Что такое инвентарная карточка учета основных средств. Как заполнить инвентарную карточку учета основных средств. Наиболее существенные вопросы

11.02.2024

Периодически организации должны проводить проверку фактического наличия основных средств сведениям бухучета. Этот процесс называется инвентаризация основных средств. По окончанию проверки составляется инвентаризационная опись и инвентарная карточка ОС.

Одним из документов, оформляемых по итогам инвентаризации, является документ по форме ИНВ-1 – инвентаризационная опись основных средств.

Опись оформляют в двух экземплярах, один из которых остается у лица, несущего материальную ответственность, а второй передается в бухгалтерский отдел для формирования сличительной ведомости.

Перед проведением инвентаризации, все работники, несущие ответственность за сохранность активов, пишут расписку. Она включается в заголовочную часть бланка.

Опись печатают с вкладными листами по образцу второй страницы формы, число которых определяет руководитель организации.

Если осуществляется автоматизированная обработка сведений по учету итогов инвентаризации, форму описи выдают членам комиссии с заполненными графами с первой по девятую. Ответственный сотрудник заполняет десятую графу о фактическом наличии ценностей.

Если в ходе проверки были обнаружены ценности, не отраженные в учете, ответственные работники должны вписать в опись сведения об этих объектах. По решению комиссии по инвентаризации они должны быть оприходованы. В такой ситуации их первоначальная цена рассчитывается исходя из рыночных цен.

Инвентаризационные описи оформляются отдельного по группам ОС (непроизводственного и производственного назначения).

На ОС, которые были взяты в аренду, опись составляют в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю. Обязательно прописывают срок аренды. Один экземпляр отправляют на адрес арендодателя.

Правила заполнения инвентаризационной описи

Бланк инвентаризационной описи основных средств состоит из трех страниц.

Первая страница – это титульный лист. На нем отражаются следующие сведения:

Полное наименование организации или ее структурных подразделений;
Причины проведения инвентаризации (на основании соответствующего приказа);
Даты, когда инвентаризация начнется, и когда закончится;
Наименование объектов, которые будут проверяться;
Фамилии, имена, отчества, а также должности ответственных работников;
Если ОС числятся в аренде, в строчке «арендодатель» необходимо прописать наименование организации, владеющей объектами.

В конце листа ответственные работники ставят свои личные подписи.

Вторая страница является основной, на ней содержится таблица, имеющая следующие графы для заполнения:

Номер записи по порядку;
Наименование объекта ОС, а также его основные черты;
Номер, а также дата акта приема-передачи ОС на учет;
Год изготовления объекта;
Заводской и инвентарный номера, паспорт;
Фактическое наличие в количественном выражении;
Цена.

Каждое ОС прописывается в отдельной строчке.

После того, как все данные внесены, считается общая стоимость объектов. Она выводится в отдельную строчку.

На странице 3 все ответственные работники, а также проверяющие лица проставляют свои подписи. Этим они подтверждают, что все объекты были проверены, а сведения внесены в таблицу.

Инвентарная карточка – это документ, в котором отражается информация обо всех перемещениях основного средства. Ее оформляют в следующих ситуациях:

С объектом ОС совершается какая-либо деятельность (с начало его постановки на учет);
ОС перемещается внутри организации, переоцениваются, ремонтируется, выбывает;
Первая запись в карточке делается во время принятия к учету или во время введения в пользование.

Инвентарная карточка учета основных средств позволяет решить множество важнейших задач, таких как:

Упорядочивание сведений;
Упрощение анализа сведений по ОС – для управляющего компании и иных работников, а также для проверяющих органов;
Можно очень быстро составить статистические данные об объектах ОС.

Необходимые сведения для оформления карточки

Карточка учета ОС заводится на основании акта приема-передачи ОС. Из этого же документа в нее заносится часть информации о приобретаемом объекте. Также используются данные из сопроводительных бумаг.

