DOCFLOW: إدارة الوثائق الإلكترونية، نظرية وممارسة EDMS (نظام إدارة الوثائق الإلكترونية)، ECM، نظام إدارة الوثائق، الأتمتة، إدارة الوثائق، برامج إدارة الوثائق الإلكترونية. DOCFLOW: إدارة الوثائق الإلكترونية، ر
|
المباشر: نداءات من المواطنين
حل. يسمح حل الأعمال "DIRECTUM: نداءات المواطنين" للوكالات الحكومية بالعمل بفعالية مع نداءات المواطنين وزيادة شفافية أنشطتها. مشاكل العمل التي تم حلها: بناء العمل بالتسميات أمورنداءات المواطنين (الإنشاء والصيانة والشطب). إنشاء وصيانة سجل للمواطنين المتقدمين. تسجيل التواصل الشفهي مع المواطنين المتقدمين. النظر في مناشدات المواطنين وإصدار التعليمات للمنفذين (الداخليين والخارجيين)....
المسار: الصفحة الرئيسية / تحديد EDMS / كتالوج منتجات EDMS أكملت شركة Information Technologies Corporation مشروع "إدارة المكاتب" استنادًا إلى نظام IT-Enterprise ERP لأكبر شركة إنشاءات أوكرانية "Kievgorstroy"
الأجهزة المحمولة (الكمبيوتر اللوحي والهاتف). التكامل مع بوابة الشركة القائمة على Microsoft Office SharePoint Server للنشر والعمل مع مستندات الشركة القابضة والمقاولين من الباطن والموردين. إدارة الحالة (إدارة حالات العمل/المهام/ أمور) - تكوين محفظة أعمال المشروع والعمل معها من خلال التكامل مع وحدة "إدارة المشاريع" في نظام تكنولوجيا المعلومات للمؤسسات.
المسار: الصفحة الرئيسية / حدد كتالوج تنفيذ EDMS / EDMS " قضية» في إقليم ترانس بايكال: نظام موحد لتدفق المستندات يغطي جميع السلطات التنفيذية الإقليمية
نظام إدارة الوثائق الإلكترونية " قضية"، التي طورتها شركة EOS، وفقًا لمحللي DSS Consulting، كانت الشركة الرائدة بلا منازع في سوق EDMS/ECM الروسي لسنوات عديدة. قيادة " قضية"يظهر سواء في عدد المشاريع المنفذة أو في عدد العاملين الآليين...
المسار: الصفحة الرئيسية / تحديد EDMS / كتالوج تطبيقات EDMS عرض الأزياء 2013: DOCFLOW كآخر صيحات الموضة، واتجاهات Pret-a-porter في تكنولوجيا المعلومات - هذا هو DOCFLOW اليوم. وكما أن أسبوع الأزياء الراقية في باريس لا علاقة له بالمبيعات الفعلية لدار شانيل وكريستيان ديور، فإن المؤتمر والمعرض يجمع خبراء لنشر الكلمة: "ميني
الشبكات الاجتماعية، والتنقل، وسهولة الاستخدام، والبحث الذكي، والتحليلات - تم سماع هذه "العبارات" في العام الماضي، ويتم سماعها اليوم. ولأول مرة منذ ست سنوات، لم يكن هناك ممثلون عن AIIM في المؤتمر لتقديم تقرير عن حالة العالم أمورفي ECM - ربما، ليس لدى الرابطة الدولية أيضًا أخبار جديدة. ولكن يجب أن تتوقع ظهورهم العام المقبل هنا فقط – على DOCFLOW.
المسار: الصفحة الرئيسية / منتدى حول قضايا EDMS ممارسة تخزين المستندات بالتوقيع الإلكتروني
بعد هذا الوقت. في روسيا، هناك القليل جدًا من الممارسات المتعلقة بتخزين المستندات الإلكترونية. هذا على الرغم من أن القانون الاتحادي رقم 1 "بشأن EDS" دخل حيز التنفيذ منذ عام 2002 وأنه من الممكن تقديم التقارير إلكترونيًا، أي أنه يتبين أنه مع الأرشيف الإلكتروني لدينا قضيةلأكثر من 10 سنوات حتى الآن. صحيح أن إعداد التقارير مهمة محددة تكون فترة التخزين فيها ضئيلة. ونحن نرى أن العديد من التناقضات لا تزال قائمة في الممارسة العملية. ما الذي يجب أن يفعله مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية حيال ذلك؟ ربما هم...
المسار: الصفحة الرئيسية / المواد / تحليلات السوق EDMS و ECM نائب رئيس حكومة إقليم كامتشاتكا أليكسي فويتوف: "إدارة المستندات الإلكترونية جعلت عملنا أكثر كفاءة"
منذ يناير 2013، تقوم حكومة إقليم كامتشاتكا بتشغيل نظام إلكتروني موحد لإدارة المستندات، تم إنشاؤه على أساس نظام إدارة الوثائق الإلكترونية " قضية» شركة أنظمة المكاتب الإلكترونية (EOS)، التي توحد 34 هيئة تنفيذية لسلطة الدولة و7 أقسام هيكلية لمكتب الحاكم وحكومة إقليم كامتشاتكا. حول نتائج تطبيق النظام واستخدام الالكترونيات...
