pesar de que no dice nada sobre el firmware obligatorio, muchas empresas continúan utilizando este método de preparación de documentos a la antigua.

Documentos de firmware - no proceso dificil, que no requiere habilidades especiales por parte del ejecutante: todo lo que necesita tener a mano es un hilo (cordón, cordel), una aguja y un perforador, y con equipos modernos, todos estos elementos pueden ser reemplazados por una máquina especial. Enlazar y pegar un documento es el mismo deber integral de un especialista del departamento de personal que mantener los archivos personales de los empleados: sin este procedimiento, almacenar una gran cantidad de documentos sería excesivamente difícil.

Estas operaciones son seguidas por otra: registro, certificación con firma y colocación de una etiqueta. Cómo unir y pegar correctamente un documento, así como dónde descargar un formulario electrónico y una etiqueta de muestra en formato Word: consulte a continuación.

¿Cuándo necesitas flashear documentos?

De acuerdo con la práctica general, confirmada por la Orden de los Archivos Federales No. 76 del 23 de diciembre de 2009, las Órdenes del Ministerio de Cultura y el Ministerio de Impuestos y Aranceles, así como GOST R 51141, cualquier documento que incluya más más de una hoja debe ser cosida (o pegada). Esto se hace por dos razones principales: en primer lugar, en la forma "ensamblada" es mucho más fácil almacenar archivos y archivos personales; en segundo lugar, si se cosen las hojas y se coloca encima una pegatina indicando su número exacto y el sello de la organización, será mucho más difícil quitar o reponer alguna parte del documento.

Importante: la cuestión de si vale la pena coser hojas dobles sigue sin aclararse del todo. Por consideraciones prácticas, se puede recomendar dejarlos en su estado original (porque en realidad es una sola hoja), pero colocarlos en una carpeta dura o debajo de la cubierta con otros papeles. Si esto es una parte integral de la matriz (por ejemplo), entonces, a pesar de la duplicidad, las hojas deben coserse (enlazarse) y, si es necesario, pegarse adicionalmente junto con el resto.

Por lo general, el empleado responsable decide por sí mismo cómo coser el documento, a menos que exista una regulación especial en su organización que deba seguirse. A nivel legislativo, esta obligación, por supuesto, no está consagrada, pero para apartarse de normas aceptadas no recomendado: el próximo control revelará todos los defectos del especialista y, en el mejor de los casos, se enfrentará a medidas disciplinarias.

Además, siguiendo una sola rutina, el empleado ahorrará mucho tiempo, que puede ser utilizado para actividades más significativas desde un punto de vista racional, por ejemplo, para registrarse o ingresar información en bases de datos electrónicas.

Consejo: antes de enviar documentos al departamento del Servicio de Impuestos Federales, tiene sentido preguntarle al representante de la inspección si es necesario engrapar las hojas. Los empleados del Servicio de Impuestos Federales escanean a menudo y repetidamente los documentos que se les envían, por lo que puede ser más conveniente para ellos (y para la parte que los envía) usar una carpeta administrativa.

¿Cómo se cosen los documentos? (+ vídeo)

Antes de proceder con el firmware (cordón) del documento, el especialista debe preparar todo herramientas necesarias: de lo contrario, luego tendrá que sujetar las hojas con un hilo, en paralelo, tratando de encontrar pegamento, tijeras o un sello, y esto no es muy conveniente.

Los elementos que se utilizan para coser (enlazar) y pegar un documento incluyen:

1. Herramientas de perforación de papel:
   1. punzón;
   2. aguja gruesa;
   3. perforador;
   4. perforar.
2. Materiales fungibles:
   • hilos (se recomienda usar la marca LSh-21, pero puede usar cualquier otra, suficientemente densa y antideslizante);
   • pierna-split;
   • cuerdas (no muy gruesas);
   • pegamento (PVA o, peor aún, papelería).
3. Tijeras.
4. Una tapa para guardar casos en el archivo (formato 230×325) y una pegatina en blanco, que posteriormente será sellada.