Полный перечень сведений, необходимых для корректного заполнения карточки, приведен ниже:

Порядок заполнения карточки

Инвентарная карточка заполняется в следующем порядке:

Внесение необходимой информации в шапку карточки – дата оформления и номер карточки по порядку.
Бухгалтер заполняет обязательные реквизиты организации.
Определяется назначение структурного подразделения.
Указывается полное название ОС, принимаемого к учету в соответствующем порядке.
Прописывается номер амортизационной группы, к которой относится объект.
Определяется месторасположение объекта ОС.
Заполняется первый раздел – вносятся сведения об объекте на момент передачи: дата производства, сведения о вводе в пользование, срок эксплуатации, размер амортизации, остаточная стоимость (только для объектов, уже бывших в пользовании).
Заполняется второй раздел – прописываются сведения об СПИ и первоначальной стоимости (эта сведения требуются для начисления амортизации).
Заполняется раздел четыре – в нем указываются сведения о приеме объекта: реквизиты бумаги о приеме, цена объекта, а также ФИО и должность ответственного работника.
Заполняется раздел семь – прописывается краткая характеристика ОС.
Третий раздел заполняется только тогда, когда происходила переоценка объекта ОС. Указывается дата осуществления переоценки, коэффициент пересчета и восстановительная стоимость.
Пятый раздел заполняют только в случае изменения первоначальной цены имущественного объекта при модернизации, реконструкции или ликвидации.
В раздел шесть вносят информацию о расходах на ремонт основных средств.

После того, как карточка была полностью заполнена, ее подписывает работник, несущий ответственность за ее хранение и оформления. В большинстве случаев таким сотрудником является бухгалтер.

Срок хранения карточек

Инвентарные карточки являются документацией первичной отчетности. В связи с этим, по отношению к ним действуют стандартные правила. Это значит, что после выбытия объекта, они должны храниться в организации не менее пяти лет. После этого карточки можно утилизировать.

Опись карточек

Опись инвентаризационных карточек является для организаций обязательной процедурой, которую необходимо проводить раз в несколько лет. Основной целью этого является регистрация ИК.

Данная процедура поможет удостовериться в том, что все документы находятся в целости и сохранности. Регистрация в обязательном порядке должна осуществляться в полном соответствии со счетами бюджетов учета.

При выбытии объекта ОС обязательно отражаются следующие сведения:

Дата выполнения операции – год, число и месяц;
Порядковый номер по книге регистрации операций.

Особенности оформления карточек в бюджетных организациях

Существуют нюансы, которые связаны с учетом имущественных объектов в бюджетных учреждениях. Для начала, стоит определить список ситуаций, когда происходит выбытие объектов:

Происходит дарение на безвозмездной основе;
Объект стал полностью негодным для использования;
Выявлена недостача – списание осуществляется за счет работников, признанных виновными;
Списание недостачи по причине стихийных бедствий.

При выбытии должна оформляться следующая документация:

Акт о списании ОС (не составляется на транспорт);
Акт о списании сразу целой группы объектов;
Акт о списании автомобильного транспорта;
Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря;
Акт списания библиотечной литературы.

Основное средство – это дорогостоящий объект учета, предназначенный для длительного использования в предпринимательской деятельности. К ним относят строения, агрегаты, станки, земельные участи и другие объекты, стоимостью в бухгалтерском учете более 40000 руб. , а в НУ – 100000 руб. и сроком службы более 12 месяцев .

Правила отражения операций с основными фондами прописаны в ПБУ 6/01 . Единицей учета является инвентарный объект . В момент приобретения ОС, бухгалтер делает по дебету счета 08 или 07.

После доведения актива до готовности к вводу и эксплуатации делается проводка Дт 01 Кт 08 (если изначально приобретено оборудование, требующее сборки и установки, то предварительная проводка Дт 08 Кт 07). С момента обозначения ОС в учете открывается инвентарная карточка (ОС-6) .

Теперь объект ОС входит в состав внеоборотных активов организации и, начиная со следующего за вводом месяца, будет происходить .