المسار: الصفحة الرئيسية / المواد / تحليلات سوق EDMS وECM تنفيذ/تشغيل EOS لـ SharePoint
لقد وضعنا أنظارنا على EOS لـ SharePoint... كتب الكثير من الأشخاص أن لديهم/لديهم خبرة في العمل مع هذا النظام. وفي هذا الصدد أود أن أعرف هل واجهتم أي مشاكل كبيرة أو بسيطة أثناء تشغيله وكيف تم حلها؟ ما هو حقا في الحقيقةهل يمكنني الحصول عليه من الخدمة الفنية لـ EOS؟ يبدو أن الخدمة المجانية مذكورة لمدة عام.... قرأت عن أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية الأخرى أن هناك العديد من اللحظات "الزلقة"، بما في ذلك النفقات غير المتوقعة التي تنشأ عند الاتصال بالدعم الفني. حول معلومات EOS...
المسار: الصفحة الرئيسية / منتدى حول تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية " قضية» في إدارة حكومة خانتي مانسي أوكروج يوجرا المتمتعة بالحكم الذاتي
نظرًا لإرادة حاكم منطقة خانتي مانسيسك المتمتعة بالحكم الذاتي - أوجرا وجهود مدير إدارة تكنولوجيا المعلومات في المنطقة، أصبح العمل مع المستندات مؤتمتًا بالكامل تقريبًا. حاليا في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية " قضيةتم تطويره بواسطة شركة Electronic Office Systems (EOS)، ويعمل به ما يصل إلى 2200 مستخدم. عند تنفيذ المشروع، كانت الأولوية لضمان أمن وحماية الاتصالات، الأمر الذي أدى، إلى جانب توفر الوصول الكامل إلى الويب إلى النظام، إلى إنشاء...
المسار: الصفحة الرئيسية / اختر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية / كتالوج تطبيقات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية قامت وزارة الاتصالات والإعلام بفحص نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في الوزارات والإدارات
يعمل أكثر من نظام في وزارة الثقافة ووزارة النقل ودائرة الضرائب الفيدرالية وFSSP في روسيا. لم يتم تنفيذ EDMS في FSTEC وFSB وSVR وRosturism ووزارة الداخلية (في الوزارة الأخيرة، فيما يتعلق بالنفقات غير المعقولة المحددة لشراء تراخيص EDMS، تم فتح قضية جنائية قضية). 17 EDMS للهيئات الفيدرالية (23٪ من إجمالي عدد الهيئات التنفيذية الفيدرالية التي لديها EDMS، 21٪ من جميع الإدارات) متصلة بأنظمة التفاعل الإلكتروني بين الإدارات (IEIC) وإدارة المستندات الإلكترونية بين الإدارات (EDF). متصلة في وقت واحد...
المسار: الصفحة الرئيسية / المواد / حلول ASCON لتحليلات السوق EDMS وECM في مؤتمر Docflow - لأولئك الذين يرغبون في إدارة وثائق المشروع!
الأرشيف الإلكتروني لوثائق التصميم والتقدير. توزيع العمل مع الإدارات البعيدة ومواقع البناء والمقاولين عبر الإنترنت العالمي. عميل الهاتف المحمول لنظام التشغيل iOS وAndroid لمراقبة الحالة أمورعلى المشاريع والموافقة على الوثائق. توليد التقارير. نراكم في Docflow-2013!
المسار: الصفحة الرئيسية / المواد / أخبار سوق EDMS وECM تنفيذ نظام إلكتروني موحد لإدارة المستندات يعتمد على EMC Documentum 6.7 في Rostelecom OJSC
أحدث نسخة من Documentum في روسيا ورابطة الدول المستقلة. سيتحدث المشاركون المباشرون في المشروع عن تقدم التنفيذ والنتائج الأولى في مؤتمر DOCFLOW 2013. نحن ندعوك للاستماع إلى العرض التقديمي المشترك الذي قدمته إيلينا كازاشينسكايا، مديرة قسم الإدارة أمورشركة Rostelecom، وتاتيانا ميلييفا، مديرة المشروع في شركة AT Consulting. ستتعرف خلال العرض التقديمي على سبب اختيار Rostelecom لمنصة EMC Documentum، وما هي الانطباعات الأولى عن النظام والخطط المستقبلية...