Importante: el uso de una cubierta estándar de los tamaños indicados es muy deseable, ya que garantiza un trabajo cómodo con documentos en el futuro, pero no necesariamente: si las hojas no se pueden colocar en una "caja" de papelería sin dañar, el especialista debe ordenar o (si el material está disponible) independientemente haga una cubierta adecuada para las opciones originales.

Puede coser (atar) y pegar cualquier documento de acuerdo con el siguiente esquema:

1. Prepare las hojas doblándolas en la secuencia correcta (cronológica o alfabética). Los papeles también deben estar con el lado correcto hacia arriba o hacia abajo; de lo contrario, existe una alta probabilidad de coserlos al revés y luego volver a encuadernarlos.
2. En el proceso de preparación o inmediatamente después de su finalización, retire todos los clips, grapas y otros elementos innecesarios de las hojas, tratando de mantener la integridad del papel. En este caso, la seguridad del documento es la prioridad: si no es posible retirar un objeto extraño sin dañarlo, debe dejarse en el archivo y no arrancarse junto con una parte de la hoja.
3. Dobla las hojas, alineándolas a lo largo de los dos bordes ( ángulo recto). Esto se puede hacer manualmente, si el volumen del documento no es demasiado grande, o con la ayuda de una herramienta auxiliar: un cuadrado.
4. Haga agujeros en el papel (a una distancia de aproximadamente 15 mm del lado vertical izquierdo): tres o cinco, según la importancia del documento, las instrucciones en las instrucciones del departamento y la disponibilidad de tiempo libre para el artista.

El procedimiento para hacer agujeros se lleva a cabo en varios pasos:

• primero debe delinear los agujeros futuros, colocando un punto en el centro de cada uno de ellos con un lápiz o bolígrafo;
• el primer orificio debe ubicarse aproximadamente en el medio de la hoja; extremo: no menos de tres centímetros de él;
• si piensas hacer solo tres agujeros en el papel, se recomienda espaciar más los extremos, al menos a seis centímetros del centro;
• si no hay demasiadas hojas (de una a cinco), lo más lógico es utilizar una aguja con hilo ya enhebrado o un sacabocados para perforar; si es hasta diez o quince, un punzón de oficina; si es más de la cantidad especificada, hasta 250 piezas, un taladro eléctrico o una máquina de coser.

1. Pase un hilo grueso antideslizante (de lo contrario, será imposible hacer un nudo) o cordel postal (banco) en los agujeros obtenidos. Dado que ambos materiales pueden romperse, se doblan previamente por la mitad, lo que complica un poco el siguiente paso.
2. Ate los extremos del hilo, cordón o cordel enhebrado a través de todos los agujeros en un nudo, lo más apretado posible y más cerca de la última hoja.
3. Pegue en el nudo resultante (para mayor comodidad se puede "desenrollar" con un objeto improvisado) una hoja de certificación, cuya muestra electrónica se puede descargar desde el enlace a continuación, dejando libres los extremos del hilo. Después de eso, después de firmar la etiqueta y ponerle un sello, si es necesario, el testigo se llena completamente con pegamento para excluir la posibilidad de una mayor reorganización del caso.

Consejo: aunque los especialistas del departamento de personal aceptan las disposiciones dadas en el párrafo No. 7 como vinculantes, a menudo (especialmente cuando se trata de documentos antiguos que no están incluidos en la base de datos electrónica), sería mejor usar un nudo normal para engrapar la las hojas, que, si es necesario, escanean el documento se pueden desatar y luego volver a atar. Por supuesto, en este caso, la etiqueta del testigo no se usa en absoluto o se adjunta a la parte posterior de la cubierta, perdiendo su propósito previsto.