Определение формы ОС-6

Инвентарная карточка – параметрический паспорт ОС . Документ представляет собой систематизированный реестр базовых данных об основном фонде : изготовитель, срок службы, стоимость, движения внутри организации и прочие.

Постановлением Госкомстата №7 от 21.01.2003 г. утверждена рекомендуемая форма ОС-6 (код по ОКУД 0306005). Она не является обязательной к применению в организациях.

Можно разработать свой бланк с большим количеством характеристик, либо сократить ее. Документ закрепляется для применения в учетной политике. При самостоятельном формировании типовой структуры документа нельзя забывать об обязательных реквизитах , оговоренных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Порядок ведения

Инвентарная карточка составляется на каждый элемент в отдельности по факту ввода в эксплуатацию в БУ и НУ. Далее при осуществлении текущего и капитального ремонта, модернизации, реконструкции или перемещении ОС все сведения вносятся в соответствующие графы ОС-6.

Если компания имеет большой ассортимент внеоборотных активов, раздельный учет единиц и оформление инвентарной карточки становится затруднительным.

Допустимо применение инвентарной книги (ОС-6б) или групповой карточки (ОС-6а).

Как заполнить лицевую сторону

Первой строкой титульного листа является наименование компании-владельца. Далее указывается структурное подразделение (если оно имеется).

Справа в верхнем углу в табличной сетке идут:

Слева от табличной части необходимо заполнить порядковый номер, присвоенный инвентарной карточке, и дату ее составления, а также указать непосредственно объект учета.

Данные об ОС на момент передачи

Эта категория предназначена для заполнения информации об эксплуатации объекта другой организацией : даты ввода, ремонта, реквизиты соответствующих документов, а также остаточный срок эксплуатации, стоимость и размер амортизационных начислений.

Если ОС новое, данный раздел не требует заполнения.

Сведения на дату принятия к учету

В этих полях нужно заполнить первоначальную стоимость (расходы по приобретению и доведению до состояния готовности) и срок полезного использования ОС .

Переоценка

Данная часть подлежит заполнению информацией о процедуре переоценки объекта . Указываются дата, коэффициент, новая стоимость. Рекомендуется проводить регулярную , но не чаще 1 раза в год по итогам отчетного периода.

Обязательно следует отражать каждую операцию в ОС-6.

Приемка, перемещение, выбытие

Группа граф предназначена для отражения сведений о внутреннем перемещении между структурными подразделениями , фактами выбытия ОС (безвозмездная передача, реализация, авария).

Построчно ведется раздельный учет конкретной операции с обязательным указанием даты, подразделения, балансовой стоимости и материально-ответственного лица.

Оборотная сторона формы

Оборотная сторона формы ОС-6 представлена следующими разделами.

Изменение первоначальной стоимости

Служит для систематизации и накопления информации по отклонению (увеличению или уменьшению) в балансовой стоимости ОС по итогам модернизации, реконструкции, частичной ликвидации.

Модернизация – это комплекс мероприятий по качественному усовершенствованию объекта (например, на станок установлена дополнительная фрезерная установка, позволяющая совершать новые операции).

Реконструкция – некардинальное изменение структуры ОС , приводящее к улучшению качества и объема работы (переставлены местами пильные диски, что позволит производить распил продукции по другим параметрам).

Частичная ликвидация – списание составной части с сохранением на учете целого объекта (к примеру, уничтожение трети площади здания впоследствии пожара).

Требуется указывать тип операции, дату ее проведения, размер понесенных затрат.

Ремонт

Параметры объекта

В этой части указываются следующие параметры ОС :

полное техническое или конструкторское название;
перечень составляющих деталей и компонентов;
доля драгоценных металлов и камней в строении составных звеньев;
другие отличительные черты и параметры ОС;
физические параметры объекта в целом и в разрезе структурных элементов;
прочие сведения.

Завершающим этапом оформления ОС-6 является простановка подписи и расшифровки должности и инициалов лица, ответственного за оформление и достоверность сведений в карточке.