المسار: الصفحة الرئيسية / المواد / أخبار سوق EDMS وECM ندعوكم لزيارة جناح شركة 1C والتعرف على خط 1C: حلول تدفق المستندات في مؤتمر DOCFLOW 2013
المحاسبة ومراقبة إعادة توجيه المستندات من وإلى أطراف ثالثة؛ دعم إدارة الوثائق الإلكترونية بين الإدارات (EDF)؛ القدرة على الاتصال بنظام التفاعل الإلكتروني بين الإدارات (SMEI)؛ الحفاظ على التسميات أمورالمؤسسات، التكوين أمور، النقل مغلق أمورالمؤرشفة، دمرت أمور; تحميل الملفات من الماسح الضوئي، بما في ذلك مسح الدفق باستخدام التعرف التلقائي على الرمز الشريطي؛ تشفير المستندات الورقية والطباعة التلقائية ...
المسار: الصفحة الرئيسية / المواد / أخبار سوق EDMS وECM ميزات التخزين الأرشيفي للمستندات الإلكترونية ذات الأهمية القانونية
هل هناك أساس تشريعي متين في مسائل الأرشفة الإلكترونية؟ في الوقت الحالي، هناك حاجة متزايدة لتحويل المستندات إلى شكل إلكتروني ليس فقط للاستخدام المؤقت، ولكن أيضًا للتخزين طويل الأجل وحتى الدائم. قضيةحقيقة أن إدارة المستندات الإلكترونية تتيح لك العمل مع المستندات دون تكرارها على الورق. ولذلك، فإن عدد الوثائق الإلكترونية يتزايد باستمرار. من المهم بشكل خاص تخزين ما يسمى بالمستندات ذات الأهمية القانونية - الفواتير،...
إن إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على مدى العامين الماضيين، نواجهه بشكل متزايد EDMS "الممارسة"تم تطويره هنا في تتارستان. أقابل كل من الوكالات الحكومية والتجارية، وهو أمر لطيف بالطبع، النظام هو نظام التتار الأصلي لدينا، كما يقولون « بيك أويبيت"، ولكن نظرًا للوظائف الضئيلة للنظام، فإنك تواجه عدم الفهم، لماذا يحتاج العملاء إلى مثل هذا النظام السيئ، والذي لا يمكن حتى تسميته بنظام EDMS؟؟؟
ولكن أول الأشياء أولا.
دش ذهبي من وزير الممارسة
تم تطوير "ممارسة" نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في عام 2006 من قبل شركة "أنظمة إدارة المستندات" في كازان. النظام عبارة عن خدمة سحابية، حيث يتم فرض رسوم شهرية على كل مستخدم لنظام EDMS. تم إنشاء النظام فعلياً بأمر من حكومة تتارستان، وبعد ذلك انتشر في جميع أنحاء الجمهورية بمساعدة القرارات الإدارية والضغوط.الآن لم تتغير سياسة التوزيع، ولا يزال نظام Praktika EDMS يتم توزيعه بمساعدة الضغط الإداري من وزير الاتصالات نيكيفوروف، الذي كان رفاقه وأصدقاؤه السابقون نيكيبروف تيمور ياكوبوفوديمتري يورتاييف بحسب بوابة كازان (http://e-kazan.ru/) فإنهم أصحاب شركة أنظمة إدارة الوثائق. كما عمل نيكيفوروف وياكوبوف معًا كمبرمجين في معهد أبحاث الرياضيات والميكانيكا الذي سمي بهذا الاسم. تشيبوتاريف في جامعة ولاية كازان، تم إنشاؤه بدعم من جورج سوروس.
وزير الاتصالات لدينا نيكولاي نيكيفوروف هو أفضل "مدير مبيعات" في ممارسة EDMS
حاليًا، يتم استخدام "ممارسة" نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) من قبل حوالي 4000 منظمة: وزارة الشؤون الداخلية في الاتحاد الروسي، ووزارة الثقافة في الاتحاد الروسي، ووزارة الموارد الطبيعية في الاتحاد الروسي، والأكاديمية الروسية للاقتصاد الوطني و الإدارة العامة تحت رئاسة رئيس الاتحاد الروسي وحكومة موسكو وإقليم بريمورسكي وجمهورية توفا وتاتنفت وكاماز وغيرها من المنظمات.
4000 عميل خلال 9 سنوات فقط من تأسيس الشركة- وهذا أمر رائع حقًا، مع الأخذ في الاعتبار أن أنظمة إدارة المستندات لم تتمكن من الاستحواذ على 90% منها إلا في السنوات الثلاث الماضية. هذا مجرد نوع من النجاح الهائل، لأنه إذا قارنت بين كبار السن في السوق، فإن لديهم مؤشرات أكثر فقرا - Directum لديه 1700 فقط العملاء خلال 12 عامًا، ولدى EOS 6000 عميل خلال 20 عامًا.
تيمور ياكوبوف هو مالك مشارك لشركة أنظمة إدارة المستندات وصديق جيد لوزير الاتصالات نيكولاي نيكيفوروف
لقد اتضح أن لديك اتصالات على المستوى الحكومي، مما يعني أنه سيكون لديك عمل تجاري مربح، وإذا لم تكن لديك اتصالات، فاذهب للعمل ولا تبكي. مثال جيد على المحسوبية، والتي ربما يعرفها الجميع بالفعل.