1. Si no lo ha hecho antes, numere las hojas archivadas en el documento, siguiendo las reglas generales:
   • el inventario ubicado al frente no está incluido en la numeración general (pueden usarse números romanos);
   • la numeración comienza desde la segunda hoja (el número "1" no está establecido);
   • los números se colocan en la esquina superior derecha de cada hoja;
   • para incluir la hoja omitida en la numeración, se coloca el número de la anterior y la letra (en la primera que falta - "a", en la segunda - "b", y así sucesivamente, excluyendo la letra "z" );
   • el número se coloca primero en el sobre y luego en los documentos que contiene;
   • las hojas previamente numeradas se vuelven a numerar (para una percepción más cómoda, se deben borrar los números antiguos);
   • en documentos gráficos, los números se colocan en el reverso.
2. Si es necesario, las hojas no solo se pueden atar (coser), sino también pegar a lo largo del lomo. En el trabajo de oficina moderno, este enfoque no se practica, sin embargo, no contradice las leyes existentes.

Importante: el número máximo de hojas en un volumen es de 250. Este valor se puede cambiar ligeramente hacia arriba, pero no se deje llevar: con un grosor de lomo superior a cuatro centímetros, se vuelve muy difícil trabajar con el caso.

¿Cómo organizar y adjuntar una pegatina?

Una etiqueta de certificación es un atributo indispensable de un caso completamente ejecutado; es tan importante para el oficial de recursos humanos como lo es para el intermediario estar debidamente certificado.

Requisitos para el diseño de la pegatina:

1. Las dimensiones de la pieza en bruto son aproximadamente 40 × 60 mm.
2. Debe cubrir completamente el nudo, dejando libres los extremos de los hilos.
3. Incluso antes de pegar o después del secado, en los campos correspondientes del testigo, es necesario anotar el número total de hojas, la firma y decodificación de la firma (apellido con iniciales) del empleado responsable y el sello de la organización.
4. Al final del procedimiento, el testigo completo debe rellenarse con pegamento junto con los hilos que sobresalen.

Consejo: el último punto es opcional, y por las razones anteriores es mejor saltarlo, pegando solo el nudo y los hilos.

Cosido y numerado - Palabra de muestra

Puede descargar una etiqueta de muestra con el texto "Cosido y numerado" desde el enlace de arriba. Un documento electrónico en formato DOC se puede abrir en cualquier editor de texto, incluido Microsoft Word nativo, y se puede editar y complementar fácilmente de acuerdo con los requisitos de una organización en particular.

Resumiendo

Para coser o bordar un documento, es necesario tener a mano una aguja, hilo o bramante, una perforadora y unas tijeras; para completar la formación del volumen: pegamento, una etiqueta que indique el número de hojas y la firma de la persona responsable y el sello. El testigo se pega directamente al nudo apretado después de sujetar las hojas, de modo que los extremos del hilo, cordón o cordel permanezcan libres.

La persona responsable puede crear la pegatina "Cosida y numerada", pero es mucho más fácil usar la plantilla preparada que se proporciona en el enlace de arriba. Lo principal: antes de completar la etiqueta, no olvide ingresar la información necesaria en sus campos y colocar una impresión del sello o sello de la organización.

Características de numeración y cosido de casos en trabajos de oficina.

El trabajo de oficina es un proceso complejo que requiere atención y cumplimiento constante de los documentos reglamentarios existentes. En consecuencia, para entregar documentos al archivo para su almacenamiento, deben estar debidamente cosidos haciendo un inventario.

La portada y la portada deben estar en la parte superior del documento. Se puede hacer tanto de cartón como de papel normal. Se requiere una cubierta de cartón solo si los documentos se arriendan por un período de más de 25 años. En otros casos, una hoja es suficiente.

En cuanto a la numeración, hay algunas características. En primer lugar, no está numerado desde la portada, sino desde el comienzo del estuche. En este caso, la descripción del documento en sí no está numerada. Asimismo, en el caso de adiciones, se permite la numeración alfabética. Por ejemplo 5a. Lo más interesante es que los números deben colocarse en la esquina superior derecha. Vale la pena señalar que las páginas no están numeradas, sino hojas.

Cómo unir correctamente documentos con un hilo: reglas GOST

Hay muchas reglas para grapar documentos. No está permitido sujetar la documentación con grapadora. Se utiliza una aguja gitana e hilos gruesos. Puede prehacer agujeros con un perforador y luego coser con un hilo. Al mismo tiempo, los hilos del principio y el final están conectados, y los extremos quedan lo suficientemente largos. A menudo pegan un papel con el nombre de la organización o su sello inscrito. También se indica el número de hojas y la fecha de numeración.