Образец

Для наглядного ознакомления со структурой документа, правилами заполнения отдельных граф и полей приведем примерную ситуацию и бланк заполнения ОС-6 .

Компания ООО «Люмьер» 29.11.2016 г. приобрела у фирмы АО «Максима» станок отрезной специализированный стоимостью 1,5 млн. руб., в т.ч. НДС 228813,56 руб. Заводской №238541, дата выпуска – 01.10.2016 г. По приказу №55 от 01.12.2016 г. объект вводится в состав ОС, 5 амортизационная группа, срок полезного использования определен в размере 85 месяцев, ОКОФ – 330.28.41.3.

На хранение объект передан на склад главному инженеру Степанову А.Н. 01.07.2017 г. произошла поломка основной режущей пилы, о чем составлена дефектная ведомость №12. Ремонт поврежденной части обошелся в 10000,00 руб. (без учета НДС).

Нужно ли распечатывать

Итак, ОС-6 – это документ аналитического учета основных средств , содержащий информацию обо всех изменениях касаемо стоимостного измерения, местонахождения.

Для первоначального заполнения инвентарной карточки необходимы следующие регистры :

акт формы ОС-1 (приема-передачи);
паспорт изделия от производителя;
конструкторская документация (если она предоставлена продавцом);

Дальнейшее внесение сведений в форму ОС-6 осуществляется на базе документов :

акт выбытия;
(при проведении ремонта, модернизации, реконструкции);
ОС-2 (накладная по внутреннему перемещению).

Бланк ОС-6 может быть заполнен вручную или с использованием специализированной программы.

На каждую единицу ОС оформляется один экземпляр инвентарной карточки, который распечатывается и хранится в бухгалтерии.

Главное цель учета основных средств – повышение эффективности их использования . ОС-6 позволяет осуществлять контроля наличия, сохранности и местонахождения ОС.

Форма объединяет в себе все сведения об изменении качественных и стоимостных характеристик. Пользователь быстро и четко найдет всю необходимую информацию об объекте основных фондов.

Как отразить поступление основных средств в 1С — в данной инструкции.

При поступлении объекта основных средств на предприятие на него заводится инвентарная карточка. Существует три унифицированные формы: ОС-6 – оформляется на один объект, ОС-6а – оформляется на группу объектов; , заполняется малыми предприятиями. В статье подробнее остановимся на инвентарной карточке ОС-6, бланк которой можно скачать в конце статьи.

Предлагаем вам ознакомиться с особенностями заполнения формы ОС-6, скачать заполненный образец инвентарной карточки можно ниже.

Все операции, совершаемые с основным средством, начиная с момента принятия к учету, фиксируются в инвентарной карточке. Первая запись в форму ОС-6 вносят при постановке объекта на учет и ввода его в эксплуатацию. Далее по мере совершение каких-либо действий с объектом: перемещение (), ремонт, переоценка, выбытие, списание и т.д. заполняются разделы бланка инвентарной карточки. Заполняется форма в единственном экземпляре.

Правила заполнения формы ОС-6 — образец

После оформления титульного листа формы переходят к заполнению ее разделов. Внесение записей в титульный лист бланка ОС-6 выполняется на основании акта приема-передачи ОС-1, ОС-1а или ОС-1б, на основании которого основное средство было принято к учету. Скачать образец заполнения формы ОС-1 можно , а формы ОС-1а – в .

1. Сведения об ОС на день передачи

Раздел следует заполнять в том случае, если основное средство ранее эксплуатировалось. Записи вносятся на основании акта приема-передачи ОС. Для новых основных средств раздел заполнять не нужно.

2. Сведения об ОС на день принятия к бухучету

Здесь следует указать стоимость, по которой объект принят к бухгалтерскому учету (сумма всех расходов минус НДС по этим расходам). Срок полезного использования устанавливается организацией самостоятельно в зависимости от амортизационной группы, к которой принадлежит основное средство.