أتساءل عما إذا كان فلاديمير فلاديميروفيتش على علم بذلك؟
إمكانيات "الممارسة" لنظام EDMS
يقدم الموقع الرسمي لنظام EDMS “Praktika” المزايا التالية:- سهولة الصيانة والتنفيذ
- واجهة بديهية
- إمكانية العمل عن بعد
- التعاون عبر الإنترنت مع المنظمات الأخرى
- باستخدام التوقيع الإلكتروني
- المرونة في تحديد حقوق الوصول
- الدعم الفني 24/7
- قابلية التوسع المرنة
- مكتب تنفيذي متنقل
لن أدحض المزايا التي أشار إليها المطور لفترة طويلة، سأخبرك فقط بما رأيته وتعلمته من نظام EDMS "التدريبي"، بعد أن نظرت إلى أحد الأشياء في الجمهورية. سوف تفهم قدرات هذا ما يسمى EDS.
إذن هنا جدول ملخص:
| معلومات عامة | |
| التقنيات المستخدمة | تم تطويره بلغة البرمجة PHP |
| نظام إدارة قواعد البيانات | أوراكل/ماي إس كيو إل |
| مبادئ العمل | للإختيار من:
|
| الاحتمالات |
|
| موقع التثبيت | حل SaaS، تقع الخوادم في جمهورية تتارستان، قازان من الممكن تثبيت الحل على معدات العميل، ولكن في الوقت الحالي لم يكن هذا ممكنًا إلا لمكتب عمدة موسكو في الواقع، النظام هو حل SaaS. |
| نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وظيفي | |
| تسجيل المراسلات |
إجمالي 4 وظائف:
هناك مجموعة واحدة فقط واردة ومجموعة واحدة صادرة. أولئك. لا يمكن إنشاء مجموعات إضافية: تصل جميع الرسائل إما في صندوق الوارد أو صندوق الصادر بنفس بطاقات المستندات وقواعد العمل. لا يوجد سجل للمحاسبة وحركة المستندات الورقية، ولا توجد إمكانية لتتبع موقع المستندات الأصلية، أي. في الواقع، لا يدعم النظام التدفق المختلط للمستندات، ولكنه يدعم التدفق الإلكتروني فقط. هذه الوظيفة ضرورية لمزيد من الشطب ولتقليل تكرار المعلومات، لأن يجب أن يؤخذ موقعهم في بعض الأنظمة الإضافية في الاعتبار. |
| تنسيق |
|
| طلبات |
|
| أرشيف | النظام لا يدعم إدارة التخزين، أي. تحديد فترات وإجراءات التخزين عند انتهاء صلاحيتها (على سبيل المثال، تخزين لمدة 5 سنوات، ثم إتلاف). أولئك. من المستحيل ضمان سلامة المستندات لفترة محددة ومنع حذفها، بالإضافة إلى تخزين المستندات بما يتجاوز المعايير المعمول بها، مما قد يؤدي إلى مخاطر قانونية. لا يوجد سوى كتاب مرجعي بعنوان "تسمية القضايا" لتحديد مكان وجود الوثيقة، أي. نوع من المجلدات التناظرية الشخصية حيث يمكن للمستخدمين نقل المستندات. |
| يبحث |
|
| التقارير |
|
| العمل مع الملفات | في نظام براكتيكا، يتم تحويل المستند إلى سلسلة من الملفات المنفصلة - الصور ("صفحات المستند" من حيث نظام براكتيكا). يمكنك إرفاق ملفات MS Word/Excel، وPDF، وTIFF ببطاقة المستندات، ولكن سيتم تحويلها جميعًا إلى تنسيق JPG، لذا فإن جميع المستندات الموجودة في نظام التدريب العملي
|
| الحفاظ على الدلائل | لا يوجد سوى الأنواع التالية من الدلائل:
|
| فحص التكرار |
|
| المسح الضوئي ومعالجة الباركود عبر الإنترنت | لا تدعم "الممارسة" لـ EDMS وظيفة المسح المستمر والتعرف والتشفير الشريطي والإرفاق التلقائي للمستند الممسوح ضوئيًا بالمستند الرقمي. |
| تحرير ملف واحد في وقت واحد | لا ل لا توجد ملفات قابلة للتحرير بحد ذاتها، ولكن فقط صور JPG. |
| التكامل مع ActiveDirectory | لا |
| نظام استبدال الموظفين التلقائي | نعم،
|
| توافر جهاز توجيه العملية. القدرة على تخصيص العمليات لإعداد/الموافقة/التوقيع/المراجعة/مراجعة المستندات | لا. لا يوجد جهاز توجيه أو محرر عمليات الأعمال؛ تتم إضافة المستلمين يدويًا. أولئك. ولا توجد طريقة لوضع مسارات مرنة للموافقة على العقود، على سبيل المثال. حسنًا، إذا دفعت الكثير من المال للمطور وقام بتنفيذ هذه الوظيفة نيابةً عنك. |
| الطرق المتوازية/التسلسلية/المختلطة | نعم، يتم الإشارة إليه في كل مرة من جديد على البطاقة المرسل إليها المستند للموافقة والتوقيع. |