Para estos fines, se utiliza hilo delgado. No hay requisitos especiales para la calidad del hilo. A menudo se utilizan hilos duros o cinta lavsan.

Cómo coser documentos en la esquina: diagrama

Cómo coser documentos en la esquina, vea el video.

VIDEO: Cosemos documentos en una esquina.

Este es uno de los más opciones simples. Para hacer esto, debe delinear tres agujeros. En promedio, la distancia entre los agujeros no debe ser más de 3 cm Marque la página con una regla.

Instrucción:

• Dobla los documentos uno por uno. Después de eso, usando una regla, mide la misma distancia con el extremo y pon un punto en el centro.
• Desde este punto, mida 3 cm en cada dirección
• Usando un punzón, haz agujeros y cose con hilos.
• Es necesario que el hilo trence el papel por todos los lados de los agujeros.
• Se pueden ver más detalles en el diagrama.
• Después de eso, ate el principio y el final del hilo, pegue un trozo de papel y ponga un sello

Esta opción se utiliza en casos con una gran cantidad de hojas. Es necesario perforar los agujeros con un punzón y proceder a coser.

Instrucción:

• Es necesario que los agujeros estén a una distancia de 3 cm del borde izquierdo.
• La distancia entre los agujeros debe ser la misma.
• El hilo se inserta desde atrás y se vuelve a traer a través de otro orificio.
• Es necesario que no haya lugares sin coser entre los agujeros.
• Los hilos al final se sacan por detrás. Allí se hace un nudo y se pega un papel para el sello.

¿Es posible y cómo hacerlo correctamente, en qué lado sujetar documentos con una grapadora?

Mira un video sobre esto.

VÍDEO: Grapado de documentos con una grapadora

Cómo grapar documentos para impuestos: reglas, muestra

Debes seguir las reglas:

• Informes grapados para el impuesto en 5 agujeros
• El nudo se pega con papel de seda.
• La numeración está en la esquina superior derecha.

VIDEO: Presentamos un informe para el impuesto

¿Cómo coser un estuche?

Es necesario cumplir con GOST y ciertas reglas.

Instrucción:

• Los casos se cosen en tres o cuatro agujeros
• Se toma hilo bancario para archivar
• Es necesario hacer un dobladillo para que todas las distancias entre los agujeros se superpongan con hilos.
• Después de eso, los hilos se atan en un nudo y se pega una pequeña pieza.
• Indica el número de páginas, la firma y el nombre de la persona que realizó el engrapado.
• Se pone el sello de la institución para que la impresión quede en el folleto y en la página que se cose

VIDEO: Cosemos el caso

Si inicialmente necesita archivar un cuaderno o un diario, entonces no puede coserlo como se indicó anteriormente. Todo es mucho más fácil.

Instrucción:

• Haga dos agujeros en la parte inferior del cuaderno cerca del lugar de archivo
• Estire la cuerda del banco y átela por la parte de atrás.
• Ahora pega una hoja de papel y escribe el número de hojas
• Asegúrese de numerar su cuaderno. Esto se hace en la parte superior derecha.
• Selle y firme en una hoja de papel

¿Cómo flashear una carpeta con documentos?

Puede obtener más información sobre la unión en el video.

VIDEO: Carpeta de archivos con documentos

Los archivos que no estén archivados no serán aceptados en el archivo. Antes de la entrega, deben ser debidamente procesados.

Instrucción:

• Coser hilo en tres o cuatro agujeros
• Después de eso, ate los hilos y adjunte el inventario en la parte superior.
• Necesita describir en detalle el número de hojas o revistas
• En un papel que se pega por el reverso se escribe el número de hojas y una firma
• También se requiere un sello de la empresa o taller.

VIDEO: Carpeta para el archivo

El trabajo de oficina es un trabajo complejo y minucioso que implica diseño correcto documentos. Adhiérase a todos los documentos normativos y GOST.

VIDEO: Entregamos para almacenamiento