3. Переоценка

Переоценка – это процесс пересчета стоимости основного средства для того, чтобы она соответствовала среднерыночным ценам. В процессе пересчета изменяется первоначальная стоимость ОС, по которой объект учтен на 01 счете. Может произойти как увеличение стоимости, так и уменьшение. Новая стоимость называется восстановительной и отражается в графе 3 таблицы третьего раздела.

Помимо пересчета стоимости, проводится также переоценка начисленной амортизации, для чего используется коэффициент пересчета, который рассчитывается следующим образом: восстановительная стоимость делится на первоначальную и умножается на начисленную амортизацию. Полученный коэффициент отражается в графе 2. В первой графе указывается дата проведения переоценки, обычно это конец года.

4. Сведения о приемке, перемещениях, выбытиях ОС

Записи вносятся в хронологическом порядке, начиная с операции поступления. Заполняются строки данного раздела на основании следующих документов: акт приема-передачи, акт списания ( для одного объекта, для автотранспорта, форма ОС-4б для групп объектов).

5. Изменение первоначальной стоимости ОС

Раздел предназначен для отражения затрат на капитальный ремонт, реконструкцию, модернизацию, достройку, частичную ликвидацию. Полученные затраты при этим операциях увеличиваются первоначальную стоимость основных средств. Полученный после модернизации, реконструкции, ремонта объект приходуется на основании акта о приеме-сдаче форма ОС-3 ().

6. Затраты на ремонт

Этот раздел бланка инвентарной карточки предназначен для отражения сведений о затратах на текущий ремонт. Эти затраты не увеличивают стоимость объекта, а списываются на себестоимость продукции, товаров.

7. Индивидуальная характеристика

Заносится любая информация, подробнее описывающая объект основных средств. В частности здесь имеется таблица для указания содержания драгоценных камней и металлов в составе ОС.

Бланк инвентарной карточки ОС-6 подписывается лицом, ответственным за ее ведение. Как правило, этим занимается бухгалтер.

Создание и оформление инвентарных карточек учёта объекта основных средств по форме ОС-6 производится обычно на тех предприятиях и организациях, которые владеют значительным количеством имущества, и которым необходимо производить контроль за его содержанием, хранением и перемещением. На каждое отдельное основное средство оформляется своя карточка, при этом карточки могут заводиться как на собственность компании, так и на арендованное имущество.

ФАЙЛЫ

Перед тем как открыть карточку

Прежде чем создать этот учетный документ, необходимо оформить акт о приеме-передаче основных средств – именно из него в карточку поступает информация об объекте. Кроме того, для ее заполнения берутся данные из других сопроводительных бумаг, таких, например, как тех.паспорты изделий, оборудования и техники.

Инвентарная карточка относится к внутренней учетной документации предприятия и сведения в нее вносятся при любых действиях с зарегистрированным в ней имуществом (приобретение, передача из одного отдела в другой, ремонт, реконструкция, модернизация, списание и т.п.).

Правила оформления документа

Инвентарная карточка объекта имеет унифицированную форму с кодом ОС-6, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Документ составляется на каждый объект в отдельности и в единственном экземпляре, при этом если учёт карточек ведется в электронном виде, то в обязательном порядке должна быть и его копия на бумажном носителе (именно бумажные варианты содержат «живую» подпись материально-ответственного лица). Заверять документ печатью фирмы не обязательно, т.к. он относится к ее внутренней документации.

Пример оформления инвентарной карточки по форме ОС-6

Заполнение шапки документа

В начало документа вписывают:

наименование компании–собственника объекта основных средств,
структурное подразделение, к которому приписано данное имущество,
номер инвентарной карточки,
дата ее составления,
название регистрируемого объекта.

Здесь же, в колонке справа, указывается код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – он содержится в учредительных бумагах и код объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов). Продолжая заполнят правую колонку, вносим подробную информацию об объекте:

номер амортизационной группы, к которой он относится по бухгалтерскому учету предприятия,
регистрационный номер паспорта,
заводской и инвентарный номера,
дата постановки основного средства на бухгалтерский учет,
номер счета (субсчета), по которому он проходит.