| المسار حسب الدور/المنصب | لا |
| إصدار بطاقات المستندات (بدء المسار مرة أخرى بعد عدد N من التعديلات والخلافات) | لا |
| إصدار الملف | لا |
| القدرة على استخدام قوالب مسار الموافقة | لا |
| إدارة حالات حياة المستند | نعم. لا تعمل إلا مع الحالات التي تم إنشاؤها، ولا توجد إمكانية لإنشاء حالات خاصة بك وإعداد العمليات وحقوق الوصول لكل حالة. |
| تطبيقات الهاتف الجوال | |
مدى توفر وإمكانيات عميل iPad
|
|
| أمن الآيباد | حماية المعلومات عند العمل من جهاز محمول، ويتم الاتصال عبر قناة VipNet. ولكن فقط في حالة استيفاء الشروط التالية:
|
| استخدام التوقيع الإلكتروني على جهاز iPad |
|
توفر تطبيق Windows للمديرين والفرص
|
|
| توفر حل للأجهزة اللوحية التي تعمل بنظام التشغيل Windows 8.1، والإمكانات | لا. |
| توفر عميل أندرويد | نعم |
| إلى السلطات الحكومية | |
| ميدو | نعم. يتم إرسال جميع المستندات المتعلقة بـ MEDO إلى مجلد "Inbox" بدون أرقام وتكون متاحة باستخدام مرشح "MEDO". |
| سميف | نعم، ولكن لا يوجد تكامل مع بوابة خدمات الدولة الموحدة. |
| مناشدات من المواطنين | نعم |
| أمان | |
| باستخدام التوقيع الإلكتروني المؤهل | لا،
|
| موفرو التشفير المدعومون | التشفير الموالية |
| توقيع المستندات إلكترونيا | نعم |
| توقيع الطلبات إلكترونيا | نعم |
| تشفير الملفات | لا |
| التمييز بين حقوق الوصول إلى الوثائق | هناك ثلاثة في المجموع (تمييز حقوق الوصول إلى المستند، وتمييز المستخدمين حسب الأدوار، وسجل إجراءات المستخدم). لا يوجد أي إعداد لمجموعات المستخدمين؛ عند إنشاء مستخدم جديد، عليك تنفيذ نفس الإجراءات بشكل متكرر. |
| سهولة الاستخدام | |
| مبادئ العمل | مكان العمل على أساس نموذج الحوسبة السحابية.
|
| إمكانية العلامة التجارية للنظام | نعم.
|
| تطبيق | |
| دورات تدريبية | نعم، هناك دورات عن بعد فقط للمستخدمين وتقنيي الأنظمة. |
| توثيق | توافر وثائق المستخدم فقط. لا توجد وثائق حول نشر الحل وتكوينه ودعمه. |
| مبادئ التنفيذ والخدمات المقدمة |
|
| الإعداد، مزيد من التطوير & يدعم | |
| إعداد الحقول في بطاقة المستند | تم إصلاح مجموعة عناصر البيانات التعريفية، ولا يمكن إضافة الحقول المطلوبة إلى بطاقة المستند. لا توجد طريقة لتنظيم العمل مع أنواع محددة مختلفة من المستندات، على سبيل المثال، الإدارية أو التعاقدية. |
| التكامل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات الأخرى | لا |
| إنشاء قوالب تقارير جديدة | لا |
| يدعم | يتم تقديم دعم العملاء والمشورة فقط من خلال متخصصي مركز الاتصال في قازان. |
| الترخيص والتكلفة | |
| مبادئ الترخيص |
|
| سعر | تكلفة العمل مع Praktika EDMS هي 5 آلاف روبل. شهريًا للحصول على ترخيص بالإضافة إلى 250 روبل. لكل مستخدم. أولئك. على سبيل المثال، بالنسبة لـ 100 مستخدم، ستكون تكلفة النظام للتراخيص فقط، دون تكوينها ودعمها، حوالي 360.000 روبل. في السنة. إنها ليست صديقة للميزانية. |
الاستنتاجات: | نظام Praktika هو في المقام الأول تطوير مخصص. الوظيفة الرئيسية للنظام هي القدرات الأساسية للتسجيل والموافقة والتنفيذ والتحكم في تنفيذ المستندات. تم تطوير هذه الوظيفة وفقًا لإجراءات العمل المعتمدة من قبل حكومة موسكو وجمهورية تتارستان. يدعم النظام تدفق المستندات الإلكترونية فقط ولا يدعم حركة المستندات الأصلية الورقية. النظام غير مناسب للمؤسسات التجارية بسبب عدم القدرة على تخصيص النظام ليناسب متطلباتك، وتكوين مسارات الموافقة، وتخصيص الحقول، وضعف القدرة على ضمان أمان البيانات، وعدم القدرة على إنشاء مجموعات خاصة بك من المستندات باستخدام مجموعة الحقول المطلوبة "الممارسة" ليست مناسبة أيضًا للهيئات الحكومية، نظرًا لوجود وظائف نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الأساسية فقط وضعف القدرات للعمل مع MEDO وSMEV. بالإضافة إلى ذلك، هناك شكاوى حول استقرار النظام، خاصة بعد أن قامت خدمة الدعم الفني بتغييرات عالمية. يتم تحسين النظام باستمرار، ويتم تطبيق جميع الابتكارات على الفور على خادم Saas قيد التشغيل دون أي اختبار أولي. |
رأي "نقابة مديري التوثيق" في "ممارسة" نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)
لكي لا تعتقد أنني لست عادلاً مع Praktika EDMS، أود أن أقدم مراجعة للنظام بواسطة سيرجي أفاناسييف، المدير التنفيذي للنقابة، من موقع CNews:"يركز النظام إلى حد كبير على ضمان العمل مع المراسلات الرسمية ونداءات المواطنين، وبشكل رئيسي على الجوانب التشغيلية لهذا العمل. التحديث العميق للنظام أمر مرغوب فيه للغاية. وفي الوقت نفسه، يمكن الحفاظ على المفاهيم الأساسية والحلول التقنية والواجهات. تم إجراء الفحص فيما يتعلق بالمشاكل الخطيرة التي نشأت أثناء تشغيل هذا النظام وتعديله ليناسب احتياجات جهاز معين.. http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - رأي حول "ممارسة" نظام EDMS التتار، تدفق المستندات من تتارستان
09.11.2016 الأربعاء، 16:11 بتوقيت موسكو ، النص: فلاديمير باخور
قام متخصصون من مكتب 1C-Rarus في كازان بتنفيذ نظام إلكتروني لإدارة المستندات في Tatneft. كما قالت الشركة لـ CNews، فإن النظام الجديد المستند إلى 1C: Document Flow 8 KORP وخدمة 1C-Taxcom يغطي 2500 وظيفة في 22 قسمًا من الشركة القابضة.
تم تحويل الحجم الرئيسي لتدفق المستندات إلى شكل إلكتروني. تم تقليل الوقت اللازم لإنشاء المستندات والموافقة عليها وتوقيعها. تسارع تبادل الوثائق داخل الشركة. وتم تنظيم التبادل الإلكتروني للوثائق ذات الأهمية القانونية مع 73 مقاولا خارجيا. تم تنفيذ التحقق التلقائي من صحة ملء المستندات الواردة. يتم تقليل الوقت اللازم لإدخال البيانات الأولية في الأنظمة المحاسبية للمؤسسة إلى الحد الأدنى. تم ضمان التسليم المستهدف للمستندات الإلكترونية إلى مستلمين محددين - حيث تجد كل وثيقة الآن المرسل إليه تلقائيًا من بين مئات الأشخاص المسؤولين الموجودين في مئات مرافق المؤسسة. وفي المستقبل القريب، تخطط إدارة شركة Tatneft لتكرار النظام في جميع الشركات القابضة البالغ عددها 160 شركة.
يعمل موظفو Tatneft كل يوم مع آلاف المستندات، وجزء كبير منها عبارة عن مستندات لبيع البضائع - العقود والاتفاقيات والفواتير والفواتير والأفعال وما إلى ذلك. قررت Tatneft تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDF)، والذي سيسمح بتسريع تكوين الوثائق والموافقة عليها وتوقيعها. ومن أجل التنفيذ التجريبي للنظام، تم اختيار قسم تاتنفتسناب، الذي يتعامل مع الدعم اللوجستي والفني لأقسام تاتنفت.
تمت دعوة شركة 1C-Rarus Kazan كشريك في التنفيذ. كان أساس إنشاء النظام هو "1C: Document Flow 8 KORP" وخدمة تبادل المستندات الإلكترونية "1C-Taxcom".
في المرحلة الأولى من المشروع، تم تنظيم تبادل الوثائق ذات الأهمية القانونية بين إدارة شركة Tatneftesnab وأحد الشركاء الرئيسيين لشركة Tatneft - شركة TMS-group، وهي جزء من شركة TAGRAS-Holding للخدمات النفطية. وفي المرحلة الثانية من المشروع، تم ربط جميع شركات تاجراس القابضة البالغ عددها 73 شركة بنظام إدارة المستندات الإلكتروني الذي تديره شركة تاتنفتسناب. على أساس سنوي، يبلغ تدفق المستندات لشركة Tatneft مع هذه الملكية حوالي 44.8% من إجمالي تدفق المستندات الخارجية للشركة. في المرحلة الثالثة، تمت أتمتة تبادل المستندات داخل الشركة - بين إدارة تاتنفتسناب و22 قسمًا هيكليًا في تاتنفت.