Ниже в соответствующие строки вписывается место нахождения объекта основных средств (с указанием кода подразделения, если таковое кодирование применяется на предприятии) и сведения об изготовителе (эти данные можно найти в техпаспорте).

Заполнение таблиц сведений

Вторая часть документа открывает разделы, посвященные зарегистрированному объекту.

Обратите внимание: в первый раздел вносится информация только в том случае, если имущество на момент внесения в карточку уже использовалось. Если же оно новое, этот раздел заполнять не нужно.

Во второй раздел вписывается стоимость объекта на момент приема к бухгалтерскому учету и срок его полезного использования.

Третий раздел оформляется при переоценке основного средства – причем цена может варьироваться как в сторону повышения, так и понижения. Разница между первоначальной стоимостью и после переоценки определяется как восстановительная цена.

В четвертый раздел карточки вносятся сведения обо всех передвижениях учтенного имущества. Данные сюда вписываются строго на основании сопроводительных бумаг с обозначением вида операции, структурного подразделения, к которому относится ОС, остаточной стоимости и информации об ответственном лице.

Если основное средство находится в собственности нескольких лиц, то их нужно указать под четвертой таблицей с процентным распределением долей.

Заполнение разделов оборотной стороны формы ОС-6

В пятом разделе указывается обо всех изменениях первоначальности стоимости объекта, вне зависимости от производимых с ним действий. Здесь пишется вид операции, данные из подтверждающего документа, а также сумма расходов, которые понесла организация в процессе проведения необходимых процедур.

Шестой раздел включает в себя сведения о ремонтных затратах, с полной расшифровкой каждой произведенной операции (вид ремонта, сопроводительная документация, размер расходов).

Седьмой раздел содержит особые данные об объекте основных средств, в том числе данные о содержании в его составе драгоценных и полудрагоценных металлов, камней и материалов.

В последней таблице карточки регистрируются конструктивные узлы, элементы и прочие признаки, являющиеся отличительной чертой имущества, а также его качественные и количественные показатели. При наличии каких-либо примечаний они вносятся в последний столбик таблицы.

В завершение документ заверяет отвечающий за ведение инвентарных карточек на предприятии сотрудник (здесь обязательно должна быть указана его должность и проставлена подпись с расшифровкой).

В « Бухгалтерском приложении » № 25 за 2007г. мы рассказывали о том, как заполнить акт о приёмке-передаче объекта основных средств по форме № ОС-1. В этот раз речь пойдёт об инвентарной карточке учёта объекта основных средств (форма ОС-6).

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Именно этим документом предусмотрена унифицированная форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Карточка применяется для учета наличия объекта основных средств. В ней отражается информация о принятии объекта основных средств к учету, перемещении его внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.

Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта и т.п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств».

Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н ).

Рассмотрим, как заполнить форму № ОС-6, на конкретном примере.

ПРИМЕР

В июне 2007 г. медицинская организация — ОАО «Петра» - через торговую сеть приобрела стол для рентгеновского оборудования (модель МБП-18/002) стоимостью 63 720 руб., в том числе НДС - 9720 руб. Стол изготовлен ООО «Мебельный комбинат № 18».

Дата выпуска стола - 07.01.2007.

Срок его полезного использования для целей бухгалтерского и налогового учета организация установила на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, 7 лет (четвертая амортизационная группа).

Заводской номер - 1278, инвентарный - 20.

Стол введен в эксплуатацию 05.06.2007. При этом бухгалтером организации был оформлен акт о приеме-передаче основных средств (форма № ОС-1), на основании которого теперь необходимо составить инвентарную карточку учета объекта основных средств.

Спустя месяц (05.07.2007) стол был дооборудован дополнительными защитными щитами на общую сумму 14 300 руб. Дооборудование было оформлено актом по форме № ОС-3 (номер акта - 12).

Учетной политикой организаций предусмотрена последовательная нумерация инвентарных карточек с начала года. Стол является 79-м объектом основных средств, приобретенным организацией в этом году.

Заполнение инвентарной карточки начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата карточки. Исходя из условий учетной политики номер инвентарной карточки - 79. Дата карточки должна соответствовать моменту принятия к учету объекта основных средств (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»), а также дате акта формы № ОС-1.

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации (а именно наименование, коды по ОКПО и по ОКОФ организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором находится принятый к учету объект основных средств.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование с указанием марки и модели, так же как и в акте формы № ОС-1. В нашем случае «Стол для медицинского оборудования модель МБП-18/002».

Затем необходимо проставить номер амортизационной группы (IV), номер регистрационного паспорта (в нашем случае отсутствует), заводской (1278) и инвентарный (20) номера, а также указать дату принятия объекта основного средства к учету (05.06.2007) и субсчет, на котором он отражен (01-1).

Теперь перейдем непосредственно к заполнению первого раздела формы «Сведения об объекте основных средств на дату передачи».

Раздел 1 заполняется на основании данных, отраженных в разделе 1 акта формы № ОС-1 и имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый стол, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска, отраженной в акте, и указание реквизитов самого акта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Переходим ко второму разделу «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Здесь проставляется прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения стола, за исключением НДС (54 000 руб.). НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком данного налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит - срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, медицинская мебель относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен 7 лет.

Третий раздел карточки будет заполнен организацией в случае осуществления переоценки основного средства. Здесь необходимо будет указать дату проведения переоценки и ее коэффициент. В графе 3 - отразить восстановительную стоимость по результатам переоценки.

Переходим к четвертому разделу формы, который носит название «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств».

В нашем примере данную часть формы о приемке основного средства бухгалтер заполняет на основании акта по форме № ОС-1.

В дальнейшем в данный раздел могут быть внесены дополнительные сведения, связанные с внутренним перемещением объекта, - на основании накладной по форме № ОС-2, или его выбытием (списанием), - на основании акта по форме № ОС-4.

Теперь перейдем к заполнению второй страницы инвентарной карточки.

Начнем с пятого раздела «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств», в котором отражается информация о затратах на модернизацию, дооборудование, достройку и реконструкцию, а также об уменьшении стоимости при частичной ликвидации.

В нашем примере организация произвела дооборудование стола, что и было отражено в указанном разделе карточки. Стоимость дооборудования составила 14 300 руб.

Следующий шестой раздел инвентарной карточки предназначен для отражения затрат на ремонт, которые заносятся в карточку на основании формы № ОС-3.

Остался самый последний, седьмой раздел «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем необходимо, прежде всего прописать приспособления и принадлежности, входящие в состав основного средства.

В нашем случае это сам стол, встроенная в него тумба и вмонтированная подставка под рентгеновское оборудование.

Подобная информация может пригодиться при замене деталей и приспособлений основного средства, а также при перестановке комплектующих с одного объекта на другой, что часто встречается на практике и влечет проблему учета подобных перестановок.

Также при принятии к учету объектов основных средств в инвентарную карточку в обязательном порядке должны быть занесены данные о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в составе данного основного средства, а также их масса (в граммах, килограммах). Ведь в момент выбытия основных средств должны быть оприходованы элементы выбывающего оборудования, содержащие драгоценные материалы.

В нашем случае драгоценные и полудрагоценные материалы в приобретенном объекте основных средств отсутствуют.

После заполнения инвентарную карточку подписывает лицо, ответственное за ее ведение.

Часто бухгалтеры считают, что достаточно ведения инвентарной карточки только в электронном виде. Ведь в случае необходимости (при аудиторской или налоговой проверке) ее всегда можно распечатать и подписать.

Но в этом случае организация нарушает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Кроме того, существует вероятность, что сотрудник, ответственный за ведение карточек, на момент проверки уже не работает в организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости инвентарную карточку можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.