التبادل الفوري المنظم للوثائق ذات الأهمية القانونية مع الأطراف المقابلة. يتكامل نظام EDI مع الأنظمة المحاسبية الخاصة بالشركة. بالنسبة لمعاملات الشحن، يقوم مستخدم EDF بإنشاء مستند في نظامه المحاسبي، ورفعه إلى نظام إدارة المستندات الإلكتروني، حيث يتم إطلاق عملية الموافقة المحددة مسبقًا لهذا النوع من المستندات تلقائيًا. يتم إرسال المستند الموقع من قبل شخص مفوض تلقائيًا عبر مشغل EDF إلى الطرف المقابل.
لقد انخفض حجم تدفق المستندات الورقية داخل المؤسسة بشكل كبير. وفقًا لأحكام القانون الاتحادي 402-FZ و93 الفن. قانون الضرائب في الاتحاد الروسي، طورت الشركة تنسيقها الخاص لمذكرة الشحن الإلكترونية للإفراج عن المواد إلى أطراف ثالثة ونقلها بين إداراتها - تنسيق M-15 باستخدام توقيع إلكتروني مؤهل معزز. لقد أتاح استخدام هذه الوثيقة تقليل حجم الأعمال الورقية الداخلية بشكل كبير وتقليل الوقت اللازم لإعداد المستندات وتقديمها إلى السلطات الضريبية.
وقد تسارعت عملية الموافقة على الوثائق. يحتوي النظام على أكثر من 400 سلسلة قياسية تم تكوينها لتنسيق كل نوع من المستندات عبر العمليات التجارية وأقسام الشركة. ويشارك حوالي 2500 مستخدم في التنسيق، بما في ذلك. أكثر من 200 موظف يتمتعون بحقوق التوقيع الرقمي.
يتم ضمان التسليم المستهدف للمستند الإلكتروني إلى مستلم محدد. ولهذا الغرض تم إضافة 15 حقلاً إضافياً إلى نماذج المستندات الإلكترونية، والتي تحتوي على معلومات حول عنوان مكان الإرسال ومكان تسليم الأصول المادية والمستندات الإلكترونية إليها. يقدم الطرف المقابل (المشتري، إذا كان منظمة خارجية) أو المستلم (إذا كان وحدة هيكلية) طلبًا لتوريد أي معدات أو مواد إلى نظام إدارة المحاسبة Tatneftesnab عبر واجهة الويب ويقوم بملء البيانات الإضافية مجالات. يتم إرسال المستند الإلكتروني الذي تتم معالجته في النظام تلقائيًا إلى المرسل إليه باستخدام التفاصيل المحددة في هذه الحقول. أدى هذا إلى إلغاء الحاجة إلى تحديد المستودع والقسم الذي يجب إرسال المستند إليه يدويًا. تجد كل وثيقة الآن المرسل إليه تلقائيًا من بين مئات الأشخاص المسؤولين الموجودين في مئات مرافق المؤسسة - عند الإرسال وعند الاستلام.
تم تبسيط عملية تشكيل ومراقبة الإكمال الصحيح للوثائق. اليوم، في Tatneft، لا يتم إدخال المستندات الأولية بموجب العقود في النظام من قبل المحاسبين، ولكن من قبل المبادرين بالعقد. الطرف المقابل، وفقًا لشروط الاتفاقية، ملزم باستخدام رموز دليل تسميات Tatneft عند إنشاء المستند. عند استلام المستند، يقوم النظام تلقائيًا بالتحقق من أرقام الأكواد للتأكد من مطابقتها للدليل، كما يراقب أيضًا مدى توفر البيانات اللازمة لإطلاق المستند من خلال سلسلة الموافقة مع الأشخاص المسؤولين. أدى هذا إلى تقليل عدد العمليات اليدوية والأخطاء عند إدخال المستندات الأساسية في النظام. في المستقبل، من المخطط تنفيذ إمكانية التحقق من المستندات المكتملة في نظام EDI ونظام المحاسبة، والذي، وفقًا لتقديرات الإدارة، سيسمح بتقليل تكاليف العمالة للمحاسبة بنسبة عدة بالمائة.
وتخطط الشركة للتحول إلى تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) مع أكبر عدد ممكن من الأطراف المقابلة لها، بما في ذلك الشركات الشريكة الصغيرة غير المستعدة حاليًا لتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني. سيكونون قادرين على تبادل المستندات الإلكترونية من خلال بوابة الويب: سيقوم الطرف المقابل على البوابة بإعداد مستند إلكتروني، والتصديق عليه بمفتاح توقيع إلكتروني شخصي وإرساله عبر مشغل EDI إلى أقسام TATNEFT.
الاتجاه الآخر لتطوير النظام هو تنفيذ التوليد التلقائي للمعاملات. ولتحقيق ذلك، يجري العمل حاليًا لدمج تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) بسلاسة مع أنظمة محاسبة الشركات المختلفة. سيقوم نظام EDI بإبلاغ النظام المحاسبي بالتغييرات في حالة مستندات معينة (تم رفض المستند، أو توقيعه من قبل المستلم، أو توقيعه من كلا الجانبين، وما إلى ذلك)، وبناءً على هذه الحالات، سيتم إنشاء المعاملات اللازمة تلقائيًا في نظام المحاسبة. مع مخطط العمل هذا، ستعكس محاسبة المؤسسة فقط المعاملات المستندة إلى المستندات الإلكترونية الموقعة من كلا الجانبين، وسيتم تحرير قسم المحاسبة من الحاجة إلى عكس المعاملات في حالات الطوارئ. سيؤدي ذلك إلى تقليل تكاليف العمالة وتقليل المخاطر الضريبية وتقليل عدد المستندات التوضيحية لمفتشية الضرائب.
ومن المخطط تنفيذ القدرة على العمل مع EDI من خلال تطبيق الهاتف المحمول، مما سيمنح الموظفين الفرصة للموافقة على المستندات وتوقيعها في أي وقت وفي أي منشأة ومن أي جهاز محمول متصل بالإنترنت.
لتحسين العمل مع البنوك التي تخدم مؤسسات Tatneft، سيتم تنظيم تبادل مباشر للمستندات من خلال خدمة 1C: DirectBank، والتي ستسمح لك بإرسال أوامر الدفع إلى البنك واستلام بيانات الحساب الجاري مباشرة من أنظمة المحاسبة، دون التبديل إلى العميل system.bank". سيؤدي ذلك إلى تقليل وقت تحميل وتفريغ الملفات الإلكترونية، بالإضافة إلى التسوية الإضافية للمستندات المحاسبية مع البيانات من البيانات.
أحمدشين راميل أحمدوفيتشوأشار نائب كبير المحاسبين والمشرف على المشروع في Tatneft: "لقد اتبعنا مسارًا يعتمد على المبدأ التالي: يجب أن يتم تكوين مستند إلكتروني في أي نظام معلومات مرة واحدة فقط من جانب المقاول - حيث أنشأ الطرف المقابل المستند، وقع عليه وأرسله عبر البريد الإلكتروني. لا ينبغي لنا أن نفعل أي شيء مع هذه الوثيقة بخلاف الموافقات والتوقيع. يجب أن يكون كل شيء آليًا: الموافقة عبر سلسلة موحدة، والتوقيع، والإرسال التلقائي للوثيقة الموقعة إلى الطرف المقابل، والتوليد التلقائي للمعاملات في النظام المحاسبي. وفي الوقت نفسه، يجب أن تكون تكاليف إدخال المستندات في الأنظمة المحاسبية صفراً. هذه فرصة جديدة يمنحها لنا نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) بالتكامل مع النظام المحاسبي. وهذا تغيير كبير في فلسفة العمل مع المستندات في المؤسسة. تساعدنا حلول نظام 1C:Enterprise 8 على تنفيذ هذه المهام. تتمثل مهمتنا بالنسبة للمنظور الاستراتيجي في تحويل كل تدفق المستندات الداخلية إلى شكل إلكتروني وجعل نظام تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) نظامًا على مستوى الاحتفاظ، حيث سيتم ربط جميع الشركات التابعة لشركة Tatneft (أكثر من 160 منظمة) تدريجيًا، بالإضافة إلى إشراك الحد الأقصى عدد الأطراف المقابلة لنا في التبادل الإلكتروني للوثائق، والتي يبلغ عددها عشرات الآلاف.
ميزات "الممارسة" لنظام EDMS سهولة الصيانة والتنفيذ واجهة بديهية إمكانية العمل عن بعد التعاون مع المنظمات الأخرى عبر الإنترنت استخدام التوقيعات الإلكترونية المرونة في تحديد حقوق الوصول قابلية التوسع المكتب المتنقل للمدير
سيناريو مخطط تدفق المستندات مستند الإدخال الخارجي المؤسسة الخارجية JSC "__________" مكتب. السكرتيررئيس القسم 1 القسم 2 1 الخطاب الوارد 6. التوقيع 4. الموافقة 5. الخطاب الصادر 3. مسودة الخطاب الصادر 7. التسجيل 1. التسجيل قيد التقدم 2. القرار 4. الموافقة
المرحلة 1. تسجيل مستند في نظام EDMS الترقيم التلقائي للمستندات؛ الملء التلقائي للحقول من الدلائل التي تم تكوينها مسبقًا؛ رابط إلى الوثائق ذات الصلة؛ إرسال مستند عن طريق البريد الإلكتروني؛ التدقيق الإملائي لنص المستند الذي تم إدخاله؛ مراقبة تنفيذ الوثيقة؛ العمل الكامل مع الملفات. التمييز بين حقوق الوصول؛ التوقيع على الوثيقة الإلكترونية. وظائف:
المرحلة 2. دقة. العمل مع التعليمات: مشاريع القرارات والقرارات: نص ورسم وصوت؛ عدد غير محدود من القرارات؛ التوزيع التلقائي للقرارات. التتبع التلقائي من خلال نظام المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق؛ الطباعة الجماعية للقرارات؛ إرسال مجموعة من المستندات إلى المستلمين. وظائف:
